學校檔案管理系統制度

　　一、檔案管理對象

　　檔案管理的對象是檔案,服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。二者處在從不適應到適應的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統到獨立系統、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統到開放系統而發展的。

　　二、學校檔案管理系統制度（精選15篇）

　　在快速變化和不斷變革的今天，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編幫大家整理的學校檔案管理系統制度（精選15篇），供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　學校檔案管理系統制度1

　　檔案資料管理是學校常規管理的一個重要主成部分。它既是學校管理和教育教學、財務工作的歷史紀錄，又是全校教職工工作成績的客觀見證，是教學常規管理的重要基礎工程。為此，制訂制度如下：

　　1、成立檔案資料室，由校辦負責，校辦干事（檔案資料員）具體負責，其它各職能部門相關負責人協助工作。

　　2、健全文書檔案，堅持專人收拆，及時登記、簽批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時辦理。

　　3、學校行政人事檔案包括行政會議紀錄、文書檔案、人事檔案各種計劃與安排、各種學習記錄。群團教代會材料等分別由相關部門干事負責收集整理交檔案室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

　　4、學校教務檔案包括會議記錄、教師業務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、體育衛生檔案、由相關部門干事負責收集整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

　　5、學校總務部檔案包括會議記錄、校舍、校產檔案、財務檔案、校園建設檔案、人員考核檔案、基建檔案等由相關負責人收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

　　6、學校的。常規管理資料和財會檔案注重平時收集，一般每學期或每學年整理歸檔，。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負責歸檔立卷。

　　7、積極做好檔案資料的（收集、整理、鑒定、立卷）工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。

　　8、積極提供利用，嚴格執行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續，查閱檔案不得隨意借出、不得涂改、抽換和拆散，不得損壞。

　　9、加強檔案的.嚴禁保密，不得泄露。

　　學校檔案管理系統制度2

　　(一)要明確一位副校長分管檔案工作，應建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專柜。配備政治素質好、業務能

　　力強、熱愛檔案工作的專(兼)職人員，并保持相對穩定。

　　(二)要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程；納入分管領導和檔案員工作職責；納入教職工范圍和考核獎懲制度。

　　(三)檔案人員的主要任務：

　　1、負責單位文書、教學、教育、會計、后勤材料的收集、整理、保存、統計、利用和鑒定銷毀工作。

　　文書檔案：是指學校黨、政、工、團(隊)在實際工作中形成的文件材料。

　　教學檔案：是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。

　　教育檔案：是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。

　　會計檔案：是指學校的財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。

　　后勤檔案：是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。

　　2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。

　　3、學校綜合檔案的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔；教學、教育檔案材料每學年結束后立卷歸檔。后勤檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。

　　4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。

　　5、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果；發文應有定稿、印本、附件；來往文書應有請示、批復；處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。

　　6、卷內文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批復在前，請求在后。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫，并拆除卷內金屬物。

　　7、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內文件內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面要用毛筆正楷字填寫，字跡要工整清潔。

　　8、文件材料歸檔后，檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，

　　做到排列有序，并按年代和保管期限編號。

　　(四)綜合檔案室要做到有專室、專柜、專(兼)職人員負責，切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

　　(五)借閱制度

　　1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。

　　2、嚴守檔案材料機密，不準隨便轉借檔案。未經許可不得擅自摘錄和復制。

　　3、愛護檔案，不得拆卷、涂改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。

　　4、經批準摘錄的材料，要經檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對無誤后蓋章。

　　5、外借檔案必須經主管領導同意，并向檔案人員辦理借閱登記手續。借出時間，一般不得超過七天，超過時間另行辦理手續。

　　(六)檔案工作人員要熟悉檔案，了解需求，積極主動地做好檔案的提供利用工作。檔案室應根據工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數字匯集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料，為提供利用檔案創造條件。

　　(七)學校檔案的鑒定與銷毀。學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門有關檔案鑒定的規定。認真做好檔案的鑒定工作。對超過保管期限，失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見，并填寫銷毀清冊，報本單位領導和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。銷毀時應指定二人監銷，并在銷毀清冊上簽字，防止失密。

　　學校檔案管理系統制度3

　　第一章 總則

　　第一條 為規范海南省中等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和《海南省檔案管理辦法》等有關規定，結合海南省中等學校檔案工作實際，制定本辦法。

　　第二條 本辦法所稱的海南省中等學校檔案，是指海南省完全中學、高級中學、中等職業學校從事教育、教學、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

　　第三條 中等學校檔案工作是學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃、工作計劃，列入學校重要議事日程。

　　第四條 海南省教育廳主管全省中等學校檔案工作，各市、縣教育行政部門具體分管本行政區域內中等學校檔案工作。

　　海南省檔案局和各市、縣人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對中等學校檔案工作的業務指導、監督和檢查。

　　第五條 中等學校檔案工作由中等學校校長領導，其主要職責是：

　　(一)貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策，批準學校檔案工作規章制度；

　　(二)將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；

　　(三)建立健全與辦學規模相適應的學校檔案管理機構，配備好專職工作人員，建立設施完善的檔案庫房，落實檔案管理工作所需經費；

　　(四)研究決定學校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。

　　分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。

　　第二章 機構設置與人員配備

　　第六條 中等學校設立綜合檔案室，作為學校的教輔機構，由一名副校長分管。

　　第七條 綜合檔案室是保存和提供利用學校檔案的專門機構，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。

　　第八條 綜合檔案室的管理職責：

　　(一)貫徹執行國家和省有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學校檔案工作；

　　(二)擬訂檔案工作規章制度，并負責貫徹落實；

　　(三)負責接收、征集、整理、鑒定、統計和保管學校的各類檔案及有關資料；

　　(四)開展檔案的開放和利用工作，編制檢索工具，編研檔案史料，開發檔案信息資源；

　　(五)組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；

　　(六)開展學校檔案人員的業務培訓；

　　(七)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能；

　　(八)開展校內外檔案工作協作、學術研究和交流活動。

　　第九條 綜合檔案室設主任一名，享受學校中層管理人員待遇，根據需要可以設副主任一至二名。

　　綜合檔案室主任應當具備以下條件：

　　(一)熱愛檔案事業，具有中級以上(含中級)專業技術職務任職經歷；

　　(二)有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；

　　(三)年富力強，身體健康。

　　第十條 中等學校應當為綜合檔案室配備專職檔案管理工作人員，各部門應設立兼職檔案員。

　　專職檔案管理工作人員必須是在編的干部，其編制人數由學校參照有關規定并根據本校檔案數量和工作任務確定。

　　第十一條 中等學校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案專業知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。

　　第十二條 中等學校檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、管理人員同等待遇。

　　第十三條 中等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案專職工作人員，應當按照法律法規的有關規定采取有效的防護措施，并按照有關規定予以補助。

　　第三章 檔案管理

　　第十四條 中等學校檔案應實行集中統一管理，確保檔案的完整、準確、系統、安全。

　　第十五條 中等學校應當建立、健全檔案工作規章制度，明確崗位職責，提高學校檔案管理水平。

　　第十六條 中等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，文件材料的歸檔范圍是：

　　(一)文書類：主要包括黨務、行政、外事、出版等活動形成的文件材料；儀器設備購置合同書、招投標書等。

　　(二)學生類：主要包括中等學校培養的學歷教育學生的初中畢業檔案、中等學校入學登記表、體檢表、學籍記錄、獎懲記錄、黨團組織材料、畢業生登記表等。

　　(三)教育教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究、德育教育等活動中形成的文件材料。

　　(四)基本建設類：主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。

　　(五)財會類：主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。

　　(六)聲像類：主要包括本校各項活動中直接形成的照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、光盤等聲像載體材料。

　　(七)實物類：主要包括本校在各項活動中形成的有保存價值的獎品、印章、禮品、名人字畫等實物材料。

　　第十七條 中等學校實行文件材料形成部門整理制度。

　　學校各部門兼職檔案人員應當按照歸檔文件整理或立卷要求，及時收集、整理本部門產生的文件材料，經檢查合格后向學校綜合檔案室移交。

　　第十八條 歸檔的文件材料應當質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(gb/t 18894-2002)執行。

　　第十九條 中等學校綜合檔案室應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制；對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管。

　　第二十條 中等學校綜合檔案室應定期對檔案進行鑒定。對失去保存價值的檔案，經同有關部門鑒定并登記造冊報校長批準后，予以銷毀。未經鑒定和批準的檔案，不得銷毀。

　　第二十一條 中等學校保管的檔案在國家需要時，應當提供所需的檔案原件或者復制件。

　　第二十二條 中等學校的個人對其從事教育教學、管理等職務活動所形成的各種載體形式的文件材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有。

　　對于個人在其非職務活動中形成的各種載體形式的重要材料，綜合檔案室可以通過征集、代管等形式進行管理。

　　第二十三條 中等學校綜合檔案室應當對所保存的檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向學校負責人報告，及時處理。

　　第二十四條 中等學校綜合檔案室應當認真執行檔案統計年報制度，并按照國家有關規定報送檔案工作基本情況。

　　第二十五條 中等學校要有計劃地為檔案部門配置檔案保管和提供利用的必要設備，加快數字檔案室建設，保障檔案數字化與學校信息化建設同步進行。

　　第四章 檔案的開放與利用

　　第二十六條 中等學校綜合檔案室應當按照國家有關規定開放檔案。未經學校授權，其他任何組織或者個人無權開放學校檔案。

　　屬下列情況之一者，不對外開放：

　　(一)涉及國家秘密的；

　　(二)涉及專利或者技術秘密的；

　　(三)涉及個人隱私的；

　　(四)檔案形成單位規定限制利用的。

　　第二十七條 凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續后，均可以利用已公布的檔案。

　　境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關規定辦理。

　　第二十八條 查閱、摘錄、復制未開放的檔案，應當經綜合檔案室負責人批準。涉及未公開的技術問題，應當經檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應當經學校保密工作部門批準。

　　第二十九條 中等學校綜合檔案室提供利用的重要、珍貴的檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應當經綜合檔案室負責人批準。

　　第三十條 中等學校應當設立檔案開放閱覽室，并編制必要的檢索工具，提供開放檔案目錄、計算機查詢系統等，為利用檔案創造便利條件。

　　第三十一條 中等學校綜合檔案室是學校出具檔案證明的唯一機構，加蓋綜合檔案室公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。

　　綜合檔案室應當為社會利用檔案創造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用；用于個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用。

　　社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，綜合檔案室應當無償和優先提供。

　　第三十二條 寄存在綜合檔案室的檔案，歸寄存者所有。綜合檔案室如果需要向社會提供利用，應當征得寄存者同意。

　　第三十三條 中等學校綜合檔案室應當積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公開檔案，應當經檔案形成單位同意，并報請校長批準。

　　第五章 條件保障

　　第三十四條 中等學校應當將學校檔案工作所需經費列入學校預算，保障檔案工作的正常開展。

　　第三十五條 中等學校應當為綜合檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應檔案事業發展需要或者不符合檔案保管要求的庫房，要及時進行改擴建或者新建。

　　存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。

　　第六章 獎勵與處罰

　　第三十六條 中等學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：

　　(一)在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；

　　(二)在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的；

　　(三)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給學校的；

　　(四)同違反檔案法律法規的行為作斗爭，表現突出的。

　　第三十七條 有下列行為之一的，中等學校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

　　(一)玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；

　　(二)違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

　　(三)涂改、偽造檔案的；

　　(四)擅自出賣、贈送、交換檔案的；

　　(五)不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；

　　(六)其他違反檔案法律法規的行為。

　　第七章 附則

　　第三十八條 中等學校人事類檔案、附屬單位的檔案管理，由學校根據實際情況自主確定。

　　第三十九條 初級中學、九年一貫制學校、小學、幼兒園可參照本辦法執行。

　　第四十條 本辦法自發文之日起施行。

　　學校檔案管理系統制度4

　　一、檔案的收集

　　要充分認識校舍檔案收集的意義，在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。

　　1、收集之前要明確歸檔范圍、時間、要求。

　　2、應有積極態度和主動精神，不能坐門等客。

　　3、一式二份，正本放教育委員會，副本存學校。

　　4、當撤銷學校的校舍檔案，應全部移交給市教育委員會。

　　二、校舍檔案管理

　　1、邊鑒定邊整理，按要求進行分類、組卷，文件排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。

　　2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持文件之間的歷史聯系，利用原有基礎，便于保管和利用。

　　3、檔案整理要充分利用原有的基礎。

　　4、檔案的整理必須便于保管和利用。

　　三、檔案的保管

　　按要求設立庫房，庫房的要求達到“十防”，按要求設置保管設備，材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數量、名稱。

　　四、檔案的移交

　　交接雙方必須根據案卷目錄清點核對，并在交接收據上簽名蓋章，其收據一式三份，交接雙方各一份，會計一份。

　　五、查閱和借閱

　　1、首先辦理查閱或借閱手續，外單位查閱或借閱須持介紹信和領導批準手續。

　　2、查閱或借閱，只允許在檔案室進行。

　　3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉讓他人閱覽、缺頁等，嚴守保密規定，歸還時清點清楚。

　　4、查閱或借閱時，嚴禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染檔案。

　　六、檔案保密

　　檔案室必須有安全保證，措施到位，查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱后不能亂說，閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊，經領導審批后，二人以上人員監銷。

　　七、清銷

　　1、清銷之前，首先由管理員定期和不定期對檔案進行統計，如發現確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值，經鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。

　　2、清銷應有二人以上人員監銷，以防失泄機密。

　　3、要遵守保密規定，堅持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購站。

　　學校檔案管理系統制度5

　　第一章　總　　則

　　第一條　為規范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，制定本辦法。

　　第二條　本辦法所稱的高等學校檔案(以下簡稱高校檔案)，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

　　第三條　高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。

　　第四條　國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作。

　　國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查。

　　第五條　高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責是：

　　(一)貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策，批準學校檔案工作規章制度；

　　(二)將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；

　　(三)建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費；

　　(四)研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。

　　分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。

　　第二章　機構設置與人員配備

　　第六條　高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。

　　具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：

　　(一)建校歷史在50年以上；

　　(二)全日制在校生規模在1萬人以上；

　　(三)已集中保管的檔案、資料在3萬卷(長度300延長米)以上。

　　未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。

　　第七條　高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。

　　需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據實際需要設立分室單獨保管。分室是高校檔案機構的分支機構。

　　第八條　高校檔案機構的管理職責是：

　　(一)貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學校檔案工作；

　　(二)擬訂學校檔案工作規章制度，并負責貫徹落實；

　　(三)負責接收(征集)、整理、鑒定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料；

　　(四)編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源；

　　(五)組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；

　　(六)開展檔案的開放和利用工作；

　　(七)開展學校檔案工作人員的業務培訓；

　　(八)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能；

　　(九)開展國內外檔案學術研究和交流活動。

　　有條件的高校檔案機構，可以申請創設愛國主義教育基地。

　　第九條　高校檔案館設館長一名，根據需要可以設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名，根據需要可以設副主任一至二名。

　　館長、副館長和綜合檔案室主任(館長和綜合檔案室主任，以下簡稱為高校檔案機構負責人)，應當具備以下條件：

　　(一)熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷；

　　(二)有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；

　　(三)年富力強，身體健康。

　　第十條　高等學校應當為高校檔案機構配備專職檔案工作人員。

　　高校專職檔案工作人員列入學校事業編制。其編制人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務確定。

　　第十一條　高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。

　　第十二條　高校檔案機構中的專職檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。

　　第十三條　高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，應當按照法律法規的有關規定采取有效的防護措施防止職業中毒事故的發生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并可以按照有關規定予以補助。

　　第三章　檔案管理

　　第十四條　高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。

　　第十五條　高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：

　　(一)黨群類：主要包括高等學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。

　　(二)行政類：主要包括高等學校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。

　　(三)學生類：主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

　　(四)教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發布的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》((87)教辦字016號)的相關規定執行。

　　(五)科研類：按原國家科委、國家檔案局發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》(國檔發〔1987〕6號)執行。

　　(六)基本建設類：按國家檔案局、原國家計委發布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》(國檔發〔1988〕4號)執行。

　　(七)儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備(價值在10萬元以上)的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。

　　(八)產品生產類：主要包括高等學校在產學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

　　(九)出版物類：主要包括高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。

　　(十)外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料；學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。

　　(十一)財會類：按財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)執行。

　　高等學校可以根據學校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。

　　第十六條　高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。

　　學校各部門負責檔案工作的'人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構移交。

　　第十七條　歸檔的檔案材料應當質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)執行。

　　學校檔案管理系統制度6

　　為提高教師素質，塑造教師形象，造就一支“思想堅定、業務精通，精于奉獻、富于創新”的適應新時期教育發展需要的高素質教師隊伍，學校特建立個人師德檔案，以監督教師行為，培養教師美德，促進師德行風建設，提升教育教學質量，師德師風建設個人檔案。

　　一、為切實加強對教師師德檔案的建設、管理，確保教師師德檔案制度建設的長期化、管理的規范化，特制定本制度。

　　二、教師師德檔案的管理由學校黨政辦公室負責，歸入學校綜合檔案室設專柜管理。

　　三、教師師德檔案管理員要定期收集如下資料，并裝入教師師德檔案：

　　1、教師師德總結；

　　2、師德考評自測評分表；

　　3、教師互評評分表；

　　4、領導打分表；

　　5、家長打分表；

　　6、學生打分表等相關資料。

　　四、按教師獎懲情況，根據教師行為和業績，在教師加分表、扣分表上按時如實作好記載。

　　五、加強庫房管理，做好防盜、避光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲等工作。

　　六、嚴格履行檔案移交、接收等手續。

　　七、認真做好檔案的鑒定工作，不得擅自修改和銷毀檔案。如需修改或銷毀，必須首先填寫修改或銷毀情況記載，并由考評小組全體成員簽名方可。

　　學校檔案管理系統制度7

　　一、信息中心的所有檔案管理由中心辦公室負責，行政檔案和技術檔案分類編號管理。

　　二、歸檔文件材料要認真收集、積累、保管和整理立卷，保證檔案完整、準確、系統。

　　三、歸檔案卷要組卷合理，編寫頁碼準確，案卷目錄、卷內目錄備考表填寫清楚，案卷標題簡明扼要。

　　四、信息中心在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本部門關系很密切的文件材料（包括公文、制度、會議、電話記錄、各種圖紙、種類登記表、報表、名冊、說明書、光盤、錄像帶、視頻資源、各類合同及復印件等）都屬收集歸檔范圍，應按規定的范圍、時間和要求交由中心辦公室歸檔。

　　五、由信息中心管理的所有服務器，交換機，路由器、防火墻等設備的用戶名和密碼口令為絕密資料。由業務系統管理員和信息中心負責人掌握，并登記在密碼本上，密碼本為絕密資料，必須妥善保存，不得泄露內容；對在涉及到學校及師生員工的各種數據和資料（如賬戶、密碼等）屬于學校機密，必須嚴格保密，嚴禁打聽、泄露和外傳。

　　六、建好管理檔案、人員信息檔案、設備信息檔案、工作考核檔案和圖書資料檔案。路由器、交換機和服務器、防火墻配置參數，網絡拓撲圖、網絡布線圖、虛網劃分、 IP 地址分配等文檔為機密資料，由業務系統管理員建檔裝訂保存，不得向信息中心以外的人員透露內容，網絡系統集成參數變更時，須及時修改、變更 ， 永遠保持網絡系統集成參數同步。

　　七、所有設備的說明書、各種文字資料和隨機軟件為系統重要資料，必須登記、編號、造冊，由業務系統管理員建檔保存 ， 重要資料只限于在信息中心內查詢；中心購買的科技圖書、科技雜志等，須進行登記、編目，禁止中心以外的人員借閱。內部人員借閱須由辦公室進行登記，并限期歸還。

　　八、主動接受學校檔案館的業務指導和監督檢查，按規定時間向學校檔案部門歸檔。丟失或損壞中心的文件、文檔資料而造成不良影響者，則視其情節輕重予以賠償直至行政紀律處分。

　　九、積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。

　　學校檔案管理系統制度8

　　為貫徹原國家教委《高等學校實驗室工作規程》的精神和規定，科學規范地做好實驗室工作的檔案管理，參照原國家教委頒發的《基礎課教學實驗室評估辦法和標準》及《關于報送實驗室及儀器設備統計報表和數據》中的具體要求，制定本制度。

　　一、實驗室工作檔案管理的對象

　　凡屬經學校正式批準建制的教學實驗室，在其建設、改革與固定資產設備使用、流通中涉及的國家及主管部委、省、市政府有關法規、文件；學校有關文件、管理制度、重要技術資料（含實驗室發展情況與大型精密貴重設備資料）均需分類建立實驗室工作檔案。根據學校檔案工作的統一管理要求，除校檔案室已直接立卷管理項目外，實驗室設備處、各實驗教學中心、各教學實驗室應分別建立相應的實驗室工作檔案。

　　科研實驗室的工作檔案管理按照科學技術處的有關規定進行管理。

　　二、實驗室工作立卷歸檔的內容

　　1、實驗室及設備管理工作法規、制度文件卷：

　　（1）國家及國家教育部與各部委、市教委有關實驗室工作的法規文件；

　　（2）學校有關實驗室發展建設與改革等文件；

　　（3）實驗室建制審批（含實驗室建立、合并、調整、撤消等）文件；

　　（4）實驗室管理的各項規章制度；

　　（5）實驗室建設發展規劃；

　　（6）實驗室年度工作總結及實驗室內工作人員考核表等。

　　2、以學校名義向上級部門定期或不定期報出的實驗室工作的各種報告、報表或數據卷：

　　a、實驗室基本情況類

　　（1）學校各實驗室任務及人員情況學年度數據傳送數據與報表；

　　（2）學校實驗項目學年度數據傳送數據與報表；

　　（3）學校專職實驗室工作人員學年度數據傳送數據與報表；

　　（4）學校基礎課教學實驗室基本情況學年度數據傳送數據與報表。

　　b、設備管理類

　　（1）學校各實驗室教學科研儀器設備年度數據傳送數據與報表（單價為800元及其以上之設備）；

　　（2）學校各實驗室教學科研儀器設備增減情況傳送數據與報表；

　　（3）學校各實驗室教學、科研精密貴重儀器設備年度使用情況數據傳送數據與報表（單臺（套）價為20萬元及其以上之設備）。

　　3、實驗室管理卷：

　　（1）實驗室環境條件的增擴與實驗室改革方案文件；實驗室工作的評估；實驗室工作人員及其變更情況；實驗室管理方面的重要實施細則；實驗室主任工作守則與工作人員崗位責任制等；

　　（2）儀器設備固定資產卡片（按單位與設備編號排序）；

　　（3）大型精密貴重儀器設備技術檔案。

　　大型精密貴重儀器設備檔案管理，應包括每臺儀器設備申購時的可行性論證報告、訂貨合同、裝箱單、使用說明書、技術資料、驗收報告及其履歷本、降等降級報告和儀器設備的報損報廢等資料（其中使用說明書和技術資料經校檔案室建檔后可由實驗室借用保管）。

　　4、實驗教學管理卷：

　　（1） 實驗教學大綱、教材、講義、實驗指導書；

　　（2） 每學年度實驗教學計劃安排表；

　　（3） 實驗題目（項目）的更新、改造與淘汰等資料；

　　（4） 實驗教學課、題目（項目）卡片（統一建立實驗項目庫）。

　　三、檔案的查閱與管理辦法

　　1、實驗室設備處負責職能范圍內有關實驗室工作檔案管理；

　　2、各實驗室每學年度或每年度應按要求按時上報有關歸檔資料；

　　3、單位或個人因工作需要查閱或借用有關檔案資料者，均按學校檔案管理的有關規定辦理查閱或借用手續并按時歸還；

　　4、檔案資料原則上應保留原件，特殊情況經主管處領導批準后可使用復印件。

　　四、附則

　　1、本制度由實驗室設備處解釋；

　　2、本制度自下發之日起執行。

　　學校檔案管理系統制度9

　　實驗室檔案工作是學校檔案工作的重要組成部分，是辦好學校的一項基礎工作。為了充分發揮檔案在教學、科研和學校管理等工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案實施辦法》和《普通高等學校檔案管理辦法》的規定，特制定本辦法。

　　一、實驗室檔案管理的職責任務

　　1、全校實驗室工作檔案由實驗室與設備管理處立卷歸檔，并交檔案館保存。

　　2、實驗室檔案工作，應在學校檔案館指導、監督下進行。

　　3、各實驗室檔案由實驗室主任（或指定專人）負責整理。

　　二、實驗室檔案的基本內容

　　（一）實驗室建設與管理辦公室歸檔：

　　1、實驗教學的教學大綱、教材（包括自編教材），實驗教學項目卡，實驗教學改革情況及成果、論文，實驗室教學科研任務完成情況

　　2、實驗室建設計劃和成果

　　3、實驗室人員管理情況

　　4、實驗室的開放、對外服務情況及利用效率

　　（二）設備管理辦公室歸檔：

　　1、儀器設備管理的帳目、卡片及變動情況

　　2、設備技術改造和開發過程中形成的技術文件材料

　　3、重大事故的調查分析及處理意見

　　4、機電產品進口設備許可證，科教儀器用品免稅登記表

　　三、實驗室工作檔案的收集

　　1、實驗室負責檔案收集的人員，必須熟悉檔案管理的基本知識，工作嚴謹求實，努力維護檔案材料的完整、準確、系統與完全

　　2、承辦人在文件材料收集完整齊全后整理組卷，按實驗室與設備管理處下發的材料項目收集上交

　　3、教學實驗室應在次學年底寒假前立卷歸檔完畢，科研實驗室應在項目完成后兩個月內立卷歸檔完畢。

　　學校檔案管理系統制度10

　　一、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平，忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，并經考核取得崗位資格證書。

　　二、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統（行業）有關檔案工作的法規及規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領導報告，并根據《檔案法》及有關規定，追究當事人的責任。

　　三、熟悉本單位和本系統業務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

　　四、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規范化的要求，逐步實現檔案管理現代化。

　　五、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保管價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經領導批準后和有關人員一起進行認真負責的銷毀。

　　六、保持庫房的整潔衛生，檔案框架排列有序。認真做好檔案“八防”工作，定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

　　七、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，編制利用效果實例和檔案信息。

　　八、積極開發檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足單位領導和各項業務工作的需要。

　　九、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、設備開箱驗收會、基建工程竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，并在有關文件上簽名蓋章。

　　十、做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時、準確地向檔案行政管理部門及教育主管部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。

　　學校檔案管理系統制度11

　　第一條 安全工作檔案是學校檔案的重要組成部分，反映了當時學校安全工作情況，為今后開展工作提供參考資料和文獻。建立學校安全工作檔案管理制度，完善學校安全工作檔案，對于促進學校安全工作規范化、制度化具有重要意義。

　　第二條 學校安全工作檔案臺帳堅持實事求是原則，客觀全面地反映本單位安全工作的開展情況。

　　第三條 學校安全工作檔案管理由安全領導小組辦公室負責。各部門組織開展的安全工作必須做好記錄，并及時上交學校安全領導小組辦公室，學年末統一交檔案室整理保管。

　　第四條 安全工作檔案要有統一的分類標準，將文件材料分門別類歸檔。

　　第五條 學校安全工作檔案一般應保存三年，重要的作長期保存。

　　第六條 學校安全工作檔案內容主要包括：

　　（一）學校安全工作組織機構及人員；

　　（二）學校安全工作規章制度；

　　（三）學期安全工作計劃和總結；

　　（四）學校簽訂的安全工作責任書留底以及教職工安全工作考核情況；

　　（五）有關安全工作的各類文件；

　　（六）研究安全工作的會議記錄；

　　（七）學校安全法制宣傳教育活動的方案、實施過程記錄等相關材料；

　　（八）安全工作檢查、隱患排查和專項整治的工作方案、排查情況記錄、治理結果記錄等。

　　（九）突發事故應急預案以及演練情況記錄；

　　（十）學校教職工安全培訓材料；

　　（十一）學校發生的各類安全事故以及調查處理結果記錄；

　　（十二）學校安全設施建設及安全經費投入情況；

　　（十三）心理問題學生、行為問題學生、特殊體質學生檔案；

　　（十四）學生接送車相關材料；

　　（十五）上級布置的各類安全工作完成情況、上報的材料留底。

　　學校檔案管理系統制度12

　　一、檔案的建立

　　（一）建立健全校各類檔案，目的主要在于為學校領導、上級有關部門領導全面分析、總結、部署及調度學校工作作出決策提供科學可靠的依據。

　　（二）全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案。

　　二、檔案立卷歸檔

　　（一）凡是本單位具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍。

　　（二）檔案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、編制目錄，進袋入檔。

　　（三）凡檔案資料收集范圍目錄中未編入，但確有使用、保存價值的其他資料，學校可根據需要自行決定是否保存。

　　三、檔案補充

　　（一）教職工考核、晉升專業技術職務，獲得獎懲等材料要及時收入個人檔案。

　　（二）文件、函件由檔案人員統一分類編號登記，交校有關領導閱后即立卷歸檔。

　　（三）校內印發的文件是檔案補充的重點，平時校長室、教務處、德育處、總務處、工會、團隊等部門應將有關材料分類保存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。

　　四、檔案查閱

　　（一）校內人員借閱業務性檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意后方可查閱，并要辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。

　　（二）凡未經整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱。

　　五、檔案安全保密

　　（一）嚴守有關保密守則，加強檔案管理人員的組織紀律。

　　（二）檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔干燥，自然通風，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

　　學校檔案管理系統制度13

　　為不斷加強學校檔案的保管、保密和利用工作，根據依法治檔的原則，特制訂如下制度：

　　一、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》，以及其它有關檔案工作的規定。

　　二、凡已入檔的各類檔案，須經統一分類登記、編目、科學管理，妥善存放，并制訂案卷目錄等索引查詢工具。

　　三、設立檔案庫，配置專業存檔箱柜，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲等安全防范工作，定期檢查保管情況，確保檔案安全，做到無丟失、無霉變、無蟲蛀、無差錯。

　　四、對已過保管期限，需銷毀的檔案材料，要清理造冊，報校領導批準。

　　五、檔案責任人應嚴格遵守國家工作人員保密守則，非檔案工作人員未經許可，不得擅自進入檔案室。

　　六、屬保密范疇內的檔案，利用者須報經校領導同意后方可查閱，查閱檔案時與利用目的無關的章節，請勿翻閱或摘錄。

　　七、凡有需查閱檔案者，查閱時不得把案卷拆散、涂改、損毀或轉讓他人。

　　八、利用者如須摘錄、復印有關檔案，一般的經檔案員同意，重要的機密檔案須經校領導批準后方可摘錄。

　　九、外來人員需利用本單位檔案的，需持單位介紹信，并注明利用目的，經校領導同意，方能查閱。

　　十、做好檔案利用記錄工作，檔案員有權向利用者收集利用效果；利用者有義務向檔案室反饋利用效果。

　　十一、檔案工作人員對檔案材料要定期全面檢查，發現問題應及時改進。

　　學校檔案管理系統制度14

　　一、檔案室應以科學、堅固、安全為基本條件，標準溫度為14—24℃，標準相對濕度為45—60%，應裝備必要的防火、防盜、防潮、防塵、防強光、防高溫、防蟲等設施。

　　二、庫房的檔案柜、架按要求進行排放，對接收來的檔案要進行分類、登記、統計和必要的加工整理。

　　三、檔案室應納入學校自動化管理系統，根據工作需要要逐步設置計算機、復印機、照相機等現代化管理設備。

　　四、檔案部門應對檔案的安全定期組織檢查，記錄在案，發現問題，及時解決。

　　五、檔案室工作人員調、換工作時應有嚴格的交接手續。

　　六、非工作人員不得擅自進入檔案室，節假日加強保衛工作。

　　七、檔案保管工作，必須認真嚴格地按照各項規章制度辦事，不得徇私舞弊，玩忽職守。

　　學校檔案管理系統制度15

　　一、庫房內檔案要根據不同門類和載體，區分不同價值分別編好序號，科學地系統地排列上架，認真地保管。

　　二、有符合要求且比較寬裕的檔案庫房，配備了標準的能滿足需要的檔案柜架，案卷裝具符合國家標準。

　　三、保持庫房整潔衛生，檔案柜架排列整齊，檔案存放位置正確，索引規范。室內嚴禁吸煙、點燈、用電爐，嚴禁存放易燃、易爆、易腐物品，庫內無霉、蟲及雜物堆放現象。

　　四、嚴格按照“八防”的要求，采取有效措施，不斷改善檔案保管條件。添置必要的設施設備，并充分發揮其作用，堅持做好室內溫濕度調控，按照通風降溫四原則隨時開窗通風或開機降溫去濕。在檔案柜內要存放防蟲、防霉藥品，定期更換。

　　五、要定期檢查各種設施設備，保證各種設備的完好無損，若發現設備損壞或出現故障，要及時修理和排除。

　　六、庫房和檔案柜架的鑰匙必須專人保管，不得丟失和亂放，更不能隨便轉借他人。檔案人員每天下班時要堅持檢查電燈、電路和門窗情況，發現問題及時解決。

　　七、各種門類的檔案進入或移出檔案室，必須造具清冊，履行交接手續。每半年對室藏檔案進行一次全面檢查和清理核對，做到目錄和庫存相符，確保檔案完整安全。如因保管不善造成檔案損壞或丟失，要追究有關人員責任。

　　八、檔案庫房是機要重地，非檔案管理人員未經許可，不得隨便進入。

　　九、按照《全宗卷規范》建立全宗卷，注意收集、整理、接續全宗卷內容，使全宗卷內容全面、規范、完善。

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