學(xué)校檔案資料室管理制度
在社會一步步向前發(fā)展的今天，很多地方都會使用到制度，制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編為大家整理的學(xué)校檔案資料室管理制度，希望能夠幫助到大家。
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1、保密范圍
涉及國家規(guī)定在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項的文件以及關(guān)系到本單位利益、安全和內(nèi)部團(tuán)結(jié)不宜公開的文件材料均屬保密范圍。
2、機(jī)關(guān)全體人員均有保護(hù)國家秘密的義務(wù)。
3、密級具體范圍和劃分
密級檔案分為絕密、機(jī)密、秘密三種
“絕密”：是最重要機(jī)關(guān)秘密，泄密會使機(jī)關(guān)安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害;
“機(jī)密”：是重要機(jī)關(guān)秘密，泄密會使機(jī)關(guān)安全和利益遭受嚴(yán)重的損害;
“秘密”：是一般的機(jī)關(guān)秘密，泄密會使機(jī)關(guān)安全和利益遭受損害;
(1)絕密事項
武裝戰(zhàn)備的設(shè)施、規(guī)劃、動員計劃、部署方案、措施、裝備和圖表。
干部錄用考試的報審試題、試卷、備用卷簽案及評分標(biāo)準(zhǔn)。
(2)機(jī)密事項
檔案庫房的庫藏、內(nèi)容、數(shù)量及保衛(wèi)措施。
重要違紀(jì)案件的查處、工作計劃、請示、報告、內(nèi)部討論情況證據(jù)及未公布的調(diào)查報告處理決定和內(nèi)容通報等。尚未實施的工資調(diào)整辦法、機(jī)關(guān)干部調(diào)整方案。
違紀(jì)案件的控告材料、檢舉材料、檢舉人、舉報人、證人姓名、地址及可能危害其安全的情況。
五年計劃、中長期發(fā)展規(guī)劃。
對外談判中內(nèi)部掌握的方案。對外招標(biāo)的標(biāo)底及方案，統(tǒng)一對外，聯(lián)合對外的具體措施辦法。數(shù)據(jù)庫及計算機(jī)識別檢索編碼、計算機(jī)系統(tǒng)中的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點編號，入網(wǎng)號碼、用戶帳號及口令。黨工委會議、行政會議、紀(jì)委會議記錄、民生生活會和專項會議記錄。
(3)秘密事項
尚未出臺的專業(yè)技術(shù)職稱評審材料及方案。
尚未公布的勞動工資統(tǒng)計報表。
查處一般違紀(jì)案件的計劃、內(nèi)部討論情況、內(nèi)部通報、處理決定。正在審計的、一般審計事項、審計結(jié)果及審計資料。
勞動工資年報、會計年報、業(yè)務(wù)生產(chǎn)統(tǒng)計年報基本建設(shè)年報、檔案統(tǒng)計年報等
干部考察材料。
基建項目的工程設(shè)計文件材料和竣工文件材料。
4、保密規(guī)定
(1)不得在私人交往中涉及國家和機(jī)關(guān)的秘密。
(2)檔案室是機(jī)關(guān)的機(jī)要部門，非檔案室人員不得擅自進(jìn)入庫房，不得隨意翻動檔案。
(3)為維護(hù)本單位利益，任何人不得擅自向外提供、或者利用公開的宣傳工具傳播密級檔案材料。
(4)密級檔案要按規(guī)定范圍閱讀，超過閱讀范圍要經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);閱讀密級檔案不得摘抄和復(fù)印，不得外帶，只限在閱檔室閱讀;如需帶出檔案室或需摘抄、復(fù)印要經(jīng)黨政辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
(5)發(fā)現(xiàn)泄密事件，追究泄密者責(zé)任。
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為加強(qiáng)本公司檔案的保密管理，確保檔案的絕對安全，特制定本制度。
1、主題內(nèi)容與適用范圍
1.1本制度規(guī)定了本公司檔案的一般管理要求。
1.2本制度適用于本公司檔案保密管理。
2、引用標(biāo)準(zhǔn)和政策規(guī)定
《中華人民共和國保密法》
《電力工業(yè)國家秘密及其他密級具體范圍的規(guī)定》(能源部、國家檔案局)
3、管理職能
綜合管理部是本公司檔案保密管理的職能部門。
4、管理內(nèi)容與要求
4.1檔案管理人員必須以身作則模范遵守和執(zhí)行黨和國家有關(guān)保密法規(guī)和制度，保證企業(yè)檔案的絕對安全。
4.2嚴(yán)格掌握檔案材料和資料的查(借)閱范圍及審批手續(xù)，一般檔案材料、資料查閱應(yīng)辦理查閱手續(xù)，由檔案管理人員提供并登記備案。
4.3已歸檔的文件材料和資料一般僅限于在檔案閱檔室內(nèi)查閱，不得外借，任何部室和個人無權(quán)擅自擴(kuò)大查閱范圍和公布檔案內(nèi)容。
4.4查閱檔案材料一般不得摘抄、復(fù)制、拍照、翻印，特殊情況須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并作好記錄。
4.5外單位人員查閱一般檔案應(yīng)持有效介紹信并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱帶有密級檔案須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。
4.6歸檔檔案一般不得帶出公司，特殊情況必須帶出的除辦理借用手續(xù)外，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不準(zhǔn)攜帶檔案材料或資料去公共場所或探親訪友。
4.7查閱涉及機(jī)密性質(zhì)的檔案材料或資料，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4.8檔案一般不借閱，如確因工作需要借用應(yīng)說明借用原因及歸還時間并確保借用期間檔案材料的安全、完整。
4.9檔案材料或資料的轉(zhuǎn)移，批量的必須有指定人員監(jiān)運(yùn)，小量的應(yīng)采用機(jī)要郵遞和專人護(hù)送。
4.10檔案的銷毀必須由指定的監(jiān)督人員監(jiān)銷，不準(zhǔn)作廢紙?zhí)幚怼?/p>
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一、涉密文件信息資料保密管理堅持專人負(fù)責(zé)、專門登記、專柜存放、全程管理、確保安全的原則。
(一)、根據(jù)實際工作需要配備一名保密專干，具體負(fù)責(zé)涉密文件信息資料的日常管理工作。
(二)、建立專門的涉密文件信息制度資料登記制度，與非涉密文件信息資料分別登記管理。
(三)、建立涉密文件信息資料借閱、使用登記制度，借閱和使用涉密文件信息資料，要及時辦理登記手續(xù)，隨時掌握涉密文件信息資料的去向。
二、涉密文件的收文與傳閱
(一)、文件管理人員收到涉密文件后，應(yīng)在專用的登記本上予以登記。登記后，交局辦公室負(fù)責(zé)人確定傳閱范圍。
(二)、文件管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照確定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱。送閱涉密文件應(yīng)使用專用的文件夾，一般應(yīng)當(dāng)面送交，立等收回，嚴(yán)禁隨意放置其辦公桌上。傳閱領(lǐng)導(dǎo)或者工作人員確實因工作需要保留的，也應(yīng)在閱讀(使用)完畢后及時交還或者通知相關(guān)人員收回，不可直接轉(zhuǎn)入下一環(huán)節(jié)。文件管理人員應(yīng)對滯留他處的涉密文件進(jìn)行登記，隨時掌握其去向。
(三)、涉密文件的批示件送達(dá)按涉密文件分發(fā)要求進(jìn)行;批示件辦理完畢后，應(yīng)及時將批示件或者復(fù)印件退還文件管理人員。
三、涉密文件資料的使用保管
(一)、涉密文件信息資料的借閱、復(fù)制、下載
1、借閱涉密文件信息資料，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)、單位的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行報批手續(xù)。
2、涉密文件信息資料一般不得復(fù)制、下載，確因工作需要的，應(yīng)當(dāng)向單位主管領(lǐng)導(dǎo)請求并經(jīng)制發(fā)單位批準(zhǔn)。復(fù)制、下載的涉密文件信息資料視同原件管理。
3、復(fù)制涉密文件信息資料，要履行登記手續(xù)，并不得改變其密級、保密期限和知悉范圍。
(二)、涉密文件信息資料的'保存
1、涉密文件信息資料要存放在鐵質(zhì)文件柜中，與非涉密文件信息資料分別存放，并定期進(jìn)行清查，核對。
2、涉密電子文件應(yīng)當(dāng)存儲在涉密計算機(jī)中。
3、工作人員離開辦公場所，應(yīng)當(dāng)將涉密文件信息資料及時存放在文件柜中。
4、涉密文件信息資料管理人員離崗、離職前，應(yīng)將所保管的涉密文件信息資料全部如數(shù)清退，并辦理移交手續(xù)。
5、需要歸檔的涉密文件信息資料，應(yīng)當(dāng)按照國家檔案管理規(guī)定及時歸檔。
四、涉密文件信息資料的清退銷毀
(一)、每年對本單位的涉密文件信息資料進(jìn)行清理，要逐件進(jìn)行清點，除需留存或者存檔的資料外，一律填寫《銷毀文件目錄》和《涉密載體銷毀登記表》，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審核后送區(qū)保密局統(tǒng)一銷毀，禁止私自銷毀涉密文件信息資料。
(二)、嚴(yán)禁將涉密文件信息資料作為廢品出售給物資廢品收購站。
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一、檔案保管制度
1、檔案管理人員要忠于職守，提高安全保密意識，自覺做好安全防范工作，提高警惕，嚴(yán)守黨和國家機(jī)密，確保檔案資料的完整和安全。
2、檔案庫房每天檢查一次，做到門、窗、櫥柜牢固無損，非工作時間將庫房門、窗關(guān)嚴(yán)鎖好，并切斷庫房電源。
3、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁放易燃物品，注意清潔衛(wèi)生，消防器材定期檢查，努力做到“九防”：防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防污染。
4、非本室工作人員，未經(jīng)批準(zhǔn)，一律不得進(jìn)入檔案庫房，以確保安全。
5、庫房內(nèi)備有溫度計，每天按時記載庫內(nèi)溫度，并選擇有利時機(jī)通風(fēng)。
6、對破損、字跡不清等不易繼續(xù)保管而又需永久、長期保存的檔案資料及時進(jìn)行裱糊和復(fù)制。
7、愛護(hù)室內(nèi)一切設(shè)備，確保設(shè)備完好。
8、管理人員工作調(diào)動時，要嚴(yán)格執(zhí)行交接手續(xù)，在沒有交接前，不得離職。
二、檔案鑒定與銷毀制度
1、檔案材料必須根據(jù)其保管期限進(jìn)行鑒定，對于失去保存價值的檔案材料可予以銷毀。
2、組織檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)組，由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，檔案室牽頭，有關(guān)部門專(兼)職檔案人員組成，共同對所鑒定的檔案材料進(jìn)行審核和監(jiān)銷。
3、通過鑒定需要銷毀的檔案材料，必須編制清冊，并由鑒定領(lǐng)導(dǎo)組逐一審核。確認(rèn)無誤后，簽署意見。
4、鑒定工作完成后，由檔案室和鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組對所要銷毀的檔案材料寫出鑒定小結(jié)和銷毀報告，報請所在地區(qū)檔案業(yè)務(wù)主管部門批準(zhǔn)。
5、要指定專人在規(guī)定的時間和地點進(jìn)行銷毀，任何人都不得擅自處理或任意分散。
6、銷毀檔案時，須由二人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字蓋章，并注明銷毀的方式和日期。
7、銷毀后，必須在原目錄上注銷，并說明鑒定和銷毀日期。
8、銷毀清冊歸入全宗卷，妥善保存。
三、歸檔制度
1、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料必須齊全完整;字跡材料耐久，底稿齊全;文件處理單填寫完整。
2、制作檔案分類大綱、歸檔文件分類科學(xué)，排列合理，保管期限劃分準(zhǔn)確。
3、歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)按規(guī)定分類組卷、歸檔，完成的案卷能正確反映本單位活動的基本面貌，便于保管和利用。裝訂材料符合檔案保護(hù)要求、裝訂規(guī)范，檔號不重、不漏，歸檔章填寫規(guī)范。
4、會計、科技檔案采用國家標(biāo)準(zhǔn)卷皮、卷盒，卷面、卷脊各項目填寫準(zhǔn)確，備考表填寫齊全準(zhǔn)確。
5、實物檔案編號準(zhǔn)確，照片有底片或光盤備份，編寫照片說明
6、檔案移交必須編制移交目錄，交接雙方履行點交和簽字手續(xù)。
四、檔案保密制度
1、檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，增強(qiáng)保密觀念。對黨和國家的機(jī)密，不說、不問、不外傳。
2、任何人借閱檔案必須辦理借閱登記手續(xù)，凡借閱涉及保密內(nèi)容的文件資料，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、檔案人員要提高安全保密意識，如發(fā)現(xiàn)情況要冷靜分析判斷，應(yīng)及時報告領(lǐng)導(dǎo)。
4、不得隱匿、損毀、丟失、出賣和擅自銷毀檔案。
5、不得涂改、偽造檔案。
6、不得公布、抄錄、提供涉及保密內(nèi)容的檔案。
7、不得將檔案、機(jī)密文件資料帶到宿舍和公共場所。
8、非工作人員，不得隨便進(jìn)入檔案庫房。
9、對檔案人員因玩忽職守，造成檔案泄密的，視情節(jié)輕重，給予處分。
五、檔案調(diào)閱(利用)制度
1、凡調(diào)閱利用檔案資料者，需嚴(yán)格履行手續(xù)，填寫“調(diào)閱檔案登記簿”和“利用效果登記表”。
2、本單位工作需要借閱者，只限于在調(diào)閱室里查閱，確需借出時，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，并限期歸還。
3、凡外單位借檔者，須持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，履行借閱手續(xù)，方可借閱。
4、查閱檔案應(yīng)在調(diào)閱室內(nèi)進(jìn)行，調(diào)閱室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得高聲喧嘩。非本室工作人員，不得進(jìn)入檔案庫房。
5、查閱者，必須愛護(hù)檔案，不得拆卷、污損、圈點、劃線、涂改，不得翻閱其他無關(guān)資料。
6、查閱者摘抄或復(fù)制的檔案資料，須經(jīng)本室工作人員核對并加蓋公章，否則一律無效。對摘抄或復(fù)制的材料。要妥善保存，不得丟失。摘抄或復(fù)制有關(guān)機(jī)密資料，必須先經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，如有失密，由摘抄人或復(fù)制人負(fù)責(zé)。
7、本室檔案資料一般不外借，特殊情況必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，一周內(nèi)用畢歸還。
8、查閱人員須按規(guī)定交費(fèi)。
六、檔案統(tǒng)計制度
1、充分認(rèn)識檔案統(tǒng)計工作的重要性，納入檔案室工作議事日程，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確專人。認(rèn)真落實。
2、對檔案室保管的各門類檔案資料，每年要進(jìn)行統(tǒng)計，按統(tǒng)一規(guī)定的統(tǒng)計范圍、格式、項目、要求和計量單位逐項統(tǒng)計，一律用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，字跡工整清晰，不得潦草，按規(guī)定時間匯總上報，確保年報質(zhì)量。
3、在接受、移出、銷毀庫存檔案時，必須及時登記統(tǒng)計。
4、對立卷檔案，必須及時抄好案卷目錄，以便統(tǒng)計。
5、對檔案資料的利用、借閱人次、卷數(shù)等要詳細(xì)登記、以便年終統(tǒng)計。
6、統(tǒng)計人員要認(rèn)真對待統(tǒng)計工作，積極收集和積累原始數(shù)據(jù)，堅持實事求是的原則，統(tǒng)計工作要及時，統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確可靠。并負(fù)責(zé)對所屬單位和部門專(兼)職檔案統(tǒng)計人員的輔導(dǎo)和培訓(xùn)。
7、對統(tǒng)計數(shù)據(jù)要進(jìn)行綜合分析，從中探索內(nèi)在聯(lián)系和發(fā)展變化規(guī)律，為制定檔案工作計劃、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)提供依據(jù)。
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