公司文件管理制度

時間：2022-03-07 09:30:32 公司文件管理制度我要投稿

公司文件管理制度

　　公司文件管理制度（精選15篇）

　　在學習、工作、生活中，需要使用制度的場合越來越多，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。擬定制度需要注意哪些問題呢？以下是小編收集整理的公司文件管理制度（精選15篇），希望能夠幫助到大家。

　　公司文件管理制度1

　　1目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　2適用范圍

　　適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發布、執行、修改、廢止和備案。

　　3定義

　　3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

　　3.2受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

　　3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等)。

　　4職責

　　4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。

　　4.2各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　4.3文件編制、審批、發布的權責

　　4.3.1各部門負責制定部門職責范圍內的制度文件。

　　4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

　　4.3.3人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發布、匯總。

　　5文件分級分類

　　5.1文件分級

　　5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經營管理規范等。

　　5.1.2二級文件：規范各專業職能管理、服務規范管理等方面的文件。

　　5.1.3三級文件：各職能管理、服務規范等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業方法和標準。

　　5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等。

　　6文件編號、標識與控制

　　6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

　　注：各部門代號

　　部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

　　6.2文件的標識與控制

　　文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標識;

　　長期有效的文件予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;

　　一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。

　　7文件編制、審核、批準和發布

　　7.1行政文件與管理性文件的編制與審批

　　(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

　　(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。

　　(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發布的通知/通告，由相關職能部門負責編制。

　　(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內部業務便簽》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。

　　(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發單》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。

　　7.2文件歸檔、發放、保管

　　7.2.1文件歸檔

　　(1)經審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

　　(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

　　7.2.2文件發放

　　公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發放：

　　(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發至各部門;

　　(2)作業文件、記錄下發至使用文件的相關部門;

　　(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發放登記表》按上述規定范圍發放文件,并注明發放數量，填寫發放編號，并由領用者簽名。

　　(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發放登記表》中簽名。

　　7.2.3文件保管與借閱

　　(1)文件保管：所有經批準發布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技術文件正本按文件歸口存放于文件產生的技術部門。

　　c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門。

　　(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

　　(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。

　　(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續。

　　7.3文件的更改與回收作廢

　　7.3.1文件更改

　　(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更改。

　　(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。

　　(3)文件修改內容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。

　　(4)公司文件更改狀態按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

　　(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。

　　(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發現文件的問題，提出文件更改意見。

　　7.4文件的作廢與銷毀

　　(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發布時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發放數量回收，并登記標明回收日期。

　　(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。

　　(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。

　　7.5外來文件管理

　　7.5.1外來文件接收與歸口

　　(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來文件清單》。

　　(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

　　(3)外來的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經理審批后，交由相關部門傳閱執行，履行完畢后，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。

　　7.6保密文件的管理

　　7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。

　　7.6.2保密文件的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：

　　文件密級發放、傳閱范圍

　　絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象

　　機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象

　　秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象

　　公司文件管理制度2

　　一、總則及范圍

　　為了保持公司技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。

　　本標準適用于技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。

　　二、管理業務與分工

　　1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業務的審批及有關事項的確定。

　　2.技術員。負責總則中所述文件的保管、收發及按本制度進行技術文件的管理工作。

　　三、管理內容與要求

　　1.技術文件的種類

　　（1）技術類文件

　　由技術部負責的圖紙及各類工藝規程、工藝卡片、作業指導書。

　�。�2）管理類文件

　　由技術部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。

　　2.文件登記

　　（1）技術部必須建立《技術文件管理臺賬》，掌握技術部全__文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數量、文件編制時間。

　　（2）文件接收后，技術員應及時對文件進行分類編號并作記錄。

　　3.文件的歸檔及保管

　　技術文件的保管由技術員按檔案類型進行保管。

　　4.文件的借用

　　（1）文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準，方可借閱。

　　5.文件的修改與審批

　�。�1）當某專業的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落后的技術文件時，由技術部該專業的工程師（或專業的業務負責人）分析確定是否需要修改。

　�。�2）技術文件確定修改后，由技術部該專業工程師（或專業的業務負責人）填寫《設計更改單》。

　　《設計更改單》應包括下列內容：

　�。╝）技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；

　�。╞）更改理由；

　�。╟）會審意見、會審簽名；

　�。╠）設計、工藝負責人簽名；

　　（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現）。

　　（3）技術文件的xx與批準

　　一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議通過審定后，由技術部負責人簽字后交公司批準。

　�。�4）技術員接到《設計更改單》后，應立即著手工作，更改時，必須把已發出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統一性（圖紙更改后的發放除執行發放規定外，應同時將舊圖紙收回并登記）。

　�。�5）技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。

　　公司文件管理制度3

　　一、總則

　　1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展并在市場上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有。

　　2、為規范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用范圍：適用于本廠的技術文件的管理。

　　二、技術文件的編制

　　1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

　　具體包括：

　　1)開發計劃階段：方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

　　2)開發設計階段：原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

　　3)產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

　　4)產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

　　2、技術文件的技術要求和數據等必須貼合國家相關標準和規定要求。

　　3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

　　三、技術文件的提交

　　1、在產品開發的整個周期中，設計人員必須按照技術文件規范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

　　2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，并保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。

　　3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

　　4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

　　四、技術文件的歸檔

　　1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準；技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權、利。

　　2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。

　　4、各類歸檔文件經確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

　　5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

　　五、技術文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法堅持不具權限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可經過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

　　3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊情景需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批準。

　　5、文件閱覽之后，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。

　　六、職責追究

　　各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

　　公司文件管理制度4

　　一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件，具體由辦公室負責。

　　二、對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定、登記。

　　三、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

　　四、凡正式文件在經登記后由辦公室主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽后，分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

　　五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　公司文件管理制度5

　　1、目的

　　為規范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

　　2、職責

　　2.1總經理負責公司所有對外發文審批。

　　2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

　　2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

　　3、文件種類

　　3.1上行文：請示，報告，計劃，總結；

　　3.2下行文：批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；

　　3.3平行文：信函，會議紀要。

　　4、文件格式

　　4.1發文統一使用以上文件類別之一。

　　4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。

　　4.4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：

　　4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

　　4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；

　　4.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料：如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格注明"附件：xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；

　　4.8落款。指發文單位全稱或規范化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名：落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。

　　4.9日期：

　　4.9.1一般應寫發文日期；

　　4.9.2制度或會議經過的文件應寫經過的日期；

　　4.9.3重要的文件寫簽發的日期；

　　5、文號

　　5.1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號；具體文號編制規則見附件。

　　5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；

　　5.3發文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發文。

　　6、用印

　　6.1用印是發文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。

　　6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；

　　6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作：

　　7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。

　　7.3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，注明"同意發文"字樣后按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；

　　7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

　　7.5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，并做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。

　　7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括：流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理情景、備注等。

　　7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。

　　7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。

　　7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

　　8、相關文檔

　　8.1文號編碼規則

　　8.2《文件編號使用登記表》

　　8.3《對外發文登記表》

　　8.4《對內發文登記表》

　　8.5《收文登記表》

　　8.6《文件處理單》

　　8.7《傳閱單》

　　8.8《用印登記表》

　　8.9對外發文格式

　　8.10對內發文格式

　　8.11報告總結格式

　　8.12會議紀要格式

　　8.13會議記錄格式

　　9、修訂及實施

　　9.1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。

　　9.2本規定修訂權在公司。

　　公司文件管理制度6

　　一、一般

　　1.技術文件是我們公司的核心秘密，是我們公司持續發展和在市場上堅持強勢競爭力的有力保證，公司的技術文件歸公司所有。

　　2、為規范公司技術文件管理，明確文件編制的準確性、完整性、技術文件編制、簽名、變更、保存等相關資料，確保技術文件的準確性和有效管理，特制定本制度。

　　3、適用范圍：適用于本廠技術文件管理。

　　二、技術文件的編制

　　1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術文件和技術資料。

　　具體包括：

　　1)開發計劃階段：計劃設計、質量保證概述、設計開發計劃書、檢查要求

　　2)開發設計階段3360原理圖、打印布局、產品編程手冊、機械原理圖、編程設備刻錄文件、可編程設備源代碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計審查記錄表

　　3)產品調試階段3360產品調試手冊、產品焊接明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄

　　4)產品維護階段3360設計開發摘要、軟件使用手冊、產品使用手冊

　　2、技術文件的技術要求和數據等必須遵守國家相關標準和規定要求。

　　3.技術文件由技術開發部等相關部門編制，各部門要對技術文件的準確性、合理性負責。

　　三、提交技術文件

　　1.在產品開發的整個周期內，設計師應根據技術文檔規范認真完成各文檔的編寫工作，以確保技術文檔的完整性。

　　2.在產品開發的每個階段，設計師都必須及時提交設計文件并保存在公司的服務器上。每當設計文件發生重大更改時，設計師都必須重新提交文件，更新服務器上的文件，確保開發工作的可靠性。

　　3、設計文件的提交以starteam為準，設計師應根據提交的文件類別提交到starteam的相應目錄。

　　4.對于提交的文件，任何人都不能故意從服務器中刪除。

　　四、技術文件的保管

　　1、各相關負責人負責技術文件的審查和批準。技術文件編制必須嚴格執行編制、校對、審查三級把關制度。明確各級責任、權利、利益。

　　2、技術文檔必須在標題欄的編號、名稱、日期、設計、校對、審計、批準等欄中簽名完備，簽名不完善的技術文檔不能用于存檔。

　　3.文件簽名分為紙質文件簽名、電子文件簽名、光盤簽名。其中紙質文檔簽名必須用手寫在紙質文檔上，電子文檔簽名必須作為注釋簽署starteam，光盤簽名必須作為一個整體簽署光盤封面上的標簽。

　　4、各種存檔文件確認后，簽名完成后才能進行存檔工作。歸檔文件應在公司服務器上保留1套2套3360套以供審閱。把一套烤成光盤保管。

　　5.應在用于存儲歸檔文件的光盤或其盒子上粘貼標簽，標簽上應顯示光盤的大致信息(如名稱、編號、簽名信息等)。

　　6.歸檔文件時要填寫《設計項目歸檔資料清單》，對歸檔文件進行實際完整的規范性檢查，合格后才能歸檔。

　　五、技術文件貸款

　　1.任何職員不得個人傳閱技術文件，不得非法堅持未經授權的文件。

　　2.如果工作需要，需要借用技術文件，請要求相關領導批準，并填寫《借閱登記表》。然后，您可以獲得相應的批準，從公司服務器下載該文件并進行審閱。

　　3.對借來的文件不能私自印刷、傳閱，不能泄露借來的文件的秘密。

　　4.如果有特殊情況，需要將文件轉交他人或攜帶，必須得到相關領導的批準。

　　5.查閱文件后，應在相關人員監督下徹底刪除貸款文件，并補充整個《借閱文件記錄表》。

　　六、追究責任

　　各部門要嚴格遵守上述規定，如果因不遵守上述規定而丟失或泄露公司技術文件，公司將根據相關秘密規定受到罰款處罰和公司內部處罰，情節嚴重的人將保留追究法律責任的權利。

　　公司文件管理制度7

　　為了更好地規范各類文件的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。

　　一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經理批示，總經理批示后送有關人員傳閱，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，并將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。

　　二、本單位各類文件包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業文件由各部門專業人員保起草，凡以文件或紀要簡報名義上報或下發的文件均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發后，并詳細填寫發文登記簿方可復印并存檔，沒有總經理簽發的文件不能發出和存檔。

　　三、上報和發往其他單位的文件應填寫文件送達登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續。

　　四、報告、請示、匯報、制度、規定等均應以文件形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每周例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況匯報應以文件形式上報。

　　五、凡打印的錯文件應及時銷毀，以免機密外泄。

　　六、借閱文件超過八小時的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經理批準。

　　公司文件管理制度8

　　1、對機動車進行二級維護、總成修理、整車維修的，資料管理人員須及時建立維修檔案。

　　2、維修檔案內容主要包括：維修合同、維修項目、具體維修人員及質量檢驗人員、檢驗單、竣工出廠合格證（存根）及結算清單等。

　　3、檔案存放要有序，查找方便，并應做好六防工作，即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛生。

　　4、不準損毀、涂改、偽造、出賣檔案，檔案資料如有損壞應及時修補。

　　5、各班組負責人要對本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負責，在現場不得存有或使用失效的文件、資料。

　　6、根據檔案的內容、性質和時間等待征，對檔案進行分類整理、存放、歸檔，電子檔案要及時備份。

　　7、各班組每年對檔案進行一次核對清理，并將所保存的`檔案整理后交辦公室統一歸檔。已經到保管期限的文件資料，由辦公室按規定處理。

　　8、檔案的借閱必須辦理規定手續，借閱者對檔案的完整、清潔負責，未經許可不得擅自轉借、復印。

　　9、機動車維修檔案保存期兩年。

　　公司文件管理制度9

　　一、編制目的

　　為維護公司文件收發和輪閱的規范性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司文件收發和輪閱的管理。

　　三、相關職責

　　1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發和輪閱文件。

　　2.綜合辦公室負責文件收發和輪閱管理制度的管理。

　　四、文件收發程序

　　1.凡上級和有關部門發、送本公司的文件,均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。

　　2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發每天不少于一次,對需送閱的文件應登記后及時送閱。時效性較強的會議通知和文件等,應立即交總經理閱簽。

　　3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,并提出擬辦意見。

　　4.經總經理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需復印、打印的文件,則由承辦部門按規定辦理。

　　5.各職能部門需要發文件,先由各職能部門自行擬稿,經部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經理審核,最后由總經理簽發。

　　6.收到已簽發的文件后,辦公室專門人員應及時編好文號,確定印制份數,并逐項將文件標題、文號、發文日期、印編份數等記入發文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。

　　7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發,送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發時需注明,由綜合辦公室按有關規定辦理。

　　五、文件輪閱程序

　　1.文件輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應將文件送回,待后補閱。

　　2.輪閱時不得擅自將有關輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應經辦公室負責人同意,辦理有關登記手續,借閱時間一般不超過五天,復印件應妥善保管。

　　3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應及時收集、整理,分類存查,并按規定立卷歸檔。

　　六、其他

　　1.本制度自簽發之日起執行。

　　2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。

　　公司文件管理制度10

　　一、目的

　　為了規范安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于與公司安全生產有關的文件檔案的管理。

　　三、職責

　　1、安保部負責制定本制度，并負責綜合監督管理。

　　2、各部門負責本部門文件檔案的管理，并負責監督檢查和考核；

　　3、各部門安全員負責本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時將安全生產檔案上報公司安全職能部門備案。

　　四、內容

　　1、文件資料的收集

　　安全生產文件檔案內容如下：

　�。�1）國家有關安全生產法律法規、標準規范及其它要求；

　�。�2）上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等；

　�。�3）公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等；

　�。�4）安全生產工作計劃、總結、報告等；、

　�。�5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；

　�。�6）供應商、承包商、施工單位相關材料等；

　�。�7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；

　　（8）食品安全、職業衛生評價報告等；

　　2、立卷歸檔

　�。�1）、文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用；

　�。�2）、應根據文件資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；

　　（3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔，統一保存；

　�。�4）、各種文件資料按一定特征進行排列和系統化，應層次分明、編寫頁碼、標定卷內文件資料目錄；

　�。�5）、不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷；

　　3、檔案保管

　�。�1）、檔案應入架、科學排列，避免暴露和捆扎堆放；

　�。�2）、應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；

　　4、檔案借閱

　�。�1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續借手續；

　�。�2）、借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人；

　�。�3）、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷；

　　5、檔案銷毀

　　對于過期并失去保存價值的文件資料，經單位領導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄；

　　五、相關記錄

　　《文件檔案清單》

　　公司文件管理制度11

　　第一條管理要點

　　1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

　　2、文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

　　3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規范，表達無歧義。

　　4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

　　第二條制度規范

　　1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。

　　2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

　　4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

　　5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

　　6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。

　　7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

　　8、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

　　9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。

　　第三條文件管理流程設計

　　1、內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

　　2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

　　3、借閱流程：提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

　　公司文件管理制度12

　　文件資料的歸檔應做到分類保存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫應做到字跡工整、簽字齊全、規范,內容正確。

　　1、收發文件管理制度

　　1)對外發文應由部門負責人或項目負責人審批簽發,做好收發文記錄,接收人簽字。

　　2)文件包括公司外發文件、公司內發或傳閱文件兩部分。

　　3)外發文件的具體要求

　　公司外發文件在發放記錄上注明原件存放處,辦公司室統一標識發放文件編號。

　　4)公司內發或傳閱文件的具體要求

　　(1)公司內發或傳閱文件在收發、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處。

　　(2)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對公司的發文,由辦公室統一接收,并及時上報公司經理,由公司經理簽署意見。

　　(3)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對項目部的發文,由項目部接收,由項目負責人簽署意見,項目負責人根據具體情況上報公司。

　　(4)項目發放施工隊的文件規定:

　　發放施工隊的文件、通知(不含技術交底),均在項目備案,同時由發放責任人保存原件和發放記錄。

　　2、竣工資料

　　1)項目經理部按竣工驗收條件的規定,認真整理工程竣工資料。

　　2)竣工資料的內容應包括:工程技術檔案、工程質量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖,規定的其它應交資料。

　　3)竣工資料的整理應符合下列要求:

　　(1)工程技術檔案的整理應始于工程開工,終于工程竣工,真實記錄施工全過程,可按形成規律收集,采用表格方式分類組卷。

　　(2)工程質量保證資料的整理應按專業特點,根據工程的內在要求,進行分類組卷

　　(3)工程檢驗評定資料的整理應按單位工程、分部工程、分項工程劃分順序,進行分類組卷。

　　(4)竣工圖的整理應區別情況按竣工驗收的要求組卷。

　　4)交付竣工驗收的施工項目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發包人移交由分包人提供的竣工資料時,檢查驗證手續必須完備。

　　3、文件、資料保密規定

　　1)公司全體員工要樹立愛護公司資料,保守公司秘密的觀念。

　　2)未經公司領導同意,任何人不得私自拷備或復印資料,轉借他人使用酌情給予處罰。

　　3)歸檔的公司文件未經公司經理同意不得外借;

　　公司文件管理制度13

　　一、總經辦設專人負責文件的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應在當日內或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。

　　二、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理；其余文件均應交公司領導批示后，再由總經辦專人按批示范圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦后的公文（包括按文件要求報出的詳細資料、附件等）應及時主動地退給總經辦，以做好文件歸檔工作。

　　三、凡本公司外發的文件，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規范，嚴禁多頭主送，并由總經辦統一進行登記編號。

　　四、部門或個人借閱文件，應辦理借閱手續，總經辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關規定分類整理，裝訂成冊，歸檔。

　　五、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應嚴加管理，辦理完畢后應立即退回，并核點份數，隨時存檔。絕密文件，僅限于直接有關人員經領導批準后在文件保管處閱讀。

　　六、如文件丟失或違反保密制度，發生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。

　　公司文件管理制度14

　　一、適用范圍

　　1、企業營業執照，稅務登記證，組織機構代碼證等政府有關部門核發的各類證書原件

　　2、對外簽訂的協議、合同、標書、承諾書、知識產權等法律文書的原件

　　3、公司的公章、合同章、法人章、財務章等

　　二、文件的保管

　　所有在適用范圍內的文件資料物品最終由總經理室保管，存放至總經理室保險柜內；

　　三、借用歸還制度

　　1、借用制度

　　需借用以上物品人員至內控填寫借用申請單，內控主管審核過后交總經理室，總經理室核準，由總經理室從保險柜中取出申請人所需物品，物品給到內控（接收人簽字，備注時間），內控給到申請人（接收人簽字，備注時間）；歸還時也遵循此步驟，接收人實行簽名制。

　　2、歸還制度

　　所借物品需按期及時歸還，如有逾期，將視實際情況給予警告、處罰。

　　3、物品丟失

　　所借物品若有遺失，將由最后接收人全權承擔其后果，公司有權要求該員工承擔因此所造成的經濟損失。

　　公司文件管理制度15

　　為了控制公司文件發放的適當范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規定。

　　1、文件的發放：

　　（1）財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內發放的文件，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的文件，由辦公室安排專人統一發放和回收。

　　（2）各部門需辦公室安排發放文件時，必須將文件打印并復印好，由部經理書面寫明發放范圍、發放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發放人予以發放。

　�。�3）任何文件，發放人須建立“文件發放回收登記表”。發放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立“文件發放回收登記表”，并由個人親自簽字接收。

　�。�4）需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學習材料等），發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。

　　2、文件的更改：

　�。�1）任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改（數據性或原則性的須報直屬部經理簽字認可），連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放范圍及存檔予以更改。

　　（2）文件發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。

　　3、文件的換頁：

　�。�1）任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改并打印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況（屬數據性、原則性修改須部經理簽字認可）送原文件發放人，由原文件發放人根據原發放范圍予以換頁。

　　（2）所有需換頁的文件，由文件發放人統一換頁并注明執行時間，將原頁銷毀。

　　4、文件的回收、作廢：

　　（1）因公司制度匯總、部門調整、規劃變化等原因，造成原文件內容與新文件內容重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負責人，安排原發放人予以回收。

　�。�2）文件發放人在回收文件時，必須持“文件發放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名后回交。

　�。�3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

　�。�4）所有回收的文件均于回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷毀。

　　5、其它規定：

　�。�1）任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進行修改，確保接口部門的相互配合。

　　（2）無論部門或公司發放的文件在發放前都必須在檔案室存檔備案。

　�。�3）任何文件相關部門負責人接收后必須領學或傳達應執行的員工，認為有必要復印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門復印按發放程序予以發放。不得私自復印下發，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

　�。�4）所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

　�。�5）發放文件屬討論稿的，討論人組織討論結束后須按時交文件編制形成部門。

　�。�6）文件發放人必須將已使用的“文件發放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

　　6、任何人未經總經理批準，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切后果負責。

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