淺談如何提高高校行政秘書工作效率的論文

　　摘要：隨著我國高等教育改革的深化和發展，高校管理的不斷成熟必將對高校行政秘書提出了更高的要求。本文主要從行政秘書的工作職責、職業認同感和綜合素質三方面討論如何提高高校行政秘書工作效率。

　　關鍵詞：高校行政秘書；工作職責；職業認同感；綜合素質

　　隨著我國高等教育改革的深化和發展，高校管理的不斷成熟必將對高校行政秘書提出更高的要求。行政秘書這一概念本是從企業管理中提出來的，高校引入行政秘書的概念是高校教育改革的體現。如何做好行政秘書工作，提高它的工作效率，使其在高校行政管理工作中發揮更大的作用。本文就這一問題談談自己的幾點看法，以供大家交流探討。

　　一、明確高校行政秘書的工作職責

　　高校行政秘書首先必須明確自己應該做些什么，才能去把握怎么樣把工作做好。高校行政秘書的工作職責為：1.文字工作院系對內對外文稿(如年度工作計劃、工作總結、通知文件和申請報告等)的草擬，審校，打印和發布；會議記錄與會議紀要的整理等。2.檔案管理工作負責收集整理各類信息、資料、各單位部門來文來函的歸檔保存等；管理類材料的歸檔；員工檔案資料的登記、審核和保管等。3.協調溝通工作聯系行政管理層與師生員工，聯系學校各職能部門，協調院系內各部門間合作，承擔院系的公關、接待和外聯事務等。4.人力資源工作考勤考核、職稱評定、津貼福利事務等，根據院系行政管理層要求，協助編制院系行政組織架構，如人才招聘，員工培訓等。5.日常行政工作協助領導督促各項工作計劃、制度實施落實；辦公用品的采購保管；固定資產管理、辦公設備維護；會議安排，會務籌備；在院系行政管理層的授權下，審核有關文件資料并簽署意見，出具院系行政證明等。6.其他工作其他一些突發事件處理工作，緊急事件處理并及時向院系行政領導請示匯報；領導或教師安排的特殊工作，臨時替崗工作等。

　　二、提高高校行政秘書的職業認同感

　　高校行政秘書明確了自己的本職工作，對工作職責了然于胸，并不表示就可以做好行政秘書工作。他還必須具備良好的職業認同感，才能積極充分的發揮自己的主觀能動l生開展工作。職業認同感是一個人自我價值感的體現。職業認同感高的人能夠正確認識自己從事的職業，明白自己從事工作的意義，認同自己的職業而產生責任感，同時也促使自己思考，怎樣來更好的完成工作，提高自己的專業素質，從而提高自己在社會和家庭中的地位，增加自豪感和價值感。

　　目前高校行政秘書普遍缺乏自我的職業認同感，主要有以下幾個原因：1.傳統觀念至今仍有些人認為，行政秘書只是打打雜的人，只有那些沒有能力的人才去從事行政秘書工作。而有的行政秘書也只是把工作當做跳板，常常是“身在曹營心在漢”，“做一天和尚撞一天鐘”。所以必須轉變觀念，樹立自信心，做到干一行，愛一行，鉆一行。2.工作性質由于高校行政秘書處于行政管理層的'從屬地位，是服務性的管理人員，輔助性是工作的基本性質。這種工作性質在一定程度上限制了行政秘書在工作中的自主能力、創新能力的發展，這使他們對自己能力的評價相對較低，從而影響了自我職業的認同：行政秘書大多數工作是屬于事務性的工作，某種意義上，可能會等同于蓋章、簽字、材料的發放和收集。這些工作無需什么能力，只要簡單的文件管理常識、足夠的耐心即可，根本不需要個人的創新能力等素質。從事這種工作的人員，很容易找不到自己的價值所在，產生自我失落、迷茫，甚至對工作的厭煩。工作超負荷成為許多行政秘書普遍面對的問題，長期從事這種工作，就使得超負荷勞動的行政秘書在體力和精神上不堪重負。3.晉升機會處在高學歷人才集中的高校環境中，基層行政秘書提升學歷的壓力很大，由于工作繁忙，特別是“坐班制”的工作性質，學習的時間很少。當前很多高校實行“定崗定編”的崗位設置，緊緊地把基層行政人員綁在了工作崗位上，加上有些高校各種條條框框的進修限制，使得基層行政工作人員特別是一大批年輕的基層行政工作人員，外出進修的希望越來越渺茫。目前，院系基層行政人員的提升機會很少，個人發展空間相當有限。特別是從中級晉升到高級職稱困難重重。最終導致缺乏職業認同感，只是把工作當做謀生的一種手段而不是自己追求的一種事業。

　　如何使高校行政秘書加強對自身的職業認同感呢?首先，高校應該完善對行政秘書的激勵機制。最大限度地實現公平，創造一個公平的環境，合理而靈活地綜合運用多種激勵措施，如目標激勵、榜樣激勵、參與激勵、尊重激勵、榮譽激勵等，以全方位激發他們的積極性和創造性；其次，要加強對行政秘書的人本關懷，重視他們的福利待遇，盡量提高其社會地位。人都希望自己有穩定的社會地位，要求個人的能力和成就得到社會的承認，也就是獲得尊重。尊重得到滿足，能使人對自己充滿信心，體驗到自己的用處和價值；再次，滿足行政秘書自我實現的高層次要求。譬如，對行政秘書的業務進修、培訓積極創造條件，使得他們也可以像教師一樣隨時可以去脫產進修學習，或攻讀學歷學位等。有了這一系列的措施，可以有效的調動他們工作的積極性，充分挖掘他們工作的潛力，從而使他們加強對自身的職業認同感，提高工作效率。

　　三、加強高校行政秘書的綜合素質

　　高校行政秘書如果具有很高的職業認同感而不具備過硬的綜合素質的話，無異于紙上談兵，沒有實現的能力。高校行政秘書除了具備良好的表達能力、溝通能力和文字組織能力等基本素質之外，必須加強政治素質、心理素質和學識素質等綜合素質的培養，在扎實工作的同時，要善于思考，勤于總結經驗教訓，不斷提高業務水平和工作效率。

　　1.政治素質高校行政秘書必須要有堅定的政治立場，在日常的工作中行政秘書經常上傳下達、處理內部事務、協調各方面關系，涉及黨和國家的方針政策以及學校的規章制度，行政秘書要有較強的政治意識；作為行政秘書要充分認識自身工作的政治性，在全力做好本職工作的同時要以學院的利益為重、以師生的利益為重、以學校的大局利益為重，嚴守工作紀律，做好保密工作；在不斷提高自身的政治素養和理論水平過程中，增強政治敏銳性、堅定性，使自己的思想觀念、認識水平、思維能力都能緊跟新形勢、新變化；確保在實際工作中準確無誤地傳達學校的各項方針政策，確保在大是大非面前清醒的頭腦。

　　2.心理素質心理素質是指個體具有的比較穩定的，一定傾向性的心理特征的總和。面對復雜的人際關系，繁雜瑣碎的工作事務，必須具備良好的心理素質：(1)細心耐心高校行政秘書面對的是繁雜瑣碎的日常事務，如報紙、信件的收發，系檔案的管理，辦公室物品的領取，文件通知的下發傳達等等，都是小之又小的事情。這些小事，卻關系到日常工作的運轉，因此行政秘書必須培養自己細心、耐心的性格。(2)熱情樂觀高校行政秘書要時刻保持熱情樂觀的心態，營造和諧的人際關系，對周圍環境及人際關系有良好的感知，才能變被動為主動，變消極為積極，提高工作效率。(3)不懼挫折行政秘書工作經常會面臨一些意想不到的困境，難免會遇到挫折或不協調，這就需要秘書人員不懼挑戰，經受得住挫折。

　　3.學識素質高校行政秘書身處高校這樣一個培養高級人才的地方，它的工作與高等教育緊密相關，所以除了學習教育學、心理學知識之外，還應當學習一些經濟、管理、財務等知識。這些知識的掌握和運用，可以有效地保證行政秘書對事務的處理能力。高校是知識說話的地方，跟高水平的教授們交流，靠的還是知識，沒有智慧、沒有修養就缺乏溝通的基礎。因此一個優秀的行政秘書應該學會用自己的知識積累所形成的修養去影響人，用人格影響來實現管理的結果，這無疑是高校管理的最高境界。

　　明確工作職責是做好行政秘書工作的前提，較高的職業認同感是做好行政秘書工作的關鍵，過硬的綜合素質是做好行政秘書工作的保障，三者相輔相成。高校院系行政秘書是高校行政管理的一支重要力量，對保證各項事務正常運行的起到關鍵}生作用。行政秘書要在工作實踐中不斷積累經驗，確實提高工作效率，為學校的發展貢獻自己的智慧和力量。