需求建議書

　　1、什么是需求建議書

　　需求建議書是指從客戶角度出發(fā)，全面、詳細地向服務商陳述、表達為了滿足其已識別需求所應做的準備工作。

　　也就是說，需求建議書是客戶向服務商發(fā)出的用來說明如何滿足其已識別需求的建議書，是客戶與服務商建立正式聯(lián)系的第一份書面文件，又稱招標書。需求建議書一般由客戶起草，主要描述客戶的需求、條件及對項目任務的具體要求。

　　一份完整的需求建議書主要包括滿足其需求的項目的工作自述、對項目的要求、期望的項目目標、客戶供應條款、付款方式、契約形式、項目時間、項目申請書的要求等。

　　好的需求建議書能讓服務商準確把握客戶所期待的產品或服務。當然，并非在所有情況下都需要準備一份正式的需求建議書，當某一企業(yè)的需求由內部開發(fā)項目予以滿足時，這一過程似乎變得簡單多了，此時更多需要的'是口頭上的交流和信息傳遞，而不是把寶貴的時間耽擱在僅僅起到信息傳遞作用的需求建議書上。

　　例如，某一軟件開發(fā)公司感到公司原來的財務分析系統(tǒng)已經遠遠不能適應日益增加的業(yè)務需要時，便可直接要求軟件開發(fā)小組進行開發(fā)，這時只需口頭把相關的要求傳達給軟件開發(fā)小組即可。

　　2、需求建議書格式

　　寫建議書要認真負責、嚴肅對待，內容要具體，語言要精練。

　　1.在第一行正中寫"建議書"三個字。

　　2.寫接受建議對方的名稱。

　　3.正文：(1)建議的原因或出發(fā)點，便于對方考慮。(2)建議的`具體事項。

　　4.表達建議者的愿望。

　　5.結尾寫表示敬意的話，如"此致敬禮"等語。

　　6.寫上建議者的名稱和寫建議書的日期。

　　3、需求建議書主要內容

　　需求建議書一般包含以下主要內容：

　　客戶必須搜集大量相關資料準備需求建議書，因為IT項目實施者需要按照RFP來準備他們的項目技術方案，并以此參與競標。RFP中包括項目的目標，也就是用戶的期望，也包括客戶要求項目的進度計劃;對實施商申請書的表格和內容的規(guī)定;客戶希望潛在的實施商提交投標申請書的最后期限;評價申請書的標準等。一份好的RFP應該包括以下一些內容。

　　1.工作表述

　　工作表述就是說明項目的工作范圍，概括客戶要求開發(fā)商或項目團隊執(zhí)行的任務或工作單元，說明項目所涉及的各種事情，哪些必須由開發(fā)商或項目團隊去完成，哪些由客戶自己去做。例如，一個辦公自動化軟件系統(tǒng)的具體目標。又如建設一個網(wǎng)站，所需設備的采購任務，是由客戶自己完成，還是由開發(fā)商去完成;企業(yè)網(wǎng)站上的頁面文字，是客戶自己撰寫，還是由開發(fā)商撰寫等。

　　2.任務要求

　　需求建議書必須要具體規(guī)定開發(fā)商需要完成任務的規(guī)格和特征，如要求涉及大小、數(shù)量、顏色、重量、速度和其他開發(fā)商提出的解決方案中，所必須滿足的物理參數(shù)和操作參數(shù)。例如，建立一個企業(yè)網(wǎng)站，可能要求在1 000人同時訪問的情況下不會產生堵塞的感覺，網(wǎng)站的瀏覽頁面不低于多少;建立一個自動結賬和收款系統(tǒng)，可能要求每天能辦理12 000次交易的功能和其他特定的功能，如在開出了發(fā)票的30天內沒有收到賬款，就會自動產生催款通知。具體的任務要求，可能會成為將來的驗收標準。

　　3.交付物

　　交付物就是開發(fā)商所提供的實體內容，這在需求建議書中應該說明。例如，對于自動結賬和收款系統(tǒng)來說，客戶可能要求開發(fā)商提供硬件(計算機)、軟件(磁盤和一些印刷品)、操作手冊和培訓課程。交付物也可能包括客戶要求開發(fā)商提供定期進度報告或終期報告。

　　4.客戶供應條款

　　需求建議書還應該列出客戶的供應條款。例如，客戶需要建立一個網(wǎng)J站，可能需要向開發(fā)商提供企業(yè)內部的組織結構及各部門之間業(yè)務關系的詳]細說明，包括信息流程的類型、信息流量和發(fā)生頻率等。

　　5.表述客戶對需求的確認

　　需求建議書不是對客戶需求的最后確認。最后的確認應該在對開發(fā)商提出的方案進行評估之后。例如印刷宣傳手冊，可能在開印之前要經過客戶審定;局域網(wǎng)的建設，在購買材料和設備之前，客戶必須審定開發(fā)商的技術方案。這一點在需求建議書中必須向開發(fā)商說明。

　　6.期望的合同類型

　　(1)合同可以按固定價格訂立。這樣，開發(fā)商實際上就是費用包干。客戶只給固定的價錢，不管開發(fā)商實際工作花費多少。開發(fā)商必須保證功能的實現(xiàn)和質量要求，超支的風險由開發(fā)商負擔。

　　(2)合同也可以規(guī)定開發(fā)商不承擔風險，即在時間、原材料限制的條件下，不論實際成本多少，都會給開發(fā)商特定的報酬，也就是所謂包工不包料。在我國現(xiàn)階段的條件下，由于質量檢驗和資信度水平不高，這種合同比]較普遍。在需求建議書中，最好說明客戶是希望采用那種類型的合同。

　　7.期望的付款方式

　　付款方式可以分為一次性付款和分階段付款;在開始前付款和結束后付款。一般依項目的性質來定付款方式。如網(wǎng)頁制作，往往在項目末期付款;而架設局域網(wǎng)，一般在方案確認后，付款30%以便開發(fā)商采購，工程結束驗收后付滿90%，留10%等到使用一段時間以后確認無問題時付清。具體付款方式需要合同雙方協(xié)商，但在需求建議書中，客戶應該先提出自己的期望付款方式。

　　8.要求的進度計劃

　　進度計劃的要求可能很粗，如要求在6個月內完成;也可以詳細一些，如多長時間內完成方案設計和審定，多長時間內完成硬件選購與安裝，多長時間內完成軟件研制、測試與安裝，最后開發(fā)商在系統(tǒng)安裝調試后，在多長時間內提交所有的系統(tǒng)文件和操作培訓。

　　9.申請書的格式和內容提示

　　為了便于在幾個開發(fā)商之間進行比較和評價，申請書應該在形式上采取同一個格式，內容的結構也應該一致。這樣對不同的申請者來說比較公平，也能減輕客戶在評審時的工作量。客戶在需求建議書中可以限定申請書的每一部分采用的文字數(shù)量或頁數(shù)。

　　10.提交申請書的最后期限

　　申請書受理的截止日期是必須要交代清楚的。例如，要求開發(fā)商在接到需求建議書后多少個工作口之內(如l周之內、1個月之內等)提交申請書，或大家一律在某月某日之前提交申請書。這樣做的目的是便于同時對眾多的申請者進行比較、評估，也是為了保持公正，不給某些開發(fā)商以額外的時間和機會。

　　11.對申請書的評價標準

　　要告訴開發(fā)商客戶將根據(jù)哪些準則來評價他提交的申請書。這樣做的目的，是指導開發(fā)商寫好申請書。一般評價標準包括4個方面的'內容：

　　(1)開發(fā)商在類似項目中的經驗。如他們近期是否在預算內按期完成了類似的項目，客戶對他們是否滿意?

　　(2)開發(fā)商提出的技術方案是否合適。如采用哪種類型的計算機軟件?數(shù)據(jù)庫的設計、方法是什么?用來建立管理信息系統(tǒng)的是哪種語言?采用哪些供應商的設備?等等。

　　(3)進度計劃。開發(fā)商是否能按照所要求的進度完成項目計劃?

　　(4)成本。如開發(fā)商的報價是否合理?成本預算中有無漏算的條款?將來在執(zhí)行時有沒有可能出現(xiàn)超支，或有無可能因過于節(jié)約而導致質量不能保證?有的申請人為了爭取合同，在報價上壓低成本，到了執(zhí)行階段，或偷工減料，或增加成本，結果導致所建系統(tǒng)的缺陷很多，或使最終成本大大超出原始的估算。對此需要引起注意。

　　12.資金總量

　　開發(fā)商總是希望了解客戶有多少資金可以用于發(fā)展擬議中的真T項目，但客戶在需求建議書中，往往不愿意透露這個信息。其實，客戶暗示大約的數(shù)字，告訴開發(fā)商他打算花多少錢來辦這件事是有好處的，這樣可以使開發(fā)商能夠提交與資金水平相適應的申請書，提高在項目準備階段的工作效率。

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