文秘工作技巧

時間：2023-10-19 15:10:38 麗華文秘資料我要投稿

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文秘工作技巧

　　常言道板凳要坐十年冷,從事文秘工作首先要做好長期吃苦的思想準備。下面是小編幫大家整理的文秘工作技巧，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　文秘工作技巧

　　一、正確認識和定位辦公室文秘工作

　　辦公室文秘書跟在領導身邊工作，表面光鮮亮麗，較為體面，但實質文秘工作枯燥乏味，是一項十分辛苦的職業。做好文秘書工作首先要樹立吃苦意識，要耐得住寂寞，守得住清貧，做到“吃的苦、受的氣、懂規矩、顧大局”。在這里我想到一個例子，曾經有兩個同志借調到政府辦工作，不到幾天就走了，他們原以為辦公室是好地方，工作比較清閑，提拔升遷又快，而實際了解的情況卻恰恰相反，和他們之前預想的反差太大，最后失望的選擇了離開。所以從事文秘工作首先要給自己一個準確的定位，選擇了這行就是選擇了清苦和堅守，只有苦盡才可能有甘來。常言道板凳要坐十年冷，從事文秘工作首先要做好長期吃苦的思想準備。

　　二、努力培養寫作興趣

　　興趣是最好的老師。著名學者于丹講過“工作是什么，工作就是做你喜歡做的事情”。比如我們看一部自己喜歡的電影、電視劇或者是小說，真恨不得一下就看完，我們可能吃飯在看、走路在看、睡覺在看，甚至上廁所也在看，這就是興趣的力量。寫材料本身是枯燥的，但我們從事文秘書工作的就是干這行的，正所謂“干一行、愛一行”，遲寫、早寫都得寫，與其被動等待，不如抓早動快；與其痛苦難耐，不如帶上興趣去寫。久而久之或許就能從中發現樂趣，發現規律，逐漸培養出自己的寫作興趣。

　　三、堅持學習跟上節奏

　　當前縣政府辦公室的文秘人員學歷都比較高，大多是本科，有的是研究生學歷。應該說基本的知識儲備都比較扎實，但在學校學的知識和實際工作還是有很大區別的。辦公室文秘工作對政策、法律法規和業務知識要求較高，必須隨時學習跟進。這塊主要涉及三個方面：

　　學習相關法律法規和業務知識

　　按照秘書工作分工，我當前主要負責城鄉建設、國土資源、招商引資等方面材料的起草工作。相應的就要對城鄉規劃法、土地管理法等相關法律法規有較全面的了解和掌握。業務上要求就更高了，比如對bt、bot,ppp模式、容積率、建筑密度等等一些術語都要了解和掌握，推而廣之，就是學習相關的法律和業務知識，不能做門外漢，不能不懂裝懂。只有業務懂了，政策熟了，這樣工作才能開展，才能寫出好的文章，不能讓我們的文章成為無本之木、無源之水。

　　要隨時學習最新的政策和會議精神

　　從事文秘工作如同從事法律工作，一直有最新的東西出臺。要隨時學，要真正做到與時俱進。例如保障性住房原來有廉租房、公租房和經濟適用房等區分，現在統一分為購置型和租賃型兩類，原來棚戶區改造這塊一直是倡導政府主導推動，現在提出政府購買棚改服務和貨幣化安置新政策。同時，隨著十八屆四中、五中全會等會議的召開，新的大政方針相繼出臺，我們只有及時學習和了解，才能讓寫出的文章緊扣時代主題。在這方面，機要室為我們提供了便利條件，中、省、市最新政策和會議精神都以文件形式寄存在機要室便于隨時翻閱，同時，發達的現代網絡也讓我們隨時能瀏覽最新的資訊，這些寶貴的資源作為文秘寫作人員一定要充分利用。

　　及時了解和掌握部門鄉鎮動態

　　日常工作中和我們打交道最多的就是部門和鄉鎮，這也是我們開展工作的主要信息源泉。對部門和鄉鎮今年的工作任務是什么，完成到什么程度，遇到什么困難，都要有全面的了解和掌握。日常的匯報材料無非也就分為“工作任務是什么，做到什么程度了，存在什么問題，下一步工作計劃和打算是什么”這幾塊，假如我們對部門和鄉鎮這些情況有熟練的了解和掌握匯報材料就能很快的寫出來。舉個列子就如寫個人簡歷，因為我們對自己的情況很了解，所以簡歷很快就能寫好，所以熟練了解和掌握部門和鄉鎮工作動態，這是寫好材料的重要保證。

　　四、多思考親實踐

　　思考是文章的靈魂。古人講“世事洞明皆學問、人情練達即文章”，孔老夫子也講“學而不思則罔，思而不學則殆”，平時就做一個有心人，多思考一些問題，特別是對涉及分工口上的工作，縣域經濟社會發展等問題進行思考，提出自己的觀點和看法，哪怕是不太成熟的觀點和看法，隨時將它寫下來，積少成多就成為自己創作的源泉。總之寫材料一定要原創，一定是自己思想的表達，不要照抄照搬。我們唱歌講究聽原生態，喜歡聽原創歌曲，就是外出吃飯也喜歡吃純手工的，喜歡吃最原汁原味的東西。看文章也一樣，喜歡讀看原創的。毛主席的文章就是他老人家自己思考寫出的，幽默風趣而又富有哲理，雖時隔幾十年現在讀起來仍朗朗上口，讓人印象深刻。“我們來自五湖四海，為了一個共同的目標走到了一起；人固有一死或重于泰山或輕于鴻毛，為人民服務而死重于泰山，就是死得其所”像這樣的名句大家都是信手拈來，這些語句深深地刻在了我們的心理，這就是原創的文章的力量。所以我們一定要做個有心人，文章不一定要華麗但一定要有思想、有自己的想法。

　　實踐是文章的源泉。辦公室文秘書大多時間坐在辦公室里，和外界接觸得少、了解的也就少，常言“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”。材料其實就是實際情況的書面化表達。只有我們對實際情況有最直接的了解才能寫出真實生動的文章。平時有機會多和領導下鄉，多參與社會實踐，多和群眾交流，多了解第一線的情況和問題，掌握最真實的一面，讓文章生動、寫實、有趣。

　　五、勤于練筆勤于積累

　　我們常說“業精于勤而荒于嬉，行成于思而毀于隨”。寫作如同練功，平時常練，練就扎實的基本功，到時就會做到厚積薄發，得心應手。日常從寫一些信息、簡報等小文章練起，勤于練，勤于寫，勤于積累，慢慢的就會熟練駕馭。這方面前任辦公室主任賈浩飛同志就是我們學習的榜樣，他特別善于積累，將隨身看到的報紙雜志等優秀文章剪貼下來粘在自己的筆記本上，日積月累積攢了厚厚幾大本，成為他日后行文創作的寶貴財富。

　　六、學著領會領導意圖

　　辦公室接觸面比較廣，平時和領導相處較多。特別是給領導起草講話稿時要盡量揣摩領導的意圖，按他平時的語言邏輯習慣和思維習慣謀篇布局，讓寫出的文章在緊扣主題的同時盡量符合領導意圖。之外，要學會交流學習，多和辦公室領導、科室主任及我們身邊的同事多學習、多交流，學習他們的寫作技巧和寫作方法，已達到提升自己的目標。

　　Office辦公文秘使用技巧

　　數字格式批量轉換

　　在完成一篇報告后，才發現其中最有說服力的數字顯得很不清楚，這樣就大大削弱了文章的說服力。為了讓這些數字達到醒目的效果，可以為它們設置一些特殊格式。按下“Ctrl+H”組合鍵調出查找和替換對話框，將光標定位在“查找內容”框中，然后單擊“高級”展開對話框，再單擊“特殊字符”并選擇“任意數字”，這時“查找內容”中會自動顯示為“^#”。將光標定位在“替換為”框中，然后在“特殊字符”中選擇“查找內容”，將顯示“^&”。接著單擊 “格式”為數字設置一些特殊格式，比如字體加大、文字加粗以及特殊顏色等。最后單擊“全部替換”就可以了。不過要注意，它會讓文檔中的所有數字都改變的。

　　查找對話框中的快捷鍵

　　執行“編輯-查找”命令，或者按“Ctrl+F”鍵調出查找對話框，會發現對話框中的許多項目之后都有一個帶下劃線的字母，這就是此項的快捷鍵了，不過一定要先按Alt鍵才能讓它們起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一處，按“Alt+M”是打開高級選項，按Alt+D/P/G，是在查找、替換、定位這三個選項卡中切換等(本技巧同樣適合其它的對話框)。

　　另外，在office20xx中進行查找/替換時，我們經常會在不關閉查找/替換對話框的情況下，切換到正文中進行修改，然后再回到查找/替換對話框中繼續操作，一般都是通過鼠標點擊進行切換，其實直接按Ctrl+Tab鍵就可以了，非常方便。

　　在最后一次搜索結果中快速瀏覽

　　當你搜索完畢，退出查找對話框后，如果想回過頭看看剛才的搜索結果，這時不用再打開查找對話框，直接按Ctrl+PageUp鍵或Ctrl+PageDown鍵，就可以在上一次的搜索結果中快速瀏覽了。

　　高亮顯示所有搜索出來的結果

　　為了讓搜索出來的結果更醒目，可以讓搜索的結果內容高亮顯示出來。操作很簡單：在查找對話框中選中“突出顯示所有在該范圍找出的項目”就可以了。

　　替換時巧妙保留書簽

　　假設在word中有這么一段文本：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中括號括起來的部分表示定義了書簽，括號是為了讓大家看的清楚，真實文本中并沒有出現。如果在進行替換操作時，將兩個人物名稱換成了其它人名，那么書簽也會隨之丟失。大家在定義書簽時，將人名前后的空格都包括進來，如下所示：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.

　　使用圖片替換文本

　　有時我們可能想用圖片來替換某些文本，比如，你可能想用公司的Logo圖片來替換文檔中的所有公司名稱，可通過下面的步驟來實現：

　　第一步：圖片插入到文檔中，選取它，再按Ctrl+X鍵剪切把它放到系統的剪貼板中。

　　第二步：按“Ctrl+H”鍵調出替換對話框，在“查找內容”中輸入要替換的文本，在“替換為”中輸入“^c”(不含引號，下同)。

　　第三步：可以單擊“查找下一處”、“替換”一個一個替換，也可以單擊“全部替換”一次性全部替換。這時文檔中的被替換的文字，就都會成圖片了。

　　快速找出word中的域

　　為了增加互動性，有些人會在word中插入大量的域，數量一多，可能連作者自己都記不清了。可以通過查找功能，快速瀏覽這些域代碼。

　　第一步：確定域代碼為打開狀態，否則按“Alt+F9”鍵讓它們顯示。

　　第二步：按“Ctrl+F”鍵調出查找對話框，在“查找內容”中輸入“^d”或者“^19”，然后連續按“Alt+F”鍵，就可以快速瀏覽文檔中的域了。

　　巧用替換批量設置文檔格式

　　在一些文章中，尤其是一些學術論文，會大量出現一些同樣的術語或關鍵詞，如果想讓這些術語或關鍵詞有一個統一的格式，不用一個一個設置，用替換功能很快就能完成。

　　第一步：找到要設置格式的第一個術語或關鍵詞(如：“虛擬現實”)，設置它的大小、字體、顏色等格式。選中設置好的術語，按“Ctrl+C”鍵將它復制到剪切板上。

　　第二步：按“Ctrl+H”鍵調出替換對話框，在“查找內容”中輸入“虛擬現實”，在“替換為”中輸入“^c”，然后單擊“全部替換”按鈕。文檔中所有的“虛擬現實”一詞，就被設置成統一的格式了。

　　秘書工作拒絕的禮儀技巧

　　無論是人際交往，還是公關交往，有求必應是每個人都在追求的理想目標。但是，由于主客觀條件的限制，我們事實上不可能有求必應。實際上，拒絕別人的思想觀點、利益要求、行為表現的時候總是多于承諾、應允的機會。沒有允諾或沒有拒絕的交往是同樣不可想象的。

　　拒絕，可能是因為我們的條件有限，可能是我們要維護自己的利益，可能是我們不得不兼顧第三者的利益，也可能是對方的要求不合情理。總之，理由可能是很多的。但是，縱使我們的理由有千條萬條，由我們的拒絕所引起的對方的心理抗拒以及由此產生的消極情感后果往往是不可避免的。為了使這樣的消極后果能降低到最低限度，公關人員應當學習和掌握一些拒絕的禮儀技巧。

　　該說“不”時就說“不”

　　在社會交往中，經常會遇到許多社會組織、群體或個人有求于你的時候，這些期求多數情況下又是不能全部滿足的。例如，朋友請你聚會，你卻不得不加班；上司讓你晚上加班，你卻必須照顧身邊無人照料的生病的孩子；鄰居托你出差時捎帶東西，你卻因日程太緊，沒有時間關照此類事情；外單位來你公司要求采購緊俏商品，而你公司確已無能為力；某公司代表的請求有違國家法規等。遇到這種情況，該怎么辦呢？一概承諾？不可能，也辦不到，如果都答應下來，最后只能落得個“言而無信”的壞名聲。支支吾吾，不置可否？也不合適，對方會以為你不負責任，缺乏能力。

　　不予拒絕的理由可能很多，比如，擔心傷了對方的自尊心，怕傷了雙方的和氣，怕由此招來不測的后果等等，正是這樣一些理由，制約著我們常常不能果斷地、面對面地拒絕別人，甚至違心地給予肯定的答復。

　　客觀上不能滿足對方，或者很難滿足對方，而主觀上又當面給予了肯定的承諾，其后果只能是這樣：要么自我譴責，產生自我抑制，后悔“早知今日，何必當初。”；要么勉強應付，使自己或組織受到損害；要么“言而無信”，可能引起對方反感，甚至憎惡。

　　心理學的研究成果表明，一個人的心理期望值越高，其實現值往往就越低，期望值與實現值常常是成反比的。有些場合，我們也許以為承諾是為了禮貌，是出于保護對方的自尊心不受傷害，是替公眾考慮。可是，從我們承諾的那一刻起，對方的期望值就可能達到了飽和狀態。如果最后的現實是我們的承諾根本不能兌現，對方的心理實現值就會從飽和狀態一下跌至負值狀態，就有可能出現情感情緒反常，甚至失態。這個時候，因我們的“有禮’，承諾所引起的失禮后果就可想而知了。

　　為了長遠、有效、腳踏實地地發展公共關系與人際關系，使眾多的不得不采取的拒絕行為所引起的抗拒心理和消極情緒反映降低到最低程度，公關人員應當首先自覺地建立起一種隨時準備說“不”的勇氣和自信心。

　　巧言誘導，委婉拒絕

　　拒絕，是一項高難度的專門技巧，公關人員應當認真學習和探討；要善于根據不同情況運用不同的拒絕藝術，才能收到演禮的效果。

　　雖然應當提倡在適時地表達“不”，但真正能愉快地接受“不”字的人恐怕是沒有的。相反，斷然的拒絕必將導致公眾的不滿；輕易地、直截了當地說“不”，只會讓人以為你是一個毫無誠意的人。著名心理學家杰?達拉多認為，人的攻擊行為的產生，常常以欲求得不到滿足為前提。如果我們一遇到需要否定的場合，就連聲地說：“不，不，不！”不僅表現了我們的淺薄幼稚，而且很有可能破壞人際友誼，斷送組織與公眾之間的良好關系，毀壞組織的形象。

　　必須表達否定的時候，首先需要尊重對方，說話要適當、得體，會使用一些敬語，以擴大彼此的心理距離；我們都有這樣的體會，在親人、熟人面前，我們總是在言語上要隨便一些，表現得有話直說，直來直去。在我們面對陌生人時，我們總是彬彬有禮，說話很注重“分寸”，對方在這樣的情境下，很難一下給你提出什么要求，表達什么意愿。當我們需要表達否定的時候，如果也多用敬語，在語言上表現出對對方格外尊重，對方也往往會隨之產生“可敬不可近”的感覺。這種用敬語擴大距離的否定法適合在交往還不是太深的公眾面前使用。

　　采用誘引方法也是表達否定的極好手段。需要否定時，我們不妨在言語中安排一兩個邏輯前提，不直接說出邏輯結論，邏輯上必然產生的否定結論留給對方自己去得出，這樣的邏輯誘導否定法如果是在面對上級組織，身處領導地位的公眾時使用，效果往往比較理想。例如，戰國時，韓國大臣摻留，就曾經有效地使用過這樣的方法。有一次，韓宣王就欲重用兩個部下一事征求摻留的意見，摻留明知重用二人不妥，但直言其“不”，效果肯定不好，一是可能冒犯韓王，二是韓王以為自己嫉妒賢能。于是摻留用下面這段話表達了自己的見解：魏王曾因重用這兩個人丟過國土，楚國也曾因重用他們而丟過國土，如果我們也重用這兩個人，將來他們會不會也把我國出賣給外國呢？摻留這種誘導式拒絕法的效果是顯而易見的。

　　道明原委，互相理解

　　一般說來，我們之所以拒絕對方，總是有一些不得不這樣做的原因，總是有我們所處的主觀或客觀都有的困難，對于這些困難，有求于我們的公眾未必知道或未必完全清楚。

　　因此我們不妨面對公眾直陳我們的難處，求得對方的理解和諒解。社會公眾的思想文化水平正在不斷提高，只要我們彼此能以誠相待，對方也一定能理解我們所處的難處和不得不拒絕的理由。這種拒絕方法在面對長期公眾或臨時公眾時都可以采用。

　　有時候，我們拒絕的理由很難直陳，或沒有時間講清楚，或擔心對方確實難以理解。面對這種情況，我們也不妨只用一些“哎呀，這咋辦呢？”“真傷腦筋”之類的話就可以了。不必具體解釋理由，對方一般也不會再追問具體理由的；即使是問，也可繼續使用“哎呀，真是一言難盡，真沒辦法！”之類的話給予回答。

　　拒絕對方的時候，我們一方面要尋求對方的理解，另一方面，也應主動地理解對方，這樣才能達到“生意不成仁義在”的公關效果。例如，當我們闡釋我們不得不拒絕的理由時，我們不妨客觀真誠地說明一下，我們的拒絕可能給對方帶來的利益。凡事往往都有兩個方面，壞事里面總是可能包含著好的一面，只要我們內心是熱情坦誠的，這樣的拒絕方法不僅不會傷和氣，而且有可能促進雙方的關系的發展，對方會把你看成是一個善解人意的人。

　　無論我們的拒絕方法多么禮貌，多么富于人情味，但是，拒絕終歸不能像承諾那樣引起對方的好感，總會有乘興而來，敗興而返的心理感受。為了緩釋對方因我們的拒絕而產生的瞬時不快情緒，也為了表明我們的誠意，我們不妨在準備說“不”的時候，就主動為對方考慮一下退路或補救措施，使對方的情感能夠轉移，不致一下跌進失望的深谷。比如，當對方來求我們為其解決困難，而我們又無能為力的時候，我們不妨采取一點“補償”性措施，向對方推薦一下目前有實力解決這類問題的我們的同行等。這樣，既可能使對方獲得心理補償，減少因遭拒絕而產生的不滿、失望，又表達了我們的誠意，使對方能真正理解我們。

　　美國口才與交際學大師卡內基有一次不得不拒絕一個于情于理都不應拒絕的演講邀請，他是這樣對邀請者說的：“哎呀，很遺憾，我實在是排不出時間來了，對啦，某某先生也講得很好，說不定是比我更適當的人選呢。”

　　禮貌拒絕對方的方法還有很多很多，如讓步拒絕法，預言拒絕法，提問拒絕法等等……

　　只要我們以理解、真誠維系和發展公眾關系為前提，認真總結、升華不得不說“不”的方法，以我們自己的人格、以我們所在組織的風格和美譽作保證，我們就一定能找到如何禮貌拒絕公眾的各種具體方法。

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