會議記錄及紀要的寫作

時間：2024-10-14 01:52:07 會議記錄我要投稿

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會議記錄及紀要的寫作

　　會議紀要與會議記錄是兩個不同的概念，二者的區(qū)別十分明顯。從應用寫作和文字處理的角度來探析，二者截然不同。下文是會議記錄及紀要的寫作，歡迎閱讀!

會議記錄及紀要的寫作

　　一、會議記錄及紀要的含義

　　會議記錄是根據(jù)會議的宗旨、會議的進展、會議討論的問題、研究的事項、提出的意見和作出的決定，為了某種目的，對會議過程及發(fā)言所作記錄的一種紀實性文書。同時，還包括在開會過程中原始記錄的基礎上，經(jīng)過分析、綜合、提煉、歸納整理而形成的會議紀要。在部隊工作中，有些會議，如辦公會、座談會等等，一般都要將研究、決定的問題整理出來，寫成會議紀要，用以反映會議的基本情況、主要精神和中心內(nèi)容，也可以向上級機關匯報會議情況，及時向與會代表、有關單位和下屬機關分發(fā)，便于傳達和貫徹執(zhí)行。會議紀要介于“決議”和“簡報”之間，兼有通報情況和借以指導、推動工作的作用。它不如“決議”那樣莊重，但又較“簡報”更具有指導意義。從一定意義上說，機關公文寫作中關于會議的文本，最具挑戰(zhàn)性的就是會議紀要。

　　會議紀要與會議記錄的區(qū)別就在于是否經(jīng)過綜合提煉整理。會議紀要雖然也是記載會議精神和議定事項的公文，但其是對會議的討論事項，擇其要點進行歸納整理，以通報會議精神，統(tǒng)一認識，指導工作，而不僅僅是留存檔案。會議紀要可上呈可下達，也可批轉和轉發(fā)。

　　根據(jù)會議的性質，可以把會議紀要分為四種類型：

　　(1)例會型。這類紀要適用于研究處理日常行政事務的例行會議。例會型紀要側重于記載會議決定的事項，寫法比較簡單。通常用專門格式印發(fā)給有關部門，作為機關工作的依據(jù)。

　　(2)決議型。這類紀要適用于比較重要的工作會議。側重記載會議形成的決議。其特點是政策性強，具有指示、決定的性質，其內(nèi)容有關單位必須遵照執(zhí)行。如《全軍軍事工作會議紀要》就屬這種類型。

　　(3)專題型。這類紀要適用于專門研究解決某一重要問題而召開的會議，側重記載會議的結論性意見。

　　(4)綜合型。這類紀要的特點是全面概括會議精神，全方位反映會議概況，既歸納一致性意見，也反映分歧性意見，適用于學術性會議和座談會，各類司令機關一般都很少使用。

　　二、會議記錄及紀要的內(nèi)容

　　會議記錄和會議紀要的寫作所包含內(nèi)容基本相同，主要有以下兩個大的方面：

　　(一)會議的組織情況

　　會議記錄和會議紀要都首先必須寫明會議的組織情況。通常會議的組織情況包括以下八個方面：

　　1、會議的名稱和次數(shù)。會議的名稱和次數(shù)，一般就是會議記錄的標題，大都由“單位名稱+次數(shù)+會議性質+記錄”等關鍵詞組成，如《××集團軍××次辦公會議記錄》、《××軍分區(qū)人武部工作經(jīng)驗交流會議紀錄》等。另一種是由“會議名稱+文種名稱”組成，一般是會議名稱在前，文種名稱在后。如《全軍先進食堂現(xiàn)場座談會紀要》、《陸軍××軍××團思想政治工作會議紀要》等。由于會議記錄往往都是專用的，因此，在整理成會議記錄文本時，有時單位的名稱可以省略。即使是會議紀要，只要不報送上級機關，有時單位名稱也可以略去。

　　2、開會的時間。會議記錄必須寫清楚會議召開的年、月、日，重要的會議還應反映出具體的起止時間，如上午8時30分至10時30分等。

　　3、開會地點。會議記錄要寫清楚會議召開的具體地點，如××會議室，必要時還應注明其所在地。

　　4、出席人。出席人少時，應寫清楚出席者的姓名、職務;出席人多時，可以只寫出席人的范圍，如團職(含團級)以上干部;重要的會議，為了便于日后考查，可另設簽到簿，并隨同會議記錄一并保存。

　　5、缺席人。小型會議，缺席人數(shù)較少的時候，要寫清具體人名，并簡要注明原因。大型會議的缺席人數(shù)，必須具體。

　　6、列席人。小型會議要寫明列席人的姓名、職務;大型會議要注明列席者的范圍及人數(shù)。

　　7、主席或主持人。要寫明主持人的姓名、職務。

　　8、紀錄人。會議記錄必須寫明記錄人的姓名、職務，多人參與的會議記錄，要注明每個人。

　　以上八項內(nèi)容，要求會議記錄人員在會議正式開始之前就要寫好。

　　(二)記錄會議的內(nèi)容

　　會議記錄的主體部分主要有會議議題、領導人的報告、討論情況、形成的決議和主持人的總結幾項基本內(nèi)容。

　　會議主體部分的記錄方法有兩種：一種是詳細記錄;一種是摘要記錄。

　　1、詳細記錄。詳細記錄主要用于重要會議。重要會議討論、研究的問題比較復雜，要求盡可能地記下發(fā)言者的原話，即怎么講的，就怎么記，特別重要的發(fā)言，不僅要完整無遺地記錄發(fā)言內(nèi)容，而且最好要記下發(fā)言者的語氣姿態(tài)。

　　重要會議的詳細記錄，記錄人必須把握以下三點：一是記載會議中有爭議的問題和分歧意見時，應將爭議、分歧的焦點及有關人員發(fā)言爭論的觀點，詳細記下;二是記錄會議中的關鍵問題、要害問題時，應將有關人員的發(fā)言詳細記下;三是記錄會議決議時，應詳細記錄表決情況，對異議、棄權等情況要予以實錄，以備考查。對會議的決議性內(nèi)容，在會議結束前，記錄人應念給與會人員聽，以便對決議事項推敲得更準確。有些詳細記錄，必要時會后應加以整理，爾后記錄人送會議主持人審閱并視情公布和印發(fā)，但原記錄不得毀掉，應全文存檔以備核查。

　　2、摘要紀錄。摘要記錄主要用于一般會議。在沒有分歧和爭議的情況下，只需摘記關鍵內(nèi)容和重點發(fā)言，如在會上報告了什么事情，討論了什么問題，做出了什么決議，哪些人發(fā)了言，等等。

　　會議紀要的基本內(nèi)容，除了保持會議記錄的基本要點外，還必須突出三個方面：(1)會議概況。一般包括會議的宗旨(目的)、時間、地點、參加會議的單位和人員、召開會議的單位或主持人;會議的主要議題，專門會議還要寫會議的簡要經(jīng)過，對會議所作總的估價等等。(2)會議的成果。按照議題的層次，包括會議當中與會者對哪些問題展開了討論，討論氣氛和情況如何，哪些問題取得了一致認識，并得出了什么結論，提出了什么意見和建議，哪些意見和建議需要與會者回去傳達、貫徹等等。(3)遺留問題。這部分包括會議涉及到但未得到徹底解決的問題和應該涉及但未來得及討論研究的問題。寫遺留問題是“會議紀要”與“會議決議”不同的一個表現(xiàn)，可以說這是會議紀要的內(nèi)容特點。“決議”中所寫的內(nèi)容必須是取得一致意見并得出一致的結論的問題，而紀要則不然。凡是涉及的問題，特別是重要問題，不論是否被討論，也不管是否取得一致意見，一般應該在紀要中扼要記下。當然，有的紀要是不記遺留問題的。

　　三、會議記錄及紀要的格式

　　(一)會議記錄的基本要素與格式

　　會議記錄的基本要素包括會議名稱;會議時間;會議地點;記錄人;出席與列席會議人員;缺席人員;會議主持人;審閱;簽字;主要議題;發(fā)言記錄等方面。

　　會議記錄的基本格式如下：

　　司令部辦公會議記錄

　　時間：一九年月日時

　　地點：司令部辦公樓五樓大會議室

　　出席人：……

　　缺席人：

　　主持人：參謀長

　　記錄人：軍務處劉參謀

　　主持人發(fā)言：(略)

　　與會者發(fā)言：：……………………………………………

　　散會時間：

　　主持人：(簽名)

　　記錄人：(簽名)

　　(本會議記錄共頁)

　　(二)會議紀要的基本格式

　　會議紀要作為在會議紀錄的基礎上，分析、綜合、提煉、整理而成的一種紀實性文書，其基本格式是在會議記錄基礎上的，形成由標題、正文和結尾三部分組成的公用文書。

　　1、標題。一種是由會議名稱加文種名稱。一般是會議名稱在前，文種名稱在后。如：《全軍先進食堂現(xiàn)場座談會紀要》、《陸軍××軍××團思想政治工作會議紀要》;一種是由機關名稱、會議性質加文種名稱。如：《××軍區(qū)后勤部辦公會議紀要》、《××軍分區(qū)人武部工作經(jīng)驗交流會議紀要》。

　　2、正文。會議紀要的正文分開頭、主體和結尾三個部分。

　　(1)開頭，一般寫會議概況，包括召開會議的依據(jù)(如上級的什么指示，黨、國家和軍隊的什么形勢，某項工作的需要等等)，召開會議的目的(即旨在解決什么問題)，會議的具體起止時間和地點，會議的全稱，與會范圍(包括哪些單位的哪些人員)，參加會議的主要領導人，在會上作過講話或指示的摘要;會議的基本議程(或議題)和主要活動，會議結果(即達到了什么目的，作出了什么決議;如重要會議，還要有要作出基本估價)。

　　(2)主體，是會議紀要的骨于，主要內(nèi)容，一般應寫會議進展的主要情況，會議研究的問題，報告和發(fā)言的主要精神和要點，對各項議程的討論意見和結果，會議提出的今后的任務和要求等等，都要在這一部分反映出來。

　　(3)結尾，通常是寫會議提出的希望、號召，以便有關單位認真貫徹會議精神，努力完成各項任務。

　　需要說明的是，有的會議紀要整理出來后，往往以會議簡報的形式發(fā)表，這時的格式就必須與會議簡報格式相融合。由于會議簡報及其格式在本書前面已經(jīng)介紹過，因此，后面介紹例文時，我們只是介紹會議紀要的內(nèi)容寫作摹本，不涉及會議紀要整理完成后的上送或下發(fā)格式。

　　四、會議記錄及紀要的寫作要求

　　(一)會議記錄的寫作要求

　　會議記錄，不是記錄者主觀思考的產(chǎn)物，而是純客觀的記載，它不需要布局謀篇，不需要縝密構思，只需要記錄者如實記載。因此，會議紀錄有如下幾方面的要求：

　　1.內(nèi)容要準確。要如實地記錄與會者的發(fā)言，不論是詳細記錄，還是概要記錄，都必須忠實原意，不允許有一絲一毫主觀因素的參入，不得添加記錄者的觀點、主張，不得斷章取義，尤其是會議決定之類的東西，更不能有絲毫出入。要真實地、客觀地反映會議的基本情況和主要精神。

　　2.不遺漏要點。記錄的詳細與簡略，要根據(jù)情況決定。一般地說，決議、建議、問題和發(fā)言人的觀點、論據(jù)材料等要記得具體、詳細。一般情況的說明，可抓住要點，略記大概意思。

　　3.首尾始終如一。始終如一是記錄者應有的態(tài)度。這是指記錄人從會議開始到會議結束都要認真負責地記到底，不能會議開始記得認真詳細，會議接近尾聲就記馬虎了。

　　4.嚴格按照格式。會議記錄的格式，是體現(xiàn)記錄的規(guī)范性、嚴肅性的基本形式，必須嚴格遵守。凡是發(fā)言，都要把發(fā)言人的名字寫在前;一定要先發(fā)言記錄于前，后發(fā)言記錄于后;記錄發(fā)言時要掌握發(fā)言的質量，重點要詳細，重復的可略記。決議、建議、問題或發(fā)言人的新觀點在通常情況下都嚴格記具體、記詳細。

　　此外，做會議記錄，記錄速度要快。要專心致志，集中注意力，認真聽取與會者的發(fā)言。這就要求記錄人平時多注意聽力和速寫的訓練，多聽快寫，耳聰手巧，久而久之，就會應付自如。

　　(二)會議紀要的寫作要求

　　會議紀要除了保持會議記錄的原始風格和撰寫要求外，還應突出以下幾點：

　　一是記實。會議紀要必須如實地反映會議的基本情況和主要精神。撰寫者只能取舍、概括、提煉與會者的發(fā)言，不能以主觀愿望或某個領導人的意圖隨意增加會上根本沒有涉及的內(nèi)容，更不能以變換角度或斷章取義的手段篡改與會者的觀點，變更會議的中心議題。那樣做實際上是弄虛作假，是不正派的作風。

　　二是精要。紀要必須真正摘其“要”而記之。撰寫紀要應抓住會議的中心議題，認真分析研究與會者的發(fā)言，提綱挈領地反映會議的重要成果。切忌“眉毛胡子一把抓”，或者硬在不同觀點中求平衡。那樣寫，不僅會使紀要冗長拖沓，主次不分，甚至會導致主次顛倒，使已經(jīng)解決的主要問題得不到充分反映，次要問題反客為主，以至降低紀要的質量，嚴重的可能會造成思想混亂，帶來相反的效果。

　　三是理性。紀要所使用的材料和闡述的道理要有充分的說服力。這就要求在起草時，對會議發(fā)言者的某些觀點認真加以研究，他們所引用的材料要加以核對。因為與會者所講的情況，不少是憑記憶即興發(fā)言，難免有不準確的地方，如果不加以核對，寫出的正式紀要就有可能產(chǎn)生副作用。與會者發(fā)言中講的道理，常有不夠完善的地方，撰寫的同志，可以在會下給予提醒，使其觀點更完善、更準確，并將其寫進紀要中。切忌那種照貓畫虎、照相式的“純客觀”反映。這樣做的結果，表面看似乎忠于會上的發(fā)言，實則是一種不負責任的態(tài)度，最終與會者也是不會滿意的。

　　此外，會議紀要在語言表述上也有獨到的特點，常用名詞“會議”是作第一人稱出現(xiàn)，并當作主語使用。如“會議認為”、“會議要求”、“會議回顧了”、“會議指出”、“會議強調”、“會議決定”、“會議希望”等。在反映發(fā)言內(nèi)容時，若需指名道姓，往往用“某某指出”、“某某強調”、“某某表示”等說法。這些用語要根據(jù)表述內(nèi)容，靈活應用，做到恰到好處。

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