找準共青團工作的切入點及落腳點

　　辦公室是一個企事業單位和黨政機構的重要職能系統，在單位里起到中樞作用，各個業務科室和部門的日常工作，都需要辦公室來進行協調與布置，同時辦公室又是離單位領導“距離”最近的部門，領導的政令發布與執行，辦公室往往是重要的參與者和執行者。辦公室可以總結為三個中心，即：后勤中心、事務中心、政務中心，其“中心”地位的特殊性，使辦公室工作能否正常、高效的運行，關系到單位的工作執行力和領導的決策力，甚至有關單位形象和領導威信。因此，辦公室主任作為辦公室的直接管理者，應該具備怎樣的素質，以保障辦公室工作的有效開展，成為上至黨政機關下至企事業單位的領導們普遍關心的問題。在電腦和網絡都非常普及的當今社會，辦公室主任的各項素質與技能要求，都與電腦和網絡的應用分不開。特別是目前流行的協同化OA軟件，因為其許多基礎工作與辦公室管理息息相關，已經成為我公司辦公室主任提升自身綜合素質的重要輔助工具。協同軟件是輔助多人多組織共同完成一項事務的新興管理軟件，OA（辦公自動化）是其基礎的應用之一，協同軟件目前的應用重點是：公文管理、日程管理、信息共享與交流，這三個應用重點都與辦公室主任的日常工作有密切關系，因此協同OA對于提升辦公室主任的綜合素質，在這方面，我們公司是很受益的。以下辦公室主任應具備的三項基本素質，我想都可以通過學習和使用協同OA軟件來得到提升。

　　1、公文處理能力。

　　良好的公文的處理能力，是辦公室主任必須具備的首要素質。在日常工作中，辦公室主任需要經常起草、審核、發布一些管理制度，是單位里的政策推進者，和領導的言論喉舌。除此以外，辦公室主任還要經常上傳下達上級領導、本單位領導、本單位各部門間的工作意見和精神，這些意見和精神絕大部分以公文形式存在。

　　目前市面上主流的協同OA軟件，公文管理都是以單獨的模組另列出來，顯示出公文管理在協同OA中的重要性。以我國產品競爭力位居第一的復旦協達為例，公文管理不僅是其重要功能模組，而且做得非常細化，按日常應用習慣將公文分為：收文、發文、傳閱、簽報四大類型分別管理，依據國家相關要求和規定，對常用收發文提供可快速調用的模版，包括：令、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要等。登記、批示、批辦、注辦、辦結、承辦、歸檔等收文過程管理，和起草、核稿、簽發、會簽、編號、打印分發、歸檔等發文過程管理，以及傳閱、簽報的各步驟過程管理，都在復旦協達的協同OA中能夠找到對應處理功能。協同OA中的公文管理，能夠顯著提高辦公室主任公文處理的能力，有效幫助辦公主任提升綜合從業素質。

　　2、時間管理能力。

　　辦公室主任要為自己本人和上級領導精心安排時間、日程，使時間浪費降到最低程度，同時又要顧及領導的工作強度，做到時間安排松馳有度。我們公司使用的是復旦協達的協同軟件。我們了解一下，包括復旦協達在內的等主流的協同OA軟件，對于人員的時間管理比較細致，包括了時間的計劃、時間自動提醒、時間和日程的視圖、日程安排的共享和檢索、重復安排的警告等等。除了個人時間安排以外，會議室、小汽車等共享資源的使用時間和日程安排，也是辦公室主任日常主要工作之一。我們用復旦協達的協同OA軟件的感受是：在共享資源的使用時間安排上也考慮比較周全，對會議室、小汽車等共享資源的使用情況、使用量和使用時間計算等，都有比較完善的體現。協同OA能夠以軟件為工具，加強辦公室主任在“本人、領導、共享資源”這三個方面的時間管理能力，為辦公室主任提升素質奠定良好基礎。

　　3、交流與溝通能力。

　　辦公室主任對于信息和決策精神的上傳下達，除了采用正式公文以外，日常的溝通也是傳達決策精神，體現本單位工作風貌的重要方式。溝通能力作為管理者的基本能力，對于辦公室主任而言，顯得猶為重要。從廣義溝通而言，即包括了格式化溝通，也包括非格式化溝通；即包括口頭溝通，也包括書面溝通；即包括雙向溝通，也包括單向溝通。在我們使用的復旦協達的協同OA軟件中，有多處功能用于輔助溝通工作，這些功能即包括了電子郵件、即時通訊等用于溝通的軟件功能，還可以包括：新聞、通知、公告、討論等等。這些設計對于我們公司來說，是很實用的～比較人性化。

　　協同OA中的信息共享與交流，能使單位內部因信息透明、溝通及時，而營造出和諧的工作環境。在日常工作中，辦公室主任往往是重要信息的掌握者，通過協同OA能使信息的共享與交流能夠通暢，同時更加正規化，避免“小道消息”和不良信息的負面影響。使用協同OA能夠，能夠改善溝通形式和效率，輔助辦公室主任提升溝通能力。 以上三個方面的能力，即是一個合格的辦公室主任必備的基本能力，也是復旦協達等主流協同OA軟件重點突出的軟件功能。協同OA軟件在公文管理、時間與日程管理、信息共享與交流這三方面的應用重點，能夠輔助辦公室主任顯著提升綜合素質，成為辦公室主任不可或缺的工作助手。  有人講：辦公室主任不是人，做好辦公室主任的人不是人。因為，辦公室工作龐雜，象公共汽車，叫上就上，叫停就停。因此，除了樹立正確的世界觀、人生觀以外，再以管理軟件作為輔助工具，辦公室工作就一定能搞好，辦公室主任就一定能當好。 以上是我們公司的使用協同軟件的心得～在使用之前，我們對比了很多，協同軟件廠家，因為復旦協達是依托復旦大學，質量品質過硬，所以我們選擇了他。在這里僅是對大家做個參考作用～謝謝

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