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怎樣做一個(gè)優(yōu)秀秘書(shū)
秘書(shū)工作門(mén)類(lèi)眾多、內(nèi)容復(fù)雜，既要使用腦力，又要花費(fèi)體力。除去“上傳下達(dá)“外，還要做好各種服務(wù)工作，有時(shí)還要具體到領(lǐng)導(dǎo)的一些私人小事上。在工作性質(zhì)和時(shí)間上來(lái)說(shuō)，沒(méi)有任何松懈的時(shí)刻。只有成為一名優(yōu)秀的秘書(shū)，才能完美的處理好這些問(wèn)題，成為領(lǐng)到心儀的左膀右臂。
一、優(yōu)秀秘書(shū)應(yīng)具備的個(gè)人特質(zhì)
秘書(shū)人員承擔(dān)著推動(dòng)企業(yè)或社會(huì)組織向更好更寬的方向發(fā)展的責(zé)任，秘書(shū)人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系工作質(zhì)量和效率的高低。作為一名優(yōu)秀的秘書(shū)，不僅要有過(guò)硬的思想政治素質(zhì)，較高的職業(yè)道德，扎實(shí)的知識(shí)能力素質(zhì)和健康的心理素質(zhì)，還要有寬廣的視野，創(chuàng)新的思維，這樣才能在工作中占據(jù)主動(dòng)地位。
㈠基本特質(zhì)方面
1、應(yīng)具有的性格特點(diǎn)
個(gè)人性格影響著個(gè)體對(duì)職業(yè)的適應(yīng)性，一定的個(gè)性適合于從事一定的職業(yè)。因此想要成為一名優(yōu)秀的秘書(shū)，就應(yīng)該具備秘書(shū)這個(gè)職業(yè)對(duì)個(gè)體的個(gè)性要求，主要包括以下五點(diǎn)。
⑴自信。相信自己有能力完成自己所承擔(dān)的各項(xiàng)任務(wù)，運(yùn)用高昂的工作熱情和勇于迎接挑戰(zhàn)的決心，控制自己的情緒和行為，使秘書(shū)工作更加井井有條。
⑵穩(wěn)重。優(yōu)秀的秘書(shū)無(wú)論面對(duì)日常工作還是遭遇緊急情況都應(yīng)冷靜思考，穩(wěn)重處事。依靠敏銳的觀察力和判斷力，在不喪失原則的情況下使問(wèn)題得到恰當(dāng)?shù)慕鉀Q。
⑶謙虛。這是優(yōu)秀秘書(shū)必備的人格魅力之一，要求秘書(shū)能尊重他人，不以勢(shì)壓人。能打造輕松和諧的氛圍處理日常矛盾，在使他人感到輕松的同時(shí)，便于工作順利進(jìn)行。⑷堅(jiān)定。優(yōu)秀的秘書(shū)須具有堅(jiān)忍不拔的毅力和較強(qiáng)的心理承受能力。對(duì)來(lái)自領(lǐng)導(dǎo)、基層和外界的種種壓力能夠從容應(yīng)對(duì)。實(shí)事求是，自覺(jué)抵制不良作風(fēng)，做領(lǐng)導(dǎo)理性的參謀和助手。⑸保密意識(shí)
保密意識(shí)是秘書(shū)人員的基本素養(yǎng)，作為一名優(yōu)秀的秘書(shū)更應(yīng)該養(yǎng)成嚴(yán)守公司和領(lǐng)導(dǎo)秘密的習(xí)慣和能力。
2、應(yīng)具備的知識(shí)素養(yǎng)
知識(shí)結(jié)構(gòu)是衡量秘書(shū)人才質(zhì)量的重要尺度。秘書(shū)工作不僅具有很強(qiáng)的實(shí)踐性，而且具有很強(qiáng)的綜合性，具備“雜才“和“通才“的廣博知識(shí)。
⑴基礎(chǔ)知識(shí)。包括自然科學(xué)知識(shí)，社會(huì)科學(xué)常識(shí)和基本的法律基礎(chǔ)知識(shí)及日常生活知識(shí)。
⑵相關(guān)知識(shí)。即對(duì)秘書(shū)的工作起到必要輔助作用的非專(zhuān)業(yè)知識(shí)。包括企業(yè)管理、行為科學(xué)、社會(huì)心理學(xué)、思維科學(xué)等各類(lèi)知識(shí)。作為一名優(yōu)秀的秘書(shū)，對(duì)各類(lèi)知識(shí)的基本的涉獵是必須的。
⑶專(zhuān)業(yè)知識(shí)和行業(yè)知識(shí)。秘書(shū)要系統(tǒng)學(xué)習(xí)這個(gè)職業(yè)的工作者需要學(xué)習(xí)的各門(mén)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，了解秘書(shū)工作各個(gè)環(huán)節(jié)的操作常識(shí)，基本技能和操作規(guī)范。它們是勝任秘書(shū)工作的重要前提。秘書(shū)所在行業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)也是秘書(shū)人員必須掌握的，它同時(shí)考驗(yàn)著秘書(shū)在實(shí)踐中的學(xué)習(xí)能力，行業(yè)知識(shí)也是秘書(shū)適應(yīng)特定工作環(huán)境，做好工作所必須的條件。
㈡業(yè)務(wù)能力方面
1、較強(qiáng)的的公關(guān)能力
秘書(shū)代表著企業(yè)的形象，代表企業(yè)對(duì)待問(wèn)題的態(tài)度，這就需要秘書(shū)要具有比企業(yè)其他崗位的人員具有更強(qiáng)的公關(guān)能力。包括良好的語(yǔ)言表達(dá)能力、記憶能力、文字能力和社交能力，更好的協(xié)調(diào)員工與公司之間，公司內(nèi)部部門(mén)之間，員工與管理層之間，企業(yè)與外部部門(mén)之間的關(guān)系。要善于在不同的溝通背景下，對(duì)于不同崗位、不同部門(mén)、不同年齡、不同性格和與公司不同關(guān)系的人員能運(yùn)用恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言，秉持正確合理的態(tài)度，具備良好的心態(tài)，使雙方順利達(dá)成有關(guān)事項(xiàng)的一致意見(jiàn)，有效地化解矛盾，有效地樹(shù)立起企業(yè)在接觸方心目中的形象。打造和諧、信任、合作的良好工作環(huán)境。
2、及時(shí)進(jìn)行信息處理能力
秘書(shū)的根本作用就在于幫助領(lǐng)導(dǎo)做好日常工作。面對(duì)每天大量企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)外的大事小情，秘書(shū)能否理清頭緒，在眾多五花八門(mén)的信息中挑選和整理好領(lǐng)導(dǎo)需要的材料，成為對(duì)現(xiàn)代優(yōu)秀秘書(shū)的基本要求，無(wú)論對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)工作的順利進(jìn)行，本部門(mén)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)還是秘書(shū)個(gè)人發(fā)展前途等都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。
3、較強(qiáng)的調(diào)查研究能力和創(chuàng)新能力
工作要讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，讓同事滿意，秘書(shū)必須具備良好的較強(qiáng)的調(diào)查研究能力和創(chuàng)新意識(shí)。比如，為領(lǐng)導(dǎo)提供文稿要體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并把意圖變成讓領(lǐng)導(dǎo)滿意的文字；面對(duì)大量的行政事務(wù)和服務(wù)工作，要主動(dòng)、超前，把分內(nèi)事做深做細(xì)。相反，如果事無(wú)巨細(xì)都要領(lǐng)導(dǎo)操心，領(lǐng)導(dǎo)指示一點(diǎn)辦一點(diǎn)，就證明秘書(shū)工作不到位，與“優(yōu)秀秘書(shū)“的差距也就更大。因此要想做一名優(yōu)秀的秘書(shū)，就要堅(jiān)持不懈的運(yùn)用創(chuàng)新思維，不斷調(diào)查和研究高質(zhì)量的工作，摒棄舊的思維模式和陳規(guī)陋習(xí)，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，在工作中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中做好各項(xiàng)工作，創(chuàng)造出令自己和組織滿意的業(yè)績(jī)。
4、熟練使用自動(dòng)化辦公設(shè)備的能力
秘書(shū)的最基本任務(wù)就是處理辦公室中的一些日常性事務(wù)，對(duì)于辦公室的各種現(xiàn)代科技辦公用品必須了如指掌，以妥善處理各種事務(wù)、決策和資源管理工作。特別是日益普及的辦公室網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化系統(tǒng)，在資源共享，即時(shí)通訊以及信息保密等方面都要求秘書(shū)有熟練的操作技巧和能力。
二、要掌握秘書(shū)工作的基本要求和規(guī)律
秘書(shū)作為現(xiàn)社會(huì)比較熱門(mén)的職業(yè)，除了要求從業(yè)者具備先進(jìn)的業(yè)務(wù)能力外，還必須掌握秘書(shū)工作的基本要求和規(guī)律，以適應(yīng)社會(huì)需求。
（一）不同類(lèi)型秘書(shū)的基本要求
一名優(yōu)秀的秘書(shū)要擁有的四項(xiàng)基本能力是主動(dòng)、高效、準(zhǔn)確和保密。除此之外，不同類(lèi)型的秘書(shū)還有這更高層次的不同要求。
參謀型秘書(shū)。主要負(fù)責(zé)材料的分析整理和研究工作，并為領(lǐng)導(dǎo)決策提供建設(shè)性意見(jiàn)與建議。對(duì)這類(lèi)秘書(shū)的基本要求是具有較強(qiáng)的綜合分析能力，辦事精明，同時(shí)又是辦公室的技術(shù)能手。參謀型秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)身邊扮演高參的角色，通常是領(lǐng)導(dǎo)的接班人或候選人。
文字型秘書(shū)。主要負(fù)責(zé)一些文字型材料的整理與編輯，包括領(lǐng)導(dǎo)講話、信息的上傳下達(dá)，以及文書(shū)起草等工作。對(duì)這類(lèi)秘書(shū)的基本要求是具有堅(jiān)強(qiáng)的文字表達(dá)能力，良好的文學(xué)修養(yǎng)，能夠迅速準(zhǔn)確的將領(lǐng)導(dǎo)的意圖轉(zhuǎn)化成文字。通常一名優(yōu)秀的秘書(shū)還會(huì)經(jīng)常在一些報(bào)刊和雜志上以領(lǐng)導(dǎo)或自己的名義發(fā)表一些文章或評(píng)論，對(duì)于一些非秘書(shū)性的文字工作也是能夠勝任的。
事務(wù)型秘書(shū)。主要負(fù)責(zé)企業(yè)單位或領(lǐng)導(dǎo)的日常性事務(wù)工作。對(duì)這類(lèi)秘書(shū)的要求是有精明干練的辦事能力，善于掌控各方調(diào)動(dòng)，被群眾稱(chēng)為領(lǐng)導(dǎo)的大管家。
公關(guān)型秘書(shū)。主要負(fù)責(zé)組織專(zhuān)題公關(guān)活動(dòng)、采集信息、做好組織內(nèi)部外部的引導(dǎo)協(xié)調(diào)工作等。對(duì)這類(lèi)秘書(shū)的基本要求是具有較強(qiáng)的口語(yǔ)表達(dá)能力，反映機(jī)敏，對(duì)內(nèi)能用詼諧風(fēng)趣的風(fēng)格聯(lián)系上下，對(duì)外能用圓滑成熟的風(fēng)格聯(lián)絡(luò)各方。
專(zhuān)業(yè)型秘書(shū)。主要負(fù)責(zé)所學(xué)專(zhuān)業(yè)緊密相關(guān)的秘書(shū)工作。對(duì)這類(lèi)秘書(shū)的基本要求是具有一技之長(zhǎng)，例如外語(yǔ)、法律、文字、書(shū)法等，工作項(xiàng)目相對(duì)單一。
（二）如何成為一名優(yōu)秀的秘書(shū)
1、優(yōu)秀秘書(shū)的道德和素質(zhì)培養(yǎng)
（1）樹(shù)立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀。作為上層建筑的一部分，“三觀“的培養(yǎng)無(wú)疑是優(yōu)秀秘書(shū)必須具備的思想道德素質(zhì)，也是事業(yè)成敗的關(guān)鍵因素。優(yōu)秀秘書(shū)因?yàn)閾碛姓_的“三觀“變得更加成功。（2）要有遠(yuǎn)大的抱負(fù)。優(yōu)秀的秘書(shū)不應(yīng)該只停留在已有的業(yè)績(jī)和能力層面止步不前，而應(yīng)擁有遠(yuǎn)大的抱負(fù)和理想。踏實(shí)工作的同時(shí)籌劃單位和自己的光明前途。在進(jìn)行細(xì)致調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，聽(tīng)取相關(guān)人士的建設(shè)性建議，制定詳細(xì)的發(fā)展籌劃表，并運(yùn)用創(chuàng)新性思維在實(shí)踐中不斷更正和補(bǔ)充，指導(dǎo)自己有步驟有計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)理想，不斷朝著新的更高層次的目標(biāo)前進(jìn)。（3）培養(yǎng)良好的心理素質(zhì)，善于調(diào)節(jié)心理壓力。秘書(shū)工作繁雜而緊張，是否具備健全的心理素質(zhì)，是衡量一名秘書(shū)是否優(yōu)秀的重要條件之一。端正的思想態(tài)度，大公無(wú)私的奉獻(xiàn)精神，勇于接受挑戰(zhàn)的工作熱情等都是培養(yǎng)良好心理素質(zhì)的必要前提。（4）嚴(yán)守工作準(zhǔn)則，堅(jiān)持秘書(shū)原則。任何的社會(huì)角色都有特定的工作要求和準(zhǔn)則，秘書(shū)領(lǐng)域亦不例外。除了具有秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)之外，還要遵守該行業(yè)的普遍準(zhǔn)則和工作崗位的特別要求。這也是一名優(yōu)秀秘書(shū)的基本道德和職業(yè)素質(zhì)。
2、優(yōu)秀秘書(shū)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
（1）加強(qiáng)秘書(shū)的崗前培訓(xùn)
在秘書(shū)正式進(jìn)入這個(gè)行業(yè)之前，應(yīng)該進(jìn)行專(zhuān)業(yè)高效系統(tǒng)培訓(xùn)。秘書(shū)工作直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，是公司正常運(yùn)作的關(guān)鍵樞紐，稍有差錯(cuò)就可能造成無(wú)法估量的損失，所以在正式走上秘書(shū)工作崗位前，從業(yè)者就應(yīng)積極接受關(guān)于優(yōu)秀秘書(shū)的系統(tǒng)培訓(xùn)。
首先，應(yīng)選擇具有專(zhuān)業(yè)教育資質(zhì)的機(jī)構(gòu)。一名優(yōu)秀的秘書(shū)應(yīng)該從學(xué)習(xí)秘書(shū)專(zhuān)業(yè)開(kāi)始培訓(xùn)自己的職業(yè)能力，為今后的實(shí)際工作和進(jìn)一步提高自己的理論與實(shí)踐能力打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)秘書(shū)的本科以及研究生教育還有利于秘書(shū)工作感覺(jué)的培養(yǎng)，有利于秘書(shū)人員事業(yè)心和責(zé)任感的塑造，能使從業(yè)人員盡快進(jìn)入狀態(tài)。同時(shí)一些專(zhuān)業(yè)的職業(yè)認(rèn)定機(jī)構(gòu)也是一名優(yōu)秀秘書(shū)必須通過(guò)的考驗(yàn)，相關(guān)的學(xué)歷和資格認(rèn)定對(duì)于秘書(shū)盡快找到適合自己的崗位，踏上能充分挖掘自己潛力的平臺(tái)發(fā)揮著重要作用。
其次，積極參與秘書(shū)工作的實(shí)戰(zhàn)演練。一名優(yōu)秀的秘書(shū)不僅要有豐富的理論修養(yǎng)，更要有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。在理論學(xué)習(xí)打下一定功底的時(shí)候，進(jìn)行一些秘書(shū)的實(shí)習(xí)工作是相當(dāng)必要的。可以在學(xué)習(xí)單位的指定場(chǎng)所進(jìn)行事先安排好的秘書(shū)工作，這類(lèi)崗位的好處是有相對(duì)專(zhuān)業(yè)的指導(dǎo)，能更快的找出自己工作的失誤點(diǎn)，但弊端是沒(méi)有太強(qiáng)的挑戰(zhàn)性，通常不會(huì)有被炒魷魚(yú)的危險(xiǎn)，所以很難培養(yǎng)優(yōu)秀的適應(yīng)能力和應(yīng)對(duì)危機(jī)的能力。另外可以自己到人才市場(chǎng)或直接到公司尋找鍛煉機(jī)會(huì)，雖然這種職位在尋找時(shí)有一定難度，但往往能更好的提高秘書(shū)的實(shí)際工作能力。
（2）注重專(zhuān)職秘書(shū)的崗中進(jìn)修
全球化及帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)、政治、文化內(nèi)容的急劇變化，也使企事業(yè)單位的工作內(nèi)容和方式發(fā)生著變化。一名優(yōu)秀的秘書(shū)不僅需要能夠妥善的處理自己分內(nèi)的日常工作，而且要適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的環(huán)境，不斷提高適應(yīng)及應(yīng)變能力。這就要求秘書(shū)在工作后還要抓住機(jī)會(huì)繼續(xù)學(xué)習(xí)，增長(zhǎng)相關(guān)知識(shí)提高專(zhuān)業(yè)能力，這已成為現(xiàn)代優(yōu)秀秘書(shū)提高競(jìng)爭(zhēng)力的重要途徑之一。包括單位安排的進(jìn)修機(jī)會(huì)和自己主動(dòng)尋找和爭(zhēng)取的學(xué)習(xí)機(jī)遇。
三、結(jié)語(yǔ)
在人才的選拔中，優(yōu)秀的秘書(shū)必須是綜合指數(shù)比較高的全面人才。一名優(yōu)秀的秘書(shū)不僅具備出色的個(gè)人特質(zhì)，可以熟練掌握和運(yùn)用秘書(shū)工作的基本要求和規(guī)律，同時(shí)能夠積極接受與時(shí)俱進(jìn)的再教育，養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的好習(xí)慣，在職場(chǎng)上具備沉穩(wěn)而不乏張揚(yáng)，細(xì)致而不乏大氣，規(guī)范而不乏創(chuàng)新的綜合素質(zhì)與能力。
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)于優(yōu)秀秘書(shū)的需求與日俱增，一名優(yōu)秀的秘書(shū)不僅可以相對(duì)容易的找到適合自己的崗位，而且在工作中可以做到得心應(yīng)手，游刃有余。在這個(gè)擁有極大發(fā)展?jié)摿Φ男袠I(yè)，每個(gè)希望在秘書(shū)行業(yè)有所作為的人才，只要努力加強(qiáng)秘書(shū)個(gè)人素質(zhì)的培養(yǎng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力，積極迎接挑戰(zhàn)，就有可能成為行業(yè)精英，創(chuàng)造出令領(lǐng)導(dǎo)和組織都為之滿意的驕人業(yè)績(jī)。
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