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司法檔案管理工作晉升省特級匯報發言
省檔案局、省司法廳，市檔案局各位領導及評審員：
1998年，我局晉升為省一級檔案管理單位。此后，我們堅持認真貫徹實施《中華人民共和國檔案法》、《××省檔案管理條例》等法律法規，按照“抓基礎，強管理；抓完善，上等級；抓編研，優服務”的總體工作思路，不斷加強檔案工作的組織體系建設，在檔案管理與利用上取得了新的成績。現就我局機關檔案管理工作的有關情況匯報如下：
一、基本情況
我局綜合檔案室分檔案庫房、陳列室、閱文室、保密室和工作間，共計180平方米。檔案密集架3列9組，配有計算機、復印機、去濕機、溫濕度自動記錄儀、空調機等各種設備，庫房溫濕度控制基本達到了省規范標準。現存有建局以來各種門類和載體的檔案及資料檔案總數697盒。其中：文書檔案186卷（老辦法），3623件（新辦法），永久410卷，長期1940卷，短期1273卷，會計檔案390卷，基建檔案29卷，設備檔案8卷，聲像檔案19冊，電子檔案42盤，實物檔案169件，各種資料160冊。全部檔案實行了集中統一管理。今年，為搞好檔案規范化建設，我們聘請數名專家及工作人員對1995年至20××年的主要業務檔案進行了標準化整理，建立了數據庫，共輸錄主要業務檔案條目近20××0條，檔案工作基本上實現了計算機管理。自20××年10月省一級復查以來，我局機關檔案室連續多次被評為市檔案工作先進集體，并順利通過了省、市檔案局組織的歷屆復查與年審。我局專職檔案員也多次被評為檔案工作先進個人。
二、主要作法
為了不斷強化檔案綜合管理目標，努力實現檔案工作規范化、科學化、現代化，瞄準晉升省特級的目標，近年來，我們重點從以下幾個方面狠抓了檔案管理升級工作：
（一）加強組織領導，不斷完善檔案管理體制。隨著經濟社會的不斷發展，我局司法行政工作也日趨繁重，檔案利用的頻率逐年提高，也讓我們看到了開發利用檔案資源的巨大潛力與效能。對此，全局上下進一步統一思想，加強組織領導，切實落實措施，逐步形成了局領導直接抓，局辦公室具體抓，各職能科室、單位協調配合抓的良好格局，為檔案管理上臺階、上水平提供了有力的組織保證。
一是及時成立和調整了局檔案工作領導小組。為保證局檔案工作始終有人管、有人抓、有人負責，根據局領導成員及工作分工的變化，我局適時調整局檔案工作領導小組；今年，為確保檔案工作目標管理晉升省特級工作順利開展，我們又及時成立了局檔案升級工作領導小組及其工作專班。
二是進一步完善檔案管理網絡。我們在局機關各科室內明確了兼職檔案員，負責本科室有關檔案資料的收集、整理和保管，并根據需要，隨時協助檔案室開展工作。同時，加強對縣市區司法局機關檔案室建設的指導管理。專門下發了通知，在全系統的會議上進行了強調。目前，各地司法行政機關全部建立了檔案室，成立了工作專班，落實了專職檔案員，有效地開展了機關檔案目標管理工作。全市8個縣級司法局，有1個機關檔案室達到省一級；有6個機關檔案室達到省二級，占總數的87.5%。
三是黨組和局務會經常研究檔案工作。如20××年1月，局黨組召開會議，確定在新建的局法律援助綜合樓里設置檔次較高的檔案室以及相配套的閱文室、陳列室等問題。之前，我們還把市檔案局領導及專家請來，就檔案室的合理布局、技術要求等方面的問題征求意見，最后將已經基本建成的面向朝西的檔案室改為朝南，拆了3面墻；同時根據市檔案局專家的建議，購買了檔案密集架。前不久，我們又就檔案升特級及布置陳列室的問題，把市檔案局領導和專家請來，進行指導。局黨組今年還專題召開檔案管理晉升省特級會議，研究投入資金購買檔案室所需的一切設備等。
（二）加強隊伍建設，不斷提高檔案人員業務素質。為盡快提高檔案人員的整體素質，更好地適應新時期檔案工作的需要，我們將思想作風好、工作扎實認真、工作責任心強的人員調整充實到檔案工作崗位上，安排了專職檔案員，各科室還明確了兼職檔案員。在此基礎上，我們堅持采取多種有效形式組織學習和培訓：
一是適時組織專（兼）職檔案人員學習。我們結合單位實際，組織專（兼）檔案人員重點加強對《檔案法》、《××省檔案管理條例》等法律法規和有關專業知識的學習，并進行了專門考試。
二是積極支持檔案人員參加上級檔案部門組織的培訓。我局歷任專職檔案員均多次參加過檔案部門組織的培訓活動，取得了較好的成績和上崗資格。
三是走出去取經，請進行送寶。采取請市檔案局專家現場指導和走出去到檔案管理先進單位參觀學習相結合的方式，開闊檔案人員視野，找出工作差距，改進工作方法，不斷增強檔案人員的工作壓力和動力，調動其搞好檔案工作的積極性和主動性。近年來，我局檔案員及責任部門還多次到市直機關檔案管理先進單位參觀學習，進行多途徑、深層次、寬領域的學習培訓，使我局檔案工作人員牢固地掌握了檔案管理的基本知識和技能、綜合素質，專業水平得了不斷提高。
（三）加強基礎設施建設，不斷改善檔案工作條件。我們針對我局辦公條件改善之前存在的庫房偏小，設施陳舊，檔案管理自動化、科技化程度低，庫房內部環境欠佳的問題，立足高起點，嚴格按照省特級標準，大力加強檔案基礎設施建設。20××年我局在興建法律援助綜合樓時，就按照檔案綜合管理的要求與規范，聘請有關設計人員對檔案庫房進行了專項設計，做到了檔案庫房與辦公室、閱文室、陳列室四分開。新的檔案庫房投入使用后，我局又先后投入10多萬元，購置密集架、空調機、復印機、除濕機、防磁柜、溫濕度自動記錄儀等設備，并落實了防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防光、防鼠、防蟲措施，有效改善了檔案庫房的軟硬件條件。目前，我局檔案庫房整潔、寬敞，僅使用面積就達到了60平方米，密集架達到3列9組，能夠保障近20年的檔案資料的安全保管與利用。同時為提高檔案現代化管理水平，20××年5月，我們圍繞檔案升省特級目標，又投資5萬多元，增添了空調、電腦、除濕機、防磁柜等設施，擴建了榮譽室，安裝了“檔案管理系統”，聘請專門技術人員將我局所有的文件檔案全部錄入計算機，實行了檔案電子自動化管理，使檔案資料的查找利用更加方便、快捷。
（四）加強制度建設，不斷促進檔案管理制度化、規范化。近幾年來，我們以《檔案法》為準繩，不斷對檔案管理等制度進行修訂、補充和完善。一是制訂了檔案管理工作五年規劃以及年度計劃，將檔案管理工作與司法行政業務工作同部署、同安排。二是把檔案工作列入各科室和相關人員的職責范圍，并按照職能分工，負責做好本單位文件資料的收集、整理與歸檔工作。三是建立健全文件材料的歸檔制度。我們組織人員及時修訂和完善了囊括檔案歸檔范圍、檔案歸檔時間、檔案借查閱、檔案保密、檔案統計和檔案鑒定與銷毀等檔案管理全過程的《文書檔案管理實施細則》，以及《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，從而確保了檔案歸檔及時、完整，檔案整理規范，檔案保管妥當、安全，檔案利用方便、快捷。四是建立了專（兼）職檔案人員崗位責任制。明確了檔案人員的工作職責，并將其工作情況納入年度工作考核范圍，有效地提高了專兼職檔案人員的工作積極性。五是進一步完善了相關制度。我局認真落實省、市檔案主管部門的意見，結合我局業務工作實際，對相關制度進行了全面修訂、完善。我局分文書、科技、專業、電子、聲像、實物6大系列進行收集、整理與保管。歸檔門類更加齊全，歸檔文件、資料更加豐富，檔案期限劃分更加科學合理。
（五）加強業務建設，不斷提高檔案工作質量和管理水平。為進一步提高案卷質量，我們狠抓了檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、保管等基礎環節的規范化。
一是從文書處理抓起。我局行文按照《國家行政機關公文處理辦法》的規定，嚴把起草關、審核關、簽發關、打印關，并實行層層負責制，從而有效地避免了不規范公文現象的發生，提高了卷內文件的質量。
二是根據形勢的發展和工作職能的轉換。及時修訂完善立卷歸檔范圍、分類方案和保管期限表，嚴格按要求收集文件資料，確保了檔案齊全完整，不斷豐富了室藏。認真細致整理文件材料，做到了各種載體的檔案準確、及時歸檔，卷面卷內規范美觀，排放科學整齊。
三是切實加強對檔案庫房內部環境管理。專職檔案員堅持每天查看溫濕度數據，在溫濕度達不到檔案管理標準的情況下，及時運用開空調機和去濕機進行調節，堅持節假日檢查防高溫、防火裝置，對達不到要求的及時進行修復和更換；堅持每半年對檔案保存情況進行一次全面檢查，發現檔案破損情況及時進行維護和修復；堅持每年更換一次防蟲劑和滅火器，防止物品失效，保證了檔案資料的完好無損。
四是進一步加強了編研工作。堅持把加強編研工作、提高利用效果作為進一步做好檔案管理的重中之重，集中時間，集中精力，進行編研工作，先后形成了“基礎數據”、“制度匯編”、“崗位職責匯編”、“大事記”等多個門類的編研材料，編研工作有了新的進展，取得了一定成績。同時對原有的全宗介紹、組織沿革等編研材料作了進一步的補充和完善。
（六）加強檔案資源開發與利用，為司法行政工作發展服務。開發檔案信息資源，提供良好的檔案利用服務是檔案工作的根本目的。我們注重開發利用檔案資源，積極為司法行政工作發展服務。近年來，先后編制了各種載體的全引目錄、歸檔文件目錄、科技檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案（6種）、編研材料（8種）、全宗卷等索引工具12本，清晰規范，能夠從多個角度進行快速、準確的檢索。我們還圍繞全局中心工作，積極開展編研工作，編寫了全宗介紹、機構沿革、大事記、年鑒、各類專題檔案資料匯編等多種參考資料（88本）。為了發揮實物檔案直觀、形象的作用，增強全局干警的責任感、榮譽感和自豪感，我們在20××年已建榮譽室的基礎上，改建擴建了實物檔案室，將原來僅40平方的榮譽室擴建為60平方米的實物檔案室，將近10年來，我局干警團結奮斗、開拓創新所取得的成績、受到的各級黨委、政府和上級部門表彰的錦旗、匾牌、獎杯、獎章、證書等共122件，加上近10年來我局干警編撰出版發行的教材、理論研究成果等全部搬進榮譽室展示，極大地激發了廣大干警的工作熱情和創造力，為全市司法行政工作改革、創新和發展提供了不竭精神動力。我們堅持主動利用與被動利用相結合的方式，積極宣傳檔案利用的價值和意義，廣泛挖掘檔案信息資源，主動為全局各項工作服務，為促進全市經濟發展服務。從1998年到20××年的10年間，我局檔案室先后為局機關提供近百次資料查詢服務，其中，有20余次查詢資料的情況被詳細記載。20××年，為了爭創市級文明單位，落實有關目標責任，撰寫系列申報材料，局爭創工作領導小組及其辦公室分別借閱了部分照片、榮譽證書及卷宗檔案，為我局申報并被授予市級文明單位發揮了積極作用。20××年初，為了完成市政府交辦的《××志·司法行政篇》的撰稿任務，我局方志工作編撰人員在半年的時間里，先后近百次在檔案室查閱檔案、摘錄資料，制作資料卡片5000余張，為順利完成“司法行政篇”撰稿任務奠定了堅實基礎，局機關檔案室真正發揮了智囊、資料庫、數據庫的作用。
三、對照省特級標準的自查情況
通過多年的不懈努力，我局機關檔案管理在省一級的基礎上有了質的飛躍，從整體上看，我們認為已經達到了省特級標準，主要表現在以下幾個方面：
（一）組織體系健全
1、體制完善。局黨組將檔案工作納入了議事日程，建立了局檔案工作領導小組，辦公室配備有一名副主任具體負責；確定了專職檔案員，建立了綜合檔案室，有明確的工作職責，制定了檔案工作計劃，履有效地進行了對局檔案工作的指導管理，實現了各種門類和載體檔案的集中統一管理，形成了較完備的檔案工作網絡。
2、制度健全。加強了對檔案法規的學習和宣傳，制定了各項檔案工作制度。近年來，我局根據上級的要求，結合本單位的實際，對各種規章制度進行了重新修訂、完善和匯編，使檔案工作有章可循。
3、檔案人員相對穩定。我局檔案員一直堅持在檔案工作崗位上，思想素質高，責任心強，愛崗敬業，并堅持定期培訓持證上崗。
（二）設施建設配套
1、收集歸檔及時齊全。文件材料符合規定要求，每年都實行了雙套制。
2、檔案整理嚴格按照上級的要求進行分類。立卷、組卷相對合理，排列有序，編目比較規范。
3、庫房防護效果好。溫濕度基本達到了國家標準，從未發生丟失、損毀檔案現象，堅持日常測試記錄溫濕度。
4、配備了微機。購置了檔案管理軟件，并建立了1994年至20××年檔案數據庫，即傳統方式20xx條，簡化方式3624條，共5720條，照片502張、設備34條、科技檔案351條，為檔案管理現代化奠定了基礎。
（三）檔案服務到位
編寫了組織沿革、全宗介紹、大事記，基礎數據、專題檔案、規章制度等多個門類的編研材料，檔案利用取得比較明顯的效果。
嚴格對照省特級標準，我們還存在著檔案鑒定與統計不夠及時，檔案現代化管理管理水平不夠高等問題。
各位領導，如果評審組批準我局檔案管理晉升省特級，無疑對我局檔案管理工作起到極大的推動作用，我們將以此為契機，切實強化措施，加強管理，彌補不足，進一步提高我局檔案管理水平。
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