關(guān)于在商務(wù)談判中的禮儀交接
在商務(wù)交往之中，商務(wù)伙伴之間合作的成功，是值得有關(guān)各方慶幸與慶賀的一樁大事。實(shí)事求是地說，在激烈的競爭環(huán)境之中、涇渭分明的利益關(guān)系之下以及變幻叵測的商界風(fēng)云之內(nèi)，商務(wù)伙伴之間的合作的確來之不易，因此，它備受有關(guān)各方的高度重視。舉行熱烈而隆重的交接儀式，就是在商務(wù)往來中通常用以慶賀商務(wù)伙伴們彼此之間合作成功的一種常見的活動形式。
交接儀式，在商界一般是指施工單位依照合同將已經(jīng)建設(shè)、安裝完成的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備，例如廠房、商廈、賓館、辦公樓、機(jī)場、碼口、車站，或飛機(jī)、輪船、火車、機(jī)械、物資，等等，經(jīng)驗(yàn)收合格后正式移交給使用單位之時(shí)，所專門舉行的慶祝典禮。
舉行交接儀式的重要意義在于，它既是商務(wù)伙伴們對于所進(jìn)行過的成功合作的慶賀，是對給予過自己關(guān)懷、支持、幫助和理解的社會各界的答謝，又是接收單位與施工、安裝單位巧妙地利用時(shí)機(jī)，為雙方各自提高知名度和美譽(yù)度而進(jìn)行的一種公共宣傳活動。
交接的禮儀，一般是指在舉行交接儀式時(shí)所須遵守的有關(guān)規(guī)范。通常，它具體包括交接儀式的準(zhǔn)備、交接儀式的程序、交接儀式的參加等三個方面的主要內(nèi)容。以下，就分別對其加以介紹。
首先，要作好交接儀式的準(zhǔn)備。準(zhǔn)備交接儀式，主要要關(guān)注下列三件事：即來賓的邀約、現(xiàn)場的布置、物品的預(yù)備等等。
來賓的邀請，一般應(yīng)由交接儀式的東道主——施工、安裝單位負(fù)責(zé)。在具體擬定來賓名單時(shí)，施工、安裝單位亦應(yīng)主動征求自己的合作伙伴——接收單位的意見。接收單位對于施工、安裝單位所草擬的名單不宜過于挑剔，不過可以對此酌情提出自己的一些合理建議。
在一般情況下，參加交接儀式的人數(shù)自然越多越好。如果參加者太少，難免會使儀式顯得冷冷清清。但是，在宏觀上確定參加者的總?cè)藬?shù)時(shí)，必須兼顧場地條件與接待能力，切忌貪多勿得。
從原則上來講，交接儀式的出席人員應(yīng)當(dāng)包括：施工、安裝單位的有關(guān)人員，接收單位的有關(guān)人員，上級主管部門的有關(guān)人員，當(dāng)?shù)卣挠嘘P(guān)人員，行業(yè)組織、社會團(tuán)體的有關(guān)人員，各界知名人士，新聞界人士，以及協(xié)作單位的有關(guān)人員，等等。
在上述人員之中，除施工、安裝單位與接收單位的有關(guān)人員之外，對于其他所有的人員，均應(yīng)提前送達(dá)或寄達(dá)正式的書面邀請，以示對對方的尊重之意。
邀請上級主管部門、當(dāng)?shù)卣⑿袠I(yè)組織的有關(guān)人員時(shí)，雖不必勉強(qiáng)對方，但卻必須努力爭取，并表現(xiàn)得心誠意切。因?yàn)槔门e行交接儀式這一良機(jī)，使施工、安裝單位，接收單位，與上級主管部門、當(dāng)?shù)卣⑿袠I(yè)組織進(jìn)行多方接觸，不僅可以宣傳自己的工作成績，而且也有助于有關(guān)各方之間進(jìn)一步地實(shí)現(xiàn)相互理解和相互溝通。
若非涉密，或暫且不宜廣而告之，在舉行交接儀式時(shí)，東道主既要爭取多邀請新聞界的人士參加，又要為其盡可能地提供一切便利。對于不邀而至的新聞界人士，亦應(yīng)盡量來者刁；拒。至于邀請海外的媒體人員參加交接儀式的問題，則必須認(rèn)真遵守有關(guān)的外事規(guī)則與外事紀(jì)律，事先履行必要的報(bào)批手續(xù)。
舉行交接儀式的現(xiàn)場，亦稱交接儀式的會場。在對其進(jìn)行選擇時(shí)，通常應(yīng)視交接儀式的重要程度、全體出席者的具體人數(shù)、交接儀式的具體程序與內(nèi)容，以及是否要求對其進(jìn)行保密等幾個方面的因素而定。
根據(jù)常規(guī)，一般可將交接儀式的舉行地點(diǎn)安排在已經(jīng)建設(shè)、安裝完成并已驗(yàn)收合格的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)場。有時(shí)，亦可將其酌情安排在東道主單位本部的`會議廳，或者由施工、安裝單位與接收單位雙方共同認(rèn)可的其他場所。
將交接儀式安排在業(yè)已建設(shè)、安裝完成并已驗(yàn)收合格的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)場舉行，最大的長處，是可使全體出席儀式的人員身臨其境，獲得對被交付使用的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的直觀而形象的了解，掌握較為充分的第一手資料。倘若在交接儀式舉行之后安排來賓進(jìn)行參觀，則更為方便可行。不過，若是在現(xiàn)場舉行交接儀式，往往進(jìn)行準(zhǔn)備的工作量較大。在此百廢待興之地忙里忙外，絕非輕而易舉之事。另外，由于將被交付的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備歸接收單位所有，故此東道主事先要征得對方的首肯，事后還需取得對方的配合。
將交接儀式安排在東道主單位本部的會議廳舉行，可免除大量的接待工作，會場的布置也十分便利。特別是在將被交付的工程項(xiàng)目、大型設(shè)備不宜為外人參觀，或者暫時(shí)不方便外人參觀的情況下，以東道主單位本部的會議廳作為舉行交接儀式的現(xiàn)場，不失為一種較好的選擇。此種選擇的主要缺陷是：東道主單位往往需要付出更多的人力、財(cái)力和物力，全體來賓對于將被交付的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備缺乏身臨其境的直觀感受。
如果將被交付的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的現(xiàn)場條件欠佳，或是出于東道主單位的本部不在當(dāng)?shù)匾约皩⒁鱿瘍x式的人員較多等其他原因，經(jīng)施工、安裝單位提議，并經(jīng)接收單位同意之后，交接儀式亦可在其他場所舉行。諸如賓館的多功能廳、外單位出租的禮堂或大廳等處，都可用來舉行交接儀式。在其他場所舉行交接儀式，盡管開支較高，但可省去大量的安排、布置工作，而且還可以提升儀式的檔次。
在交接儀式上，有不少需要使用的物品，應(yīng)由東道主一方提前進(jìn)行準(zhǔn)備。首先，必不可少的，是作為交接象征之物的有關(guān)物品。它們主要有：驗(yàn)收文件、一覽表、鑰匙，等等。驗(yàn)收文件，此處是指已經(jīng)公證的由交接雙方正式簽署的接收證明性文件。一覽表，是指交付給接收單位的全部物資、設(shè)備或其他物品的名稱、數(shù)量明細(xì)表。鑰匙，則是指用來開啟被交接的建筑物或機(jī)械設(shè)備的鑰匙。在一般情況下，因其具有象征性意味，故預(yù)備一把即可。
除此之外，主辦交接儀式的單位，還需為交接儀式的現(xiàn)場準(zhǔn)備一些用以烘托喜慶氣氛的物品，并應(yīng)為來賓略備一份薄禮。
在交接儀式的現(xiàn)場，可臨時(shí)搭建一處主席臺。必要時(shí)，應(yīng)在其上鋪設(shè)一塊紅地毯。至少，也要預(yù)備足量的桌椅。在主席臺上方，應(yīng)懸掛一條紅色巨型橫幅，上書交接儀式的具體名稱，如“某某工程交接儀式”，或“熱烈慶祝某某工程正式交付使用”。
在舉行交接儀式的現(xiàn)場四周，尤其是在正門入口之處、干道兩側(cè)、交接物四周，可酌情懸掛一定數(shù)量的彩帶、彩旗、彩球，并放置一些色澤艷麗、花朵碩大的盆花，用以美化環(huán)境。
若來賓所贈送的祝賀性花籃較多，可依照約定俗成的順序，如“先來后到”、“不排名次”等等，將其呈一列擺放在主席臺正前方，或是分成兩行擺放在現(xiàn)場入口處門外的兩側(cè)。在此兩處同時(shí)擺放，也是可以的。不過，若是來賓所贈的花籃甚少，則不必將其公開陳列在外。
在交接儀式上用以贈送給來賓的禮品，應(yīng)突出其紀(jì)念性、宣傳性。被交接的工程項(xiàng)目、大型設(shè)備的微縮模型，或以其為主角的畫冊、明信片、紀(jì)念章、領(lǐng)帶針、鑰匙扣等等，皆為上佳之選。
其次，要擬好交接儀式的程序。交接儀式的程序，具體指的是交接儀式進(jìn)行時(shí)的各個步驟。不同內(nèi)容的交接儀式，其具體程序往往各有不同。主辦單位在擬定交接儀式的具體程序時(shí)，必須注意兩個方面的重要問題。其一，必須在大的方面參照慣例執(zhí)行，盡量不要標(biāo)新立異，另搞一套。其二，必須實(shí)事求是、量力而行，在具體的細(xì)節(jié)方面不必事事貪大求全。從總體上來講，幾乎所有的交接儀式都少不了下述五項(xiàng)基本程序：
第一項(xiàng)，主持人宣布交接儀式正式開始。此刻，全體與會者應(yīng)當(dāng)進(jìn)行較長時(shí)間的鼓掌，以熱烈的掌聲來表達(dá)對于東道主的祝賀之意。在此之前，主持人應(yīng)邀請有關(guān)各方人士在主席臺上就座，并以適當(dāng)?shù)姆绞桨凳救w人員保持安靜。
第二項(xiàng)，奏國歌，并演奏東道主單位的標(biāo)志性歌曲。此前，全體與會者必須肅立。該項(xiàng)程序，有時(shí)亦可略去。不過若能安排這—程序，往往會使交接儀式顯得更為莊嚴(yán)而隆重。
第三項(xiàng)，由施工、安裝單位與接收單位正式進(jìn)行有關(guān)工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的交接。具體的作法，主要是由施工、安裝單位的代表，將有關(guān)工程項(xiàng)目、大型設(shè)備的驗(yàn)收文件、一覽表或者鑰匙等等象征性物品，正式遞交給接收單位的代表。此時(shí)，雙方應(yīng)聞帶微笑，雙手遞交、接收有關(guān)物品。在此之后，還應(yīng)熱烈握手。至此，標(biāo)志著有關(guān)的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備已經(jīng)被正式地移交給了接收單位。假如條件允許，在該項(xiàng)程序進(jìn)行的過程之中，可在現(xiàn)場演奏或播放節(jié)奏歡快的喜慶性歌曲。
在有些情況下，為了進(jìn)一步營造出——種熱烈而隆重的氣氛，這一程序亦可由上級主管部門或地方政府的負(fù)責(zé)人為有關(guān)的工程項(xiàng)目、大型設(shè)備的啟用而剪彩所取代。
第四項(xiàng)，各方代表發(fā)言。按慣例，在交接儀式上，須由有關(guān)各方的代表進(jìn)行發(fā)言。他們依次應(yīng)為：施工、安裝單位的代表，接收單位的代表，來賓的代表，等等。這些發(fā)言，一般均為禮節(jié)性的，并以喜氣洋洋為主要特征。它們通常宜短忌長，只需要點(diǎn)到頭止的寥寥數(shù)語即可。原則上來講，每個人的此類發(fā)言應(yīng)以三分鐘為限。
第五項(xiàng)，宣告交接儀式正式結(jié)束。隨后安排全體來賓進(jìn)行參觀或觀看文娛表演。此時(shí)此刻，全體與會者應(yīng)再次進(jìn)行較長時(shí)間的熱烈鼓掌。
按照儀式禮儀的總體要求，交接儀式同其他儀式一樣，在所耗費(fèi)的時(shí)間上也是貴短不貴長的。在正常情況下，每一次交接儀式從頭至尾所用的時(shí)間，大體上不應(yīng)當(dāng)超過一個小時(shí)。為了作到這一點(diǎn)，就要求交接儀式在具體程序上講究少而精。正因?yàn)槿绱耍恍┰緫?yīng)當(dāng)列入正式程序的內(nèi)容，例如進(jìn)行參觀、觀看文娛表演等等，均被視為正式儀式結(jié)束之后所進(jìn)行的輔助性活動而另行安排。
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