居民小區(qū)物業(yè)公司客戶檔案管理制度

時(shí)間：2024-03-27 07:45:39 管理制度我要投稿

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　　在社會(huì)發(fā)展不斷提速的今天，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。擬定制度需要注意哪些問(wèn)題呢？以下是小編為大家收集的居民小區(qū)物業(yè)公司客戶檔案管理制度，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。

居民小區(qū)物業(yè)公司客戶檔案管理制度

　　一、總則

　　（一）為全面增強(qiáng)本企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)各種檔案資料充足、有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，特?cái)M訂本制度。

　　（二）本制度所指的檔案資料是指企業(yè)及部下客戶服務(wù)部門(mén)建立以來(lái)，在經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的，擁有查閱、利用價(jià)值的各樣形式的資質(zhì)證照、文書(shū)、公文、公文、合同、圖紙、業(yè)戶資料以及音像、圖表等檔案資料。

　　（三）檔案資料工作的基來(lái)源則：集中一致管理企業(yè)及各部下客戶服務(wù)中心有關(guān)資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。

　　二、人員裝備

　　（四）企業(yè)檔案采納分級(jí)管理模式，即分為物業(yè)企業(yè)檔案資料管理員和部下各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員。物業(yè)企業(yè)主要采集和保留企業(yè)級(jí)別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，部下各客戶服務(wù)中心詳細(xì)負(fù)責(zé)管理各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心均需建立獨(dú)立的檔案室。

　　（五）物業(yè)企業(yè)須裝備檔案管理的專(zhuān)責(zé)人員，部下的各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況，可指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)也可由其余人兼職檔案管理員。

　　三、檔案資料的采集和整理

　　（六）物業(yè)企業(yè)主要一致采集和管理企業(yè)級(jí)別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　1.物業(yè)企業(yè)公章和有關(guān)證照。

　　2.文件、公文、工作計(jì)劃、上司來(lái)文以及國(guó)家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法例等檔案資料，主要指房地產(chǎn)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)署名的各種批改，以企業(yè)及職能部門(mén)等名義發(fā)出或擬訂的文件以及與企業(yè)職能有親密

　　關(guān)系或由企業(yè)肩負(fù)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件。

　　3.重要、突發(fā)事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設(shè)備設(shè)備等方面及自然災(zāi)禍等突發(fā)重要事件的經(jīng)過(guò)和辦理過(guò)程記錄及有關(guān)資料。

　　4.企業(yè)所簽署的合同資料，督查職能部門(mén)對(duì)企業(yè)進(jìn)行檢查的書(shū)

　　面及取證資料以及企業(yè)固定財(cái)產(chǎn)有關(guān)資料。

　　5.人事檔案資料。

　　6.實(shí)物、聲像類(lèi)檔案，包含各樣電子檔案。在實(shí)質(zhì)工作中，實(shí)物、聲像檔案資料比較少，依據(jù)使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交

　　企業(yè)檔案管理部門(mén)，自行保留時(shí)要注意保護(hù)完好性。

　　7.榮譽(yù)類(lèi)檔案等其余各樣檔案資料。

　　（七）各客戶服務(wù)中心管理自己樓盤(pán)、業(yè)主和經(jīng)營(yíng)有關(guān)的檔案和

　　資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　1.客戶服務(wù)中心業(yè)務(wù)章及有關(guān)證照。

　　2.小區(qū)基本狀況資料。

　　（1）房產(chǎn)資料包含房子、設(shè)備及其附著物清單及表格等。

　　（2）接收資料包含查收合格憑據(jù)、物業(yè)完滿狀況、接收文件。

　　（3）技術(shù)資料包含工程預(yù)決算書(shū)、總平面圖、平面圖、完工圖、地質(zhì)勘探報(bào)告、圖紙會(huì)審記錄、完工查收證明書(shū)、房子及設(shè)備使用技術(shù)資料。

　　3.業(yè)主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書(shū)、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請(qǐng)表等，業(yè)戶資料一定妥當(dāng)保留并實(shí)時(shí)更新。

　　4.平時(shí)管理服務(wù)資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　（1）人事管理有關(guān)資料。客戶服務(wù)中心人員的招聘、培訓(xùn)、定崗定編、分配、變遷文件、技術(shù)職稱(chēng)等文件。

　　（2）各部門(mén)平時(shí)的值班記錄，各樣來(lái)往信函，各樣內(nèi)部通啟等文書(shū)資料。

　　（3）設(shè)備檔案管理，包含設(shè)備的標(biāo)記、設(shè)備臺(tái)賬和設(shè)備資料等。

　　（4）物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理資料。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營(yíng)發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件等。

　　（5）物業(yè)租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業(yè)權(quán)屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉(zhuǎn)）租文件、拜托書(shū)、公證書(shū)、證明、報(bào)告、分戶圖等。

　　（6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構(gòu)造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。

　　（7）各客戶服務(wù)中心或個(gè)人參加各樣活動(dòng)的資料。

　　5.小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。

　　四、檔案資料的移交和歸檔

　　（八）資料移交前管理。

　　1.各客戶服務(wù)中心的檔案資料在移交前由各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員負(fù)責(zé)存檔管理。

　　2.各客戶服務(wù)中心一定將檔案資料分類(lèi)寄存人不一樣的檔案袋或盒內(nèi)，保證檔案資料的完滿。

　　3.各客戶服務(wù)中心寄存的檔案資料要依據(jù)自己的使用頻次和保密程度進(jìn)行分類(lèi)寄存。

　　（九）檔案資料的移交，每半年向物業(yè)企業(yè)檔案室進(jìn)行一次移交。

　　1.資料移交前，各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須將檔案按類(lèi)整理好，并填寫(xiě)檔案資料移交表，執(zhí)行移交鋒續(xù)。

　　2.進(jìn)行移交時(shí)，物業(yè)企業(yè)須認(rèn)真查對(duì)移交的資料，確立無(wú)誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門(mén)公章。

　　3.移交清單調(diào)式兩份，物業(yè)企業(yè)和各客戶服務(wù)中心交接人各保存一份。

　　4.對(duì)換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調(diào)離手續(xù)前，一定清還檔案資料，經(jīng)檔案室署名確認(rèn)，方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　（十）歸檔。主要有以下要求。

　　1.物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心需依據(jù)本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實(shí)時(shí)、正確、規(guī)范地進(jìn)行歸檔。

　　2.將需要?dú)w檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統(tǒng)地進(jìn)行采集，歸檔模卷要進(jìn)行分類(lèi)擺列，并加蓋檔號(hào)章、裝盒，編制檔案目錄。

　　3.除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時(shí)復(fù)印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復(fù)印件歸檔。

　　4.歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊備完好。

　　5.實(shí)物類(lèi)、聲像類(lèi)檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等文字信息，電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件資料，并保留。

　　（十一）歸檔檔案資料檢查。物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)檢查、督查、指導(dǎo)并查核各客戶服務(wù)中心檔案資料的管理工作。統(tǒng)計(jì)匯總各客戶服務(wù)中心歸檔資料目錄清單，按期對(duì)各客戶服務(wù)中心檔案的歸檔工作進(jìn)行實(shí)地檢查。

　　五、檔案資料的借閱和使用

　　在進(jìn)行檔案資料借閱使用時(shí)，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續(xù)即可；假如要查閱重要密級(jí)資料，須執(zhí)行檔案借閱審批手續(xù)，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復(fù)印。

　　（十三）檔案資料借閱的有關(guān)規(guī)定。

　　1.借閱的檔案資料一定準(zhǔn)時(shí)送還，并實(shí)時(shí)辦理清戶手續(xù)。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理緩期手續(xù)且借出檔案超出15天者，對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行瀆職問(wèn)責(zé)辦理，在借閱時(shí)期造成資料丟掉者，依據(jù)資料的重要程度進(jìn)行相應(yīng)的辦理。

　　2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無(wú)損，不得在檔案資料上涂改、畫(huà)線、標(biāo)記等。

　　3.未經(jīng)贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)贊同摘抄、復(fù)制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進(jìn)行審察和查對(duì)。

　　4.實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復(fù)印件供給利用。

　　（十四）要注意保護(hù)業(yè)主和住戶的個(gè)人信息，業(yè)主個(gè)人信息檔案在有關(guān)客戶服務(wù)中心的檔案庫(kù)中，如需調(diào)用含有業(yè)主個(gè)人隱私信息的資料，須經(jīng)客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)人贊同，有些需經(jīng)業(yè)主自己贊同，并由有關(guān)檔案人員記錄去處，追蹤有關(guān)信息資料的使用及其銷(xiāo)毀狀況。

　　六、檔案資料管理和判定

　　（十五）物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況設(shè)置綜合檔案室、資料保留室和庫(kù)房等，一定保證有相對(duì)獨(dú)立的空間，并能保證資料的安全與齊備。

　　1.庫(kù)房要相對(duì)獨(dú)立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫等功能，庫(kù)房?jī)?nèi)和庫(kù)房鄰近嚴(yán)禁擱置易燃易爆物件或其余危險(xiǎn)物件，并裝備滅火器械，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)記。

　　2.庫(kù)房?jī)?nèi)全力按分類(lèi)設(shè)置，檔案資料按類(lèi)型齊整排放，保持通風(fēng)，并與窗戶垂直，防止陽(yáng)光直射，將全部檔案架一致編號(hào)，編制檔案資

　　料寄存地點(diǎn)索引。

　　（十七）檔案資料統(tǒng)計(jì)，詳細(xì)要求以下

　　1.物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心要在每年12月31日前對(duì)檔案資料的移出、收進(jìn)、整理、判定、保留的數(shù)目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　2.物業(yè)企業(yè)檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)人，部下各客戶服務(wù)中心檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)給客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)人。

　　3.統(tǒng)計(jì)工作一定做到腳踏實(shí)地，照實(shí)反應(yīng)狀況，務(wù)必保證供給的數(shù)據(jù)正確，切合客觀實(shí)質(zhì)。

　　（十八）檔案資料的判定，包含以下要求

　　1.檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)判定和贊同，任何人不得私自銷(xiāo)毀。

　　2.經(jīng)判定后仍沒(méi)法確立其保留價(jià)值的檔案資料，應(yīng)持續(xù)保留至次年再進(jìn)行判定。

　　3.技術(shù)檔案資料鑒準(zhǔn)時(shí)，需附帶工程技術(shù)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)建議。（十九）檔案資料的銷(xiāo)毀。

　　1.經(jīng)判定后贊同銷(xiāo)毀的檔案資料，由檔案室負(fù)責(zé)人妥當(dāng)辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷(xiāo)售。

　　2.銷(xiāo)毀檔案資料須有起碼兩名監(jiān)銷(xiāo)人，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核要銷(xiāo)毀的檔案資料。銷(xiāo)毀完成須在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀清冊(cè)上署名。

　　3.檔案資料管理員應(yīng)實(shí)時(shí)做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。

　　七、獎(jiǎng)罰

　　（二十）企業(yè)依據(jù)每年查核結(jié)果，關(guān)于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jī)和貢獻(xiàn)，或許進(jìn)步特別突出的部門(mén)和個(gè)人賜予相應(yīng)表彰或獎(jiǎng)賞等。

　　（二十一）關(guān)于工作不負(fù)責(zé)，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行物業(yè)企業(yè)檔案工作要求的檔案管理人員，企業(yè)將對(duì)檔案管理的詳細(xì)工作人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處罰。

　　（二十二）因管理或使用不妥，造成檔案信息外泄，或許未經(jīng)允許，私自將檔案資料抄寫(xiě)、復(fù)制與轉(zhuǎn)借別人等狀況，將依據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，賜予相應(yīng)的處罰。

　　八、附則

　　（二十三）本管理制度由企業(yè)客戶服務(wù)部訂正，自覺(jué)布之日起實(shí)行。

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