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怎樣寫好會議紀(jì)要
會議紀(jì)要是黨政軍機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位經(jīng)常使用的一種公文。研究掌握會議紀(jì)要的特點(diǎn)規(guī)律和寫作要點(diǎn)，寫出符合規(guī)定要求的會議紀(jì)要，是提高機(jī)關(guān)文字水平的客觀需要。本文中，作者就如何寫好會議紀(jì)要進(jìn)行了梳理與總結(jié)，其中方法希望對大家有所啟發(fā)。
一會議紀(jì)要的概念和種類
會議紀(jì)要是一種記載、反映會議情況和議定事項(xiàng)的紀(jì)實(shí)性公文，是貫徹落實(shí)會議精神、指導(dǎo)工作、解決問題、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，是傳達(dá)會議信息的主要媒介之一。它通過記載會議基本情況、會議成果、會議議定事項(xiàng)等，綜合概括地反映會議精神。
會議紀(jì)要可以多向行文。向上級機(jī)關(guān)呈報，用以匯報會議情況，以便得到上級機(jī)關(guān)對工作的指導(dǎo);向同級機(jī)關(guān)發(fā)送，用以通報會議情況，以便得到同級機(jī)關(guān)的支持配合;向下級機(jī)關(guān)發(fā)送，用以傳達(dá)會議精神，以便統(tǒng)一認(rèn)識，貫徹執(zhí)行。但通常情況下，會議紀(jì)要只印發(fā)到與會單位，視情抄送有關(guān)單位。
根據(jù)用途和目的不同，會議紀(jì)要可以劃分為三種類型：
1.決議性會議紀(jì)要，主要記載和反映會議作出的重要決策事項(xiàng)，作為傳達(dá)會議精神和部署工作的重要依據(jù)，對今后工作具有直接的指導(dǎo)作用，常用于各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公會，如省長辦公會議、市(縣)長辦公會議等。
2.協(xié)議性會議紀(jì)要，主要記載雙邊或多邊會議有關(guān)內(nèi)容及其達(dá)成的協(xié)議等情況，作為會后貫徹執(zhí)行的基本依據(jù)，對協(xié)議各方今后工作具有一定的約束作用，常用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)主持召開的多部門協(xié)調(diào)會或不同單位共同召開的聯(lián)席辦公會等。
3.研討性會議紀(jì)要，主要記載和反映經(jīng)驗(yàn)交流會議、各種專業(yè)會議或?qū)W術(shù)性會議的研討情況，因是研討性會議，自然會有不同的意見，所以只要把各方意見寫明即可，主要用于職能部門或?qū)W術(shù)研究機(jī)構(gòu)召開的專業(yè)會議、學(xué)術(shù)研討會議等。
二會議紀(jì)要的內(nèi)容結(jié)構(gòu)
一般說來，會議紀(jì)要通常由標(biāo)題、正文和文尾三部分組成。
會議紀(jì)要的標(biāo)題形式主要有三種：一是“會議名稱+紀(jì)要”，如《全國農(nóng)村工作會議紀(jì)要》等。這類標(biāo)題最為常見。二是由“正標(biāo)題+副標(biāo)題”構(gòu)成，又叫雙標(biāo)題。正標(biāo)題提出問題或揭示會議主旨，副標(biāo)題多為“會議名稱+紀(jì)要”。如《加強(qiáng)未成年人思想道德教育是家庭、學(xué)校和社會的共同責(zé)任——xx市xx區(qū)教育工作研討會紀(jì)要》。這種標(biāo)題常見于報刊發(fā)表的會議紀(jì)要。三是“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+議題+紀(jì)要”。如《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)土地市場管理工作會議紀(jì)要》。這類標(biāo)題省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，就變成了“議題+紀(jì)要”的形式。
會議紀(jì)要的正文—般包括開頭、主體和結(jié)尾三部分。開頭，主要用于概述會議的基本情況，包括會議名稱、時間、地點(diǎn)、主持人、參加人、會議議程和主要成果等，然后用“現(xiàn)將會議主要精神紀(jì)要如下”或“現(xiàn)將這次會議研討的幾個問題紀(jì)要如下”等過渡句轉(zhuǎn)入下文，文字一般都比較簡練。常見的寫法有兩種：一是列項(xiàng)式，即將會議名稱、時間、地點(diǎn)等要素依次列出，各占一行，使人一目了然。這種寫法多用于辦公會議紀(jì)要。二是概述式，即將會議的基本要素用一段文字作簡要敘述，使人看后對會議情況和基本精神有個大致了解。
會議紀(jì)要的主體部分，一般包括會議研究的問題、討論的意見、作出的決定和提出的措施辦法等，它是會議紀(jì)要的核心，是各有關(guān)單位貫徹執(zhí)行會議精神的基本依據(jù)，這部分內(nèi)容表述得是否得當(dāng)?shù)轿唬菦Q定會議紀(jì)要寫作成敗、質(zhì)量高低的關(guān)鍵。主要有以下幾種表述方法：
1.條款法，就是把會議議定的事項(xiàng)用條款方式加以簡要說明，分別冠以一二三四的標(biāo)號，一條寫一個事項(xiàng)。這樣表述簡明扼要，適用于部署工作的會議或辦公會議，也適用于工作協(xié)調(diào)會等。
2.綜述法，就是將會議所討論、研究的問題綜合成若干部分，每個部分集中談一個方面的問題，較復(fù)雜的工作會議或經(jīng)驗(yàn)交流會議的紀(jì)要多采用這種寫法。
3.歸類法，有些工作會議涉及內(nèi)容較廣，討論的問題較多，這就要求按討論問題的性質(zhì)或議定事項(xiàng)的不同分類進(jìn)行整理，分別列出序號、標(biāo)題來敘述，每個標(biāo)題下面視內(nèi)容多少，或分段或分條來寫。
4.摘記法，就是按會議發(fā)言順序記錄每個人的發(fā)言要點(diǎn)，根據(jù)各人提出問題的不同角度，整理成幾個問題，并署上發(fā)言人姓名、職務(wù)，有時還要加上小標(biāo)題。這種方法類似于會議記錄，但不是照搬會議記錄，因?yàn)樗獙εc會者的發(fā)言進(jìn)行剪裁和加工，使主題更加精練。一些重要的座談會紀(jì)要，經(jīng)常采用這種寫法。
會議紀(jì)要的結(jié)尾寫法多種多樣：有的向有關(guān)單位和人員提出為實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)和任務(wù)而奮斗的號召或希望;有的就會議議定的有關(guān)問題，向上級有關(guān)部門提出意見建議;有的向有關(guān)單位和人員提出貫徹落實(shí)的具體要求;有的則對會議意義和收獲進(jìn)行評價等。
會議紀(jì)要一般也有文尾，與其他文件類同，主要是會議紀(jì)要的印發(fā)機(jī)關(guān)、成文日期、發(fā)送單位等內(nèi)容。
三會議紀(jì)要的寫作要點(diǎn)
一是真實(shí)準(zhǔn)確。會議紀(jì)要，重在紀(jì)實(shí)，必須真實(shí)準(zhǔn)確地反映會議的情況和精神，既不能隨意增減，也不能擅自篡改，這是會議紀(jì)要寫作的第一要求，也是最基本的要求。為此，寫好會議紀(jì)要，需認(rèn)真地進(jìn)行會議記錄，詳盡地了解會議情況，做好各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。
二是精練概括。會議紀(jì)要是在會議記錄所提供材料的基礎(chǔ)上，根據(jù)會議的主旨、議定事項(xiàng)和主要成果，經(jīng)過提煉、概括、整理而形成的公文，它集中地反映會議的要點(diǎn)和精神實(shí)質(zhì)，具有高度的概括性。精練概括與詳盡細(xì)致，是會議紀(jì)要與會議記錄最重要的區(qū)別。語言文字簡練準(zhǔn)確、樸實(shí)無華、通俗明白，也是精練概括的應(yīng)有之義。
三是要點(diǎn)突出。會議紀(jì)要就是記敘會議的中心內(nèi)容和討論研究的要點(diǎn)。凡與此聯(lián)系密切的問題，都應(yīng)盡力寫充分;反之就要少寫或不寫。突出要點(diǎn)也是做到精練概括的一個重要方法。
四是取舍適當(dāng)。會議上對某些問題進(jìn)行討論，有時意見會有分歧，甚至截然相反。因此，起草會議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)會議確定的宗旨，對各種觀點(diǎn)進(jìn)行恰當(dāng)?shù)娜∩幔朴谡_集中會議討論的意見。一般采用以下方法：凡符合會議宗旨的多數(shù)人的一致意見，會議紀(jì)要都應(yīng)集中反映;對少數(shù)人的意見，如果是正確的，也要予以反映;如果討論中意見確有分歧，難以取得統(tǒng)一，一般不應(yīng)寫入紀(jì)要，但研討性會議紀(jì)要除外。集中會議討論的意見，還要特別留意會議主持人發(fā)表的意見，特別是他(她)的總結(jié)性發(fā)言和結(jié)論性意見，并在紀(jì)要中充分體現(xiàn)。
總之，撰寫會議紀(jì)要要經(jīng)過一番去偽存真、去粗取精、由此及彼、由表及里的改造制作功夫，按一定的邏輯關(guān)系進(jìn)行提煉、加工，進(jìn)而形成符合規(guī)定要求的會議紀(jì)要。
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