文秘人員如何提高辦公效率
辦公室同時(shí)也是全局的重要窗口，在很大程度上代表著全局的形象、文化，影響著全局的效率和質(zhì)量。那么你有了解過文秘人員如何提高辦公效率嗎？下面是小編收集整理的文秘人員如何提高辦公效率，歡迎大家分享。
一、作為一名出色的秘書，要有效利用工作時(shí)間,提高辦公效率應(yīng)該從下幾方面開始:
1、明確自己的工作任務(wù)和職責(zé);
2、要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作;
3、動(dòng)腦筋思考,分清工作的輕重緩急,判斷工作的先后次序,重要的工作、緊急的工作先做,科學(xué)的有序的一項(xiàng)一項(xiàng)地完成工作任務(wù)。
4、巧妙地運(yùn)用一些方法,合理分配精力,精明地利用時(shí)間,以提高效率;
5、使用辦公輔助手段幫助組織工作;
6、安排工作要適應(yīng)整個(gè)流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn),不間斷、延誤或降低團(tuán)隊(duì)的整體效益;
7、要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)工作的承辦期限,不能只憑個(gè)人想象和愛好安排工作;
8、秘書應(yīng)盡量堅(jiān)持記工作日記,通過時(shí)間和活動(dòng)的詳細(xì)記錄,認(rèn)真分析、評(píng)估自己利用時(shí)間的有效程度。
二、秘書在實(shí)際工作中，常常會(huì)遇到這些情況：
做會(huì)議記錄，寫著寫著筆沒水了;
訂文件時(shí)，剛訂一下，訂書機(jī)卡殼了;
用膠水時(shí)，找不到刷子;
開會(huì)時(shí)間到了，找不到會(huì)議室的鑰匙;
類似此種急人、抓瞎的實(shí)例還可以列舉一些。
這些看來都是雞毛蒜皮不值得一提的小事，卻直接關(guān)系到工作的質(zhì)量和速度，在某種意義上說，也反映了一個(gè)人的素質(zhì)。工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
三、日常使用的必備工具：
1、準(zhǔn)備2支以上的筆，經(jīng)常帶在身上。
2、選用質(zhì)量較好的訂書機(jī)并注意維護(hù)，使之處于良好狀態(tài)。
3、區(qū)別針、大頭針、訂書釘放在隨手可取的固定地方，不要因?yàn)檎疫@些東西而耽誤了時(shí)間。
4、剪刀、裁紙刀放在順手地方，辦公室一般不用折疊剪刀，以免用時(shí)打不開。
5、各種顏色的筆各備一支，尺子一把，鉛筆3支以上，事先削好。
6、信封、信紙、便箋、電話記錄紙和常用公文紙放在固定地方。
7、保管好本職業(yè)務(wù)所需要的計(jì)算器等辦公用品。
8、辦公室、會(huì)議室、辦公桌、保險(xiǎn)柜等處的鑰匙起碼準(zhǔn)備兩套。一套放在固定地方，另一套帶在身上，不要因?yàn)橐粫r(shí)找不到鑰匙而影響辦公效率。辦公室鑰匙和家用鑰匙不要混放。出差時(shí)，應(yīng)將辦公用鑰匙留在單位，以免丟失。
以上說的一些非常小的事情許多人并沒有留意，東放一個(gè)，西放一個(gè)，為了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
四、作為秘書，辦公桌上應(yīng)該盡量備齊各種實(shí)用工具書：
1、一本字典。起碼有一本新華字典,如果有辭海更好。其它各類詞典(包括簡(jiǎn)化字表)根據(jù)情況準(zhǔn)備。
2、常用的政策規(guī)定、條令、制度等,特別是和本職工作關(guān)系密切的要準(zhǔn)備好。如果某些政策規(guī)定文件不能個(gè)人保存,則分類記住什么單位、什么時(shí)間制發(fā)的,什么文件號(hào),用的時(shí)候很快就能借到。
3、有關(guān)單位或者所屬單位的通訊地址、電話號(hào)碼等。因?yàn)榈刂凡磺?文件信函郵寄出去不能收到而成為死信,導(dǎo)致耽誤事情的現(xiàn)象屢見不鮮。
4、飛機(jī)、火車、輪船、公共汽車時(shí)刻表及交通方面的'手冊(cè)。
5、中國地圖、世界地圖及有關(guān)地理方面的手冊(cè)。
6、中外歷史年表、重大紀(jì)念日、本單位有關(guān)的重要日子列表。
7、計(jì)量單位簡(jiǎn)表,節(jié)氣、氣象方面的知識(shí)手冊(cè)。
8、漢語拼音字母表、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法簡(jiǎn)表、數(shù)字用法規(guī)定。
9、與本職工作有關(guān)的表格。
一個(gè)秘書人員的腦子不可能記住各方面的事情,準(zhǔn)備點(diǎn)工具書(表)等,用時(shí)查是高效工作所必須的。
一、把必需品放桌上想要在工作效率上有所提升，從辦公桌上下手吧。比如電腦本、筆記本、資料等重要東西，千萬要出現(xiàn)在辦公桌上，不要收在抽屜里。
二、收起無用之物把生活上的一些東西盡可能的收到抽屜里，不僅眼不見為凈，還能很好的排出你的雜念。分神的時(shí)候偶爾看見那些東西會(huì)刻意去把玩兩下，這樣時(shí)間就悄悄溜走了。
三、制定工作目標(biāo)做一個(gè)詳細(xì)的工作目標(biāo)和每天的行程安排，比如上午主要是做什么內(nèi)容的工作，下午是做什么內(nèi)容的工作。或者分的更細(xì)一些，哪個(gè)小時(shí)該干什么，一個(gè)月內(nèi)完成什么任務(wù)等。
拓展：
一、建立個(gè)人與組織同步成長(zhǎng)的有效機(jī)制
個(gè)人和組織的成長(zhǎng)是相輔相成的。個(gè)人在崗位上獲得的報(bào)酬不僅僅包含工資、福利等物資上的報(bào)酬，還包括知識(shí)增長(zhǎng)、能力提升、情感友誼、獲得尊重、職務(wù)晉升、個(gè)人抱負(fù)的實(shí)現(xiàn)等非物質(zhì)報(bào)酬。一是加大對(duì)辦公室人員的培訓(xùn)力度，盡快掌握辦公室工作的知識(shí)和能力，還要了解全局事務(wù)，使每個(gè)辦公室工作人員經(jīng)過在辦公室的鍛煉能夠獨(dú)當(dāng)一面,為個(gè)人發(fā)展打下基礎(chǔ)。二是建立辦公室人員與某一項(xiàng)或幾項(xiàng)業(yè)務(wù)處室定向聯(lián)系的制度，熟悉、掌握某一或某幾項(xiàng)具體的業(yè)務(wù)，辦公室人員“一專多能”，成為多面手。三是逐步建立辦公室人員輪轉(zhuǎn)、晉升和學(xué)習(xí)的機(jī)制，使辦公室人員有更廣闊的發(fā)展空間、更多實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值和夢(mèng)想的機(jī)會(huì)。四是幫助個(gè)人建立職業(yè)生涯規(guī)劃，為個(gè)人成長(zhǎng)和發(fā)展提供美好的愿景，提高個(gè)人工作的積極性、主動(dòng)性。
二、打造團(tuán)結(jié)協(xié)作、榮辱與共的團(tuán)隊(duì)文化
辦公室工作事務(wù)繁雜，靠一人之力往往難以有效完成，必須依靠整個(gè)團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、密切合作。務(wù)必意識(shí)到，一項(xiàng)工作沒有完成或沒有最好的完成，不是一個(gè)人的責(zé)任和榮辱，而是辦公室整個(gè)團(tuán)隊(duì)的責(zé)任和榮辱。一是在合理分工的基礎(chǔ)上建立有機(jī)合作，實(shí)行AB角制度，提升工作能力和合作意識(shí)；二是不定期開展團(tuán)隊(duì)訓(xùn)練，增進(jìn)友誼和感情；三是建立辦公室會(huì)議輪流主持制度，堅(jiān)持民主決策，推動(dòng)自我管理，使人人成為團(tuán)隊(duì)建設(shè)的主人，成為團(tuán)隊(duì)文化的塑建者；四是營(yíng)造輕松、愉快、融洽的工作氛圍，在快樂中工作，在工作中成長(zhǎng)。
三、建立分工明晰、權(quán)責(zé)統(tǒng)一的負(fù)責(zé)機(jī)制
一件事或一項(xiàng)業(yè)務(wù)應(yīng)有一個(gè)人從頭到尾一竿子負(fù)責(zé)到底，其他人予以配合、支持，以建立有效清晰的責(zé)任機(jī)制。辦公室可根據(jù)人員、職責(zé)進(jìn)行分工，實(shí)行一人多崗、一崗多責(zé)。工作崗位的分配要兼顧人員數(shù)量、任務(wù)量、個(gè)人成長(zhǎng)的平衡。根據(jù)現(xiàn)況，可將辦公室崗位分為：
1.發(fā)文秘書，負(fù)責(zé)文秘事務(wù)、簡(jiǎn)報(bào)及所有發(fā)文、綜合性材料的起草、核稿、印制、管理等。
2.收文秘書，負(fù)責(zé)文秘事務(wù)及所有收文傳閱、辦理、傳閱、督查、管理等。
3.機(jī)關(guān)事務(wù)秘書，負(fù)責(zé)辦公用品、印章、會(huì)務(wù)、接待、用車管理等。
4.財(cái)務(wù)，負(fù)責(zé)所有財(cái)務(wù)相關(guān)事務(wù)。
5.人事，負(fù)責(zé)人事相關(guān)工作。
6.檔案管理。
7.駕駛員
四、塑造“日事日畢、日清日高”的辦公室文化
辦公室人少事多、雜，稍有懈怠、拖沓，就會(huì)影響整個(gè)工作的效率。因此，提高效率和質(zhì)量是每個(gè)辦公室人員的必修課，每天的事情必須當(dāng)天完成，工作的質(zhì)量每天都有所提升，養(yǎng)成工作后總結(jié)和反思的習(xí)慣，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，提高工作的效率和質(zhì)量。
五、完善簡(jiǎn)潔高效、規(guī)范合理的程序和制度體系
建立發(fā)文、收文、辦文、車輛管理、會(huì)務(wù)接待、保密、財(cái)務(wù)管理、辦公用品管理、印章管理等一整套的程序和制度體系，致力于高效率和高質(zhì)量的統(tǒng)一。在程序規(guī)范和制度遵守上，辦公室要以身作則，形成一種文化，才能確保不會(huì)忙中出亂，手忙腳亂。
六、形成固定格式、固定模式的標(biāo)準(zhǔn)化管理
對(duì)于常規(guī)性的工作，可采用標(biāo)準(zhǔn)化管理。如會(huì)議接待的席位卡一次制作，可多次使用；會(huì)議回執(zhí)的格式基本統(tǒng)一，形成較固定的模板；發(fā)文的格式制作統(tǒng)一的模板等等。凡是工作中可以形成固定格式、固定模板的盡量形成固定格式或模板，減少不必要的步驟，改進(jìn)工作流程，避免做重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)約時(shí)間，從而有助于提升工作效率和質(zhì)量。對(duì)于日常事務(wù)，還要做好事前準(zhǔn)備工作，才能夠在時(shí)間緊急的情況下較好的完成任務(wù)。
此外，提高行政效率還要在硬件上下功夫，如打印機(jī)配備數(shù)量和質(zhì)量，消耗品的儲(chǔ)備等。更重要的是，提高行政效率要靠整個(gè)團(tuán)隊(duì)的共同努力。
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