淺談國有貿(mào)易企業(yè)的存貨管理審計論文
存貨作為貿(mào)易企業(yè)獲取利潤的工具,不僅占用的資金大,而且品種繁多,對企業(yè)的重要性不言而喻。對于大型國有貿(mào)易企業(yè)來說,絕大多數(shù)存貨屬于租用倉庫異地存儲,因此對存貨的管理控制就顯得更為重要。如何加強(qiáng)存貨管理,提高管理效果,成為企業(yè)不斷探討的課題。實踐證明,對存貨進(jìn)行不定期抽查審計,是發(fā)現(xiàn)管理隱患、堵塞管理漏洞的有效途徑。中化供銷集團(tuán)審計監(jiān)督部一年來通過開展系統(tǒng)內(nèi)存貨管理審計業(yè)務(wù),對存貨管理程序上的缺失和不當(dāng)及時進(jìn)行揭示和評價,并提出改進(jìn)建議,從而強(qiáng)化了內(nèi)控管理的力度,確保了資產(chǎn)的安全性。我們感到內(nèi)部審計職能向管理審計拓展是大有可為的,真正起到了摸家底、揭隱患、促發(fā)展的作用。
一、存貨管理環(huán)節(jié)常見的問題
在進(jìn)行存貨管理審計的過程中,我們發(fā)現(xiàn)有些單位缺乏對貨物流通的必要賬簿紀(jì)錄,從而不能將實物流轉(zhuǎn)信息與賬務(wù)信息一體化,對異地倉儲的存貨管理權(quán)弱化,財務(wù)部門的存貨信息與業(yè)務(wù)部門和倉儲單位的實物信息不能對應(yīng),具體表現(xiàn)有:
1、商品實物已經(jīng)入庫,財務(wù)部門沒有記錄。由于企業(yè)采購業(yè)務(wù)與財務(wù)信息處理脫節(jié),財務(wù)數(shù)據(jù)不能形成對物流的監(jiān)控,二者在時間的反映上存在著很大差異。由于倉儲功能并非由本企業(yè)完全控制,雖然在預(yù)付貸款賬戶中反映出采購行為,卻存在著企業(yè)資源被挪用的風(fēng)險。
2、商品己做財務(wù)入庫,但失去了對實物的控制權(quán)。由于財務(wù)部門不能對倉儲企業(yè)中的自有存貨進(jìn)行有效控制,很少通過實地盤點來核對賬實,所以人庫只是賬面行為,存貨只是以數(shù)據(jù)形式存在,極有可能造成賬實不符。
3、庫存商品已經(jīng)出庫,在財務(wù)賬面沒有反映。商品已經(jīng)提貨或已做倉庫間的轉(zhuǎn)移卻沒有反映在財務(wù)記錄中。如果財務(wù)和業(yè)務(wù)部門不及時協(xié)調(diào)核對,則賬面和報表的數(shù)字就會失真。
4、從倉儲企業(yè)取得的商品權(quán)屬證明存在不確定性。由于企業(yè)存貨地點分散,實地盤點成本高,大部分存貨只能從倉儲企業(yè)取得證明。但現(xiàn)在相當(dāng)數(shù)量的倉儲企業(yè)是由原來的國有倉庫轉(zhuǎn)制而來的,管理水平較低,他們提供的商品權(quán)屑證明存在較大的誤差,影響了企業(yè)對存貨的計算。
5、缺乏對商品的期末盤點。因為上述的客觀原因和傳統(tǒng)做法,企業(yè)重視賬面數(shù)字而缺乏實地盤點,勢必加大存貨估價的誤差。
6、缺少對庫存損耗的判定。同樣,由于缺乏盤點,就不能對損耗的數(shù)量和損耗的環(huán)節(jié)(采購、運輸、倉儲等)做準(zhǔn)確的判定。
以上問題影響了企業(yè)資產(chǎn)損益的真實性,影響了對企業(yè)資源配置利用的判斷,影響企業(yè)資金的正常運轉(zhuǎn),削弱了企業(yè)對資源的利用程度,很可能導(dǎo)致管理漏洞的產(chǎn)生。
二、存貨管理審計的萬法
(一)實物盤點。根據(jù)國有貿(mào)易企業(yè)存貨的特性,在實施存貨審計時,首先要從實物盤點人手,審計中要關(guān)注以下幾點:
1、存貨數(shù)量計算的正確性
存貨數(shù)量的正確與否關(guān)系到存貨計價的準(zhǔn)確性。為保證存貨數(shù)量計算的正確性、保證存貨的實物流轉(zhuǎn)和價值結(jié)轉(zhuǎn)的'一致性,做到存貨賬實相符,實施存貨監(jiān)盤審計程序十分重要。在實施存貨監(jiān)盤程序的過程中,發(fā)現(xiàn)存貨數(shù)量盤盈或盤虧的數(shù)額較大且情況比較異常時,應(yīng)分析具體情況,找出造成異常的根本原因:
一是審查存貨收發(fā)數(shù)量計算方法的選用是否合理,是否堅持一貫性原則,有無隨意改變計算方法的現(xiàn)象。
二是所有權(quán)不屬于本單位的外單位商品,要審查其有無混 同于本企業(yè)存貨的現(xiàn)象,如有必要應(yīng)做轉(zhuǎn)庫處理。
三是對實地監(jiān)盤有困難的在途和委托加工存貨,應(yīng)檢查賬簿記錄所依據(jù)的原始憑證是否合法,必要時應(yīng)向供貨單位或加工單位進(jìn)行函證,以證實賬面數(shù)量記載的真實性。
四是對難以清點的大宗存貨應(yīng)審查其采用的技術(shù)計量方法是否科學(xué)、適當(dāng),是否具備清楚劃分倉儲責(zé)任的有關(guān)合約。
五是要考查本企業(yè)及倉儲企業(yè)的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況和財務(wù)基礎(chǔ)工作情況,將重要或問題較多的存貨作為重點抽樣對象,以保證存貨抽查的質(zhì)量。
2、存貨計價的合理性
存貨計價的正確與否,不僅影響到資產(chǎn)的真實性,而且影響當(dāng)期損益的真實性。做好存貨計價的審計工作,對于防范企業(yè)的存貨風(fēng)險至關(guān)重要。對存貨計價的審計貫穿于存貨的人庫、發(fā)出、結(jié)轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié),在合理抽樣的基礎(chǔ)上進(jìn)行,重點關(guān)注:
一是相關(guān)種類的存貨采用的計價方法是否合理、適當(dāng),有無任意改變計價方法的現(xiàn)象。
二是同一品種、同一類型范圍內(nèi)進(jìn)行計價的存貨,有無異類存貨混淆計價的現(xiàn)象。
三是對于不同批次、不同合同采購以及單位價值大的存貨是否采用個別計價法。
3、對存貨品質(zhì)的確認(rèn)。
結(jié)合盤點,對于長期閑置和陳舊存貨,應(yīng)分析其質(zhì)量和使用價值的現(xiàn)狀,確認(rèn)是否屬于不良資產(chǎn),有無存在減值的跡象;對變質(zhì)和毀損的存貨,是否進(jìn)行了減值賬務(wù)處理,并詳細(xì)注明存貨減值的性質(zhì)、程度及造成減值的原因。由于存貨品種和性質(zhì)的復(fù)雜性,審計人員不可能了解詳盡,必要時應(yīng)請專家協(xié)助工作,以便分析確認(rèn)存貨減值數(shù)額及存貨減值計算方法的正確性、合理性和科學(xué)性。
(二)數(shù)據(jù)分析。對存貨的審計還要結(jié)合財務(wù)賬面數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,查找業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的非常規(guī)現(xiàn)象:
1.采購。可能存在已經(jīng)完成采購行為的商品通過預(yù)付賬款、在途商品、其他應(yīng)收款等科目掛賬,實質(zhì)上己轉(zhuǎn)化為成本費用的現(xiàn)象。對于此類情況,應(yīng)根據(jù)企業(yè)通常的經(jīng)營做法、賬齡、付款及合同等多方面情況進(jìn)行分析,判定是否到貨或者已經(jīng)出庫銷售而應(yīng)轉(zhuǎn)為成本費用。
乙銷售。關(guān)注收入與成本的配比,不僅要重視金額的配比,而且要關(guān)注成本結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)量是否配比,防止少轉(zhuǎn)金額或少轉(zhuǎn)數(shù)量調(diào)劑利潤。
當(dāng)然,存貨審計不是企業(yè)對存貨進(jìn)行管理的唯一和根本手段,它只是一個控制手段,通過審計發(fā)現(xiàn)管理制度上的缺陷或執(zhí)行上的漏洞,從而完善制度、改進(jìn)管理、堵塞漏洞。我們認(rèn)為應(yīng)當(dāng)將國有貿(mào)易企業(yè)的存貨管理職能提升到新的高度,將收發(fā)、倉儲、運輸、檢驗等功能集中于企業(yè)的物流管理部門,使之成為企業(yè)管理的一個重要系統(tǒng)和成本中心,與業(yè)務(wù)、財務(wù)等部門相互聯(lián)接、相互協(xié)調(diào),才能適應(yīng)新型貿(mào)易企業(yè)的需要,并降低企業(yè)的存貨成本。另外,實現(xiàn)企業(yè)資源的信息化管理也很重要,與存貨相關(guān)的信息處理得越詳盡,相關(guān)的風(fēng)險就越小。如果企業(yè)實現(xiàn)了包括存貨在內(nèi)的資源信息統(tǒng)一化管理,將會提高企業(yè)的運作效率,降低成本費用,增加企業(yè)價值。
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