淺析高校文秘人員素質現狀及培養論文
【摘要】：隨著社會的不斷發展，文秘工作本身以及從業人員的現狀存在很多詬病，而科技的不斷發展，辦公設備的不斷更新，也為文秘工作提供了嶄新的物質條件和創新基礎，這就要求文秘工作人員的基本素質需進一步提高。本文就當前高校文秘人員隊伍中存在的問題進行了分析，并提出了相應的解決措施。
【關鍵詞】：文秘;素質;素質培養
一、引言
文秘工作是一項基礎性工作，其重要性是十分明顯的。它的綜合性強、覆蓋面廣的特性使得多項工作的運轉都有賴于文秘工作的良好開展。隨著高校辦學規模的不斷提升，作為一名工程類院校的文秘工作者，在新的形勢下，不僅要提高學院工作的辦事效率，加快信息的傳遞與反饋，還要對作為一名高校的文秘工作者應具備的素質等問題有一定的認識。而目前秘書隊伍整體素質存在很多問題。
二、現如今高校文秘人員素質存在的問題
首先，高校文秘人員的業務培訓少。在高校所有崗位的工作人員中文秘人員的學歷遠遠低于老師和其他工作崗位人員的學歷。由于這些文秘人員文化素質較低，故定期對其進行崗位培訓或崗前培訓即顯得尤為重要。而實際情況卻是，大多數高校對教師的培訓連續不斷，而其文秘人員的專業培訓因種種條件所限而相當匱乏，不僅難以對在崗文秘人員搞定期培訓，而且對新上崗的文秘人員也難以搞崗前培訓，故造成這些文秘人員缺乏必要的專業知識，不懂文件的分門別類和歸檔立卷，不知信息的編發和反饋，工作效率和質量低下，難以勝任辦公室文秘工作。
其次，高校文秘人員綜合水平低。由于高校秘書特別是民辦高校秘書整體文化水平不高，業務培訓和外出考察、學習相對于事業單位的文秘人員來說機會少得多，故其綜合水平得到提高的機會也就較少。所謂其綜合水平，主指其工作能力和效率尺度這兩個方面。從工作能力上講，主指綜合分析、調查研究、口語表達及寫作、組織協調、公關交際、現代化辦公手段這6個方面的能力;從效率尺度來看，主指工作的高效率、快節奏、預見性、準確性和創崐造性。顯然，在現有的大多高校秘書中，因種種條件所限，達到上述綜合水平的的確不多。
再次，辯證思維能力不強。就我國秘書界的`現狀，特別是高校中工作的文秘人員現狀而言，由于普遍存在文秘工作重“參”輕“謀”、重“調”輕“研”這“兩重兩輕”現象，故其基層文秘人員的辯證思維能力普遍較差。不少高校中文秘人員因其工作中主要承擔的是事務性和文字類工作，相當缺乏為領導決策服務的參與意識，只知抄抄寫寫、照章辦事、而不善于為領導出謀劃策，故難適應市場經濟形勢下文秘工作的發展需要。故此，提高和強化高校文秘人員的辯證思維能力，確系高校文秘工作的當務之急。
第四，提拔升職的不多。雖然高校秘書把一生中最好的年華和豐富的智慧都無私地奉獻給了文秘事業，但有的卻幾年、甚至十幾年、二十年都難以等到提拔、升職的機會。造成這種狀況大概有兩種原因。其一，高校中有的領導對于那些干得較為出色的秘書，往往舍不得放其去擔負某一方面的領導工作，結果是干得愈好，領導愈舍不得放，而干得一般的其他機關人員提拔升職了，干得出色的秘書仍在“原地踏步”。待其韶華已逝，可以放手時，又因其年齡偏大、無領導經歷而不敢再放其到關鍵崗位上去，致使一些老秘書白首孤燈，一直爬格子到退休。其二，由于在高校中，一些關鍵工作崗位的秘書從事的工作比較復雜、重要、多變，而且這些崗位基本上只有一名秘書兼實際工作人員，所以一旦崗位出現調動，很多工作難以為續，同時其他人員也無法短時間適應該項工作的需要。
第五，工資福利少。高校秘書工作雖是一項極辛苦的工作，但其工資待遇和福利不并不高。據調查，在高校中文秘人員的月收入在同等條件下，比從事教育工作的老師低50%，而與其他單位相比，比干醫務的低45%，比效益好的企業職工收入低60%，比機關其它科室人員，還少了季度或年度一筆筆“名正言順”的創收獲。
三、如何培養高素質的高校文秘人員
首先，高校自身要重視對文秘人員的培養。提高文秘人員的素質，最基本的途徑有兩個：一是高校要組織文秘人員進行系統的學習，再者就是組織文秘人員進行深入的實踐，兩者互相促進，缺一不可。通過系統學習來解決書本知識的不足，用以提高理論素質、思想素質和文化素質。通過深入的實踐來解決實際經驗不足的問題，以提高文秘人員的業務工作能力。組織文秘人員進行學習，方法可以是多種多樣的、例如選送到各類同類學校、各類專業學校進行學校，尤其是參加文秘類高校專業的學習，這樣既可以堅持工作，又可以提高文秘人員的素質。既立足于在實踐中學習，邊干邊學，邊總結邊提高，在適當的時候可以組織業務工作的交流會，使文秘人員相互交流經驗，取長補短，共同提高。
其次，高校文秘工作人員自身要加強業務學習。文秘工作時一項業務性很強的工作，尤其是現代科學技術的發展使得文秘工作需要建立政策水平高、運籌能力強、富有成效的工作系統，因此停留在過去的水平上是不行的。而高校給文秘工作提出了更高的要求，要完成高校秘書工作需要多方面條件，其中最重要的兩條，一是要有好的適應領導工作需要的方式和方法，做到“四個轉變”。即要從變種負責文件的手法、傳遞、催辦、立卷歸檔、會議通知、電話記錄、負責印信的使用與管理、承辦領導隨時交辦事宜等轉變為既辦事辦文又出謀獻策;從收發、傳遞信息轉變為綜合處理篩選信息;從單純憑老經驗辦事轉變為科學化管理;從被動的收收發發、抄抄寫寫的老式服務為力爭主動的利用現代化辦公設備、計算機網絡服務。只有完成這些轉變才能更好的發揮參謀助手作用，才能適應當前領導工作對文秘工作的需要。
總之，高校文秘人員只有不斷提高自身的能力素質，增強改革意識、創新意識與服務意識，才能與校長的管理活動相適應，把工作做的更好，更有成效。
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