調查隊檔案電子化建設工作調研報告
調查隊檔案電子化建設工作調研報告
改革開放以來，調查隊系統電子化建設得到了快速發展，但同時也給我們管理上帶來了一些問題，如檔案電子化建設至今還是一項空白，需引起各級調查隊領導的高度重視，并采取切實可行的措施加以解決。筆者對此問題進行了實地調查研究，在此談談自己的一些粗淺看法。
一、調查隊檔案電子化建設的必要性
所謂調查隊檔案電子化，是指各級調查隊在工作中，以數字形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通訊網絡上傳輸的各種數據、文件、資料，通過整理并直接形成有價值的歷史記錄。它具有存儲量大，涉及內容廣，信息傳遞速度快、傳遞形式多樣化的特點。它是現代社會信息化檔案的重要組成部分，亦是現階段各級調查隊辦公自動化系統建立的起點和基礎。搞好電子化檔案建設不僅能提高辦公自動化建設水平，也能促進整個調查隊工作效率和管理效率的提高。因此，加快調查隊檔案電子化建設已是當務之急，必須引起各級調查隊領導的重視。
二、調查隊檔案電子化建設的現狀及問題
近年來，隨著調查隊系統內聯網、互連網的開發使用，提高了辦公效率，節約了人力、物力和財力。但是，對電子文件資料和調查數據的管理歸檔工作卻落后于電子化的發展及普及速度，仍停留在紙質檔案歸檔和自行的電子備份，在管理上仍沒有效的辦法。主要有以下五個方面的問題需要關注：
1、電子文檔處理軟、硬件難統一。當前我國it行業競爭加劇，不同載體、格式、設備環境的新產品層出不窮，為使用者提供了更多的選擇余地。而對需要長期保存的電子檔案來說，在不同機型、軟件、硬件等環境下，通用性差，彼此之間不兼容，在資源共享和公共檢索等方面表現出明顯的局限性。加之計算機更新換代快，對于需要長期歸檔保存的電子數據來說，設備依賴性造成的問題會更加突出。如十年前的5寸軟盤出現保管完好的電子文件找不到讀取設備的問題。
2、軟件、數據歸檔難成體系。目前，調查隊系統各項業務都實行了電算化、網絡化傳輸管理，由于業務軟件升級頻繁，且在安裝使用之前，都會配發系統軟件、軟件程序及其全套資料，給歸檔管理帶來了較多困難。表現突出的問題：一是系統升級程序、補丁程序直接升級安裝，沒有留下程序檔案，使原始程序與后來程序脫節；二是業務人員經常輪崗，不同人員在不同時期參加程序使用或者升級培訓后，未進行集中統一管理；三是由于業務軟件數據庫文件所占用的磁盤空間大，用一般軟盤難以進行保存，從而使業務軟件和業務數據的歸檔管理不成體系。
3、電子文件資料歸檔管理滯后。一方面，由于現有的辦公自動化系統中，電子數據資料的制發、使用與檔案管理是分開進行的，電子檔案的收集整理工作是在電子文件資料的產生之后進行的，導致電子文件資料的歸檔工作滯后于產生傳播速度；另一方面由于目前調查隊系統的數據資料大多在通過電子文書傳播的同時，為了增強文書的真實性，仍然打印成紙質的作為執行依據，形成紙質數據資料版本與電子版本同時并存的現象。
4、電子文件資料容易被刪改。檔案只有具備原始性和真實性，才能具有法律意義上的憑證作用。對于調查隊業部門的調查數據、調研報告、人事檔案、財務檔案等統計資料來說，電子數據的真實性涉及到國家的宏觀調控、經濟預測、領導決策的重要參考依據，必須十分真實。而電子文件資料的易刪改性使信息資料面臨著被隨意改動、刪除和剪接的可能性，容易造成信息失真，又不會留下任何痕跡。
5、檔案設備和人員素質均有差距。由于電子文件資料的存儲介質如軟盤、光盤屬于高分子化合物，易受外界環境變化的干擾，磁場、雷電、周圍環境溫度、濕度改變等各種自然現象都可能對電子文件資料造成不良影響，破壞介質上的信息。目前，調查隊系統有檔案室的隊極少數，基本上是數據、文件檔案在各科室自行保管，使用的檔案設備與電子檔案所需標準相差甚遠，容易導致電子檔案破壞。與此同時，在電子檔案的管理上，既不是傳統的檔案管理人員能夠勝任，也不是科技人員可以替代，它需要管理人員既具備檔案管理的基礎知識，熟練掌握檔案工作的基本原則和方法，又要熟練掌握電子計算機技術、數字通信技術等。
三、調查隊檔案電子化建設的對策
面對電子化的飛速發展和普及，各級調查隊領導應以高度的責任感和使命感努力解決電子化檔案建設工作中的實際問題，為未來檔案工作電子化、信息化的發展奠定堅實的基礎。
一要采用先進技術，確保歸檔電子文件真實性。對電子文件的制發，建議由其上級部門設計出專用程序進行管理，使文件從草擬、審閱到領導簽發，都建立一套完整的可控制系統，建立加密的機內操作日志，監督系統操作。這樣既能保證電子文件的真實性，又可使文件資料形成過程真實記錄下來，展現出歷史原貌。在日常工作中應給不同的使用人員賦予不同的操作權限，防止越權使用。
二要加強部門之間協調配合，確保文件資料收集完整性。調查隊各部門要根據不同業務特點，對各類電子文件格式進行統一要求，這樣既方便信息的匯聚接收，又利于電子文件資料的歸檔管理，還能保證數據的可靠性和通用性。特別是內部之間要加強配合，對自身產生的電子文件資料盡可能地轉換成歸檔所需格式，如word、excel文件格式。此外，由科技人員協助負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件資料歸檔，解決信息存儲載體分離，脫機保管信息，無疑是最佳歸檔途徑之一，進而提高電子檔案的完整性。
三要不斷完善檔案信息采集功能，達到完整統一要求。檔案管理人員應該積極參與辦公自動化系統的設計應用，根據檔案管理的要求提出相應的設計要求，以便于檔案信息的采集整理。同時，對于檔案重要組成部分的機關文件管理系統設計時，力求使文件資料的形成制發與分類歸檔同步進行，讓系統根據事先擬定的歸檔范圍將有價值的文件自動備份保存下來，避免重復勞動帶來的資源浪費。與此同時，對業務軟件的補丁、升級程序，操作人員要及時向檔案人員報備，及時進行歸檔和管理，以避免工作人員崗位流動帶來的信息轉移丟失。
四要注重做好電子檔案安全防護工作，實現電子檔案安全性。目前調查隊系統的內聯網與互聯網雖實行了物理隔離，但部分員工從互聯網上下載的資料中可能藏有各類病毒，造成危害。對此，一方面科技部門和信息管理部門要加強計算機安全管理，經常檢查，密切監控，定期發布病毒預警公告，防范互聯網病毒在內聯網上惡意漫延傳播；另一方面檔案人員在進行電子文件資料歸檔鑒定工作時，要認真進行查毒、殺毒，通過檢測處理后方可歸檔保存。
五要搞好庫房建設，切實提高人員素質。在電子檔案管理工作中應特別注意選用質量好、可靠性高的存貯介質，以延長存儲時間。對存放在存貯介質上的電子檔案資料應寫好保護，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所，對需要永久、長期保存的電子文件資料，要制定嚴格的定期復制管理制度，轉換載體，以防止信息的丟失。出于風險防范的目的，電子檔案一般要采用雙備份制，在檔案庫房和計算機中心各存放一套，確保不受到損壞、數據丟失或單方面修改數據。與此同時，還要全力抓好業務培訓，加強對電子文件制作和檔案管理人員的技術培訓，提高從業人員的素質和責任心，擔負起電子文件資料歸檔工作的重任。
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