(通用)公司檔案管理制度

　　在日新月異的現代社會中，制度使用的情況越來越多，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編為大家收集的公司檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。

公司檔案管理制度 篇1

　　第一章　總　則

　　第一條 為加強公司企業檔案工作，服務于企業研發、生產、經營活動和管理工作，根據《集團有限公司企業檔案工作規定》和檔案相關法律法規，結合公司實際，制定本辦法。

　　第二條 企業檔案是指企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。其構成是以科學技術檔案為主體，包括計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛生和黨、政、工、團工作等方面檔案。

　　第三條 知識產權檔案是指在知識產權創造、運用、保護和管理工作活動中形成的，具有保存價值、應當歸檔的各種載體的檔案文件。

　　第四條 重大活動檔案是指在重大活動中直接形成的具有長久保存價值的文字、圖表、聲像、電子、標志性實物等不同形式的歷史記錄。

　　第五條 企業檔案實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準。

　　第六條 公司各單位包括全資子公司應設置專職或兼職資料員或文書員，負責本單位文件材料的管理工作，形成檔案管理網絡。并在業務上接受公司檔案館指導。

　　第七條 境外企業檔案管理參照《集團有限公司境外企業檔案工作指導意見》執行。

　　第二章 工作職責

　　第八條 檔案館職責

　　（一）學習貫徹并執行上級檔案主管部門及國家檔案局的檔案精神及法律法規。

　　（二）按照“統一領導、分級管理”原則，監督、指導、檢查公司各職能部門及項目的檔案前期的資料整理工作。

　　（三）制定年度檔案工作計劃，并組織實施。

　　（四）明確各門類檔案歸屬與流向。

　　（五）督促公司各職能部門對重大固定資產投資專項資料的前期的收集、整理，對達到歸檔要求的資料予以接收，并配合上級單位完成對公司檔案專項檢查與驗收工作。

　　（六）對公司達到歸檔要求的文件材料予以接收、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。

　　（七）指導各職能部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。

　　第九條 公司及子公司各職能部門職責

　　（一）各職能部門應按照“誰形成，誰歸檔”原則，收集、整理、歸檔本部門（項目）文件，并定期向檔案館移交，對歸檔文件的完整性、準確性和系統性負責。

　　（二）各職能部門負責人，應對本部門歸檔文件的完整性和系統性負責。

　　第十條 加強企業重大活動檔案管理工作，應依照有關規定，進行重大活動檔案的立卷歸檔。應遵循集中統一管理的原則，確保重大活動檔案的系統、完整、安全。

　　第三章 業務工作

　　第十一條 企業檔案工作與業務活動

　　（一）檔案工作應納入公司領導工作議事日程、企業規章制度及工作流程、部門和有關人員的經濟或崗位責任制。

　　（二）檔案館或檔案人員應參加產品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動。

　　（三）公司在下達項目計劃任務、檢查項目計劃進度、驗收或鑒定項目成果、進行項目總結時，應同時對項目文件提出歸檔要求、檢查積累情況、驗收或鑒定歸檔情況、做好歸檔交接。

　　第十二條 文件的.形成與積累

　　（一）文件形成時應使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式；

　　（二）文件形成者應將辦理完畢、有保存價值的文件及時交部門、項目或專項資料員保管。

　　第十三條 文件整理與歸檔

　　（一）文件整理

　　1. 文件立卷整理應遵循文件形成規律，區分保管期限，保持文件間的有機聯系。

　　2. 文書、科技、會計、聲像、實物檔案等門類文件的整理，應分別符合《文書檔案管理辦法》《科技檔案管理辦法》《會計檔案管理辦法》《聲檔案管理辦法》《實物檔案管理辦法》等標準、文件的要求。

　　3. 固定資產投資項目文件整理，

　　（二）文件歸檔范圍

　　1. 公司在籌備、建設、生產、經營、管理等活動及產權變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應納入歸檔范圍。

　　（1）企業資產:包括各種物業(如樓宇、房產、土地)的產權證、使用證，資產的注入、劃撥、劃轉、無形資產買入的請示、批復、權屬證明及產權變動證明材料，清產核資工作中形成的各種文件材料；

　　（2）注冊登記:包括企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料(包括企業的章程及與各方簽訂的合同)；

　　（3）行政管理:包括董事會、監事會形成的會議記錄、紀要、決議等材料及文秘工作、勞動工資、人事管理、法律事務、外事公關、安全保衛等工作形成的文件材料；

　　（4）經營管理:包括經營決策、計劃統計、財務管理、稽核審計等工作形成的文件材料，各種合同、協議及公證書，企業內部管理與整頓形成的文件材料；

　　（5）生產技術管理:包括生產調度、質量管理、勞動管理、能源管理、科技管理、計量工作、標準化工作等形成的文件材料及企業各種資質證書及相關材料；

　　（6）社團工作:包括黨、團組織、工會、協會、紀檢監察、宣傳教育等方面形成的文件材料；

　　（7）投資開發:包括境內外投資項目中的項目建議(申請)書、意向書，可行性研究報告、項目評估、項目批準文件，合同、章程、協議等及其審批文件、批準證書，項目勘察設計、施工、竣工驗收等活動形成的文件材料，承包工程、設計咨詢項目中的招投標、中標、簽訂合同、施工準備、施工、竣工驗收、工程移交等活動形成的文件材料，科技經貿合作項目中的合同、協議，及實施合作過程中形成的主要文件材料，勞務合作項目中的合同、協議、人事管理、財務管理等活動形成的文件材料；

　　（8）基本建設:包括本企業各種基建工程形成的依據性、基礎性材料，設計文件、施工文件、監理文件和竣工文件材料；

　　（9）設備儀器:包括各種自制、外購設備及安裝調試文件材料；

　　（10）產品生產:包括每種產品從開發、設計到工藝、工程安裝、加工制造、檢驗、包裝、商標、廣告等方面形成的文件材料；

　　（11）科學研究:包括從開題到實驗、總結報告、技術鑒定、成果推廣應用及轉讓等系列活動中形成的文件材料；

　　（12）聲像實物:包括各種活動形成的照片、錄音、錄像、磁盤、光盤、證書、獎狀、獎章、獎杯、獎牌、錦旗、書畫等；

　　2. 歸檔文件的主要來源有：公司形成的文件；公司引進項目、外購設備等接收的文件；所屬單位及參股企業向公司提交的文件；公司參與的合作項目，合作單位按要求應向公司提交的文件；公司執行、辦理的外來文件。

　　3. 管理類和會計、科技、聲像、實物等門類文件歸檔范圍和保管期限，應符合文書檔案管理辦法》《科技檔案管理辦法》《會計檔案管理辦法》《聲檔案管理辦法》《實物檔案管理辦法》等有關規定的要求。

　　（三）文件歸檔時間

　　1. 經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

　　2. 科研開發、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產品生產及服務業務應定期或按階段歸檔。

　　3. 產權產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。

　　4. 會計核算專業材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管1年后的第一季度向檔案館移交。

　　5. 磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。

　　6. 更新、補充的文件，企業內部機構變動和干部職工調動、離崗時應清退的文件，企業資產與產權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。

　　7. 涉密檔案文件歸檔時間，應按國家和企業保密規定執行。

　　（四）文件歸檔要求

　　1. 各部門、項目及專項工作專兼職資料員應按規定將文件整理后歸檔。

　　2. 歸檔的文件應完整、準確、系統，其制成材料應有利于長久保存，圖文字跡應符合形成文件設備(打印機、復印機、掃描儀等)標稱的質量要求。歸檔文件模糊不清或破損的，應予以修復。

　　3. 歸檔的文件應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔，復制件需加蓋歸檔單位公章。

　　4. 非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。

　　5. 歸檔文件一般一式一份。重要、利用頻繁和有專門需要的可適當增加份數。

　　6. 兩個以上單位合作完成的項目，應以合同、協議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應保存全套文件，協辦單位保存與所承擔任務相關的正本文件。

　　7. 文件形成部門應就歸檔文件填寫“檔案交接登記表”（附件1）。重要項目文件歸檔時，應由項目管理部門編寫歸檔說明，并經項目負責人審核簽字。

　　8. 文件形成部門應按期將“檔案交接登記表”隨同已整理的文件向檔案館移交；檔案館接收時應認真核對，并檢查檔案質量；雙方在“檔案交接登記表”簽字后各保留一份，履行交接手續、形成歸檔記錄。

　　9. 具有永久、長期保存價值的電子文件，應形成一份紙質文件歸檔。電子檔案實行“雙套制”管理，應與其他載體檔案區分，單獨整理存放，并通過互見號與其他載體檔案建立對應關系。

　　10. 因公出國考察帶回的技術材料、影像資料，應及時整理、立卷、移交檔案館。

　　第十四條 檔案與資料的收集

　　（一）接收所屬單位因產權變動后屬本企業所有檔案。

　　（二）根據資產管理權限接收無法人資格的所屬單位檔案。

　　（三）根據需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。

　　（四）根據研發和市場競爭的需要收集與企業經營范圍相關的資料。

　　第十五條 檔案整理工作

　　（一）檔案館應區分全宗進行檔案的分類、排列與編目。

　　（二）分類方案應依據企業管理職能，結合檔案形成特點制定，并應附有分類說明。

　　（三）類別號可采用阿拉伯數字、英文字母、拼音字母中的1種或2種混合方法設定。

　　（四）全宗內檔案按類別集中排列，類別內檔案按類目順序排列編號。

　　（五）根據分類方案和排列順序編制檔號，檔號編制方法見《檔號編制規則》（DA/T 13-1994）。

　　（六）檔案全宗、分類編號，應按《中國中車集團有限公司檔案分類編號辦法》執行。

　　（七）紙質檔案應與對應的非紙質載體檔案設立互見號。互見號是反映同一內容其它載體檔案保管單位的檔號。

　　（八）按全宗、類目、保管期限編制檔案目錄。

　　第十六條 檔案保管工作

　　（一）檔案存放應依據檔案載體選擇檔案柜架、底圖不宜折疊，磁性載體應配備防磁設施。重要檔案應實行異地異質備份、確保檔案安全。

　　（二）檔案入庫前一般應去污、消毒，受損的檔案應及時修復或補救，易損的制成材料和字跡、應采取復制手段加以保護。

　　（三）庫房管理

　　1. 庫房應保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能。

　　2. 庫房設備運轉和檔案害蟲及霉菌防治情況應定期檢查，并及時排除隱患。

　　3. 庫藏檔案應定期清理核對、做到賬物相符，數量發生變化時應記錄說明。

　　（四）館藏檔案應保持其歷史的真實面目，可采用縮微技術進行檔案的搶救和保管，受損檔案、珍貴檔案或檔案孤本應進行縮微拍攝，原件和縮微品并存。

　　第十七條 檔案鑒定工作

　　（一）成立由主管領導、職能部門、專業技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（組），負責確定文件保管期限和到期檔案鑒定。

　　（二）根據文件對企業、國家和社會所具有的現實和今后工作查考、憑證作用以及歷史研究價值確定檔案保管期限。

　　（三）檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。

　　（四）凡是反映本企業主要職能活動和歷史面貌，對本企業、國家和社會有長遠利用價值的文件，應為永久保管檔案。

　　（五）凡是反映本企業一般工作活動，在一定時期對本企業各項工作有參考利用價值的文件，應為定期保管檔案，可根據其參考價值分為30年和10年。

　　（六）定期對已到保管期限的檔案進行鑒定：經檔案鑒定委員會（或小組）鑒定，需繼續保存的檔案應重新劃定保管期限；無保存價值的檔案應登記造冊、填寫銷毀清冊，經企業法定代表人批準后進行監督銷毀，銷毀清冊永久保存；涉密檔案還須經企業保密委員會批準后進行監督銷毀。

　　第十八條 檔案統計工作

　　（一）檔案館應及時、準確地填報本企業檔案工作年報及有關統計報表。

　　（二）建立檔案工作統計臺賬，主要內容包括：檔案館（室）藏情況、年度出入庫情況、檔案利用情況、檔案專兼職人員情況、檔案設施設備情況、檔案銷毀情況等。

　　（三）檔案統計工作應保持連續性，按國家檔案局有關規定填報企業檔案室基本情況年報表。

　　第十九條 檔案利用工作

　　（一）檔案館應加強檔案檢索系統建設，開發檔案信息資源，及時有效地提供檔案利用服務。

　　（二）根據保密規定和知識產權管理要求，設定檔案利用權限，越權利用須經有關領導審批。

　　（三）檔案利用應按規定審批、登記，填寫借閱登記表，涉密文件還須填寫涉密檔案調卷審批單；利用效果突出的宜進行登記，填寫利用效果登記表，收集、積累利用效果事例，申報開發利用檔案信息資源成果。

　　（四）可采用直接查閱、電話調閱等方式，提供利用原件、復制件，復制件需加蓋“檔案復制專用章”。

　　（五）借閱檔案的人員，應保持案卷的完整與安全，不得轉借、拆散、涂改、抽換、損壞、丟失和泄密。

　　（六）借閱檔案在歸還時，檔案管理人員應嚴格檢查驗收，確認沒有問題后，雙方辦理交接手續。

　　（七）公司宜對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規章制度匯編、專題文件匯編等。

　　（八）公司宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產品性能比較、科研成果簡介、工程項目簡介、設備的更新換代、市場的變化等。

　　（九）公司宜對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產經營指標統計分析、重大事故原因研究分析、企業史志等。

　　第四章 檔案的保密工作

　　第二十條 檔案資料是企業的寶貴財富，檔案人員和檔案利用人員應有高度的保密意識，遵守保密制度。

　　第二十一條 檔案只限歸檔人員利用，其他人員需填寫“借（查）閱申請表”（見附件4），并經有關領導簽字審核后方可借閱。科技檔案、聲像實物檔案須經總工程師批準；文書檔案須經公司保密委員會主任批準；會計檔案須經總會計師批準。

　　第二十二條 有密級檔案經批準查閱后，只允許在檔案室查閱，不允許帶離檔案室，并禁止摘抄。

　　第二十三條 檔案人員違反保密制度，丟失或擅自提供檔案、泄漏檔案機密，應根據情節輕重給予處分，直至依法追究刑事責任。

　　第二十四條 對嚴格執行檔案保密制度，對保密工作有重大貢獻的單位和個人，應給予表揚或獎勵。

公司檔案管理制度 篇2

　　第一章總則

　　第一條為規范企業境外檔案管理，維護國家利益和企業合法杈益，滿足境外資產監管需要，根據《中華人民共和國檔案法》和有關法律法規，制定本制度。

　　第二條本制度適用于中華人民共和國境內企業作為投資主體或母公司在境外設立的全資企業、控股企業、項目部、辦事機構等(以下統稱境外單位)的檔案工作。

　　第三條本制度所稱的境外檔案是指境外單位在研發、生產、經營、管理或項目合作等活動中形成的，具有保存價值的各種形式的文件材料。

　　第四條境外檔案工作應當在遵循所在國家或地區法律法規的基礎上，本著有利于維護國家利益和企業合法權益、有利于工作、有利于保密、有利于應對突發事件的原則，以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理，確保境外檔案完整、準確、有效、系統和安全。

　　第五條投資主體或母公司在設立境外單位時應當在公司章程或協議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項，確保中方權益。

　　第二章管理職責與人員

　　第六條各級檔案行政管理部門根據職責負責境外檔案工作的.監督、指導;外交部和我駐外使領館按照工作職責，結合實際情況，為境外檔案的應急管理提供必要協助;國家商務主管部門、發展改革部門、國有資產監督管理部門應當將境外檔案工作納入境外投資、資產、合作項目管理內容;海關為境外檔案出入境提供通關便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會同海關總署共同制定并實施。

　　第七條投資主體或母公司負責本企業境外單位檔案工作監督、指導。

　　第八條境外檔案工作應當有明確的分管領導、歸口管理部門、專職檔案人員。

　　第九條境外檔案工作主要內容：

　　(一)編制檔案工作發展規劃和年度工作計劃;

　　(二)制定文件材料歸檔和檔案管理制度;

　　(三)指導文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;

　　(四)負責檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和信息化等工作;

　　(五)組織檔案宣傳、培訓、研究和業務交流工作;

　　(六)負責境外檔案移交工作。

　　第十條境外檔案管理人員應當具備相應的檔案專業知識和技能，定期接受檔案業務培訓;一般選用中方員工。

　　第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責任和義務。崗位變動時，應當及時辦理文件材料移交手續，并清退借閱未還的檔案。

　　第三章文件材料的形成與歸檔

　　第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應當納入業務工作流程，納入業務工作或項目計劃，納入業務部門職責范圍和業務人員崗位責任制，納入考核體系和獎懲制度。

　　第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據所在國家、地區及中華人民共和國法律法規，結合境外業務實際制定，并報投資主體或母公司審批。資本結構或主營業務發生較大變化的，應當及時修訂完善。

　　第十四條境外文件材料應當按照歸檔范圍及時收集整理，按規定期限向檔案部門移交進行集中管理。任何個人不得將應歸檔的文件材料據為己有或拒絕歸檔。

　　第十五條歸檔文件材料應當符合如下要求：

　　(一)歸檔文件材料形成符合有關技術標準，完整、準確、系統，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式

　　(二)歸檔文件材料為原件;因故無原件的，將具有憑證作用的復制件歸檔并作出說明。

　　(三)電子文件與其元數據一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關要求。

　　(四)非紙質文件與其文字說明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的，應當一并歸檔;沒有中文譯文的，譯出標題和目錄后歸檔。

　　(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。

　　第十六條管理、建設項目、設備儀器、科研開發、產品及業務、會計、人事等各類文件材料，參照國內同類文件材料的歸檔時間并結合境外業務實際定期歸擋。

　　第十七條境外單位業務信息系統應當具備電子文件歸檔管理功能，符合電子檔案管理要求。

公司檔案管理制度 篇3

　　第一章 總則

　　第一條 為規范公司檔案管理，確保檔案資料的完整性、安全性與有效利用，促進公司信息資源的整合與共享，根據國家相關法律法規及公司實際情況，特制定本制度。

　　第二條 本制度適用于公司各部門在日常經營、管理、研發、生產、銷售等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于紙質文件、電子文件、照片、錄像、音頻資料等。

　　第三條 公司檔案管理遵循“統一領導、分級管理、集中存放、方便利用”的原則，確保檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等各個環節的科學化、規范化、信息化。

　　第二章 管理機構與職責

　　第四條 公司設立檔案管理部門（或指定專人負責），作為檔案管理的中樞機構，負責全公司檔案管理工作的規劃、組織、協調與監督。其主要職責包括：

　　1. 制定和完善公司檔案管理制度；

　　2. 組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀及開發利用工作；

　　3. 指導和監督各部門檔案管理工作；

　　4. 提供檔案查詢、借閱服務；

　　5. 開展檔案業務培訓和宣傳工作。

　　第五條 各部門應設立兼職檔案員，負責本部門檔案的初步整理、移交及日常管理工作，確保本部門檔案的完整與安全。

　　第三章 檔案收集與整理

　　第六條 各部門應按照公司檔案管理部門的.要求，及時收集、整理本部門在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案材料的齊全、完整和準確。

　　第七條 檔案整理應遵循分類科學、組卷合理、排列有序、編號準確的原則，便于保管和利用。

　　第八條 電子檔案應實行雙套制管理，即在紙質檔案歸檔的同時，將相應的電子文件及其元數據一并歸檔，并確保兩者之間的關聯性和一致性。

　　第四章 檔案保管與保護

　　第九條 公司檔案管理部門應設立符合檔案保管要求的專用庫房，配備必要的設施設備，確保檔案的安全與保密。

　　第十條 檔案管理人員應定期檢查檔案庫房的環境條件，如溫濕度、防塵、防蟲、防火、防盜等，發現問題及時處理。

　　第十一條 檔案應實行定期鑒定制度，對于失去保存價值的檔案，應按照規定的程序進行銷毀處理，并保留銷毀清冊。

　　第五章 檔案利用與保密

　　第十二條 公司檔案管理部門應建立檔案查詢、借閱制度，明確查詢、借閱的權限、程序和范圍，確保檔案的合理利用。

　　第十三條 借閱檔案應辦理登記手續，并按期歸還。借閱過程中，借閱人應妥善保管檔案，不得涂改、拆散、損壞或遺失。

　　第十四條 涉及公司機密或敏感信息的檔案，應嚴格按照公司保密制度進行管理，未經批準，不得擅自查詢、借閱或復制。

　　第六章 附則

　　第十五條 本制度由公司檔案管理部門負責解釋和修訂。

　　第十六條 本制度自發布之日起實施，原有相關檔案管理規定與本制度不符的，以本制度為準。

公司檔案管理制度 篇4

　　第一章 總則

　　第一條 為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統與安全，提高檔案利用效率，根據《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規，結合公司實際情況，特制定本制度。

　　第二條 本制度適用于公司各部門在生產經營、管理活動中形成的各種形式、各種載體的檔案材料的管理，包括但不限于文書檔案、會計檔案、科技檔案（含項目檔案、基建檔案、設備檔案等）、人事檔案、電子檔案等。

　　第三條 公司檔案管理遵循“統一領導、分級管理、集中保管、便于利用”的原則，實行檔案部門與業務部門相結合的管理模式，確保檔案資源的有效整合與共享。

　　第二章 管理機構與職責

　　第四條 公司設立檔案管理部門（或指定專門機構），負責全公司檔案工作的規劃、組織、指導和監督。主要職責包括：

　　1. 制定并完善公司檔案管理制度；

　　2. 組織檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用；

　　3. 監督指導各部門檔案工作，開展檔案業務培訓；

　　4. 推廣應用檔案管理先進技術，實現檔案管理現代化。

　　第五條 各部門應明確兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、歸檔及日常管理工作，與檔案管理部門保持密切協作。

　　第三章 檔案的收集與整理

　　第六條 各部門應按照檔案管理制度的要求，及時將辦理完畢且具有保存價值的文件材料收集齊全，并按規定進行整理、分類、編目，形成規范的`檔案卷冊或電子文檔。

　　第七條 檔案整理應遵循檔案的自然形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

　　第八條 歸檔文件材料應齊全完整，內容準確，標識清晰，載體和字跡應符合耐久性要求。

　　第四章 檔案的鑒定與銷毀

　　第九條 公司定期對檔案進行鑒定，區分檔案的保管期限，對無保存價值的檔案進行登記造冊，經審批后按規定程序銷毀。

　　第十條 檔案鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關部門和專家進行，確保鑒定結果的客觀公正。

　　第五章 檔案的保管與保護

　　第十一條 檔案管理部門應配備專用庫房和必要的設施設備，確保檔案的物理安全和信息安全。

　　第十二條 檔案庫房應保持適宜的溫度、濕度，采取防光、防塵、防火、防盜、防有害生物等措施，定期檢查檔案狀況，及時修復破損檔案。

　　第十三條 電子檔案應實行雙套制管理，即紙質檔案與電子檔案并存，確保數據的完整性和可恢復性。電子檔案應定期進行備份，防止數據丟失。

　　第六章 檔案的利用與開放

　　第十四條 公司檔案應根據公司規定，向內部員工提供利用服務，支持公司各項工作的順利開展。

　　第十五條 檔案利用應遵循保密原則，嚴格控制利用范圍，確保檔案信息安全。涉密檔案應按照國家保密法規進行管理。

　　第十六條 檔案管理部門應積極開展檔案編研工作，為公司決策和管理提供有價值的檔案信息支持。

　　第七章 監督與考核

　　第十七條 檔案管理部門應定期對各部門檔案工作進行檢查，發現問題及時督促整改。

　　第十八條 公司將檔案工作納入部門績效考核體系，對檔案工作成績突出的部門和個人給予表彰獎勵；對違反檔案管理規定，造成檔案損失或泄密的，將依據公司規定追究相關責任。

　　第八章 附則

　　第十九條 本制度自發布之日起實施，由公司檔案管理部門負責解釋。隨著公司發展及法律法規的更新，本制度將適時進行修訂和完善。

公司檔案管理制度 篇5

　　1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準;借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的.地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批準。

　　5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

公司檔案管理制度 篇6

　　第一條為加強企業檔案工作，促進檔案工作為企業各項工作服務，根據有關法律、法規，制定本制度。

　　第二條本制度所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。

　　第三條企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。

　　第四條企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。

　　第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：

　　(一)貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度;

　　(二)統籌規劃并負責本企業檔案的`收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作;

　　(三)指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

　　(四)監督、指導本企業所屬機構(含境外機構)的檔案工作。

　　第六條企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。

　　第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

　　第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

　　第九條企業根據有關制度，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。

　　第十條企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。

　　第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關制度經企業法定代表人批準后進行監銷。

　　第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。

　　第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。

　　第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的`提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業提供及時、有效的服務。

　　第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。

　　第十六條企業提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。

　　第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按國有企業資產與產權變動檔案處置辦法做好檔案的處置工作。

　　國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案;國有企業分立，檔案處置工作由分立后的企業協商辦理。

　　第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。

　　第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按制度歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。

公司檔案管理制度 篇7

　　第一章 總 則

　　第一條 為規范金融企業業務檔案管理，依據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國商業銀行法》《中華人民共和國保險法》《中華人民共和國證劵法》等相關法律，結合金融企業業務工作實際，制定本規定。

　　第二條 本規定所稱金融企業業務檔案，是指金融企業在貨幣金融、資本市場、保險、信托等金融業務辦理及服務活動中形成并具有保存價值的各種載體形式的記錄。

　　第三條 本規定適用于在中華人民共和國境內依法設立的下列金融機構：

　　(一)政策性銀行、商業銀行、農村合作銀行，城市信用合作社，農村信用合作社。

　　(二)證券公司、期貨公司、基金管理公司及其依法設立的從事資產管理業務的子公司。

　　(三)保險集團(控股)公司、保險公司、保險資產管理公司、保險專業中介機構。

　　(四)信托公司、金融資產管理公司、企業集團財務公司、金融租賃公司、消費金融公司、汽車金融公司、貨幣經紀公司。

　　(五)從事匯兌業務、支付清算業務和基金銷售業務的公司。

　　(六)其他經批準從事金融業務活動的企業。

　　第四條 金融企業業務檔案對維護金融企業和客戶利益，保護消費者權益，防控金融風險，打擊經 濟 犯 罪，保障國家經濟安全，促進經濟和社會發展等具有十分重要的作用，是金融企業檔案的重要組成部分，是企業管理的基礎，應由企業檔案部門實行集中統一管理。

　　第五條 各級檔案行政管理部門根據職責負責金融企業業務檔案工作的指導、監督和檢查;各級金融業務監督管理機構及其派出機構負責將金融企業業務檔案管理工作納入金融業務監督管理制度、流程，與業務同監管。

　　第六條 金融企業檔案部門或檔案工作歸口管理部門(以下統稱“檔案部門”)負責對本企業業務檔案工作進行統籌規劃、監督、指導和檢查，各相關業務部門配合檔案部門組織實施。金融企業所屬各分支機構檔案部門負責本分支機構業務檔案管理工作，并對所屬分支機構的業務檔案工作進行監督、指導和檢查。

　　第七條 金融企業應建立健全統一的業務文件材料歸檔管理制度;將業務文件材料的'形成、積累、整理和歸檔工作列入業務工作流程，列入業務工作或項目計劃，列入業務部門職責范圍和業務人員崗位責任制，列入企業考核體系和獎懲制度，確保業務文件材料的完整歸檔。

　　第八條 金融企業應當建立健全業務檔案保管、利用、鑒定、銷毀等工作的相關制度，確保業務檔案的真實、完整、有效和安全，滿足企業在證據、責任、信息、存史等方面的需要。

　　第九條 金融企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔或造成檔案損毀、丟失、泄密等行為，進行相應的懲處。

　　第十條 金融企業業務檔案管理人員應當具備相應的檔案專業知識和技能，并定期接受業務培訓。

　　第二章 業務文件材料的整理與歸檔

　　第十一條 金融企業應依據法律、行政法規、國務院金融監督管理部門和檔案行政管理部門的規章和規范性文件的要求，結合業務工作流程，制定本企業業務文件材料的歸檔范圍和業務檔案的保管期限表;當業務范圍或工作流程發生變化時，應及時修訂完善。

　　第十二條 金融企業檔案部門應當按照遵循文件材料形成規律、保持文件材料之間的有機聯系、便于保管和查找利用的原則，依據國家有關規定研究確定業務文件材料歸檔整理和分類編號方法，制訂相關標準并保持相對穩定。

　　第十三條 金融企業業務部門應當按照有關規定，將應當歸檔文件材料按要求進行整理、立卷，定期移交本企業檔案部門集中管理，并辦理歸檔交接手續。

　　第十四條 金融企業文件材料歸檔一般一式一份，比較重要的或利用頻繁的文件材料可適當增加份數。

　　第十五條 業務文件材料中屬于企業管理類的文件材料，原件存入管理類檔案，在與之相關的業務檔案中可存放復印件并標明互見號。

　　第十六條 金融企業應當按國家有關規定進行檔案著錄。

　　第十七條 紙質和電子文件同步歸檔的，在文件內容、相關說明及描述上應保持一致;僅為電子載體形式的業務檔案，須遵照國家有關電子文件歸檔和電子檔案管理的規定和標準執行。

　　第十八條 金融企業建設業務信息系統時，應當有檔案部門參與，由檔案部門提出電子文件歸檔管理的相關需求，確保所形成電子文件能夠歸檔，歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求。

　　第十九條 業務工作人員崗位變動時，應當及時辦理移交所負責業務工作的文件材料，并清退借閱未還的檔案。

　　第二十條 國內依法投資設立的金融企業有海外機構的應當建立海外機構業務檔案管理制度。

　　第三章 業務檔案的管理

　　第二十一條 金融企業應當配備符合檔案保護和安全管理要求的業務檔案保管裝具和庫房，并保證庫房設施設備的正常運轉。

　　第二十二條 金融企業應當按有關要求做好電子業務檔案的存儲和安全管理，保證電子業務檔案的真實、完整、安全和可用，并對重要業務檔案進行異質、異地備份，確保業務檔案安全。金融企業對檔案信息安全負最終責任。

　　第二十三條 金融企業將業務檔案管理外包的，應當嚴格審核承包方的信息安全保障能力和資質。在簽訂合同協議時，應當明確有關檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責任和約定條款，以保障業務檔案的安全與利用。

　　第二十四條 金融企業檔案部門應做好業務檔案管理的統計工作和對統計數據的研究利用，保證統計數據的完整性、準確性和連續性。

　　第二十五條 金融企業應當建立業務檔案管理信息系統，逐步提高對電子業務檔案的管理水平。業務檔案管理信息系統的功能應當符合國家有關規定。

　　第四章 業務檔案的利用、鑒定與處置

　　第二十六條 金融企業應當編制業務檔案檢索工具，方便業務檔案的檢索與查詢。

　　第二十七條 金融企業應當對業務檔案的查閱利用進行登記，對超權限利用應履行審批手續。

　　第二十八條 金融企業檔案部門應積極開展業務檔案的提供利用服務工作，加強對業務檔案的編研開發，滿足企業金融業務活動和管理工作的需要。

　　第二十九條 金融企業應當成立由主管領導、檔案部門和業務部門人員組成的檔案鑒定小組，對到期的業務檔案按照有關規定進行鑒定并形成鑒定報告;對確已失去保存價值的到期業務檔案，由企業負責人審批簽字后方可予以銷毀。銷毀檔案應在指定地點并有專人負責監督。對被銷毀的檔案應當登記造冊，并與鑒定報告一并永久保存。對雖已到期、但未結清債權債務或有其他未了事項的業務檔案不得銷毀。對國家和社會具有重要保存價值的業務檔案應當延長保管期限。

　　第三十條 金融企業因各種原因變更、終止的，應當按國家有關規定對業務檔案進行妥善處置。

　　第三十一條 未經檔案行政管理部門許可，金融企業不得以任何方式和形式將涉及國家秘密的業務檔案攜帶出境。

公司檔案管理制度 篇8

　　一、總則

　　1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。

　　2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專人負責文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱后歸檔。

　　3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料，包括會議的.通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

　　4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

　　5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

　　5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起。

　　6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責

　　1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

　　3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

　　2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。

　　3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。

　　4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。

　　5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

　　6、不準轉借，必須專人專用。

　　7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

公司檔案管理制度 篇9

　　第一章總則

　　第一條為了加強財務檔案的科學管理，建立財務檔案的立卷、歸檔保管、調閱和銷毀等管理制度，保證財務檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，使其規范化、系統化，特制定本制度。

　　第二條財務部門是財務檔案的具體負責部門，財務檔案管理工作分為六大類，包括會計檔案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預算檔案管理、日常往來文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據具體情況進行詳細分類。

　　第二章會計檔案管理

　　第三條會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算的專業資料，是記錄和反映公司經濟業務的重要史料。

　　第四條每月形成的會計檔案，應由專人按照歸檔要求，負責整理立卷、裝訂成冊、編制會計檔案保管清冊，檔案依據分類，分別保存，憑證按月整理保存，次年初將本年賬簿存檔。

　　第五條應指定專人負責會計檔案的`保管工作，檔案柜由專人負責分類整理，檔案柜鑰匙由專人負責保管。

　　第六條保存的會計檔案不得外借。如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經批準后，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，不得在會計憑證上涂畫，不得拆封、抽換會計檔案。

　　第七條財務部門負責設置會計檔案查閱登記清冊，及時登記查閱人或者復制人的.姓名、部門、日期、查閱內容、歸還日期等。

　　第八條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類。

　　第九條會計檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。

　　第十條對會計檔案保管期限有特殊要求的，可以報董事會批準。

　　第十一條保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：

　　1.編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀的會計檔案名稱、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

　　2.集團總裁、財務總監在會計檔案銷毀冊上簽署意見。

　　3.集團財務管理部負責銷毀會計檔案，財務總監與董事長辦公室人員共同監銷。

　　4.監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監銷情況報告公司總裁。

　　第十二條保管期滿但未結清債權債務的原始憑證，不得銷毀。應獨立抽出立卷，保管到結清債權債務為止。

　　第十三條計算機電子財務文檔，原則上應當打印出書面會計檔案進行保存，同時刻錄成光盤進行備份保管。

　　第十四條公司分立，會計檔案由分立后的一方統一保管，另一方可查閱、復制與其業務有關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出，移交業務相關方保存，并按規定辦法交接手續。

　　第十五條公司合并，原單位形成的會計檔案應當由合并后的單位統一保管。

　　第十六條公司之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

　　第十七條交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的財務負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

　　第三章年度會計報告及審計資料管理

　　第十八條年度資料包括年度報表、審計報告、驗資報告等，這些報表及資料應依據時間、類別分別由專人保管。

　　第十九條年終報告、審計、驗資報告應長期保存，分別裝訂，注明名稱、日期等。如公司內部單位或股東等需要查閱或復制，

　　第二十條年度報告及審計資料原則上不予外借。需經公司借閱審批流程批準，資料保管人需記錄發放或借出時間、姓名、部門、數量等，并由接收人簽字或蓋章。

　　第四章資金類檔案管理

　　第二十一條資金類檔案包括資金日報、資金周報、資金計劃，資金計劃執行情況分析報告、資金臺賬、融資臺賬、員工薪酬信息等方面。

　　第二十二條資金類檔案按月度、季度、年度進行分類保管。

　　第二十三條融資臺賬信息記錄須完整，因融資業務而簽定的合同及協議必須將原件整理歸檔。

　　第二十四條資金類檔案的管理應執行公司保密制度。

　　第五章預算檔案管理

　　第二十五條預算檔案包含月度、季度、年度預算與年度預算方案，預算調整方案，預算執行情況等，涉及收入、成本、費用及資本性支出等方面。

　　第二十六條預算檔案按年度分類保管。年度預算應永久保存。

　　第六章日常往來財務文件、決議檔案管理

　　第二十七條日常往來財務文件分為內部往來財務文件及外部財務文件兩大類。其中內部往來財務文件包括各子公司、各部門之間以及部門內部發放的文件，包括“內部請示報告”、“內部通知”“股東會決議”“董事會決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國、、內外往來文件。

　　第二十八條日常往來財務文件應依據內容進行分類保存，如內部規章制度，審計往來文件等等;外部往來財務文件應依據往來單位進行分類存檔。

　　第二十九條公司內部往來財務文件或外部財務文件亦需依據時間順序存檔，以年度為限，以前年度檔案需另行存放。

　　第七章合同檔案管理

　　第三十條依據集團合同管理規定建立合同臺賬，進行合同檔案管理。

　　第三十一條按合同性質進行分類保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損，要查明原因，及時處理。

　　第三十二條合同原件無特殊情況不得外借。可在財務部門查閱合同文檔，確因工作需要借出查閱，須按公司借閱審批流程，經批準后，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續，以影印件借出。

　　第三十三條合同文檔須指派專人負責。

　　第八章附則

　　第三十四條本辦法由集團財務管理部負責解釋、修訂。

　　第三十五條本辦法經董事長辦公室批準后生效，自生效之日起開始實施。

公司檔案管理制度 篇10

　　第一章 總則

　　第一條 為加強公司檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性、系統性和安全性，提高檔案利用效率，根據《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規，結合公司實際情況，特制定本制度。

　　第二條 本制度適用于公司各部門在業務活動中形成的各種門類、各種載體的檔案材料的管理，包括但不限于文書檔案、會計檔案、科技檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案等。

　　第三條 公司檔案管理遵循“統一領導、分級管理、集中保管、便于利用”的原則，實行檔案信息化、規范化、科學化管理。

　　第二章 管理機構與職責

　　第四條 公司設立檔案管理中心（或指定部門），負責全公司檔案工作的規劃、組織、協調和監督。其主要職責包括：

　　1. 制定和修訂公司檔案管理制度；

　　2. 組織公司檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用工作；

　　3. 指導和監督各部門檔案管理工作；

　　4. 開展檔案業務培訓，提高全員檔案意識和管理水平；

　　5. 推進檔案信息化建設，實現檔案數字化管理。

　　第五條 各部門應指定專（兼）職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并與檔案管理中心保持密切聯系。

　　第三章 檔案的'收集與整理

　　第六條 檔案收集應遵循“應歸盡歸、應收盡收”的原則，確保各類檔案材料的齊全完整。各部門在辦理完畢的文件材料，應及時整理并移交檔案管理中心。

　　第七條 檔案整理應遵循檔案形成的自然規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

　　第八條 檔案整理過程中，應對檔案進行分類、編號、編目，并編制檢索工具，確保檔案檢索的便捷性。

　　第四章 檔案的鑒定與保管

　　第九條 公司應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對無保存價值的檔案進行銷毀處理。鑒定工作由檔案管理中心組織，相關部門參與。

　　第十條 檔案保管應確保檔案的安全與完整，采取防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染等措施。電子檔案應定期備份，確保數據安全。

　　第五章 檔案的利用與開放

　　第十一條 公司檔案應根據公司內部規定，向相關部門和人員提供利用服務。利用檔案應履行登記手續，確保檔案的安全與完整。

　　第十二條 檔案利用應遵循保密原則，嚴格控制檔案密級，確保不泄露公司機密。

　　第十三條 對于具有歷史價值或社會影響的檔案，公司可根據實際情況，在遵守相關法律法規的前提下，向社會開放。

　　第六章 檔案信息化建設

　　第十四條 公司應積極推進檔案信息化建設，實現檔案的數字化、網絡化管理，提高檔案管理效率和利用水平。

　　第十五條 檔案管理中心應負責電子檔案系統的建設、維護和安全保障工作，確保電子檔案的真實、完整和可用。

　　第七章 附則

　　第十六條 本制度自發布之日起實施，解釋權歸公司檔案管理中心所有。

　　第十七條 隨著公司發展和檔案管理工作的需要，本制度將適時進行修訂和完善。

公司檔案管理制度 篇11

　　一、總則

　　（一）為全面增強本企業檔案管理工作，保證企業各種檔案資料充足、有效利用，實現檔案資料管理的規范化和標準化，特擬訂本制度。

　　（二）本制度所指的檔案資料是指企業及部下客戶服務部門建立以來，在經營、管理工作和活動中形成的，擁有查閱、利用價值的各樣形式的資質證照、文書、公文、公文、合同、圖紙、業戶資料以及音像、圖表等檔案資料。

　　（三）檔案資料工作的基來源則：集中一致管理企業及各部下客戶服務中心有關資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。

　　二、人員裝備

　　（四）企業檔案采納分級管理模式，即分為物業企業檔案資料管理員和部下各客戶服務中心檔案資料管理員。物業企業主要采集和保留企業級別物業檔案和物業資料，部下各客戶服務中心詳細負責管理各自的物業檔案和資料。物業企業及部下各客戶服務中心均需建立獨立的檔案室。

　　（五）物業企業須裝備檔案管理的專責人員，部下的各客戶服務中心依據自己實質狀況，可指定專人負責也可由其余人兼職檔案管理員。

　　三、檔案資料的采集和整理

　　（六）物業企業主要一致采集和管理企業級別物業檔案和物業資料，主要包含以下內容。

　　1.物業企業公章和有關證照。

　　2.文件、公文、工作計劃、上司來文以及國家與當地有關的法律法例等檔案資料，主要指房地產企業、物業企業領導署名的各種批改，以企業及職能部門等名義發出或擬訂的文件以及與企業職能有親密關系或由企業肩負有關責任并需要執行的重要文件。

　　3.重要、突發事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設備設備等方面及自然災禍等突發重要事件的經過和辦理過程記錄及有關資料。

　　4.企業所簽署的合同資料，督查職能部門對企業進行檢查的書面及取證資料以及企業固定財產有關資料。

　　5.人事檔案資料。

　　6.實物、聲像類檔案，包含各樣電子檔案。在實質工作中，實物、聲像檔案資料比較少，依據使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交企業檔案管理部門，自行保留時要注意保護完好性。

　　7.榮譽類檔案等其余各樣檔案資料。

　　（七）各客戶服務中心管理自己樓盤、業主和經營有關的檔案和資料，主要包含以下內容。

　　1.客戶服務中心業務章及有關證照。

　　2.小區基本狀況資料。

　　（1）房產資料包含房子、設備及其附著物清單及表格等。

　　（2）接收資料包含查收合格憑據、物業完滿狀況、接收文件。

　　（3）技術資料包含工程預決算書、總平面圖、平面圖、完工圖、地質勘探報告、圖紙會審記錄、完工查收證明書、房子及設備使用技術資料。

　　3.業主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請表等，業戶資料一定妥當保留并實時更新。

　　4.平時管理服務資料，主要包含以下內容。

　　（1）人事管理有關資料。客戶服務中心人員的招聘、培訓、定崗定編、分配、變遷文件、技術職稱等文件。

　　（2）各部門平時的值班記錄，各樣來往信函，各樣內部通啟等文書資料。

　　（3）設備檔案管理，包含設備的標記、設備臺賬和設備資料等。

　　（4）物業經營管理資料。各客戶服務中心經營發展文件、小區管理文件、小區建設文件、委外、合作文件等。

　　（5）物業租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業權屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉）租文件、拜托書、公證書、證明、報告、分戶圖等。

　　（6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調系統圖。

　　（7）各客戶服務中心或個人參加各樣活動的資料。

　　5.小區創優檔案資料及社區文化資料。

　　四、檔案資料的移交和歸檔

　　（八）資料移交前管理。

　　1.各客戶服務中心的檔案資料在移交前由各客戶服務中心檔案資料管理員負責存檔管理。

　　2.各客戶服務中心一定將檔案資料分類寄存人不一樣的檔案袋或盒內，保證檔案資料的完滿。

　　3.各客戶服務中心寄存的檔案資料要依據自己的使用頻次和保密程度進行分類寄存。

　　（九）檔案資料的移交，每半年向物業企業檔案室進行一次移交。

　　1.資料移交前，各客戶服務中心檔案資料管理員須將檔案按類整理好，并填寫檔案資料移交表，執行移交鋒續。

　　2.進行移交時，物業企業須認真查對移交的資料，確立無誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門公章。

　　3.移交清單調式兩份，物業企業和各客戶服務中心交接人各保存一份。

　　4.對換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調離手續前，一定清還檔案資料，經檔案室署名確認，方可辦理調離手續。

　　（十）歸檔。主要有以下要求。

　　1.物業企業及部下各客戶服務中心需依據本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實時、正確、規范地進行歸檔。

　　2.將需要歸檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統地進行采集，歸檔模卷要進行分類擺列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案目錄。

　　3.除歸檔范圍表中列明為復印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時復印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復印件歸檔。

　　4.歸檔的文件資料種數、份數及每份文件的頁數均應齊備完好。

　　5.實物類、聲像類檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件應有相應的紙質文件資料，并保留。

　　（十一）歸檔檔案資料檢查。物業企業負責檢查、督查、指導并查核各客戶服務中心檔案資料的管理工作。統計匯總各客戶服務中心歸檔資料目錄清單，按期對各客戶服務中心檔案的歸檔工作進行實地檢查。

　　五、檔案資料的借閱和使用

　　在進行檔案資料借閱使用時，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續即可；假如要查閱重要密級資料，須執行檔案借閱審批手續，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復印。

　　（十三）檔案資料借閱的有關規定。

　　1.借閱的檔案資料一定準時送還，并實時辦理清戶手續。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續借手續，未辦理緩期手續且借出檔案超出15天者，對有關責任人進行瀆職問責辦理，在借閱時期造成資料丟掉者，依據資料的重要程度進行相應的辦理。

　　2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無損，不得在檔案資料上涂改、畫線、標記等。

　　3.未經贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復制檔案資料，凡經贊同摘抄、復制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進行審察和查對。

　　4.實物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復印件供給利用。

　　（十四）要注意保護業主和住戶的個人信息，業主個人信息檔案在有關客戶服務中心的檔案庫中，如需調用含有業主個人隱私信息的資料，須經客戶服務中心負責人贊同，有些需經業主自己贊同，并由有關檔案人員記錄去處，追蹤有關信息資料的.使用及其銷毀狀況。

　　六、檔案資料管理和判定

　　（十五）物業企業及各客戶服務中心依據自己實質狀況設置綜合檔案室、資料保留室和庫房等，一定保證有相對獨立的空間，并能保證資料的安全與齊備。

　　1.庫房要相對獨立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等功能，庫房內和庫房鄰近嚴禁擱置易燃易爆物件或其余危險物件，并裝備滅火器械，標示嚴禁煙火標記。

　　2.庫房內全力按分類設置，檔案資料按類型齊整排放，保持通風，并與窗戶垂直，防止陽光直射，將全部檔案架一致編號，編制檔案資料寄存地點索引。

　　（十七）檔案資料統計，詳細要求以下

　　1.物業企業及各客戶服務中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進、整理、判定、保留的數目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進行統計。

　　2.物業企業檔案員將統計結果報物業企業負責人，部下各客戶服務中心檔案員將統計結果報給客戶服務部負責人。

　　3.統計工作一定做到腳踏實地，照實反應狀況，務必保證供給的數據正確，切合客觀實質。

　　（十八）檔案資料的判定，包含以下要求

　　1.檔案資料一經歸檔，未經領導判定和贊同，任何人不得私自銷毀。

　　2.經判定后仍沒法確立其保留價值的檔案資料，應持續保留至次年再進行判定。

　　3.技術檔案資料鑒準時，需附帶工程技術部門的專業建議。

　　（十九）檔案資料的銷毀。

　　1.經判定后贊同銷毀的檔案資料，由檔案室負責人妥當辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷售。

　　2.銷毀檔案資料須有起碼兩名監銷人，監銷人應認真復核要銷毀的檔案資料。銷毀完成須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監銷人在銷毀清冊上署名。

　　3.檔案資料管理員應實時做好檔案資料整理、檢索工具調整等工作。

　　七、獎罰

　　（二十）企業依據每年查核結果，關于在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或許進步特別突出的部門和個人賜予相應表彰或獎賞等。

　　（二十一）關于工作不負責，未認真貫徹執行物業企業檔案工作要求的檔案管理人員，企業將對檔案管理的詳細工作人員和有關領導進行處罰。

　　（二十二）因管理或使用不妥，造成檔案信息外泄，或許未經允許，私自將檔案資料抄寫、復制與轉借別人等狀況，將依據情節嚴重程度，賜予相應的處罰。

公司檔案管理制度 篇12

　　第一章 基本原則

　　第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，特制定本制度。

　　第二條人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分，也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

　　第三條人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。

　　第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

　　第二章 檔案管理體制

　　第五條人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。

　　第六條人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

　　第七條人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。

　　第三章 材料的收集歸檔

　　第八條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

　　第九條公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

　　第十條收集的人事檔案材料，必須經過認真地鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

　　第十一條不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監銷。

　　第十二條人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

　　第四章 檔案管理和利用

　　第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的`人事檔案應進行代管，并按有關部門的規定收取管理費。

　　第十四條對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

　　第十五條根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

　　第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《干部檔案整理工作細則》和有關規定執行。

　　第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。

　　第十八條做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便于提供利用。

　　第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

　　第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

　　第五章 檔案的轉遞

　　第二十一條人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

　　第二十二條如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回，以防丟失。

　　第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

　　第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。

　　第二十五條公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

公司檔案管理制度 篇13

　　1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的`箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

　　4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

　　7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

　　8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

公司檔案管理制度 篇14

　　一、目的

　　加強檔案管理，規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

　　二、適用范圍

　　1、公司內部經營形成的各種資料。

　　2、外部政府機關、行業部門形成的與公司經營或行業有關的公文、通知、批復等資料。

　　三、術語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。

　　四、職責

　　1、行政部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關人員：

　　1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政部；

　　2）向行政部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

　　1）負責部門檔案的管理。

　　4、各部門負責人

　　1）批準對自己部門資料或合同復印件的處置；

　　2）負責對本部門檔案管理的監督檢查。

　　5、各公司總監/副總

　　1）負責對檔案管理監督檢查報告的審批。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。

　　b)檔案資料的`標識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見《公司檔案管理規定》。

　　c)檔案資料的日常管理：

　　⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存；

　　⑵文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；

　　⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱

　　⑴借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經部門主管、副總經理和行政部批準，且只帶復印機，不帶原件；

　　⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；

　　⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；

　　⑷借檔人必須愛護檔案，嚴禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發現一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節嚴重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。

　　⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時，必須持單位介紹信或本人身份證復印件，經本公司高管領導批準后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。

　　e)檔案銷毀

　　⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經理和部門分管副總鑒定，最后報總經理的批準，方可銷毀。

　　⑵執行銷毀任務時，必須由行政部人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經理、部門分管和總經理的批準手續文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　　⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

　　⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；

　　⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；

　　⑷公司領導的批示、指示等；

　　⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；

　　⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；

　　⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；

　　⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；

　　3、檔案資料的歸檔要求

　　⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

　　⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政部以影印本歸檔。

　　⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　　⑷電子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。

　　⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

　　4、檔案資料的歸檔時間

　　⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：

　　a)公司規定的密級文件；

　　b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；

　　c)合同、協議書等正本及過程資料；

　　d)公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

　　e)其他認為需要即時歸檔的資料。

　　⑵定期歸檔

　　a)部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政部；

　　b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；

　　⑶電子聲像檔案的歸檔

　　a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。

　　b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。

　　c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。

　　5、檔案交接

　　⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政部見證。

　　6、檔案移交公司的流程

　　a)移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。

　　b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。

　　c)結合文書材料的形成時間、彼此聯系進行排列。

　　d)經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　e)行政部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；

　　f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質移交清單及電子檔移交清單，確認無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份。

公司檔案管理制度 篇15

　　第1條 檔案的管理：

　　(一)辦公室是檔案的執行管理部門，并由專人負責檔案管理;

　　(二)凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔;

　　(三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作，檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料;

　　(四)檔案管理使用專用電腦，建立電子檔案和索引目錄以備科學查檔;未經辦公室同意，其它員工一律不得擅自使用。

　　第2條 檔案歸檔范圍：

　　(一)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;

　　(二)政府、項目批文、合同，公司董事會形成的文件材料;

　　(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等);

　　(四)資金借貸、業務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯系函件等);

　　(五)公司制度體系、會議紀要、內部發文(工作流程、公司決定等)，發展規劃、工作總結等;

　　(六)工程進度計劃控制文件(含業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙，工程部門留用復印件備份等;

　　(七)公司各部門年度工作計劃(財務資金計劃由財務部歸檔);

　　(八)公司有效證照、證件;

　　(九)具有法律效力及保存價值的文件;

　　(十)公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;

　　(十一)員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;

　　(十二)公司獲得的各種社會榮譽資料;

　　(十三)會計統計、年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關財務類文件材料(此類檔案由公司財務部自行保管存查);

　　(十四)組織人事教育培訓、員工變動表、花名冊、教育培訓;

　　(十五)其他需要歸檔管理的資料，包括聲像形式記錄下來的.對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的`各種工藝制品等。

　　第3條 檔案立卷要求：

　　(一)辦公室應及時做好檔案歸檔分類保管工作;財務和物業應自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;

　　(二)公司各部門應及時向辦公室移交發生的檔案材料，如材料還需使用，也應向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續;各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交歸檔的文件材料;

　　(三)各部門向辦公室提交檔案時，要嚴格履行移交手續;檔案管理人員按文件材料分類造冊，并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間;

　　(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規律和特點，保持檔案質檢的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用;

　　(五)卷內檔案材料應按材料排序，依次編寫頁號;

　　(六)有關卷內材料的情況說明，都應逐填寫在目錄備注內;

　　(七)案卷封面，應逐項按規定用鋼筆或簽字筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　第4條 檔案歸檔時間:

　　(一)公司每半年進行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結論;

　　(二)財務部門需按時間要求將檔案歸檔清整結論情況以書面形式報總經理批示后交辦公室存查;

　　(三)物業公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查;根據公司要求獨立建立清查歸檔并將結果書面報辦公室存查。

　　第5條 檔案的借閱:

　　(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續，在規定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行為，并應及時歸還。

　　(二)各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱;

　　(三)公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門負責人批準，否則不予借閱;

　　(四)借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷;

　　(五)借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經公司總經理批準;

　　(六)借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過10天;檔案管理責任人需追述借閱歸還并做好記錄;

　　(七)借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失;

　　(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理;

　　(九)會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務同意并報總經理批準。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，并經總經理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印，應經總經理同意方可辦理。

　　第6條 檔案保密級別:

　　(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經理核定簽注;

　　(二)有密級的檔案需經公司總經理或授權辦公室主任同意翻閱和復印使用;

　　(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;

　　(四)一般檔案管理，屬業務工作使用范疇，對內予以及時提供利用;對外按借閱手續經辦公室主任批準辦理。

公司檔案管理制度 篇16

　　第一章 總則

　　第一條 為加強公司檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性、安全性和可追溯性，促進檔案資源的有效利用，特制定本管理制度。

　　第二條 本制度適用于公司所有部門及個人在業務活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財務檔案、項目檔案、技術檔案、電子檔案等。

　　第三條 公司檔案管理遵循“統一領導、分級管理、分類歸檔、方便利用”的原則，實行集中與分散管理相結合的方式，確保檔案管理的規范化和科學化。

　　第二章 管理機構與職責

　　第四條 公司設立檔案管理部門（或指定專人），負責全公司檔案管理工作的.規劃、組織、指導和監督。檔案管理部門的主要職責包括：

　　1. 制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施；

　　2. 負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、利用和銷毀工作；

　　3. 組織開展檔案業務知識培訓，提高全員檔案管理意識；

　　4. 協調解決檔案管理中的重大問題，確保檔案管理的有序進行。

　　第五條 各部門應指定兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、移交及日常管理工作，確保本部門檔案資料的完整性和準確性。

　　第三章 檔案收集與整理

　　第六條 各部門應按照檔案管理部門的要求，及時將業務活動中形成的具有保存價值的文件、資料等歸檔。歸檔文件應齊全、完整，符合質量要求。

　　第七條 歸檔文件應進行分類整理，編制目錄，注明檔號、題名、日期、頁數、保管期限等必要信息，便于檢索和利用。

　　第八條 電子檔案應按照公司電子文件管理相關規定進行收集、整理、存儲和備份，確保電子檔案的安全性和完整性。

　　第四章 檔案保管與利用

　　第九條 檔案管理部門應建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設施，確保檔案的安全存放。檔案庫房應滿足防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防高溫等要求。

　　第十條 檔案的借閱、復制、外借等利用活動應嚴格按照公司規定程序辦理，履行審批手續，確保檔案的安全和保密。

　　第十一條 檔案管理部門應定期對檔案進行清點、檢查，及時發現并處理檔案破損、丟失等問題。對保管期滿的檔案，應按規定程序進行鑒定和銷毀。

　　第五章 檔案信息化

　　第十二條 公司應積極推進檔案信息化建設，利用現代信息技術手段提高檔案管理效率和服務水平。檔案管理部門應建立檔案信息系統，實現檔案的數字化、網絡化管理。

　　第十三條 各部門應積極配合檔案管理部門開展檔案數字化工作，及時提供需數字化的檔案材料，確保檔案信息的準確錄入和及時更新。

　　第六章 監督與考核

　　第十四條 公司應建立檔案管理監督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估，發現問題及時整改。

　　第十五條 將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對在檔案管理工作中表現突出的部門和個人給予表彰獎勵；對違反檔案管理規定，造成檔案損失或泄密的，將依法依規追究責任。

　　第七章 附則

　　第十六條 本管理制度自發布之日起實施，解釋權歸公司所有。隨著公司發展和檔案管理工作的需要，本制度將適時進行修訂和完善。

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