專業(yè)實(shí)訓(xùn)具體情況總結(jié)
xxxx年xx月xx日至xx月xx日，文秘教育專業(yè)XX級(jí)全體學(xué)生在文學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和老師的精心組織下進(jìn)行了為期兩周的實(shí)訓(xùn)。現(xiàn)將本次實(shí)訓(xùn)的具體情況總結(jié)如下。
一、 基本情況本次實(shí)訓(xùn)有18人分配在校外單位，它們分別是漢中市廣電中心、漢中市統(tǒng)計(jì)局、漢中市衛(wèi)生局、漢中市人大辦公室、漢中市人力資源與社會(huì)保障局；其余23人則分配在學(xué)校校辦、黨辦、人事處、教務(wù)處、科技處、宣傳部、保衛(wèi)處、招就處和文學(xué)院院辦。文學(xué)院歷來(lái)都對(duì)文秘實(shí)訓(xùn)工作高度重視，文秘教研室對(duì)本次實(shí)訓(xùn)工作進(jìn)行了周密的前期準(zhǔn)備。4月22日，文學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和老師精心組織了“實(shí)訓(xùn)動(dòng)員大會(huì)”，會(huì)上提出并強(qiáng)調(diào)了同學(xué)們?cè)趯?shí)訓(xùn)期間必須遵守的各項(xiàng)要求和應(yīng)該注意的問(wèn)題。本次會(huì)議重點(diǎn)指出在校外實(shí)訓(xùn)的同學(xué)代表著陜西理工學(xué)院學(xué)生的整體形象，因而在外在穿著和內(nèi)在能力上都要求相對(duì)嚴(yán)格。在校內(nèi)實(shí)訓(xùn)的同學(xué)則代表文學(xué)院學(xué)生的整體形象，因此對(duì)分配在校辦、黨辦、招就處等“窗口”部門的同學(xué)也同樣要求較高。本次會(huì)議還強(qiáng)調(diào)，被分配在校外的同學(xué)要把人身安全放在首位。
二、 實(shí)訓(xùn)內(nèi)容秘書人員的工作范疇極為廣泛，要求也是近乎全能。本次實(shí)訓(xùn)雖然同學(xué)們所做的都是些日常性的簡(jiǎn)單工作，但都是今后作為秘書人員所必須掌握的，也是作為秘書最基礎(chǔ)性的工作。
(一) 辦公環(huán)境辦公室需要打掃的地方有辦公桌椅、地面、窗戶等，包括辦公用品的擺放在內(nèi)，除了保證辦公用品擺放整齊美觀以外，還要盡可能符合領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人習(xí)慣。保持辦公環(huán)境的安靜也是極其重要的內(nèi)容，像手機(jī)鈴音、個(gè)人的言語(yǔ)、個(gè)人腳步聲等都是值得注意的地方。分配在衛(wèi)生局的同學(xué)是這樣做的：每天早上會(huì)提前十分鐘左右到所在辦公室，先清理掉所有的廢紙和垃圾，包括桌上的煙灰缸也需要清洗；然后是清掃地面，掃完后噴灑少量空氣清新劑，接下來(lái)就是用抹布擦拭桌椅、窗臺(tái)、電話機(jī)等辦公用品；最后是將辦公物品擺放整齊，還要將日歷翻到當(dāng)天。本次實(shí)訓(xùn)絕大多數(shù)同學(xué)都能主動(dòng)打掃辦公室衛(wèi)生并保持辦公室清潔。
(二) 計(jì)算機(jī)的操作計(jì)算機(jī)的操作是秘書工作的基本內(nèi)容。在現(xiàn)實(shí)工作中，除了能熟練掌握word、excel、powerpoint等辦公軟件外，因工作的多樣性、特殊性而需要掌握的相關(guān)技能也是秘書人員所要學(xué)習(xí)的，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、裝訂機(jī)等。有一位同學(xué)恰好被分在人事局文印室，文印室每天都會(huì)接收到很多亟需打印的'文件，也經(jīng)常有人帶著大量文件前來(lái)復(fù)印，回來(lái)后這位同學(xué)告訴大家，文件的打復(fù)印并不難，只要嚴(yán)格按照設(shè)備的操作要求并熟練掌握工作程序便可。其他地方的同學(xué)也或多或少的接觸了文件的打復(fù)印工作。因此，本次實(shí)訓(xùn)許多同學(xué)也主動(dòng)學(xué)習(xí)并不同程度地掌握了辦公室日常工具的使用。
(三) 會(huì)議室布置會(huì)議室的布置和會(huì)議的主持是我們未來(lái)作為秘書人員接觸最多的工作之一。作為實(shí)訓(xùn)生，會(huì)議室的布置是現(xiàn)階段的必修課。打掃會(huì)議室是基礎(chǔ)工作，打掃要保證干凈和整潔，而會(huì)議室整體布局和領(lǐng)導(dǎo)名簽的擺放則是不能有半點(diǎn)差錯(cuò)的。例如在一次人事局籌備小型會(huì)議的過(guò)程中，兩位同學(xué)在指導(dǎo)老師的耐心指導(dǎo)下全程參與了這次會(huì)議的籌備過(guò)程，包括會(huì)議室的前期打掃、室內(nèi)布置和會(huì)中服務(wù)，兩位同學(xué)都嚴(yán)格按照要求一一做好，最終完成了指導(dǎo)老師交代的任務(wù)。不少同學(xué)在本次實(shí)訓(xùn)中也參與了會(huì)前準(zhǔn)備工作，并都獲得指導(dǎo)老師的高度認(rèn)可。
(四) 文件的管理文件、檔案的管理工作是秘書人員的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是本次實(shí)訓(xùn)同學(xué)們接觸最多的工作之一。在市人大常委會(huì)實(shí)訓(xùn)的兩位同學(xué)，他們?cè)趯?shí)訓(xùn)期間的主要工作就是文件的裝訂和核對(duì)。此時(shí)正值市人大會(huì)期間，他們每天都要核對(duì)好所有需要分發(fā)到每個(gè)代表團(tuán)手中的會(huì)議文件，核對(duì)內(nèi)容包括文件種類、文件名稱、發(fā)文日期等，每天的會(huì)議結(jié)束以后還要準(zhǔn)確無(wú)誤地將大量會(huì)議文件按類別整理裝訂好。這項(xiàng)工作是不能有半點(diǎn)差錯(cuò)的，這需要非常認(rèn)真的工作態(tài)度和保持耐心。在統(tǒng)計(jì)局、校招就處、校辦的同學(xué)也經(jīng)常會(huì)接觸到文件的管理工作，相信這為同學(xué)們積累了許多難得的工作經(jīng)驗(yàn)。
(五) 接打電話和接待工作接打電話是所有秘書的最基本工作，能使用準(zhǔn)確的語(yǔ)言和用語(yǔ)技巧是接打電話的基本要求，包括在接待中秘書人員的外表、舉止、談吐以及傾聽(tīng)和分析能力都直接反映著一個(gè)單位或部門的形象。從各單位指導(dǎo)老師所給的評(píng)分中可以看到，本次實(shí)訓(xùn)同學(xué)們所表現(xiàn)出來(lái)的良好形象是值得認(rèn)可的。例如一位分在校黨辦的同學(xué)，當(dāng)辦公室電話響起兩聲，她會(huì)先用左手接起電話：“喂，你好，這里是黨辦……”，右手提筆隨時(shí)做好記錄。若遇到需要轉(zhuǎn)接的電話，則會(huì)先向所找老師示意后再進(jìn)行轉(zhuǎn)接。在統(tǒng)計(jì)局實(shí)訓(xùn)的同學(xué)在一次接待工作中，他們先招待客人暫時(shí)在會(huì)客廳休息，然后迅速泡好茶水送至每一位客人手中，同時(shí)利用簡(jiǎn)短的時(shí)間詢問(wèn)客人的來(lái)訪事由，隨后將情況告知領(lǐng)導(dǎo)后按領(lǐng)導(dǎo)意圖做好具體安排。若領(lǐng)導(dǎo)不在，則會(huì)事先做好具體登記，等領(lǐng)導(dǎo)回來(lái)后再作安排。
除了上述幾項(xiàng)本次實(shí)訓(xùn)接觸較多的工作以外，許多同學(xué)還接觸了外出接送辦公用具、文件分發(fā)、信息核對(duì)等工作。可以說(shuō)，本次實(shí)訓(xùn)雖然時(shí)間短，但也讓同學(xué)們積累了豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。
三、 心得體會(huì)(一) 以誠(chéng)待人、謙虛好學(xué)一個(gè)友善的微笑、一聲真誠(chéng)的問(wèn)候、一句禮貌的用語(yǔ)都能使他人對(duì)你保持良好印象，同時(shí)，這也是有效溝通的前提。而持有一個(gè)謙虛好學(xué)的態(tài)度也往往會(huì)使人更愿意接納。正如在校招就處實(shí)訓(xùn)的同學(xué)，他們?cè)诿鎸?duì)外來(lái)人員到訪時(shí)，時(shí)刻注意著使用“您好”、“請(qǐng)問(wèn)”、“麻煩您”等禮貌用語(yǔ)，并時(shí)刻保持著飽滿的精神面貌和“不懂就問(wèn)”的謙虛態(tài)度，也因此在此項(xiàng)內(nèi)容的評(píng)分中指導(dǎo)老師能給出令人驚訝的滿分。
(二) 善于觀察，注重細(xì)節(jié)本次實(shí)訓(xùn)中許多同學(xué)都曾有過(guò)工作失誤的情況，而作為秘書人員，工作失誤是要盡量避免的。有一位同學(xué)曾接到過(guò)一次公文立卷歸檔的工作，由于文件目錄和數(shù)量繁多，這位同學(xué)在立卷完成后便沒(méi)有進(jìn)行徹底的檢查，一時(shí)疏忽導(dǎo)致某文件名在輸入錯(cuò)誤后沒(méi)能被找出，還好指老師在最后審核時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤并及時(shí)糾正。由此可見(jiàn)，擁有一雙慧眼和始終保持認(rèn)真的工作態(tài)度是我們今后必須具備的。俗語(yǔ)說(shuō)“態(tài)度決定一切，細(xì)節(jié)決定成敗”也正是如此。
(三) 努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，注重能力的提高很多同學(xué)感言自己所學(xué)的專業(yè)知識(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，實(shí)際
工作經(jīng)驗(yàn)也還相當(dāng)匱乏，目前還無(wú)法獨(dú)自完成一項(xiàng)工作。因此，在我們所收獲的同時(shí)，依然要繼續(xù)努力學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識(shí)，掌握更多的專業(yè)技能，要找更多的機(jī)會(huì)去實(shí)踐，讓知識(shí)在實(shí)踐中得以應(yīng)用和消化。
為期兩周的實(shí)訓(xùn)雖然短暫，但同學(xué)們的收獲還是很大的。我們切身感受了秘書的工作環(huán)境，了解到秘書工作的內(nèi)容。通過(guò)“看、問(wèn)、想、學(xué)、做”讓我們對(duì)秘書工作有了更全面，更深入的了解。通過(guò)實(shí)訓(xùn)，我們意識(shí)到專業(yè)知識(shí)的重要性的同時(shí)也看到許多知識(shí)并非在課堂中可得，需要在工作實(shí)踐中獲得。通過(guò)實(shí)訓(xùn)，我們看到了自己的不足和短板所在，這有助于我們?cè)诮窈蟮膶W(xué)習(xí)生活中得以改正和完善，為將來(lái)成為一名合格的秘書從業(yè)者打下堅(jiān)實(shí)的基矗
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