出版社引入項目管理制的背景論文
作為管理界的3M(工商管理、公共管理、項目管理）之一的項目管理在第二次世界大戰(zhàn)后發(fā)展起來，最早起源于美國。因其在美國阿波羅登月項目中的成功運用，后被廣泛使用于眾多領域，包括建筑、國防、金融、IT等領域。然而項目管理理念在國內(nèi)出版業(yè)，尤其是中小型出版社中的應用才剛剛起步。出版業(yè)具有不同于其他行業(yè)的顯著特征，而圖書出版活動的特征，與項目管理的概念有非常好的吻合度。作為中小型出版社業(yè)務龍頭的編輯，理解和掌握項目管理的理念和知識，并將其運用于實際工作中，顯得尤為重要而迫切。
1.項目及項目管理概述
1.1項目及項目管理
項目是由各不相同的事件按照時間序列組成的以目標為導向的系列行動。項目所產(chǎn)生的社會、經(jīng)濟和環(huán)境影響，也往往比項目本身長久得多項目管理是在資源有限的條件下，利用專業(yè)的知識理論、技能方法，有計劃、有組織地實現(xiàn)對項目的調(diào)控，實現(xiàn)某一既定目標的管理學方法。
1.2項目管理生命周期及范圍
結合圖書出版活動的特征，其中的項目管理生命周期包含5個過程，即啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾。所涉及的管理范圍包括整合管理、范圍管理、時間（進度）管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、風險管理、溝通管理和采購管理共9個方面，這些也是項目的制約因素。這些因素間的關系是，任何一個因素發(fā)生變化，都會影響至少一個其他因素。這5個管理過程和9個管理范圍相互交織，共同構成了單個項目的項目管理乃至項目整合管理。
1.3出版社項目管理組織形式
當今雖然出版社組建集團建造出版“航母”已成趨勢，但在相當長的一段時間內(nèi)，中國出版業(yè)的主體仍然是中小型出版社，因此探討適用于中小型出版社的先進管理理念具有重要的現(xiàn)實意義。
我國中小型出版社進行圖書出版活動項目管理雖阻力重重但十分必要。從內(nèi)部條件來說，由于計劃經(jīng)濟模式下的經(jīng)營管理“慣性”，中小型出版社主要存在策劃編輯授權不充分、激勵機制不能調(diào)動員工積極性、缺乏復合型管理人才、業(yè)務過程信息化程度低以致無法做到信息共享等問題。就外部條件而言，中小型出版社的資源有限，而項目管理的運用可以整合本來有限的資源，使其從粗放式增長向集約型管理轉變，一方面可以對市場信息快速做出反應，使叢套書、系列書在市場上形成市場規(guī)模效應，品牌書得到良性循環(huán)和滾動開發(fā)；另一方面可以降低運營成本，保證可持續(xù)發(fā)展，推動出版社成為真正的市場主體。也就是向管理要質(zhì)量，向管理要效益。在人力資源管理方面，作為項目經(jīng)理角色的編輯直接領導其他部門職員不現(xiàn)實，只能充當協(xié)調(diào)員，負責協(xié)調(diào)工作。臨時團隊各成員之間按照各自職能部門所對應的任務，相互協(xié)調(diào)進行工作。再如對于單本書或者中小規(guī)模的叢套書而言，單獨進行采購管理也不現(xiàn)實，還會造成資源浪費，出版社統(tǒng)一采購反而有其優(yōu)越性。上述組織形式既有項目管理的雛形，又有傳統(tǒng)組織形式的背景，因此從項目管理學角度被稱為弱矩陣式組織形式（圖1)。
2.出版項目管理制中編輯的職責
實行出版項目管理制需要組織機構的改革、規(guī)章制度的完善以及激勵機制的優(yōu)化等，這當然不是憑編輯一己之力可以做到的。作為中小型出版社的編輯，或者更具體的策劃編輯，在配套措施和管理機制都不完善的現(xiàn)實情況下，不可能具備完整的項目管理過程和管理范圍條件。這就需要編輯進行“自我修煉”，自覺將項目管理的理念最大限度地運用到圖書出版活動中。
2.1編輯在項目管理過程中的職責
2.1.1啟動過程
項目管理制中的啟動過程投射于出版行業(yè)類似于圖書選題的醞釀和形成階段，但又有所差異。在啟動過程，需要制訂項目章程，形成一份正式批準項目或階段的文件，用于記錄能反映項目干系人的需要和期望的初步要求。編輯在此過程中，需要承擔對項目干系人需求的調(diào)査、管理、協(xié)調(diào)的職責，同時記錄其參與情況、對項目成功的影響力等，此過程也涉及了識別項目干系人的過程。當然,傳統(tǒng)選題策劃意義方面的工作也需要編輯完成，如借助各種市場調(diào)研方法進行新的選題生長點的尋找、定義新項目即新選題的初步內(nèi)容范圍及讀者定位、落實初步財務資源（如考慮申請各類出版基金、作者資助或通過本量利關系確定保本點）等。一旦選題通過論證，項目也就得到了正式授權。
2.1.2規(guī)劃過程
在規(guī)劃過程中，要明確選題實施所涉及的總范圍，定義和優(yōu)化出版目標，在保證社會效益的前提下盡量實現(xiàn)經(jīng)濟效益，為實現(xiàn)上述目標而制訂實施方案。編輯在此過程中的職責包括：對選題所要實現(xiàn)的目標進行詳細描述；將項目可交付成果分解成較小的、更易于管理的組成部分并制訂活動進度，如分為約稿、審稿、印前排版出片、印刷、市場宣傳等階段，對其直接相關的項目干系人和流程、進度進行統(tǒng)籌管理，制訂預算、協(xié)調(diào)人力資源，最易被忽略也是保證項目正常進行的是進行規(guī)避風險管理，根據(jù)出版經(jīng)驗提前識別可能出現(xiàn)的風險，擬定防范措施。
2.1.3執(zhí)行過程
作為出版項目負責人，編輯需要在以下幾個方面進行管理：在項目執(zhí)行全流程中進行指導與管理，這涉及了圖書出版的所有干系人和所有流程組建與管理項目團隊，促進團隊互動，改善團隊氛圍，提高項目績效，發(fā)揮弱矩陣式組織形式的優(yōu)勢，根據(jù)項目的進展為市場營銷部提供信息，并使所有項目干系人都對項目進展心中有數(shù)，從而保證可靠的圖書質(zhì)量和到位的市場宣傳管理項目干系人的期望，使作者、編輯、出版人員有效溝通和協(xié)作，記錄問題日志和變更日志選擇合理的采購方案，謹慎簽訂采購及出版合同。
2.1.4益控過程
所有管理過程都需要通過監(jiān)控來把握，以實現(xiàn)項目管理計劃中確定的績效目標，否則以上管理過程就會失去意義，甚至發(fā)生項目失控的狀況。可通過召開周期性例會、里程碑檢查驗收來進行監(jiān)控。編輯所要監(jiān)控的對象包括：進度，即通過監(jiān)督項目狀態(tài)更新項目進展、工作績效信息；成本，根據(jù)項目的進展更新項目預算，提出變更請求；質(zhì)量，這是監(jiān)督并記錄項目執(zhí)行質(zhì)量的結果，從而評估績效并提出必要的變更建議的過程，具體包括評估出版計劃，核對稿件質(zhì)量、排印質(zhì)量，得出工作績效測量結果、檢驗可交付成果等，風險，對項目執(zhí)行前預測的風險點進行監(jiān)控，如政策因素對圖書題材的影響、印刷廠安排對出版進度的影響等。
2.1.5收見過程
收尾過程是以正式結束項目或階段而實施的一組過程。編輯在出版項目收尾階段應履行下列責任：①獲得出版社對圖書質(zhì)量的驗收結果；②監(jiān)測市場銷售動態(tài)，獲得讀者以及經(jīng)銷商的反饋；③記錄經(jīng)驗教訓，形成文件，為其他項目的實施累積管理素材。值得一提的是，項目管理收尾過程應用在圖書出版中的獨特之處在于，不僅是對這一項目的收尾，也可通過市場反饋獲得其他相關新選題的靈感，從而成為下一個項目的啟動階段，實現(xiàn)相關選題的“滾雪球”式擴展。
2.2編輯在項目管理范圍中的職責
2.2.1范圍管理
編輯應對市場進行調(diào)研，收集讀者、渠道、作者信息，在眾多信息中取其精華為我所用，最終確定選題范圍。以產(chǎn)品線的理念系統(tǒng)地策劃整個出版活動過程。圖書從市場調(diào)研、選題策劃到上市銷售、市場反饋，各環(huán)節(jié)是一個有機的整體。同時還應將可交付成果的整個出版項目分解為較小的、更易于管理的組成部分。
2.2.2時間管理
在時間管理中，編輯應估計整個項目出版時間，排列子項目活動順序，根據(jù)出版要求（如教材出版保證課前到書）和現(xiàn)實條件編制進度，通過定期收集進度資料和召開現(xiàn)場會議的形式監(jiān)測進度，后者還可保證項目干系人隨時更新所了解的項目全況。在執(zhí)行過程中對有變數(shù)的流程或進度進行控制和安排。此過程可運用微軟的Project軟件協(xié)助控制進度。
2.2.3成本管理
編輯需要對完成出版活動所需的`資金進行估算；匯總所有單個環(huán)節(jié)或子項目的估算成本。在執(zhí)行過程中，運用統(tǒng)籌管理得天獨厚的優(yōu)勢協(xié)調(diào)預算之外的成本。
2.2.4質(zhì)量管理
作為精神文化產(chǎn)品，圖書的質(zhì)量是品牌乃至出版社的生存之本，而圖書的質(zhì)量如內(nèi)容質(zhì)量、編校質(zhì)量往往不是顯而易見的。這就需要項目干系人，尤其是編輯有強烈的責任心，按照《圖書質(zhì)量保障體系》及其他規(guī)范嚴格把好質(zhì)量關。
以上管理的實現(xiàn)都需要取得各部門主任的理解和配合，因為對于弱矩陣式組織形式來講，部門主任對項目干系人工作積極性的調(diào)動可能更為有效。
每個過程和節(jié)點都應形成文件、文檔，歸人檔案，作為日后的經(jīng)驗庫以及知識庫，形成組織過程資產(chǎn)。需要說明的是，管理的內(nèi)容（范圍、時間、成本、質(zhì)量等）本身互有聯(lián)系和制約，項目管理本質(zhì)上就是統(tǒng)籌它們的關系，充分科學、合理地平衡它們之間的關系。充分利用最弱約束因素，優(yōu)化其他約束因素。如教材出版項目最重要的約束因素是時間、質(zhì)量，而成本的約束性相對較弱。
管理項目所需的很多工具和技術都是項目管理特有的。然而，管理項目的編輯還應具備本專業(yè)領域的知識和對學科進展的敏感度；具備實踐能力，提高執(zhí)行力I具備良好的個人素質(zhì)，包括態(tài)度、溝通協(xié)調(diào)能力、承受壓力能力和領導力。
在圖書出版業(yè)中，項目管理既是一種組織形式，也是一種責任制度。作為組織形式，它的實現(xiàn)需要管理面、政策面的深刻變革，在現(xiàn)實環(huán)境下只能穩(wěn)中求進，冒進改革不可取；作為責任制度，它需要每個編輯的深人理解和反復實踐。比爾?蓋茨的一句話可以很好地總結項目管理運用于中小型出版社的必要性：“在那些有著嚴格的經(jīng)費預算和確定的時間期限，其成員在處理問題時享有充分自由的小型項目組織中，人們通常擁有最高的生產(chǎn)效率。”可以預期的是，項目管理制將在中小型出版社的業(yè)務開展和組織管理中發(fā)揮積極的促進作用。
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