做好中學檔案工作的幾點認識論文
摘要：當前，中學檔案工作不易開展是普遍的現象。筆者以自己所在的中學為例，就搞好中學檔案工作，提出自己的幾點看法，借以拋磚引玉，共同進步。
關鍵詞：中學檔案,集美中學,認識
“鰲園博物大觀百聞不如一見，鷺江集美中學萬人共仰千秋！”
廈門集美中學系愛國華僑領袖陳嘉庚先生1918年10月18日創辦的，歷史悠久，業績輝煌，學子遍五洲，聲名播四海，被譽為“中國名校”。系福建省首批辦好的重點中學、省一級達標學校、省文明單位、省素質教育先進校、省德育基地、省校園安全先進校。是巾幗英雄李林、蔡啟瑞等6名院士、黃永玉等著名文化人士、印尼僑領李尚大等杰出的企業家的母校。畢業生三分之一分布在海外，為世界文明做出了突出的貢獻。
俊彥輩出的集美中學，在加強教學管理的同時，高度重視檔案工作。我校綜合檔案室創辦于1987年以來，在上級主管部門及學校領導的重視、關心下，檔案室走過了創建中的曲折和困惑，逐步走向常規化、規范化，并為學校的教育、教學、行政管理工作出了積極的作用。檔案室先后獲得“廈門市一級檔案室”、“廈門市檔案工作先進集體”、“福建省一級檔案管理單位”。筆者以自己所在的中學為例，就搞好中學檔案工作，提出自己的幾點看法，與檔案界和教育界同行探討。
一、完備檔案硬件設施
必要的設備硬件是開展檔案工作的前提和基礎。學校首先從重視硬件設施建設入手，加大投入，徹底改變了檔案室的面貌。
學校配備了專門的檔案室，并實行檔案辦公室、閱檔室、庫房三分開。學校綜合檔案室面積達120平方米，庫房、辦公、閱檔室有實用面積，設有檔案專柜300只，空調一臺、除濕機一臺、打印機一臺、掃描儀一臺、復印機一臺、電腦一臺并安裝了檔案管理軟件，并被納入校園網，實現了管理的現代化。
二、建立檔案工作網絡
檔案工作的對象是檔案，如何解決檔案的分散、零亂、質雜、量大等情況與檔案利用中的集中、系統、方便的矛盾？關鍵是建立系統網絡管理。
學校檔案工作設立了較完整的檔案管理機構，即健全檔案工作網絡：上設校長分管、辦公室主任主管；檔案室配備專職檔案員1名，專職檔案員具備研究生學歷，具有一定的檔案專業知識，持證上崗，學校非常重視檔案員的業務學習和培訓工作，支持其參加檔案局組織的各類培訓；下設各處室、部門兼職檔案員29人，部門負責人負責管理本部門的檔案工作。校專職檔案員長年保持穩定；對學校機構、人員的經常性的變化，我校及時調整檔案工作網絡，對兼職檔案員的變化及時進行調整補充，使各處室部門的檔案工作能及時有人兼管，有利于處室、部門檔案工作的開展。
學校辦公室還不定期召開各處室、部門的檔案工作會議，對各時期的學校檔案工作進行總結，布置下一階段的檔案工作，并對各部門、處室的檔案的整理、分類、移交等工作進行指導，使校檔案工作能較順利地開展。
三、健全各項檔案管理制度
學校檔案工作規章制度是學校檔案人員和廣大師生必須共同遵守的辦事規程和行動準則，是學校檔案管理的一種行政手段。一套完整的行之有效的建檔、管理、利用等制度，是學校檔案的現代化管理的.堅實基礎。
我校已建立一套比較完整的檔案管理制度：制定了《集美中學檔案員工作職責》、《集美中學檔案部門負責人、兼職檔案員工作職責》、《集美中學各部門、處室檔案歸檔范圍及保管期限》、《集美中學文件材料歸檔制度》、《集美中學查檔制度》、《集美中學借檔制度》、《集美中學檔案保管制度》、《集美中學檔案鑒定銷毀制度》、《集美中學檔案保密制度》、《集美中學檔案分類大綱和編號辦法》等制度，并在工作中貫徹落實。
到目前為止，已實行了全校各處室、部門、各門類檔案的綜合管理。如無特殊情況，各處室、部門均能定期向學校檔案室移交應歸檔的文件材料，綜合檔案室專職檔案員能及時向有關部門催討應歸檔的文件材料，以保證檔案按年度、按項目及時歸檔。
四、做好檔案分類整理工作
檔案利用是檔案工作的核心和關鍵，而檔案的分類整理又是檔案利用的關鍵。科學而規范的檔案整理工作，是實現檔案高效利用的有效途徑。
我校檔案由文書檔案、科技檔案、會計檔案、教學檔案、照片檔案、實物檔案、資料等七大部份組成。其中文書檔案分為：行政類（辦公室、保衛科）、黨務類（黨總支、工會、團隊）、人事類（人事室）；科技檔案分為：科研類、基建類；教學檔案分為：德育類（高中、初中德育處）；學籍類（高中、初中教務處）；教學類（高中、初中教務處）。
集美中學作為一所近百年的名校，其檔案可追溯至上世紀初。從2002年開始，校檔案室嚴格遵循國家檔案局2000年12月6日發布的《歸檔文件整理規則》精神，實行新的立卷方法整理，即改卷為件，改類別整理立卷為按機構整理立件，仍按永久、長期、短期分開立件。大大提高了檔案的整理效率和利用效率。
學校檔案分類清楚，截至2011年共有：文書檔案共1550卷、3288件；科技檔案314卷；會計檔案2964卷；教學檔案1970卷、3324件；照片檔案16650張；實物檔案81件。檔案總數達6798卷、6693件、16650張。檔案的整理符合規范化要求。校檔案室較重視檔案案卷質量，對收集來的檔案資料認真地進行鑒定、分類；能遵循文件材料的形成規律和特點，盡量能保持文件材料之間的有機聯系，保持材料的成套性、完整性；書寫案卷標題力求完整、準確；案卷的裝訂、編目力求美觀、清楚。
五、逐步實現檔案的數字化管理
當今社會，數字化已成為經濟建設和社會管理的主要手段。因此檔案管理手段也要與時俱進，在檔案材料上做到紙質檔案、實物檔案和電子檔案相結合。
伴隨著數字化教學和管理在我校的推廣和應用，學校為檔案室安裝了檔案管理系統。在實踐工作中，文書檔案的使用利用頻率較高，同時其手工方式的整理和檢索十分不方便。因此檔案室率先對1998年以來的文書檔案進行了數字化歸檔管理。雖然在一定程度上加大了檔案工作人員的工作量，但由于數字化的檢索方式快捷而準確，大大提高了文書檔案的利用效率，為學校的“評建”等工作提供了有力的支持。
另外，校檔案室在本校網站上開辟了“檔案在線專欄”，在校師生和廣大校友可由此專欄查詢相關的信息。除了基本的學籍信息以外，由于我校歷史悠久，校友眾多，尤其是海外校友甚多。校檔案室還將一些年代較早（上世紀20年代、30年代起）的老照片掃描成電子文本，并上傳至網上，以便老校友遠隔重洋也能了解到自己感興趣的圖片資料。
六、積極促進檔案的利用
搞好學校檔案開發利用的自的，是為學校發展大局服務，為廣大師生及校友服務，否則，檔案事業就沒有必要了，這是檔案工作的出發點和歸宿。檔案的開發利用主要包括兩部分：
一是健全檢索手段。為此，校檔案室編制了各類檢索工具，如檢姓冊；文書、教學檔案全引目錄；試卷目錄；全宗介紹；專題目錄等，并設專柜保管。這些檢索工具的編制大大促進了我校檔案的利用。以檢姓冊為例，我校較早畢業的校友（主要指上世紀30年代至80年代的校友）由于當時條件的限制，僅保存了他們的學籍資料，而沒有制定相對應的索引。因此這部分檔案雖然極其有價值，但卻苦于檔案員每次為校友檢索都要花費巨大的時間和精力，效率極低。因此，校檔案室利用四角號碼的原理為創校至今的教職員工和畢業生制定了“檢姓冊”，實現了這部分檔案的直接利用。而對于近十幾年的檔案，檔案室則對大部分檔案制作了計算機目錄，實現了計算機檢索。
二是通過專題編研等方式向用戶提供所需材料。例如：為學校參加“財務審查”等全國、省、市的各級各類檢查、定級、驗收工作提供專題檔案材料；為歷屆校友活動提供校友名單、幫助查找失去聯系的校友；為校慶活動、舉辦展覽館提供各種資料、照片；為教職工職稱評定提供課時認定、評選各類先進、擔任何種職位的證明材料；為全國各地的內查外調提供證明材料；為上級有關人員及本校撰寫校史提供材料；為歷屆畢業生提供畢業證明、成績證明，發放畢業證書等等。為了使利用工作更深入，2003年檔案室請有關人員制作了檔案室網頁，輸入文字幾萬字，掃描圖片幾千張，設制了檔案查詢專欄，組織學生錄入學生學籍檔案2萬多人，錄入教職工檔案資料1千多人，從2003年至今已完成學籍檔案錄入幾萬人，校友活動查詢很多都是從網上直接查詢，很受廣大校友歡迎。
自建立校綜合檔案室以來，為學校的考評和檢查，為教職員工的考核和評定職稱等工作提供了大量可靠的檔案依據；為廣大校友尤其是年長校友的團聚敘舊搭建了平臺；為學校畢業生求職考試提供證明服務；為宣傳推廣學校做好后勤服務工作。
為了做好這項工作，還要求檔案員注意以下幾點第一、明確服務方向。必須牢固樹立為教學科研服務、為全校教職工服務、為各級領導和部門服務的思想。第二、正確處理利用與保密的關系。要解決好這個問題，就要正確理解、認識它們的關系對檔案工作的影響，檔案在什么情況下利用，在什么情況下保密，都要以服從黨和國家利益為前提，把二者辯證統一起來。同時，還要認真研究審查檔案內容，根據有關規定適當調整保密范圍和等級，擴大利用范圍。第三、熟悉檔案，了解用戶需要，主動積極為用戶服務，完成由封閉型到開放型服務的轉變。
結語
讓歷史留下清晰的記憶，這是我們的責任；讓歷史記錄我們的光彩，這是我們的愿望；讓歷史告訴未來，這是我們的目的。檔案工作的意義就在這里。新的時代賦予學校檔案工作新的發展機遇，新的發展空間，同時也對檔案工作提出了新的發展課題，提出了新的發展要求。學校檔案工作只有惟新是圖，奮發有為，才能不辱使命，建功立業，在教育工作中發揮應有的作用。
參考文獻
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