設備竣工文件采購管理論文范文
一、設備竣工文件存在的主要問題
1.質量問題：主要包括文件的規(guī)范性、有效性、完整性、正確性，如文件編碼有誤，缺少公章，文件不清晰、裝訂不規(guī)范、缺頁，竣工資料中人員簽字不完善，資料內容不完整、不真實等等一系列問題；
2.時間問題：不能夠按時提交，不能夠隨設備一起提交，影響工程現(xiàn)場開箱驗收、安裝、調試使用；
3.整改問題：主要是竣工文件的整改流程過長，涉及工程建設各方審查，接口多，審查、驗收環(huán)節(jié)冗長繁復且無統(tǒng)一驗收標準、規(guī)范，致使竣工資料整改反復，整改遙遙無期，影響工程建設使用，浪費資源。
二、設備竣工文件問題原因分析
造成設備竣工文件失控的主要原因有以下幾點：
1.設備竣工文件管理標準不統(tǒng)一、不規(guī)范，工程設備竣工文件涉及的管理方有建設單位、總承包單位、供應商、分包商，每一管理方有各自的管理規(guī)范、程序，卻不盡相同、一致；
2.建設單位、總承包單位竣工文件檔案意識淡薄，在工程建設過程中存在重建設，輕檔案的現(xiàn)象；
3.建設單位/總包單位在與供應商簽訂設備供貨合同時對竣工資料的整編責任、內容、深度規(guī)定不明確，不具體，不細化；
4.管理機制不健全，沒有專門針對竣工文件編制、移交歸檔的規(guī)章制度及管理辦法或沒有執(zhí)行落實，職責不清，管理上存在漏洞
5.各單位對竣工文件重視程度不夠，缺乏有效控制竣工文件質量的具體措施和管理體制
6.制造廠/供應商竣工管理人員缺乏，人手不夠，經常更換、抽調管理人員流動性大，交接人員交接不清，管理人員責任心不強，質量意識不夠，疏忽大意，不能夠嚴格執(zhí)行標準、規(guī)范，同時竣工資料管理人員中多數(shù)未參加過正規(guī)培訓，管理意思薄弱，把關不嚴。
7.竣工資料多方審查、驗收，造成竣工資料整改頻繁，遙遙無期。
三、設備竣工文件采購管理的幾點措施
工程設備竣工文件管理應從以下幾個方面入手，加強控制，規(guī)范管理：
1.建立健全設備竣工資料管理制度，統(tǒng)一工程建設各方的竣工文件管理程序，達成一致，且符合工程竣工文件國家標準、規(guī)范要求，同時在竣工文件的制作、檢查、驗收、歸檔環(huán)節(jié)進行規(guī)范、統(tǒng)一，為竣工文件管理創(chuàng)建統(tǒng)一的管理要求；
2.重視竣工文件知識宣傳教育，在工程項目開工時，各管理單位就應高度重視和加強竣工資料檔案法規(guī)及企業(yè)基本知識的宣傳和教育，有計劃，有措施，分期分批對工程管理人員，監(jiān)理人員、工廠制造人員開展竣工檔案資料業(yè)務知識培訓，詳細介紹竣工資料標準規(guī)定，將竣工文件管理規(guī)范、標準、要求貫徹到基層人員，使得每一位管理人員清楚熟悉掌握竣工文件管理要求，做到每個管理者心中有規(guī)范，統(tǒng)一的規(guī)范，同時應形成一定的考核、獎懲機制來調動竣工管理人員的積極性，使得每位文件管理人員能夠嚴格執(zhí)行標準要求，杜絕施工過程中出現(xiàn)不規(guī)范的原始資料和文件，確保工程文件準確、規(guī)范。
3.竣工文件管理程序是竣工文件管理的統(tǒng)一要求、標準規(guī)范，是竣工文件管理人員執(zhí)行的竣工文件管理工作的依據，其編制應全面考慮工程建設特點并且符合國家標準、規(guī)范，做好程序的'完整性、準確性、適用性，避免因程序編制不完善，適用性差、不符合國家標準、規(guī)范等自身因素頻繁升版，為竣工文件管理帶來一定的難度；
4.簡化竣工文件驗收環(huán)節(jié)，必要時統(tǒng)一驗收(建設單位、總承包單位、監(jiān)理單位視情形而定)避免多環(huán)節(jié)、多接口，無統(tǒng)一標準、要求驗收，造成竣工文件無限制整改、無限期的整改。
5.各工程管理方在制定各自的工程進度計劃時，應將竣工文件的編制提交作為重要節(jié)點來進行控制，同時應提前做好收集工作，盡量做到工程設備制造一部分，做好一部分竣工文件，嚴格按照程序要求執(zhí)行及時收集、整理制造竣工文件，避免因時間過長資料丟失等原因造成竣工文件整理困難，從而導致竣工文件隨意性及不真實性。
6.推動竣工文件電子化，減少文件印刷、審查過程，提高文件傳遞效率，電子文件的快捷性與便攜性有利于提高文件的使用率和及時性。
四、結束語
建設單位、總承包單位、供應商、分包商只要能夠結合工程建設實際特點，針對竣工資料管理中普遍存在的問題分析原因，采取合理的、適當?shù)拇胧訌娺^程控制與管理，建立竣工資料管理機制并給予高度的重視，并力求實踐執(zhí)行，就能夠及時、準確完成竣工資料整理、移交、歸檔，從而縮短竣工文件驗收、整改時間，為工程建設順利進行節(jié)約成本，節(jié)約資源。
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