文件管理制度

時間：2023-01-03 18:08:47 管理制度我要投稿

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文件管理制度(集合15篇)

　　在現在社會，接觸到制度的地方越來越多，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。這些規則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編收集整理的文件管理制度，歡迎大家分享。

文件管理制度(集合15篇)

文件管理制度1

　　技術文件是指公司的產品設計圖紙,各種技術標準、技術檔案和技術資料。

　　一、技術文件是公司進行生產和各項管理工作共同的技術依據,必須加強管理,切實做好各種技術文件的登記、保管、復制、收發、注銷、歸檔和保密工作。

　　保證技術文件的完整,準確清晰、統一等。

　　二、技術文件的制訂,按各有關管理細則及有關技術標準及資料執行。

　　并嚴格執行逐級會審,會簽制度。

　　三、技術文件的修改必須按級、按各職能部門的業務分管范圍執行。

　　四、技術文件修改前,負責修改部門要提出修改理由及具體內容,交有關領導審批。

　　五、修改后的技術文件必須重新履行會審、會簽及批準手續,填發更改通知書。

　　六、公司的技術文件均由技術資料室管理,技術部門負責領導。

　　七、各有關單位應有兼職的技術資料管理員,負責此項工作。

　　八、技術文件任何部門、個人不得擅自復制,因工作需要必須復制時,經主管領導批準,辦理一定的手續后方可復印。

　　九、公司的技術文件均由技術資料室管理,技術部門負責領導。

　　十、各有關單位應有兼職的技術資料管理員,負責此項工作。

　　十一、技術文件任何部門、個人不得擅自復制,因工作需要必須復制時,經主管領導批準,辦理手續后方可復印。

文件管理制度2

　　1、總檢員對二級維護以上竣工出廠車輛，簽發機動車維修竣工出廠合格證。

　　2、合格證由資料管理員負責保管，視生產情況由專人持道路運輸許可證副本到管理部門購領。

　　3、合格證由總檢員向資料管理員領取，資料管理員須建立合格證領用、簽發臺帳。

　　4、總檢員須逐項填寫合格證，簽名并加蓋本單位公章，簽發后合格證存根交由資料管理員保存。

文件管理制度3

　　1.主題內容與適用范圍

　　本標準規定了產品圖樣及技術文件的版本及文件編制、會簽、歸檔、保存、發放、更改、收回等管理要求。目的是對文件和資料進行有效的控制。

　　本標準適用于本公司產品研制、生產過程中產品圖樣、技術文件和資料的版本、形成、歸檔、保管、使用和借閱。 2.引用文件

　　SJ/T 207.1～3－1999 《設計文件的管理制度第1～3部分》

　　SJ/T 207.4－1999 《設計文件管理制度第4部分：設計文件的分類編號》 QB/YT KF 7.7.9-20xx 《更改控制程序》

　　QB/YT KF 7.03-20xx 《項目（設計/開發）控制程序》 GB/T 19017-20xx質量管理體系技術狀態管理指南Q/YTD 1002-20xx 《企業檔案分類編號及標識》 3.產品圖樣及技術文件的編制要求

　　3.1產品圖樣及技術文件所包含的信息構成了產品技術狀態基線。必須以產品為單位，提出明確的產品技術狀

　　態信息。它包括產品的定義和使用信息，即:要求/規范（技術指標）、設計圖樣、零件清單、軟件清單、模型、試驗規范、維護和操作手冊及文件版本號。

　　3.2在產品實現過程中的關鍵件、重要件，應在文件中進行標識，確保關鍵件、重要件的可追溯性。對靜電敏

　　感器件、濕度敏感器件等，應予以標識，以便加強防護。

　　3.3產品圖樣及技術文件應以產品或整件為單位成套，歸檔圖樣文件需會簽完整。其編制要求和填寫格式及十

　　進分類編號、名稱必須符合SJ 207的規定。產品成套設計文件、工藝文件資料的編制明細要求見附錄A。 3.4產品定型鑒定文件的編制要求（見附錄B）。 4.各部門職責

　　技術開發部：負責產品研制過程中的產品實現策劃，設計、工藝圖紙文件及定型文件、資料的擬制、審

　　核、齊套、會簽及更改，并對產品圖樣的正確性、現行有效性負責。對應用軟件工具，研發過程中的電子文件及其修改狀態、文件的版本、流轉進行掌控，對電子文件的質量負責。

　　生產管理部及車間：負責產品在試制、生產過程中形成的文件、記錄、資料的收集、整理，對所領用的產

　　品圖樣完整、安全和回收負責；

　　質量控制部：負責產品在試制、生產過程中形成的有關質量文件、記錄資料的收集、整理。

　　銷售服務部：負責收集、整理、提供有關產品銷售合同、技術協議、來自顧客的產品圖樣和技術文件。技術管理部：負責收集、整理有關產品研制合同、技術協議、設計任務書、設計評審、驗證、確認、定型鑒定文件。負責產品圖樣、技術文件資料的歸檔、分類保管和借閱、發放、登記、控制。

　　5.會簽

　　5.1會簽的產品圖樣由設計師負責提供，未經會簽的圖樣不得歸檔和投入生產。 5.2會簽路線

　　產品圖樣按下列規定逐級會簽：

　　擬制審核工藝（需要時）標準化批準

　　研發試制階段加工所需圖樣的會簽可簡化為：擬制審核批準

文件管理制度4

　　第一節文件收發

　　一、公司文件由行政人事部負責起草和總經理審核簽發;須部門起草簽發的文件由部門負責人審核簽發。

　　二、文件簽發后,送辦公或部門文秘工作人員統一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復印、蓋章。

　　三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存備查。

　　四、屬于秘密的文件,核稿人應該注明'秘密'字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規定,由專人印制、報送。

　　五、文件統一由辦公負責發送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。

　　六、外來的文件由辦公專人負責簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件后即時報送。

　　七、傳閱文件由辦公專人負責收回,對領導指示的文件,辦公應及時組織傳達和落實。

　　八、報刊雜志征訂和郵件收發由辦公統一辦理。

　　九、財務文書由財務管理人員按照財務管理制度統一辦理

　　第二節文書打印

　　一、服務中心的文件,有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。

　　二、公司發文,需由起草人定稿抄正,經有批準發文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真,須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理;部門負責人不在時,可經行政人事部主管同意后辦理。

　　三、私人資料,不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送,以免影響公司的正常工作。

　　四、文印工作人員應認真做好本職工作,按時完成任務,保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料,應及時給有關部門、人員送發,或及時通知有關人員到文印室來拿取回,不得延誤。

　　五、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。

　　六、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料,應做好登記,并在月終作統計核算。屬業務部門的,由各部門承擔費用;屬行政、管理部門的,統一歸列辦公開支。

　　七、要節約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護好打印設施設備,保證使用效率。

　　第三節文件書寫

　　一、行文類別

　　(一)請示:請上級指示和批準,用'請示'。

　　(二)報告:向上級機關匯報工作,反映情況,用'報告'。

　　公司管理制度體系文件文件編號:qms-wy-0203

　　文件名稱:日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數:0

　　章節內容:公文處理管理制度第2頁共2頁

　　(三)指示:對下級機關布置工作,闡明工作活動的指導原則,用'指示'。

　　(四)布告、公告、通告:對公眾公布應當遵守或周知的事項,用'布告';向國內外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件,用'通告'。

　　(五)批復:答復請示事項,用'批復'。

　　(六)通知:傳達上級的指示,要求下級辦理或者需要知道的事項,批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文,用'通知'。

　　(七)通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用'通報'。

　　(八)決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用'決定';經過會議討論通過,要求貫徹執行的事項,用'決議'。

　　(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題,用'函'。

　　(十)會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關單位共同遵守執行的,用'會議紀要'。

　　(十一)合同:適用于各種合作關系,合作事項的訂立。

　　(十二)其他:

　　1、司法文書:依據司法部門規定程序實施。

　　2、宣傳海報、溫馨提示、簡報:主要用于小區宣傳。

　　3、簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。

　　4、工作記錄表格:在管理服務工作中使用。

　　二、書寫格式

　　(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。

　　(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm

　　(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。

　　(四)排版規格:標題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號,副標題加粗,一般每面排38每行32個字。

　　(五)裝訂要求:左側裝訂,不掉頁。

　　(六)主要標題順序號:依次為一、,(一),1、,(1)。

　　(七)份數序號:在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應注明份數和總頁數和順序編號。

　　(八)附件 :有附件的應標注清楚

　　(九)落款成文時間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標全;'零'寫為'o',相互對稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時間,如果落款頁沒有正文,應采取調整行距、字距的措施加以解決,。

　　(十)正式的紅頭文件應按照公文處理辦法書寫。

　　(十一)財務文書書寫按照財務管理制度和規范執行。

　　三、內容要求:

　　(一)符合國家法律法規以及地方政策,按照公司各項管理制度。

　　(二)內部行文要求規范嚴謹,宣傳語言應當生動活潑。

　　(三)內容應當符合主題思想要求,使用通俗語言,簡明平實,準確反映信息。

文件管理制度5

　　一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍：公司的規劃、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、檔案管理員的職責：

　　1.貫徹執行黨和國家關于檔案工作的方針、政策。嚴格遵守《檔案管理法》。

　　2.積極參加檔案工作的對外協作活動。

　　3.集中統一管理公司各類檔案資料，努力學習檔案專業知識，不斷提高檔案管理水平。

　　4.定期檢查檔案，做到檔案無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀，無失、泄密事件。

　　5.做好借閱和利用效果登記;做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作;做好分類和綜合工作。

　　6.保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

　　四、檔案的借閱

　　1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時，由部門經理核批。

　　2.公司檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準�？偨浝硪蚬獬鰰r可委托副總經理或總經理辦公室主任審批。

　　3.檔案借閱者必須做到：

　�、賽圩o檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

　�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

　　五、檔案的銷毀

　　1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

　　3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

　　4.經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。

文件管理制度6

　　文件及技術檔案管理工作,是工程施工的延續,但常常因項目經理部的解散、人員調動等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階,同時為以后的工作提供依據,體現'重生產同樣重技術檔案管理'的方針,實現生產和內業雙豐收,特制定文件、技術檔案管理制度。

　　(1)文件及技術檔案管理的任務、意義

　�、傥募凹夹g檔案管理的任務是

　　按照一定的原則和要求,系統地收集記述工程建設全過程中具有保存價值的用于指導施工的技術文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關技術檔案管理部門。

　�、谖募凹夹g檔案管理的意義是

　　可以保證技術文件的完整性、正確性和及時性,組織有序的交流,及時滿足施工生產的需要,出了問題,有據可查,從而起到穩定正常生產的作用。

　　(2)文件及技術檔案管理制度

　�、傥募芾碇贫�

　　施工過程中發生的往來文件,項目經理部應設專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成硬性規定,并由此建立文件管理制度。

　　②技術檔案管理制度

　　施工過程中產生的技術資料,項目經理部應設專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成制度貫徹落實。

　　(3)文件及技術檔案管理的方法

　�、傥募芾矸椒�

　　a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。

　　b、整理及編目:是在文件全面收集基礎上,對來文或發文進行科學地分類和有秩序地排列。分類應根據文件的行文類別區分。同時按文件的收發時間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。

　　②技術檔案管理辦法

　　a、收集:由項目經理部工程管理部統一管理。

　　b、整理及編目:是在技術檔案材料全面收集基礎上,對技術檔案材料進行科學地分類和有秩序地排列。分類按技術檔案本身的自然形成規律進行。工程技術檔案分類,原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業分為若干類。編目方針為能夠揭示技術檔案的內容和他們之間聯系,便于檢查。

　　(4)交工驗收及資料整理

　�、俳⒓夹g資料復核制,來源于施工過程中的資料,必須現場填寫且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實際。

　　②交工驗收資料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統一。

　　③加強交工驗收及資料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。

　　(5)竣工資料整理、竣工圖繪制

　　①在交工資料的基礎上,進一步完善成竣工資料,摒棄持久戰。

　�、诿恳环猪椆こ掏瓿珊�,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據及日期等。

　　③把竣工資料的整理及竣工圖繪制與項目經理的業績掛鉤,作為獎罰的依據之一。

文件管理制度7

　　1、總經辦設專人負責文件的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應在當日內或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。

　　2、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理；其余文件均應交公司領導批示后，再由總經辦專人按批示范圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。

　　3、凡本公司外發的文件，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規范，嚴禁多頭主送，并由總經辦統一進行登記編號。

　　4、部門或個人借閱文件，應辦理借閱手續，總經辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關規定分類整理，裝訂成冊，歸檔。

　　5、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應嚴加管理，辦理完畢后應立即退回，并核點份數，隨時存檔。絕密文件，僅限于直接有關人員經領導批準后在文件保管處閱讀。

　　6、如文件丟失或違反保密制度，發生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。

文件管理制度8

　　1為有效控制與公司特種設備有關的文件和記錄，確保文件和記錄規范管理，制定本制度。

　　2文件管理

　　2·1職責

　　2·1·1公司安全生產責任人負責審核特種設備管理自編文件。

　　2·1·2特種設備管理部門負責特種設備的管理文件編制；審核操作規程；獲取、辨識、對特種設備的法律、法規、上級文件。

　　2·1·3特種設備管理部門負責特種設備文件登記工作。

　　2·1·4設備管理部門負責操作規程的編制。

　　2·2特種設備法律、法規和上級文件管理

　　2·2·1特種設備法律法規及其他要求的獲取，可通過網上下載；書店購買；政府部門或相關方等獲取。

　　2·2·2對于獲取回來的特種設備法律法規及其他要求，由特種設備安全管理部門識別其適用性，并由特種設備安全管理部門負責及時通知到相關部門。

　　2·2·3對于與相關方有關的法律法規和其他要求，由公司各相關方的歸口管理部門通過對其施加影響的方式進行傳達，如可以通過簽署安全協議、合同、傳真等，確保相關方向公司提供的設施、服務、貨物等符合這些有關的職業健康安全法律法規和其他要求的要求。

　　2·2·4當公司特種設備型號、規格、使用條件、管理或法律法規及其他要求等發生變化時，由特種設備安管理部門及時識別獲取相關最新的適用的法律法規及其他要求，并負責通知到相關部門。

　　2·3公司制定的特種設備管理文件由特種設備管理部門負責組織編寫，安全生產責任人審核批準。特種設備安全操作規程由設備部門或使用部門負責組織編寫，特種設備管理部門審核，安全生產責任人批準。

　　2·4特種設備管理負責特種設備文件歸檔，檔案室負責發放，各相關部門簽收領用。

　　2·5特種設備文件由設備管理部門負責保存于通風防潮、防蛀的適宜地方。

　　2·6文件更改由文件更改申請部門提出申請，特種設備管理部門審核，安全生產責任人批準后執行更改

　　2·7文件一般情況下，不允許外借，若因工作需要，如提供給顧問公司，政府機關或客戶等，由特種設備安全管理部門請示安全生產責任人批準后方可外借。

　　3記錄管理

　　3·1管理職責

　　3·1·1特種設備管理部門負責監督有關部門實施政府部門制定的記錄；負責檢驗、檢測單位出具的檢驗、檢測報告的整理、保存。監督有關部門使用、整理、保存公司自行制定的記錄。

　　3·1·2特種設備管理部門負責記錄的格式設計；使用部門本部門負責記錄的整理、保存等。各部門自行編制的記錄應交一份給特種設備管理部門備案。

　　3·2政府部門制定的記錄或特種設備安全管理部門制定的記錄，由特種設備安全管理部門發放，各相關部門簽收領用。

　　3·3記錄填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不可隨意涂改，若因某種原因不需要或沒必要填寫的項目，用斜杠“/”劃去，各相關欄目負責人簽名必須完整不允許空白。若因筆誤或計算錯誤要修改原始數據或內容，應采用斜杠“/”劃去原始數據或內容，在其旁邊寫上更改后的數據或內容，同時加蓋或簽署更改人的印章或姓名及日期。

文件管理制度9

　　1、目的：促進公司提高管理水平，規范公司程序文件書寫的格式及編號方法，各項制度及文件管理工作規范、科學，確保文件結構與樣式的統一等制定本規定。

　　4、管理職責：企業負責人負責質量管理體系文件的批準、頒布；質量負責人負責審核；各部門負責人與質管部共同起草其部門的質量體系文件，并執行、協助、配合質量管理部開展工作。質量管理部負責按政策要求起草質量管理制度以及解釋、培訓、指導、檢查等；所有文件由人事行政部負責分發、保管、撤銷、替換、銷毀，各程序文件與質量文件的系統摘要編寫人均須按本規定制訂文件；

　　6、質量管理體系文件劃分：質量管理制度、部門及崗位職責、操作規程、檔案、報告、記錄、憑證。

　　6.1.1、管理制度文件：是指企業為規范內部管理活動，對各項管理工作提出具體要求并以特定形式發布作為共同遵守的準則和依據；

　　6.1.2、部門及崗位職責文件：是指企業為規范經營行為，明確各部門及崗位職責，以特定形式發布作為共同遵守的準則和依據；

　　6.1.3、操作規程文件：是指企業為規范過程管理，明確規定其操作程序和要求，以特定形式發布作為共同遵守的準則和依據；

　　6.1.4、檔案：企業經營過程中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文件；

　　6.1.5、報告：是企業匯報工作、反映情況、提出意見或者建議時使用的文件；

　　6.1.6、記錄：是闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件；

　　6.1.7、憑證：是指能夠用來證明經濟業務事項發生、明確經濟責任并據以登記賬簿、具有法律效力的書面證明；

　　6.1.8、技術標準：是對產品質量、規格、驗收方法等所做的技術規定，這里主要指藥品標準或其他相應的技術標準；

　　6.2、文件編號：由公司代碼、文件種類代碼、文件順序號、文件版本號：文件順序號按匯編順序號編排，文件順序號、流水號分別由兩位阿拉伯數字組成。

　　用兩位阿拉伯數字表示，新制訂的文件修訂號為“00”，以“01”表示對文件的第一次修訂，以“02”表示第二次修訂，依次類推。

　　6.2.6、記錄表格的編碼形式：由公司代碼+由文件種類代碼+文件順序號+兩位數流水號組成+版本號。如：XX-SOR-11-01-00表示的是00版本11號操作產生的第一個表格；

　　6.3、質量管理文件的編制和審批程序

　　6.3.1、質量管理制度、操作規程、崗位職責由質量管理部負責和操作部門共同起草和修訂，各部門文件由各職能部門負責人起草和修訂，所定的各項制度和文件報質量負責人審核，經企業負責人批準后執行；

　　6.3.1.1、為提高工作效率，減少簽字，公司決定在每個質量管理制度、操作規程、崗位職責上的文件起草人（姓名）、起草日期、審核人（姓名）、審核日期、批準人（姓名）、批準日期在文件流轉中直接錄入，文件打印出來后，相應人員同時在紙質《文件審批流轉記錄》上手工簽署姓名及日期；

　　6.3.1.3、為方便查閱，崗位/制度/操作規程制定文件目錄索引，含文件編號、目錄內容、頁數、頁碼、實施日期、文件狀態。

　　6.3.2.1、內容應符合《藥品管理法》、《藥品流通監督管理辦法》、新《藥品經營質量管理規范》及其實施細則等法律、法規；

　　6.3.2.2、文字應準確、清晰、易懂，條理性強、層次分明、結構緊密、用語規范、內容真實、完整（不空格、不漏項），不能隨意涂抹，不得用鉛筆填寫，沒有發生的項目記“無”或畫“/”，各相關負責人簽名處不允許空白，要簽全名；如果發生錯誤需更改，應用“─”劃去原內容，寫上更改后的內容，需在更改處由更改人簽名（章），簽名要全名；日期填寫要清晰，年月日用8位數標明，如：170401；

　　6.3.2.3、文件應標明題目、種類、以及文件編號和版本號；

　　6.3.2.4、質量管理制度應結合公司的實際情況，可操作性強；

　　6.3.3、制度編號后由打字員打印，打印出的文件清樣交給擬稿人核稿；

　　6.3.4、制度打印后，由人事行政部登記、下發、簽收；

　　6.3.5質量管理部每季度對質量管理體系執行情況進行檢查考核，做好《質量管理體系評審記錄》；

　　6.4.1、質量管理體系文件在執行過程中如需調整，或因與國家法律、法規、政策文件相沖突需修訂時，由機構負責擬稿，質量負責人核稿，經企業負責人批準后由人事行政部發執行，原制度同時廢除，修訂原因及變更日期應詳細記錄在《文件修改審批表》中；

　　6.4.3、作廢文件由人事行政部進行“作廢”標識，防止誤用，并由人事行政部收回管理；

　　6.5.1、公司制定的制度，由于經營管理不斷更新或與國家相關法律、法規政策相違背，已不適應或過時，須進行撤銷；

　　6.5.2、制度的撤銷是由人事行政部在分發新文件是回收舊文件，或每年對發文進行一次清理，對不適當或過時文件填寫《文件銷毀登記表》，經質量管理部、質量負責人同意后進行銷毀；

　　6.6、文件的起草、修訂、審核、批準、分發、保管、以及修改、撤銷、替換、銷毀等應當按照文件管理操作規程進行，并保存相關記錄；

　　6.8、每季度審核、修訂文件、使用的文件應當為現行有效的文本，已廢紙或者失效的文件除留檔備查外，不得在工作現場出現；

　　6.9、非本部門執行文件，需要供讀時需向人事行政部登記《文件借閱登記表》，填寫文件編號、文件名、借出日期、借用途、歸還時間。

　　6.10、各崗位獲得與工作內容相對應的必要文件，并嚴格按照規定開展工作。

文件管理制度10

　　1、目的

　　規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。

　　2、適用范圍

　　適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。

　　3、職責

　　3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

　　3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。

　　3.3辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。

　　3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的`控制。

　　4、相關文件

　　《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

　　《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

　　5、工作程序和管理辦法

　　5.1文件的產生

　　5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。

　　5.1.2總經理助理對文件進行審核。

　　5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放,作為非受控文件生效。

　　5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

　　5.2文件、資料的類別

　　5.2.1受控文件

　　a)內業資料;

　　b)圖紙資料;

　　c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;

　　d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件;

　　e)與服務過程有關的合同協議;

　　f)業主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

　　管理與控制具體執行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件

　　與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:

　　a)內行文、外行文:1

　　b)未被質量體系引用的外來文件:2

　　c)與服務過程無關的合同協議:3

　　d)未被質量體系引用的法律法規:4

　　e)行業標準性文件:5

　　f)照片、錄像帶:6

　　g)電腦貯存:7

　　5.3文件、資料目錄的索引號

　　x-x.x-xx

　　文件盒編號

　　同號柜序列號

　　文件柜編號

　　文件類別編碼

　　5.4文件、資料歸檔與管理

　　5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。

　　5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

　　5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。

　　5.5文件、資料的發放

　　5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放,由辦公室制定[文件分發登記表](qr-wd01-02-03),注明發放范圍、數量、分發號等,并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領,以便對發放的文件進行統計和檢查。

　　5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失,發現文件誤發時應立即追回,同時作好文件的補救工作。

　　5.6文件資料的調用、借閱與歸還

　　5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續

　　5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

　　5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。

　　5.6.4機密性文件的調用與借閱規定

　　a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

　　b)b級機密文件資料:業主檔案,公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。

　　c)c級機密文件資料:內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。

　　d)行業主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。

　　e)業主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

　　f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。

　　g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。

　　5.7文件的復制、破損和丟失

　　5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。

　　5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發號,新的分發號延續原來文件分發號。

　　5.8文件、資料的更新

　　文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。

　　5.9文件的作廢與銷毀

　　5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

　　5.9.2在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。

　　5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監督。

　　5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢,并向各部門書面發布作廢聲明,防止誤用。

　　6、使用的記錄表格

　　序號

　　名稱

　　編號

　　存放地點

　　存放時間

　　[印制文件登記表]

　　qr--wd01--02--01

　　辦公室

　　一年

　　[存檔備案資料目錄]

　　qr--wd01--02--02

　　辦公室

　　長期

　　[文件分發登記表]

　　qr--wd01--02--03

　　辦公室

　　一年

　　[文件、資料借閱登記表]

　　qr--wd01--02--04

　　辦公室

　　一年

　　[文件復印登記表]

　　qr--wd01--02--05

　　辦公室

　　一年

　　[文件補發申請表]

　　qr--wd01--02--06

　　辦公室

　　一年

　　[作廢、銷毀文件登記表]

　　qr--wd01--02--07

　　辦公室

　　一年

　　起草人:審核人:審批人:

　　日期:日期:日期:

文件管理制度11

　　文件管理內容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內部上報下發的各種文件、資料。按照統一收發集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來和內發統一由總經辦歸口管理

　　一、收文的管理與公文的簽收

　　1.公司所有文件(除董事長、總經理訂啟的外)均由總經辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

　　2.對政府部門發來的文件要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應立即報告上級部門并登記差錯文件的文號。

　　二、公文的編號保管

　　1.文件拆封和簽收后應及時附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號、保管。

　　2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交總經辦進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

　　三、公文的閱批與分轉

　　1.凡正式文件均需由總經辦主任或行政主管根據文件內容和性質閱簽后由收發員分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急電應立刻呈送主管領導或分管領導閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事一般應在當天閱簽完。

　　2.一般性質的函、電郵、單據等可由總經辦直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件應同各部門聯系后再分轉處理。

　　3.為加速文件運轉收發員應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門如關系到兩個以上部門應按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外。

　　四、文件的傳閱與督辦。

　　1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2.閱讀文件應抓緊時間當天閱完后應在下班前將文件交收發員，閱批文件一般不得超過兩天閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”總經辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應交收發員切忌橫傳。

　　5.總經辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得總經辦同意后，予以復印或摘抄原件應及時歸檔保存。

　　6.按照閱文范圍。一線員工。一般由有關部門定期組織學習相關文件。或由總經辦通知到單位閱文。

　　五、發文的規定

　　1.公司上報下發正式文件的權力分別集中總經辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　2.各下屬公司、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向總經辦、行政辦公室提出發文申請并將文件底稿分別交總經辦、行政辦公室審核。總經辦、行政辦公室同意發文方可按公司發文規定設置與業務分工統一歸口以密×字、政×字發文。各分公司團體文件由總經辦批轉。

　　3.對公司影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經公司領導班子研究決定后批準簽發。其余文件均由主要領導批準簽發。

　　六、發文的范圍

　　1.凡是以公司名義、總經辦、行政辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

　　2.總經辦、行政辦公室下發文件主要用于：

　　(1)公布公司規章制度

　　(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件

　　(3)公布公司體制機構變動或干部任免事項

　　(4)公布單位重大建設、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定

　　(5)發布相關獎懲決定和通報

　　(6)其他相關重大事項

　　3.總經辦、行政辦公室上行文、外發文主要用于：

　　(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定

　　(2)同兄弟公司聯系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

　　4.日常工程、技術、管理、建設工作中有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各部門書面或口頭自行通知執行一般不用發文。

　　5.各部門如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發會議紀要。

　　七、發文程序規定

　　1.總經辦、行政辦公室同意發文后，主辦部門應以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿

　　2.草擬文稿必須從本公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫

　　3.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級

　　4.總經辦應根據董事長和總經理有關指示精神，相關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿

　　5.經總經辦審查修改后的文稿，送分管領導核稿對文稿內容、質量負責

　　6.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚

　　7.文稿審核總經辦簽署后，按批準權限的規定分別呈送董事長、總經理處審定批準簽發

　　8.經領導批準簽發后的文稿交總經辦收發員統一編號送打字室打印

　　9.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名

　　10.文件打字后，由總經辦派專人按數印刷，再由收發員分發并檢查落實情況。

　　八、文件的借閱和清退

　　各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意，對有密級的文件須分管領導或總經辦主任同意后方可借閱。

　　借閱文件應嚴格旅行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　總經辦收發員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

　　文件的立卷與歸檔范圍

　　1.凡下列文件統一分別由總經辦收發員負責歸檔

　　(1)上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批復(2)總經辦、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等

　　(3)高層會議、行政辦公會議、中層干部會議、全體職工大會以及各種例會記錄(4)總經理辦公會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果

　　(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料

　　(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品(9)單位日志和大事記

　　(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

　　九、立卷要求

　　1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔。

　　2.立卷時要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　十、文件的銷毀

　　1、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，總經辦應定期清理造冊，并按上級有關規定辦理申請銷毀手續。

　　2、經審核同意銷毀的文件，應在總經辦收發員文書和正副主任以及分管領導的共同監督下銷毀。

文件管理制度12

　　一、總經辦設專人負責文件的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應在當日內或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。

　　二、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理；其余文件均應交公司領導批示后，再由總經辦專人按批示范圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦后的公文（包括按文件要求報出的詳細資料、附件等）應及時主動地退給總經辦，以做好文件歸檔工作。

　　三、凡本公司外發的文件，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規范，嚴禁多頭主送，并由總經辦統一進行登記編號。

　　四、部門或個人借閱文件，應辦理借閱手續，總經辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關規定分類整理，裝訂成冊，歸檔。

　　五、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應嚴加管理，辦理完畢后應立即退回，并核點份數，隨時存檔。絕密文件，僅限于直接有關人員經領導批準后在文件保管處閱讀。

　　六、如文件丟失或違反保密制度，發生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。

文件管理制度13

　　為了推進機關涉密文件管理工作規范化、制度化、科學化，提高涉密文件處理工作的效率和質量，結合工作實際，制定本制度。

　　一、收文。收到上級或其他部門發來的文件后要履行簽收手續，簽收人應注明收到的具體時間，書寫其文件的全稱。簽收后要認真核對信封號碼、件數，開拆后要認真核對文件的文號、件數與發文通知單是否相符，如有差錯，應立即向有關部門反映，文件拆封應由文件管理人員或指定的人員負責，其他人員無權拆封。對注有領導同志“親收”字樣的信件，應由領導同志本人或指定的專人拆封。收文后要認真填寫收文登記簿，將來文單位、文件標題、文號、密級、份數、收到時間等內容登記清楚。

　　二、發文。分發上級來文和本單位形成的文件，要根據文件的內容和領導的批示意見確定文件分發范圍。下發的文件要認真實行文件、發文通知單、信封“三對照”，防止錯發、漏發。外送的文件要在信封上加蓋密級章。絕密文件要單獨裝封，封口處加貼“密封條”或加蓋“密封”章。發出的文件由收發員登記后發放，收文單位簽收，或由郵電局機要通訊發出，不準捎帶，不發掛號，更不得發平信。當日的文件要當日送完，不得積壓或延誤。

　　三、辦文。文管人員根據領導的批辦意見，認真辦理。在辦理過程中，要注意把握好每一個環節，交辦有手續，收回有注銷。做到及時、不拖、不壓、不誤。對領導批示的查辦件，要及時檢查辦理情況，建立催辦記錄，并定期向領導報告。

　　四、傳閱。按照上級有關規定和領導批示意見進行傳閱，不得任意擴大閱讀范圍。閱讀文件要在辦公室或閱文室內進行。傳閱的文件要放在文件夾內，夾內要有目錄、編號，以便查對。不準從夾內抽文件，不得橫傳或倒手轉借。閱文人不在時，傳閱夾要放入抽屜內落鎖，不準堆放在辦公桌上。

　　五、借閱。借閱文件要經過批準，嚴格借閱手續，限期退回。如需延長使用時間，須辦理續借手續。外單位借閱文件，要持有介紹信，并符合閱文規定。借閱的文件要登記，歸還后要及時注銷。

　　六、復印。不經批準，不得隨意復印上級文件和領導同志的講話。確因工作需要必須復印時，要經發文機關同意。要嚴格登記、管理制度，對復印的文件、資料，應與正式文件一樣對待，認真辦好分發手續，按時清退，不得遺失。

　　七、管理。涉密文件要存放在鐵制櫥內分類放置，經常清點核對。一月一清理，一季一核對，做到文件和登記相符。如發現短缺，應及時查找。領導人參加上級會議帶回的文件，要及時交文管人員登記、保密。

　　八、清退。對下發的文件，要按照上級規定，認真組織清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要認真組織查找。確實查找不到的要追究責任，落實到人，并作出適當處理。

　　九、銷毀。各級黨委、政府、各部門嚴禁私自銷毀涉密文件，銷毀涉密件要經過上級保密管理部門、本單位領導審核同意后方可銷毀。嚴禁向廢品收購部門和攤販出售內部文件、刊物和資料。