政務公文電子郵件寫作禮儀有哪些

時間：2021-06-11 13:16:45 禮儀常識我要投稿

政務公文電子郵件寫作禮儀有哪些

　　電子郵件自打誕生以來發展突發飛進，日新月異，得到了越來越廣泛的使用。使用電子郵件進行對外聯絡，不僅安全保密，節省時間，不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費用。

政務公文電子郵件寫作禮儀有哪些

　　政務公文電子郵件寫作要求

　　1、是主題要明確

　　一個電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。

　　2、是語言要流暢

　　電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數據、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。

　　3、內容要簡潔

　　網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。

　　政務公文電子郵件發送禮儀

　　1、主題

　　主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

　　在發送電子郵件時要切記千萬不要空白標題，這是最失禮的。最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理；

　　最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

　　2、稱呼和問候

　　郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；最簡單的開頭寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。結尾常見的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。

　　3、正文

　　Email正文要簡明扼要，行文通順，若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的.企業名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。

　　如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

　　4、附件

　　如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件，附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理，正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時，附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件，如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。

　　5、結尾簽名

　　每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。

　　政務公文電子郵件回復禮儀

　　1、回復及時

　　收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

　　如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。

　　2、回復要有針對性

　　當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。

　　3、回復不得少于10個字

　　對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

　　政務公文中電子郵件的寫作禮儀通過介紹電子郵件的寫作規范、電子郵件發送禮儀、電子郵件回復禮儀等幫助公務人員掌握電子郵件的使用規范和禮儀，從各個方面體現公務人員的素質和修養。

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