檔案收集管理制度

時間：2022-01-10 16:01:33 檔案收集管理制度我要投稿

檔案收集管理制度

　　在社會一步步向前發展的今天，很多地方都會使用到制度，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編為大家整理的檔案收集管理制度，希望能夠幫助到大家。

　　檔案收集管理制度1

　　1、保密范圍

　　涉及國家規定在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項的文件以及關系到本單位利益、安全和內部團結不宜公開的文件材料均屬保密范圍。

　　2、機關全體人員均有保護國家秘密的義務。

　　3、密級具體范圍和劃分

　　密級檔案分為絕密、機密、秘密三種

　　“絕密”：是最重要機關秘密，泄密會使機關安全和利益遭受特別嚴重的損害;

　　“機密”：是重要機關秘密，泄密會使機關安全和利益遭受嚴重的損害;

　　“秘密”：是一般的機關秘密，泄密會使機關安全和利益遭受損害;

　　(1)絕密事項

　　武裝戰備的設施、規劃、動員計劃、部署方案、措施、裝備和圖表。

　　干部錄用考試的報審試題、試卷、備用卷簽案及評分標準。

　　(2)機密事項

　　檔案庫房的庫藏、內容、數量及保衛措施。

　　重要違紀案件的查處、工作計劃、請示、報告、內部討論情況證據及未公布的調查報告處理決定和內容通報等。尚未實施的工資調整辦法、機關干部調整方案。

　　違紀案件的控告材料、檢舉材料、檢舉人、舉報人、證人姓名、地址及可能危害其安全的情況。

　　五年計劃、中長期發展規劃。

　　對外談判中內部掌握的方案。對外招標的標底及方案，統一對外，聯合對外的具體措施辦法。數據庫及計算機識別檢索編碼、計算機系統中的網絡節點編號，入網號碼、用戶帳號及口令。黨工委會議、行政會議、紀委會議記錄、民生生活會和專項會議記錄。

　　(3)秘密事項

　　尚未出臺的專業技術職稱評審材料及方案。

　　尚未公布的勞動工資統計報表。

　　查處一般違紀案件的計劃、內部討論情況、內部通報、處理決定。正在審計的、一般審計事項、審計結果及審計資料。

　　勞動工資年報、會計年報、業務生產統計年報基本建設年報、檔案統計年報等

　　干部考察材料。

　　基建項目的工程設計文件材料和竣工文件材料。

　　4、保密規定

　　(1)不得在私人交往中涉及國家和機關的秘密。

　　(2)檔案室是機關的機要部門，非檔案室人員不得擅自進入庫房，不得隨意翻動檔案。

　　(3)為維護本單位利益，任何人不得擅自向外提供、或者利用公開的宣傳工具傳播密級檔案材料。

　　(4)密級檔案要按規定范圍閱讀，超過閱讀范圍要經檔案主管領導批準;閱讀密級檔案不得摘抄和復印，不得外帶，只限在閱檔室閱讀;如需帶出檔案室或需摘抄、復印要經黨政辦負責人批準。

　　(5)發現泄密事件，追究泄密者責任。

　　檔案收集管理制度2

　　為加強本公司檔案的保密管理，確保檔案的絕對安全，特制定本制度。

　　1、主題內容與適用范圍

　　1.1本制度規定了本公司檔案的一般管理要求。

　　1.2本制度適用于本公司檔案保密管理。

　　2、引用標準和政策規定

　　《中華人民共和國保密法》

　　《電力工業國家秘密及其他密級具體范圍的規定》(能源部、國家檔案局)

　　3、管理職能

　　綜合管理部是本公司檔案保密管理的職能部門。

　　4、管理內容與要求

　　4.1檔案管理人員必須以身作則模范遵守和執行黨和國家有關保密法規和制度，保證企業檔案的絕對安全。

　　4.2嚴格掌握檔案材料和資料的.查(借)閱范圍及審批手續，一般檔案材料、資料查閱應辦理查閱手續，由檔案管理人員提供并登記備案。

　　4.3已歸檔的文件材料和資料一般僅限于在檔案閱檔室內查閱，不得外借，任何部室和個人無權擅自擴大查閱范圍和公布檔案內容。

　　4.4查閱檔案材料一般不得摘抄、復制、拍照、翻印，特殊情況須經公司領導批準并作好記錄。

　　4.5外單位人員查閱一般檔案應持有效介紹信并經領導同意。查閱帶有密級檔案須經公司領導同意。

　　4.6歸檔檔案一般不得帶出公司，特殊情況必須帶出的除辦理借用手續外，應嚴格遵守保密規定，不準攜帶檔案材料或資料去公共場所或探親訪友。

　　4.7查閱涉及機密性質的檔案材料或資料，須經公司領導批準。

　　4.8檔案一般不借閱，如確因工作需要借用應說明借用原因及歸還時間并確保借用期間檔案材料的安全、完整。

　　4.9檔案材料或資料的轉移，批量的必須有指定人員監運，小量的應采用機要郵遞和專人護送。

　　4.10檔案的銷毀必須由指定的監督人員監銷，不準作廢紙處理。

　　檔案收集管理制度3

　　一、涉密文件信息資料保密管理堅持專人負責、專門登記、專柜存放、全程管理、確保安全的原則。

　　(一)、根據實際工作需要配備一名保密專干，具體負責涉密文件信息資料的日常管理工作。

　　(二)、建立專門的涉密文件信息制度資料登記制度，與非涉密文件信息資料分別登記管理。

　　(三)、建立涉密文件信息資料借閱、使用登記制度，借閱和使用涉密文件信息資料，要及時辦理登記手續，隨時掌握涉密文件信息資料的去向。

　　二、涉密文件的收文與傳閱

　　(一)、文件管理人員收到涉密文件后，應在專用的登記本上予以登記。登記后，交局辦公室負責人確定傳閱范圍。

　　(二)、文件管理人員應嚴格按照確定的傳閱范圍進行傳閱。送閱涉密文件應使用專用的文件夾，一般應當面送交，立等收回，嚴禁隨意放置其辦公桌上。傳閱領導或者工作人員確實因工作需要保留的，也應在閱讀(使用)完畢后及時交還或者通知相關人員收回，不可直接轉入下一環節。文件管理人員應對滯留他處的涉密文件進行登記，隨時掌握其去向。

　　(三)、涉密文件的批示件送達按涉密文件分發要求進行;批示件辦理完畢后，應及時將批示件或者復印件退還文件管理人員。

　　三、涉密文件資料的使用保管

　　(一)、涉密文件信息資料的借閱、復制、下載

　　1、借閱涉密文件信息資料，應當經本機關、單位的主管領導批準，嚴格履行報批手續。

　　2、涉密文件信息資料一般不得復制、下載，確因工作需要的，應當向單位主管領導請求并經制發單位批準。復制、下載的涉密文件信息資料視同原件管理。

　　3、復制涉密文件信息資料，要履行登記手續，并不得改變其密級、保密期限和知悉范圍。

　　(二)、涉密文件信息資料的保存

　　1、涉密文件信息資料要存放在鐵質文件柜中，與非涉密文件信息資料分別存放，并定期進行清查，核對。

　　2、涉密電子文件應當存儲在涉密計算機中。

　　3、工作人員離開辦公場所，應當將涉密文件信息資料及時存放在文件柜中。

　　4、涉密文件信息資料管理人員離崗、離職前，應將所保管的涉密文件信息資料全部如數清退，并辦理移交手續。

　　5、需要歸檔的涉密文件信息資料，應當按照國家檔案管理規定及時歸檔。

　　四、涉密文件信息資料的清退銷毀

　　(一)、每年對本單位的涉密文件信息資料進行清理，要逐件進行清點，除需留存或者存檔的資料外，一律填寫《銷毀文件目錄》和《涉密載體銷毀登記表》，經單位主管領導審核后送區保密局統一銷毀，禁止私自銷毀涉密文件信息資料。

　　(二)、嚴禁將涉密文件信息資料作為廢品出售給物資廢品收購站。

　　檔案收集管理制度4

　　一、檔案保管制度

　　1、檔案管理人員要忠于職守，提高安全保密意識，自覺做好安全防范工作，提高警惕，嚴守黨和國家機密，確保檔案資料的完整和安全。

　　2、檔案庫房每天檢查一次，做到門、窗、櫥柜牢固無損，非工作時間將庫房門、窗關嚴鎖好，并切斷庫房電源。

　　3、庫房內嚴禁吸煙，禁放易燃物品，注意清潔衛生，消防器材定期檢查，努力做到“九防”：防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防污染。

　　4、非本室工作人員，未經批準，一律不得進入檔案庫房，以確保安全。

　　5、庫房內備有溫度計，每天按時記載庫內溫度，并選擇有利時機通風。

　　6、對破損、字跡不清等不易繼續保管而又需永久、長期保存的檔案資料及時進行裱糊和復制。

　　7、愛護室內一切設備，確保設備完好。

　　8、管理人員工作調動時，要嚴格執行交接手續，在沒有交接前，不得離職。

　　二、檔案鑒定與銷毀制度

　　1、檔案材料必須根據其保管期限進行鑒定，對于失去保存價值的檔案材料可予以銷毀。

　　2、組織檔案鑒定銷毀領導組，由分管領導負責，檔案室牽頭，有關部門專(兼)職檔案人員組成，共同對所鑒定的檔案材料進行審核和監銷。

　　3、通過鑒定需要銷毀的檔案材料，必須編制清冊，并由鑒定領導組逐一審核。確認無誤后，簽署意見。

　　4、鑒定工作完成后，由檔案室和鑒定領導小組對所要銷毀的檔案材料寫出鑒定小結和銷毀報告，報請所在地區檔案業務主管部門批準。

　　5、要指定專人在規定的時間和地點進行銷毀，任何人都不得擅自處理或任意分散。

　　6、銷毀檔案時，須由二人以上監銷，監銷人應在銷毀清冊上簽字蓋章，并注明銷毀的方式和日期。

　　7、銷毀后，必須在原目錄上注銷，并說明鑒定和銷毀日期。

　　8、銷毀清冊歸入全宗卷，妥善保存。

　　三、歸檔制度

　　1、應當歸檔的文件材料必須齊全完整;字跡材料耐久，底稿齊全;文件處理單填寫完整。

　　2、制作檔案分類大綱、歸檔文件分類科學，排列合理，保管期限劃分準確。

　　3、歸檔文件材料應當按規定分類組卷、歸檔，完成的案卷能正確反映本單位活動的基本面貌，便于保管和利用。裝訂材料符合檔案保護要求、裝訂規范，檔號不重、不漏，歸檔章填寫規范。

　　4、會計、科技檔案采用國家標準卷皮、卷盒，卷面、卷脊各項目填寫準確，備考表填寫齊全準確。

　　5、實物檔案編號準確，照片有底片或光盤備份，編寫照片說明

　　6、檔案移交必須編制移交目錄，交接雙方履行點交和簽字手續。

　　四、檔案保密制度

　　1、檔案人員應當忠于職守，遵守紀律，增強保密觀念。對黨和國家的機密，不說、不問、不外傳。

　　2、任何人借閱檔案必須辦理借閱登記手續，凡借閱涉及保密內容的文件資料，必須經分管領導批準。

　　3、檔案人員要提高安全保密意識，如發現情況要冷靜分析判斷，應及時報告領導。

　　4、不得隱匿、損毀、丟失、出賣和擅自銷毀檔案。

　　5、不得涂改、偽造檔案。

　　6、不得公布、抄錄、提供涉及保密內容的檔案。

　　7、不得將檔案、機密文件資料帶到宿舍和公共場所。

　　8、非工作人員，不得隨便進入檔案庫房。

　　9、對檔案人員因玩忽職守，造成檔案泄密的，視情節輕重，給予處分。

　　五、檔案調閱(利用)制度

　　1、凡調閱利用檔案資料者，需嚴格履行手續，填寫“調閱檔案登記簿”和“利用效果登記表”。

　　2、本單位工作需要借閱者，只限于在調閱室里查閱，確需借出時，須經分管領導同意，并限期歸還。

　　3、凡外單位借檔者，須持單位介紹信，經分管領導同意，履行借閱手續，方可借閱。

　　4、查閱檔案應在調閱室內進行，調閱室內嚴禁吸煙，不得高聲喧嘩。非本室工作人員，不得進入檔案庫房。

　　5、查閱者，必須愛護檔案，不得拆卷、污損、圈點、劃線、涂改，不得翻閱其他無關資料。

　　6、查閱者摘抄或復制的檔案資料，須經本室工作人員核對并加蓋公章，否則一律無效。對摘抄或復制的材料。要妥善保存，不得丟失。摘抄或復制有關機密資料，必須先經分管領導批準，如有失密，由摘抄人或復制人負責。

　　7、本室檔案資料一般不外借，特殊情況必須經分管領導批準，并辦理借閱手續，一周內用畢歸還。

　　8、查閱人員須按規定交費。

　　六、檔案統計制度

　　1、充分認識檔案統計工作的重要性，納入檔案室工作議事日程，加強領導，明確專人。認真落實。

　　2、對檔案室保管的各門類檔案資料，每年要進行統計，按統一規定的統計范圍、格式、項目、要求和計量單位逐項統計，一律用阿拉伯數字填寫，字跡工整清晰，不得潦草，按規定時間匯總上報，確保年報質量。

　　3、在接受、移出、銷毀庫存檔案時，必須及時登記統計。

　　4、對立卷檔案，必須及時抄好案卷目錄，以便統計。

　　5、對檔案資料的利用、借閱人次、卷數等要詳細登記、以便年終統計。

　　6、統計人員要認真對待統計工作，積極收集和積累原始數據，堅持實事求是的原則，統計工作要及時，統計數據必須準確可靠。并負責對所屬單位和部門專(兼)職檔案統計人員的輔導和培訓。

　　7、對統計數據要進行綜合分析，從中探索內在聯系和發展變化規律，為制定檔案工作計劃、總結經驗教訓提供依據。

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