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物業(yè)公司客戶投訴工作總結(jié)
根據(jù)公司2018年年度客戶投訴工作總體情況，總結(jié)如下：
一、客戶投訴受理情況。
1、各管理處全年處理客戶投訴情況。
公司各管理處自2018年5月份至2018年年底，共上報受理客戶投訴X起，其中有效投訴X起，協(xié)助處理投訴X起，無效投訴X起。
在上報的有效投訴中，環(huán)境衛(wèi)生類投訴為X起，公共設(shè)施管理類投訴X起，安全管理類投訴X起，員工管理類投訴X起，裝修管理類投訴X起，客戶服務(wù)類投訴X起，停車場管理類投訴X起，機電設(shè)備管理類投訴X起，維修服務(wù)類投訴X起，財務(wù)管理類投訴6起，會所管理類投訴5起，交通管理類投訴3起。
從有效投訴的分類統(tǒng)計情況看：2018年，由于對居住健康的空前關(guān)注，環(huán)境衛(wèi)生類投訴高居投訴項目的榜首，占據(jù)有效投訴總數(shù)的35％。因為公共環(huán)境的質(zhì)量觀測簡明清晰，因而也集結(jié)了客戶較多的顯性不滿，公共設(shè)施管理類投訴位居有效投訴的第二位，占據(jù)了有效投訴總數(shù)的13％。位列投訴第三位的是安全管理類投訴，占據(jù)了有效投訴總數(shù)的12％，表明客戶日趨關(guān)注居住安全。排名前三位的投訴項目占據(jù)了有效投訴總數(shù)的60％。
2、公司全年受理的客戶投訴情況。
公司自2018年5月至2018年12月共直接受理客戶投訴23起，協(xié)助各管理處處理重大投訴9起。公司直接受理的客戶投訴中，有效投訴11起，協(xié)助處理投訴9起，無效投訴3起。有效投訴中，環(huán)境衛(wèi)生管理類投訴4起，財務(wù)管理類投訴3起，員工管理類投訴2起，公共設(shè)施管理類投訴1起，會所管理類投訴1起。
二、客戶投訴上報檢查情況。
2018年6月份至12月份，公司對深圳地區(qū)各管理處進行了46次客戶投訴上報情況的檢查。檢查中發(fā)現(xiàn)，各管理處瞞報、漏報客戶投訴X起。對各管理處瞞報和漏報的客戶投訴，均已要求相關(guān)管理處重報或補報部門客戶投訴工作月報。考慮到2018年是客戶投訴上報制度實施的首年，對相關(guān)管理處瞞報、漏報客戶投訴情況均未給予行政處罰，20XX年公司將加強對管理處違規(guī)瞞報、漏報客戶投訴的管理。
三、年度客戶投訴關(guān)注重點。
1、自行車丟失問題。
全年發(fā)生了多起自行車丟失投訴，部分管理處還出現(xiàn)了一年內(nèi)多部自行車丟失的投訴，各管理處對此至今仍沒有引起高度的重視，缺乏有效的管理措施。
2、業(yè)主資料管理問題。
2018年多名業(yè)主投訴，懷疑業(yè)戶資料被管理處的工作人員私自泄漏，反映出各管理處在客戶資料管理方面還存在漏洞。
3、裝修管理問題。
各管理處在裝修審批環(huán)節(jié)普遍存在較為嚴重的形式主義，如不能引起重視，將在日后的管理中留下隱患。
4、上門推銷問題。
在實行封閉式管理之后，上門推銷問題獲得了較大的改善，但在部分小區(qū)里，這個問題并沒有得到根本性解決。
5、員工生活管理問題。
管理處工作人員在小區(qū)內(nèi)居住加大了員工管理的難度，特別在高檔住宅小區(qū)員工不良的生活細節(jié)引起了業(yè)主的不滿，是否可以回避高檔小區(qū)管理處工作人員在小區(qū)的混居，應(yīng)當(dāng)值得深入思考。
6、裝修收費問題。
客戶對裝修收費問題表達了較多的關(guān)注，管理處的工作人員對類似的敏感問題的處理技巧需要加強，同時要增強對物業(yè)管理相關(guān)法規(guī)、政策的熟悉度。
7、保安人員的服務(wù)禮節(jié)問題。
保安人員對處理客戶問題的技巧和方式仍有一定的提升空間，各管理處的安全主管還需要加強這個方面的培訓(xùn)。
8、住宅小區(qū)老人晨練引發(fā)的噪音投訴問題。
多個住宅小區(qū)在今年發(fā)生了老人晨練噪音的集體投訴，部分小區(qū)業(yè)主還引發(fā)了業(yè)主的過激行為，各管理處的溝通和協(xié)調(diào)工作雖然使投訴事件得到了一定程度的緩和，但并未從根本上解決這個問題。
9、樣板房的管理問題。
公司雖然建立了樣板房的相關(guān)管理制度，但在現(xiàn)實當(dāng)中由于管理人員的疏忽，樣板房的管理容易流于形式，各管理處需要引起高度重視。
10、停車位管理問題。
專有車位的管理長期以來都是停車場管理的難點問題，今年仍然集結(jié)了業(yè)主相當(dāng)數(shù)量的投訴，至今各管理處仍未能找出妥善的處理措施。
11、保潔外包的銜接
由于在部分小區(qū)試行保潔外包，銜接工作中出現(xiàn)了業(yè)戶較大面積的集體投訴，相關(guān)管理處采取了有效措施，保障了小區(qū)環(huán)境在保潔外包三個月以后逐步恢復(fù)正常。
12、空調(diào)冷凝水排放問題。
空調(diào)冷凝水排放涉及到工程的建筑施工，物業(yè)管理的前期介入、裝修審批、裝修監(jiān)管、公共設(shè)施維護等一系列問題，如何在最大程度上避免問題出現(xiàn)，需要管理處工作人員在各個環(huán)節(jié)上嚴格把握。
13、市政設(shè)施不完善導(dǎo)致的客戶不滿問題。
本年度中由于電力供應(yīng)緊張，部分管理處出現(xiàn)了頻繁拉電事故，引發(fā)了客戶大面積不滿，管理處與市政供電部門的多次溝通都沒有取得明顯改善，至電力供應(yīng)趨緩，情況才出現(xiàn)明顯好轉(zhuǎn)。
四、客戶投訴改進情況。
本年度客戶投訴改進致力于流程規(guī)范和記錄規(guī)范，自9月份開始，公司強化了各管理處流程規(guī)范和記錄規(guī)范的改進要求，確定了各管理處記錄規(guī)范的四個基本要求，即"事事有記錄，事事有處理，事事有結(jié)果，事事有回訪"，并通過客戶投訴工作檢查監(jiān)督記錄規(guī)范的落實情況，截止到2018年年底，深圳地區(qū)所有住宅管理處的記錄都有明顯改進，但距離公司的基本要求還有一定的距離。在流程規(guī)范方面，各管理處都開始依據(jù)本管理處的實際運作情況對客戶服務(wù)流程進行調(diào)整，太陽新城、翠堤灣等管理處都作出了有益的探索，但大部分管理處都沒有形成對此項工作的系統(tǒng)改進思路。
五、客戶服務(wù)人員培訓(xùn)。
2018年針對管理處客戶服務(wù)主管的培訓(xùn)，公司實行了客戶服務(wù)主管聯(lián)系會議制度，每兩個月定期舉辦一次，由各管理處客戶服務(wù)主管輪流發(fā)言介紹本管理處的客戶服務(wù)工作運作情況、目前存在的問題、改進的思路以及疑難客戶投訴案例的處理技巧，通過各管理處客戶服務(wù)主管自我經(jīng)驗總結(jié)和相互啟發(fā)，達到客戶服務(wù)管理和服務(wù)水平提升的目標(biāo)。在系統(tǒng)培訓(xùn)之外，公司針對各管理處的不同情況進行了分別的指導(dǎo)，對客戶服務(wù)工作存在較大現(xiàn)實問題的管理處，公司直接參與了管理處的客戶服務(wù)工作改進目標(biāo)和改進方案制定。
六、CRM運行檢查情況。
根據(jù)集團公司的要求和CRM系統(tǒng)的實際運作情況，公司制定了CRM專項管理規(guī)定，并組織了十幾次CRM系統(tǒng)的運行情況檢查，但受系統(tǒng)頻繁故障的影響，本年度中CRM系統(tǒng)的運行情況不穩(wěn)定。
截止到2018年年底，各管理處均已按集團公司要求完成了CRM系統(tǒng)客戶基本資料的輸入。
七、客戶投訴目前存在的問題。
1、客戶服務(wù)主管任職資格要求不明確，崗位職責(zé)不清晰。
2、客戶服務(wù)人員管理的系統(tǒng)文件還未建立，特別是缺乏客戶服務(wù)人員的獎懲制度和培訓(xùn)機制。
3、客戶服務(wù)流程、客戶服務(wù)記錄還有待進一步規(guī)范，客戶服務(wù)工作與管理處其他工作的銜接還存在較為嚴重的斷層。
4、各類客戶服務(wù)人員對客戶投訴處理的技巧掌握還存在不足。
八、2018年客戶投訴工作計劃。
2018年客戶投訴工作將重點針對目前存在的問題進行改進，制定系統(tǒng)的客戶服務(wù)人員管理文件，強化客戶服務(wù)主管的任職資格和任職要求，通過多種形式的培訓(xùn)提升客戶服務(wù)人員處理客戶投訴的技巧，加強對客戶服務(wù)流程和服務(wù)記錄的管理，加大對各類客戶服務(wù)人員的獎懲力度，實現(xiàn)對客戶服務(wù)主管的縱橫雙向考核體系，完成對客戶服務(wù)工作的整體改進。
行政管理部
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