院校科研產品的外包過程控制合格供方論文

　　論文摘要：主要從合格供方（外包方）的評定和控制、外包控制兩個方面就院校質量管理體系建設過程中如何進行外包控制作了簡要的介紹。同時，指出供需雙方建立溝通機制的重大意義。

　　論文關鍵詞：外包過程,合格供方,外包控制

　　引言

　　外包過程是組織質量體系需要的、且由組織選擇給外單位完成的過程。當組織決定實施外包時，通常有兩種情況：第一，組織有能力實施某過程，卻選擇將其外包（出于商業或其他原因）。在這種情況下，該過程的控制準則應當已經制定好了，需要時，可轉化為對承擔外包過程的供方的控制要求。第二，組織本身沒有能力實施某過程，將其外包。院校在產品的研制和開發上具有較高的水平，但在產品的生產上則明顯不足，組織本身不具備實施生產的能力，必須將其外包。根據ISO9001：2008的4.1條規定：“若組織選擇將影響產品符合要求的任何過程外包，組織應確保對其實施控制。對此類外包過程控制的類型和程度應在質量管理體系中加以規定。因此，院校實施外包控制，既是條款要求，同時也具有現實意義，對于學院質量體系建設工作具有重大的意義。下面將簡單介紹外包產品控制的方法。

　　1合格供方（外包方）的評定和控制

　　1.1合格供方評定

　　合格供方評定是確定外包單位是否具備外包條件的綜合評價。它是選擇外包單位的重要一步，是保證外包產品質量控制的源頭，因此加強合格供方（外包方）的控制是實施外包控制的重要環節，具有重要的意義。一般情況下合格供方的評價首先由管理部門和使用部門提出擬定的單位，之后對這些單位進行評價，評價的內容主要包括：a)質量管理體系情況；b)技術力量是否滿足要求；c)設備是否滿足生產能力；d)以往提供該產品或同類產品的質量；e)履行合同的信譽。在評價過程中，為了提高工程質量，以往經常采用招/投標前預選供貨方考查，預選供貨方一般都有多家，這種第二方審核的方式雖然也能取得不錯的效果，但是卻增加了大量經費開支，并且浪費了大量時間，我們可以采用在招/投標前把供貨方已通過質量體系認證作為必要條件，用第三方審核代替第二方審核，以便節約開支和時間。而后對評審合格的供方（外包方）進行匯總，形成《合格供方（外包方）名錄》依次作為選擇供方（外包方）和采購器材的依據并保持供方（外包方）評價結果和采取必要措施的記錄。

　　1.2合格供方(外包方)的控制

　　在《合格供方（外包方）名錄》的基礎上進行清理、優選和分類。管理部門對《合格供方（外包方）名錄》實施動態管理。根據對供方（外包方）控制獲得的情況以及研究、生產任務需要，每年對供方（外包方）進行重新評價，并根據評價結果對《合格供方（外包方）名錄》進行調整，剔除不合格供方（外包方），補充新的合格供方（外包方），并重新審簽。項目組根據科研、生產任務需要，從《合格供方（外包方）名錄》中選擇、確定供方（外包方），采購所需器材。當所需器材不在《合格供方（外包方）名錄》之中時，可作為特殊情況進行處理。

　　2外包控制

　　2.1外包合同控制

　　在外包控制中外包合同的簽訂既是重要環節也是必須環節，凡是涉及到外包研制、生產的產品必須簽訂合同。我們在訂立外包合同時必須明確規定產品的技術和質量要求、驗收標準、驗收方式和驗收方法。對于重要、復雜的外包產品，應在合同中明確規定到現場進行驗收或派駐代表進行監督。需要時，在合同中規定外包產品包裝、運輸、交貨、安裝、調試等要求。此外，在外包合同簽訂過程中我們還需要注意以下幾個方面：

　　（1）外包合同應當符合國家的有關法律、法規以及各項規章制度，不得損壞社會公共利益。

　　（2）外包合同在簽訂前，應按合同審批程序，經會簽和審簽，填寫“外包合同審查表”。合同簽訂之前，合同申請單位必須認真調查對方經辦人的法人地位、資信狀況、履約能力等情況，不得與無法人資格的單位和組織簽訂合同。必要時應要求對方經辦人提供以下文件：a)法人營業執照或其他證明該法人資質的文件；b)證明該經辦人資信情況的文件；c)證明該經辦人有權簽訂相應合同的授權委托手續；d)其他相應的證明文件。

　　（3）對于重大項目，在外包合同簽訂前，項目組還應從技術水平、質保能力、進度保障和元器件供應等方面，進行外包風險分析，并提交風險分析報告和外包產品方案論證報告。

　　（4）外包合同中應明確合同的內容和格式，合同的內容一般有當事人的名稱或者姓名和住所、標的、數量、質量、價款、酬金及結算方式、雙方的權利和義務、履行期限、地點和方式、保密要求、違約責任、解決爭議的方法等。

　　（5）明確產品驗收的標準、驗收的方式和方法以及提出異議的期限。

　　（6）合同的訂立、變更、終止均應采用書面形式。各方面應當遵循公平原則確定權利和義務。

　　2.2外包過程控制

　　產品外包過程本質上說是產品實現的過程，外包產品能否按照合同的規定完成將取決于該過程的有效控制，此過程是一個動態管理過程，項目組應經常了解和掌握外包產品研制生產進度和質量情況，并根據合同規定，組織有關人員到現場監督，及時向主管單位報告。

　　2.3驗收

　　驗收準備是驗收工作的前提條件，它對后續工作會產生非常重要的影響，如果驗收準備工作做的不充分，將會使得驗收工作難以展開，驗收數據不準確，并最終導致驗收結果的不正確，使得驗收工作失去意義。所以我們必須高度重視驗收前的準備工作，主要準備的內容包括：

　　（1）產品準備供方應準備好符合驗收要求的產品、配件、附件及包裝等。

　　（2）文件資料準備a)提供的文件資料主要包括：研制任務書、合同書、雙方認可的驗收大綱、雙方來往函件、會議紀要等b)供方需提供的文件和資料一般包括：產品證明書、產品說明書（技術說明書和使用維護說明書）、設計文件（包括文字內容、圖紙、圖表等）、產品質量評審報告及其他必要的文件和資料。對于重要、復雜產品，應當編制驗收大綱，驗收大綱是我們在實施產品驗收過程中重要的依據，我們在驗收中應當按照驗收大綱的規定內容開展驗收工作，驗收大綱規定的主要內容包括：文件和資料，這些文件和資料在前文中已經提到，這里不再贅述；性能指標和現場運行情況；產品的外形尺寸、重量、功耗、接口關系；測試記錄結果；產品包裝；綜合評定。

　　產品驗收的具體程序：

　　a)產品研制（或生產）單位作研制（或生產）總結；

　　b)驗收組依據驗收文件的'內容，逐項檢查并記錄；

　　c)驗收組對檢查結果進行討論并起草驗收結論；

　　d)驗收組宣布驗收結論；

　　e)供方和驗收方雙方簽署產品驗收證（或驗收紀要）；

　　f)產品驗收結束，辦理產品和文件交接手續。

　　當驗收工作中出現以下情況時應當進行產品驗收前的接收a)部分試驗項目需要驗收方承擔時；b)產品的質量狀況需要在以后的試驗中確認時；c)其它先接收產品而后在適當時機再驗收的情況。產品驗收前的接收應履行與產品驗收相同的審批手續和驗收程序并簽署紀要，可以不填寫產品合格證明書。當驗收前接收的產品狀態完全清楚時，應適時完成全部的驗收內容。

　　以上內容是我們在實施外包產品驗收時的主要內容，對于驗收產品的依據，產品驗收的管理規定，不合格品讓步接收的規定以及產品拒收的有關要求等并沒有涉及，驗收人員應當根據具體的情況作出靈活的處置。

　　3結束語

　　外包過程的控制工作是一項工作量大，實施過程復雜，管理難度高，涉及部門多的系統工程，需要我們在加強部門間溝通的基礎上，著重加強與供方（外包方）的聯系與溝通。應當把與合作方提升到戰略聯盟的高度。組織與外包方相互依存、互利關系可增強雙方創造價值的能力。組織不能急功近利和惟利是圖，應主動了解外包方需求并對其合理的要求盡最大可能予以滿足，對外包過程中發現的問題應及時溝通，加以解決。從嚴格意義上講外包本質上也是采購，但兩者之間也有區別。下表1為采購與外包的關系

　　表1采購與外包的關系

　　類別

　　內容

　　共同點

　　1、組織應按照合格供方選擇、評價準則對供方滿足要求的能力進行評價，形成合格供方名錄，作為采購的依據

　　2、供方必須在合格供方名單內，否則要進行專題評估

　　3、都是從供方獲得組織所需產品的行為

　　4、都要求供方提供合格產品

　　5、都要進行復驗

　　6、根據合同確定是否需要現場驗證

　　7、都在組織質量管理體系范圍之內，都影響組織滿足顧客和適用法律法規要求的能力，組織將承擔由此而導致任何問題的責任

　　項目

　　采購

　　外包

　　不同點

　　1、是否簽訂合同？

　　少量、簡單的直接市場購買；大宗、復雜的要簽訂合同

　　是

　　2、簽訂合同的依據？

　　《中華人民共和國合同法》總則、分則第九章―買賣合同

　　《中華人民共和國合同法》總則、分則第十五章―承攬合同

　　3、是否直接生產者？

　　直接生產者、代理商、零售商均可

　　是，未經組織同意，不允許轉包

　　4、是否提供設計圖紙或技術條件等文件？

　　否

　　是

　　5、是否對供方生產過程監控

　　否，供方應形成并保持產品合格證明的記錄

　　簡單零部件和一般工序外包項目不需要；關鍵件、重要件、特殊過程等需要監控，監控的對象有人員資質、設備、監視和測量裝置、環境、工藝等

　　6、供方對項目的成熟度？

　　定型產品或成熟產品，有一定的生產經驗

　　新產品，沒有生產經歷或雖生產過但沒有定型

　　7、驗收依據？

　　按供方提供的產品說明書進行驗收，對不具備驗收條件的項目原則上對合格證進行認可驗收

　　由組織主導，并同供方商定的技術協議，驗收細則，許多要借助供方的專用設備進行現場驗收

　　8、技術成果歸屬？

　　供方

　　組織或協議約定

　　聯系點

　　采購、外包是相對的，就同一供方來說，當外包產品達到一定數量，其生產工藝、技術日漸成熟，產品質量穩定后，可進行定型，外包可轉變為采購。就同一產品而言，對某供方是外包，對另一供方可能就是采購

　　從表中我們得出，采購與外包本質的區別，采購是購買供方自行生產或具有處置權的產品,這些產品往往是供方的定型產品或成熟產品，按其提供的說明書進行驗收即可，其知識產權歸供方所有；而外包是供方按照組織提供的設計文件或提出的技術條件生產產品，對供方而言，是其以前沒有生產過的新產品，應按照組織擬制并同供方商定的技術條件、驗收細則進行驗收，供需雙方就產品形成存在協商、溝通、協作的過程，知識產權歸組織所有。從這個意義上講，外包過程是供需雙方共同完成的工作，脫離開兩者的關系，將會嚴重影響到產品的質量。因此，供需雙方必須建立起良好的溝通機制。

　　參考文獻

　　1 曾安安.淺談軍工企業外包產品質量控制[J].國防技術基礎,2008,第九期:1

　　2 李六根.采購、外包的識別和質量控制要點[N].China Academic Journal Electronic Publishing House

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