中文文秘專(zhuān)業(yè)知識(shí)

時(shí)間：2024-02-29 08:35:01 志彬文秘資料我要投稿

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　　文秘工作綜合性決定秘書(shū)人員既要具有廣闊知識(shí)面又要有深厚專(zhuān)業(yè)知識(shí)。下面是小編整理的中文文秘專(zhuān)業(yè)知識(shí)，歡迎參考閱讀！

中文文秘專(zhuān)業(yè)知識(shí)

　　中文文秘專(zhuān)業(yè)知識(shí)：

　　一個(gè)稱(chēng)職秘書(shū)，必須具有運(yùn)籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達(dá)能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備能力。其中文字表達(dá)能力是最重要、最基本，也是實(shí)現(xiàn)其它能力基礎(chǔ)。可以這么說(shuō)，文字表達(dá)能力是秘書(shū)工作人員基本功，是“看家”本領(lǐng)。

　　那么，怎樣才能有效地提高文秘寫(xiě)作能力呢？具體說(shuō)來(lái)，主要應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　　首先，要端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，自覺(jué)學(xué)好文秘寫(xiě)作。

　　不管干什么事情，必須有正確態(tài)度和濃厚興趣，這樣才有動(dòng)力，才樂(lè)于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作也是如此。寫(xiě)作，是一種復(fù)雜、精細(xì)精神生產(chǎn)，是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅而艱苦創(chuàng)造性腦力勞動(dòng)，決不是輕而易舉、一蹴而就事情。美國(guó)著名未來(lái)學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢(shì)——改變我們生活十個(gè)新方向》一書(shū)中指出：“在工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)過(guò)渡中，有五件最重要事情應(yīng)該記住，而其中一件就是：在這個(gè)文字密集社會(huì)里，我們比以往任何時(shí)候都更需要具備最基本讀寫(xiě)技能。這里所說(shuō)讀寫(xiě)技能，首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需寫(xiě)作能力，也就是應(yīng)用寫(xiě)作能力。”與此同時(shí)，我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作濃厚興趣，變被動(dòng)為主動(dòng)，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛(ài)因斯坦說(shuō)過(guò)：熱愛(ài)是最好老師，對(duì)寫(xiě)作有強(qiáng)烈責(zé)任感和濃厚興趣，熱愛(ài)寫(xiě)作，熱愛(ài)到“忘我”、“癡迷”程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會(huì)意，便欣然忘我”，樂(lè)此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會(huì)學(xué)得好，學(xué)得入門(mén)，就會(huì)不斷地取得進(jìn)步。

　　其次，學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)，借鑒優(yōu)秀作品。

　　寫(xiě)作有沒(méi)有規(guī)律可循、方法可求呢？我們回答是肯定。古人說(shuō)：“寫(xiě)作無(wú)秘雇作文有要道”，“定體則無(wú)，大體須有”，這種認(rèn)識(shí)是符合辯證法。我們所學(xué)文秘寫(xiě)作教材，就是前人文秘寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)科學(xué)總結(jié)，就是揭示文秘寫(xiě)作一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫(xiě)作方法和技巧理論。

　　要提高文秘寫(xiě)作能力，還應(yīng)有意識(shí)地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說(shuō)過(guò)：“凡是已有定評(píng)大作家，他作品，全部就說(shuō)明著應(yīng)該怎樣寫(xiě)。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟，我們也應(yīng)認(rèn)識(shí)到：讀書(shū)是讀他人之書(shū)，作文是作自己之文；借鑒只是從中汲取營(yíng)養(yǎng)，經(jīng)消化后成為自己東西；而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫(huà)瓢”。

　　最后，要勇于實(shí)踐，堅(jiān)持多練習(xí)、多修改。

　　寫(xiě)作是一種技能，技能提高要靠實(shí)踐。實(shí)踐出真知。立足于多寫(xiě)多練，這是提高寫(xiě)作能力最有效途徑。如果只讀不寫(xiě)或少寫(xiě)，那就會(huì)眼高手低，所學(xué)到確良知識(shí)，將無(wú)用武之地，寫(xiě)作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補(bǔ)拙。只有勤學(xué)若練，堅(jiān)持不懈，才會(huì)熟能生巧，運(yùn)筆自如，真正學(xué)到本領(lǐng)。作為文秘人員，多寫(xiě)多練固然重要，但每次擬稿時(shí)，還要進(jìn)行仔細(xì)修改。多修改自己文章也是提高文秘寫(xiě)作能力一個(gè)重要環(huán)節(jié)，多改符合人們認(rèn)識(shí)客觀(guān)事物由淺入深、由片面到全面規(guī)律，也是寫(xiě)文章責(zé)任心強(qiáng)一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實(shí)上，多一次認(rèn)真修改，就多一份寫(xiě)作體驗(yàn)，就多一項(xiàng)具體收獲。作為稱(chēng)職秘書(shū)人員，要有高度責(zé)任感，養(yǎng)成修改文章良好良好習(xí)慣，虛心聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)和同志們意見(jiàn)，克服怕人挑“刺”思想，對(duì)每一篇文章反復(fù)推敲，精思細(xì)改，這樣寫(xiě)作能力才能迅速地提高。

　　一、紅頭文件制作及標(biāo)準(zhǔn)

　　1、進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置

　　選擇“文件”——“頁(yè)面設(shè)置”選擇“頁(yè)邊距”附簽，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設(shè)置成“奇偶頁(yè)不同”,在該選項(xiàng)前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”；“字號(hào)”設(shè)置成“三號(hào)”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設(shè)置成“28”個(gè)字符；“每頁(yè)”設(shè)置成“22”行，然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成以三號(hào)字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁(yè)22行、每行28個(gè)漢字國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

　　2、插入頁(yè)號(hào)

　　選擇“插入”——“頁(yè)碼”，“位置”設(shè)置為“頁(yè)面底端（頁(yè)腳）”，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁(yè)碼設(shè)置。雙擊頁(yè)碼，在頁(yè)碼兩邊各加上一條全角方式短線(xiàn)；并將頁(yè)碼字號(hào)設(shè)置成“四號(hào)”；字體任意；奇數(shù)頁(yè)頁(yè)碼設(shè)置成右空一個(gè)漢字，偶數(shù)頁(yè)頁(yè)碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。

　　3、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)制作

　　選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項(xiàng)，鼠標(biāo)將會(huì)變成“┼”，在Word 2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一個(gè)文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵——“設(shè)置文本框格式”，在這里來(lái)設(shè)置紅頭屬性。

　　選擇“顏色和線(xiàn)條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無(wú)填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm”；寬度設(shè)置成“15.5cm”。注：用戶(hù)可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)面”；垂直對(duì)齊： “絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)邊距”， “下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“8.0cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶(hù)可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。

　　選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡(jiǎn)體”，字號(hào)根據(jù)文本框大小設(shè)置成相應(yīng)字號(hào)，但要盡量充滿(mǎn)該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm紅頭制作完成。

　　4、紅線(xiàn)制作

　　首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條直線(xiàn)工具，鼠標(biāo)會(huì)變成“十”字形，左手按住鍵盤(pán)上Shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線(xiàn)，然后選中直線(xiàn)單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線(xiàn)屬性在這里進(jìn)行設(shè)置。選擇“顏色和線(xiàn)條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”；“虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí)線(xiàn)”；“粗線(xiàn)”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)面”，垂直對(duì)齊：“絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm” ——平行文標(biāo)準(zhǔn)，“13.5cm”——上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶(hù)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。單擊確定。

　　5、文號(hào)制作

　　平行文文號(hào)：文號(hào)——三號(hào)仿宋、居中顯示。

　　上行文文號(hào)：文號(hào)——三號(hào)仿宋字體、左空一個(gè)字距離；簽發(fā)人——三號(hào)仿宋字體；簽發(fā)人姓名——三號(hào)楷體、右空一個(gè)字距離。注：文號(hào)一定要使用六角符號(hào)。六角符號(hào)插入方法：選擇“插入”——“符號(hào)”——“符號(hào)”附簽，找到六角符號(hào)后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入地方，單擊“插入”按鈕即可。

　　6、主題詞制作

　　選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行下線(xiàn)選中，其它線(xiàn)取消，在表格中填寫(xiě)具體內(nèi)容：主題詞用三號(hào)黑體；主題詞詞目用三號(hào)小標(biāo)宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號(hào)仿宋。

　　7、保存成模板文件

　　單擊“文件”——“保存”，“保存類(lèi)型”：選擇“文檔模板（*.dot）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認(rèn)即可）。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類(lèi)型公文都可以調(diào)用該模板，直接進(jìn)行公文正文排版。要對(duì)該模板進(jìn)行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”——“打開(kāi)”，找到相應(yīng)模板路徑，若模板保存時(shí)按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置，然后單擊“打開(kāi)”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。

　　二、公文正文排版

　　1.依據(jù)模板建立新公文：選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。

　　2.制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)用戶(hù)實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來(lái)，但必須遵循以下國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：

　　標(biāo) 題——二號(hào)小標(biāo)宋字體，居中顯示；主送機(jī)關(guān)——三號(hào)仿宋字體，頂格，冒號(hào)使用全角方式；

　　正文——三號(hào)仿宋字體；

　　成文日期——三號(hào)仿宋字體，右空四個(gè)字距離，“○”和六角符號(hào)輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。

　　文號(hào)、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義字體填寫(xiě)完整，最后，將紅頭、紅線(xiàn)、文號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、主題詞相互位置調(diào)整好。

　　三、用Word制作電子公章

　　1、圖章輪廓

　　選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個(gè)圓，設(shè)置為“無(wú)填充色”，線(xiàn)條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。

　　2、編輯文字

　　在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號(hào)，然后用藝術(shù)字周?chē)?個(gè)拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫(huà)好圓內(nèi)，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動(dòng)到準(zhǔn)確位置，并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。

　　3、插入五角星

　　在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫(huà)出一個(gè)大小適合五角星，并設(shè)置成紅色，移動(dòng)到圓中合適位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“組合”，一個(gè)公章就制作出來(lái)，要用時(shí)復(fù)制一個(gè)到目標(biāo)處，是不是很正規(guī)啊！

　　中文文秘專(zhuān)業(yè)知識(shí)：

　　秘書(shū)工作任務(wù)主要有以下7個(gè)方面:

　　1.調(diào)查研究與信息收集

　　調(diào)查研究是領(lǐng)導(dǎo)者解情況、進(jìn)行決策基礎(chǔ),而領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查研究工作大部分,甚至全部要靠秘書(shū)人員進(jìn)行,秘書(shū)應(yīng)該通過(guò)訪(fǎng)問(wèn)、開(kāi)會(huì)、問(wèn)卷、查閱資料等形式獲得真實(shí)最新全面信息,及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)。

　　2.文書(shū)工作

　　文書(shū)工作包括收文和發(fā)文兩個(gè)方面，收到文件要分輕重緩急交給領(lǐng)導(dǎo)批閱處理，發(fā)文要在領(lǐng)導(dǎo)指示下按程序認(rèn)真進(jìn)行，很多時(shí)候秘書(shū)還要進(jìn)行文件、報(bào)告起草,所以秘書(shū)對(duì)文書(shū)寫(xiě)作規(guī)范、要求等要熟悉,處理完文檔要及時(shí)分類(lèi)歸檔。

　　3.會(huì)議籌辦

　　秘書(shū)應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)要求和會(huì)議主題、風(fēng)格等進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備、組織、后勤保障、安全保衛(wèi)等工作。注意不同會(huì)議類(lèi)型(大、中、小型)和會(huì)議形式(電視電話(huà)會(huì)議、圓桌會(huì)議等)都有不同籌辦要求。

　　4.來(lái)賓接待

　　秘書(shū)應(yīng)負(fù)責(zé)來(lái)賓接待工作,包括制訂接待方案、組織迎送、安排宴會(huì)等。在接待中要注意禮儀,力求樹(shù)立單位良好形象。

　　5.檔案管理

　　如果一個(gè)單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)檔案部門(mén),秘書(shū)就要承擔(dān)起檔案管理工作，要注意按照檔案管理科學(xué)方法和原則進(jìn)行檔案采集、整理、保管和提取。

　　6.信訪(fǎng)工作

　　信訪(fǎng)工作包括信訪(fǎng)接待和處理，秘書(shū)對(duì)于各種信函、來(lái)訪(fǎng)或投訴要認(rèn)真地對(duì)待,在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)下可以作適當(dāng)處理,對(duì)自己處理不好或不在自己權(quán)限范圍內(nèi)問(wèn)題,要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

　　7.日常事務(wù)工作

　　如文印、交通、生活、福利、醫(yī)療保健、物資設(shè)備管理、環(huán)境管理等工作,常常都需要秘書(shū)來(lái)處理。

　　中文文秘專(zhuān)業(yè)知識(shí)：

　　后勤處理

　　1、為公司所有員工名片制定的確定與核實(shí)。

　　2、及時(shí)收取公司電子郵箱的電子信件。

　　3、收理好送上公司的包裹。

　　4、公司日用品的采購(gòu)。

　　5、報(bào)銷(xiāo)公司相關(guān)開(kāi)支費(fèi)用及公司的郵寄費(fèi)用。

　　6、及時(shí)處理好客戶(hù)的投訴問(wèn)題。

　　7、與維修部的緊密合作，及時(shí)收取維修費(fèi)用并將維修費(fèi)用上交到公司財(cái)務(wù)。

　　8、業(yè)務(wù)部客戶(hù)資料的入檔