會(huì)議報(bào)告的基本格式

會(huì)議報(bào)告的基本格式

　　一、會(huì)議報(bào)告的性質(zhì)

　　（一）會(huì)議報(bào)告的概念

　　會(huì)議報(bào)告，是在重要會(huì)議和群眾集會(huì)上，主要領(lǐng)導(dǎo)人或相關(guān)代表人物發(fā)表的指導(dǎo)性講話。它是一種書面文字材料，又是會(huì)議文件的重要組成部分和貫徹會(huì)議精神的依據(jù)，還是供查閱的歷史資料。它包括政治報(bào)告、工作報(bào)告、動(dòng)員報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、典型發(fā)言、開幕詞、閉幕詞等。會(huì)議報(bào)告具有宣傳、鼓動(dòng)、教育作用。這些作用是通過報(bào)告人的報(bào)告和聽眾的接受來實(shí)現(xiàn)的。因而，有時(shí)為了讓更多的人知道報(bào)告內(nèi)容，廣播電臺(tái)、電視臺(tái)可進(jìn)行現(xiàn)場轉(zhuǎn)播，報(bào)刊也可登載。如黨的時(shí)期大報(bào)告。

　　（二）會(huì)議報(bào)告的特點(diǎn)

　　1．理論性和邏輯性。會(huì)議報(bào)告是領(lǐng)導(dǎo)人在大型會(huì)議上或重要場合作的有關(guān)政治、經(jīng)濟(jì)、文化和局勢等方面的報(bào)告，是以領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)代表的身份站在決策集團(tuán)角度上所發(fā)表的講話。它在廣泛深入調(diào)研、充分占有材料的基礎(chǔ)上，縱覽全局，找準(zhǔn)焦點(diǎn)，圍繞實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題，尤其是那些迫切需要解決的，帶有普遍性的，人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)利益問題進(jìn)行透徹分析，細(xì)致研究，從而抓住問題的關(guān)鍵，對(duì)癥下藥，達(dá)到推動(dòng)各項(xiàng)工作健康發(fā)展的目的。所以，在分析研究中，它必須依據(jù)有關(guān)方針政策，結(jié)合實(shí)際地對(duì)所提建議、對(duì)策、問題等進(jìn)行認(rèn)真研究，反復(fù)推敲，從理論和實(shí)際的結(jié)合上把握哪些是最有價(jià)值、最需要解決的問題，它充分考慮所提意見的針對(duì)性、正確性、合理性、可靠性，使意見和措施能真正有助于解決實(shí)際問題。因而，會(huì)議報(bào)告既注重事實(shí)分析，又必須從理論的高度上進(jìn)行歸納概括，進(jìn)而指導(dǎo)實(shí)踐，有較強(qiáng)的理論性和邏輯性。

　　2．雙向性和交流性。會(huì)議報(bào)告依據(jù)講話稿直面聽眾公開發(fā)表講話，具有直接性、當(dāng)眾性、范圍廣、影響大的特點(diǎn)，在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中具有特殊的地位和作用。正是由于這種面對(duì)面的宣講傳播形式，就使主體和客體之間在時(shí)間、空間上的結(jié)合比較緊密，“報(bào)告”的成功與否，不決定于形式，即過程的結(jié)束，很大程度取決于主體對(duì)客體的“磁性”交流強(qiáng)度，即吸引力的大小。這種報(bào)告的吸引力既決定于報(bào)告的文采或領(lǐng)導(dǎo)的演講口才，又決定于聽眾是否接受。而且更關(guān)鍵的還取決于報(bào)告內(nèi)容是否為受眾認(rèn)可，是否反映了實(shí)際情況。所以，會(huì)議報(bào)告實(shí)際上是一種在時(shí)間、空間上獲得統(tǒng)一的、由報(bào)告主體和受眾客體雙向結(jié)合的交流形式。

　　3．切實(shí)性和針對(duì)性。會(huì)議報(bào)告的核心，是對(duì)實(shí)際問題的分析和解決。它一般要總結(jié)成績經(jīng)驗(yàn)、說明現(xiàn)狀和存在問題，部署工作，規(guī)劃未來等。它要求在分析的基礎(chǔ)上提出解決問題的意見或?qū)Σ撸�具有很�?qiáng)的針對(duì)性，應(yīng)在實(shí)際工作中行得通，推得開，能夠保證得以貫徹執(zhí)行。部署任務(wù)和要求，內(nèi)容要切實(shí)具體，易于操作。尤其在當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)條件下，領(lǐng)導(dǎo)需要更多的時(shí)間來進(jìn)行重大決策，制定具體操作方案，若沒有調(diào)查，沒有研究，沒有分析，講一些不著邊際的空話，報(bào)告內(nèi)容與群眾切身利益無關(guān)，聽不到所講的要領(lǐng)，就沒有人愿意聽這樣的報(bào)告，那么，報(bào)告也就形同一紙空文。

　　4、集中性和靈活性。集中性指會(huì)議報(bào)告稿應(yīng)該緊緊圍繞會(huì)議的主題。有些材料雖然很好，但是只要是脫離會(huì)議宗旨，與會(huì)議無關(guān)，就應(yīng)該堅(jiān)決刪除。靈活性指形式上無固定的格式和要求。領(lǐng)導(dǎo)的講話，內(nèi)容可長可短，可以全面論述，也可以就其中一點(diǎn)發(fā)表自己的看法。

　　5、通俗性和清晰性。指語言要適合聽眾的水平，容易為聽眾理解和接受。因?yàn)闀?huì)議報(bào)告主要靠口頭語言來傳達(dá)，報(bào)告聲過即逝，具有“一次性”的特點(diǎn)，聽眾不能像看文章那樣，看不懂再翻過來看一遍，而必須當(dāng)場聽清聽懂。

　　（三）會(huì)議報(bào)告的種類

　　1．政治報(bào)告。它是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為實(shí)現(xiàn)一定歷史時(shí)期的政治目標(biāo)而作的路線、方針、政策方面的報(bào)告。政治報(bào)告多由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的主要負(fù)責(zé)人作。如時(shí)期大報(bào)告。

　　2．工作報(bào)告。它是以經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)文化、教育衛(wèi)生等工作為主要內(nèi)容的報(bào)告。如國務(wù)院總理的《政府工作報(bào)告》、各省、市、州、縣政府主要負(fù)責(zé)人向同級(jí)人民代表大會(huì)所作的工作報(bào)告，以及各系統(tǒng)各單位領(lǐng)導(dǎo)就所屬范圍的工作向下級(jí)單位和人民群眾所作的工作報(bào)告等。

　　3．動(dòng)員報(bào)告。是動(dòng)員有關(guān)人員去完成某專項(xiàng)工作或突擊任務(wù)的報(bào)告。動(dòng)員的目的，是使他們提高認(rèn)識(shí)，明確任務(wù)，增強(qiáng)信心，圓滿完成任務(wù)。如學(xué)習(xí)宣傳貫徹時(shí)期大精神動(dòng)員報(bào)告。

　　4．總結(jié)報(bào)告。包括在會(huì)上作的工作總結(jié)報(bào)告和會(huì)議總結(jié)報(bào)告兩類。工作總結(jié)報(bào)告是對(duì)前一段工作進(jìn)行總結(jié)的報(bào)告。總結(jié)報(bào)告與工作報(bào)告的區(qū)別是，工作報(bào)告雖然也有回顧前段工作的內(nèi)容，但非常簡要，重點(diǎn)放到今后的任務(wù)上。而總結(jié)報(bào)告的重點(diǎn)是回顧前段工作從中得出帶有指導(dǎo)意義的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。會(huì)議總結(jié)報(bào)告是在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)會(huì)議的整個(gè)情況進(jìn)行總結(jié)的報(bào)告。

　　5．典型發(fā)言。是指在表彰大會(huì)或經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)上，先進(jìn)單位、部門的代表或先進(jìn)個(gè)人，報(bào)告本單位、部門或個(gè)人的先進(jìn)事跡、工作經(jīng)驗(yàn)的發(fā)言。這類報(bào)告有時(shí)由單位、部門領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，有時(shí)由單位代表或個(gè)人發(fā)言。

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　　6．開幕詞。是較重要的會(huì)議開幕時(shí)，大會(huì)主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人作的帶有方向性、指導(dǎo)性的重要講話。它是大會(huì)的序曲，一般要闡明大會(huì)的意義和要達(dá)到的目的，并預(yù)祝會(huì)議成功。有的書稱主持詞。

　　7．閉幕詞。是較重要的會(huì)議結(jié)束時(shí)，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的致詞，通常是對(duì)大會(huì)議程和會(huì)議中所解決的問題進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)。它是大會(huì)的結(jié)束語，是大會(huì)議程的一個(gè)組成部分。

　　二、會(huì)議報(bào)告的格式和寫法

　　（一）會(huì)議報(bào)告的基本格式和寫法

　　會(huì)議報(bào)告一般由標(biāo)題、稱謂、開頭、主體、結(jié)尾五個(gè)部分構(gòu)成。

　　1、標(biāo)題。寫法有兩種。一種是直接寫成“X X X同志在X X X工作會(huì)議上的報(bào)告”的形式。另一種是不出現(xiàn)報(bào)告人的姓名、會(huì)議名稱和“報(bào)告”字樣，而另擬寫一體現(xiàn)會(huì)議主要精神的標(biāo)題，如“當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)形勢和今后的經(jīng)濟(jì)建設(shè)方針”。標(biāo)題的下行寫報(bào)告的時(shí)間，再下一行寫報(bào)告人的姓名。

　　2、稱謂。報(bào)告是面對(duì)面進(jìn)行的，它有明確的報(bào)告對(duì)象，稱謂可根據(jù)報(bào)告對(duì)象的身份而定，要恰當(dāng)合體。寫法大致有兩種情況：一是只寫在報(bào)告的開頭；二是除開頭的稱呼外，在報(bào)告的進(jìn)程中適當(dāng)穿插使用，作用是提示聽眾注意。每次稱呼的出現(xiàn)，都標(biāo)志著講話進(jìn)入了一個(gè)新層次。

　　3、開頭。會(huì)議報(bào)告開頭的寫法多種多樣：有的開門見山，揭示題旨；有的提出問題，巧設(shè)懸念；有的交代背景，介紹情況；有的講述一個(gè)故事，吸引聽眾。不管采用哪種寫法，總的要求是要開門見山，接觸正題，提出全文的中心論點(diǎn)或主要議題，說明報(bào)告的意圖，以便聽眾抓住要領(lǐng)，并造成一種氣氛，控制住聽眾的情緒，使他們?nèi)�神貫注地聽取�?bào)告。如：云南省第八次黨代會(huì)報(bào)告就是開門見山，開始就把報(bào)告的主旨明確地點(diǎn)了出來，吸引住聽眾的注意力。時(shí)期大報(bào)告亦如此。

　　4、主體。是報(bào)告的主要內(nèi)容的集中表述，它決定著一篇報(bào)告的成敗。報(bào)告主體，要緊扣論題或主旨，展開分析論述。既要有深刻的理論分析，又要有典型的例證，從各個(gè)方面，多種角度，透辟地闡明報(bào)告的主題。

　　報(bào)告主體部分的結(jié)構(gòu)形式主要有三種：

　　（1）遞進(jìn)式。即層層深入地講述。其特點(diǎn)是各層都以前邊一層的意思為論述的基礎(chǔ)，各層之間形成步步深入、層層遞進(jìn)的邏輯關(guān)系。

　　（2）并列式（有書稱條陳式）。即從幾個(gè)方面來闡述。其特點(diǎn)是對(duì)報(bào)告主旨所包含的幾項(xiàng)主要內(nèi)容，分別進(jìn)行闡述。幾個(gè)層次之間的關(guān)系是并列的，它們分別從不同的方面來論證報(bào)告主旨。但并列式結(jié)構(gòu)，并不是隨意羅列，各層意思誰先誰后，也有一定的依據(jù)：或按性質(zhì)的強(qiáng)弱，或按問題的主次，或按時(shí)間的先后等等。

　　（3）對(duì)比式。把兩種不同意見、不同方面的情況對(duì)照起來加以闡述。在實(shí)踐中，以其中的一種形式為主，兩三種結(jié)構(gòu)形式結(jié)合使用，也是長篇報(bào)告經(jīng)常采用的結(jié)構(gòu)形式。但是，不管采取哪種結(jié)構(gòu)，都必須集中于一個(gè)中心、一個(gè)主旨講深講透。這樣，才能使聽眾得到一個(gè)完整、清晰、深刻的印象。

　　5、結(jié)尾。即報(bào)告的結(jié)束語。這部分從內(nèi)容上看要注意兩點(diǎn)：一是總括全文，作個(gè)小結(jié)，歸納全篇內(nèi)容，并作出肯定性結(jié)論。在字面上不是簡單重復(fù)，而應(yīng)是中心論點(diǎn)的確立或主題的深化，使聽眾對(duì)全部報(bào)告內(nèi)容有清晰、完整、深刻的認(rèn)識(shí)和理解，留下鮮明、難忘的印象。二是要有鼓動(dòng)性和號(hào)召力，使聽眾感到有信心，有力量，充滿希望。在表現(xiàn)形式上，有的可以寫得余味無窮，給聽眾以啟示；有的充滿戰(zhàn)斗的激情，給人以鼓舞；有的喊口號(hào)，提希望，發(fā)號(hào)令，提建議。如毛澤東同志《為建設(shè)一個(gè)偉大的社會(huì)主義國家而奮斗》的結(jié)尾：“我們的目的一定要達(dá)到。我們的目的一定能夠達(dá)到。”總之，報(bào)告的結(jié)尾寫法多種多樣，但無論采用什么形式結(jié)尾，都必須以簡短有力的語句，總括報(bào)告的主旨，發(fā)出有力的號(hào)召，用堅(jiān)定、充滿信心的語言，振奮與會(huì)者的精神，提出希望，發(fā)出號(hào)召，有的最后還要寫一句“我的報(bào)告完了。謝謝！”

　　（二）各種會(huì)議報(bào)告的格式和寫法

　　1．政治報(bào)告。政治報(bào)告的格式和寫法與會(huì)議報(bào)告基本一致。需要注意的是：

　　（1）選題要單純集中，要有現(xiàn)實(shí)的針對(duì)性；

　　（2）論述要深刻有力，要從理論高度回答現(xiàn)實(shí)中的具體問題；

　　（3）不但要使聽眾懂得道理，尤其要讓人們知道應(yīng)當(dāng)怎么辦。

　　2．工作報(bào)告。工作報(bào)告的正文一般分為三個(gè)部分：第一部分，回顧前階段工作情況，包括主要成績、基本經(jīng)驗(yàn)、存在的主要問題；第二部分，提出今后的工作任務(wù)，以及完成任務(wù)所采取的措施。在寫法上，一般是先有一段總括概述，使人們對(duì)所要完成的任務(wù)獲得一個(gè)總的概念，明確總的奮斗目標(biāo)，然后再分項(xiàng)闡述具體任務(wù)。分項(xiàng)闡述具體任務(wù)時(shí)，必須依從總的奮斗目標(biāo)，使各項(xiàng)具體任務(wù)為實(shí)現(xiàn)總的奮斗目標(biāo)服務(wù)。在外部形式上，既可采用小標(biāo)題，也可采用序碼分條。為保證任務(wù)圓滿完成的措施、辦法的寫法也是如此；第三部分，著重寫加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)出號(hào)召，為完成新的工作任務(wù)而團(tuán)結(jié)奮斗的內(nèi)容。

　　3．動(dòng)員報(bào)告。動(dòng)員報(bào)告具有鼓動(dòng)性、時(shí)機(jī)性以及與之相適應(yīng)的措施的具體性的特點(diǎn)。這就決定了它的正文結(jié)構(gòu)雖然與其他種類的報(bào)告有某些共同之處，但也有其特殊性。動(dòng)員報(bào)告的正文一般由三個(gè)部分構(gòu)成：第一部分，分析形勢，提高認(rèn)識(shí)。這是動(dòng)員報(bào)告的重點(diǎn)。因?yàn)橹挥腥罕娬J(rèn)清了形勢，提高了認(rèn)識(shí)，完成任務(wù)才有可靠的思想保證。當(dāng)然，這里所說的分析形勢，并不是漫無邊際地去分析國際國內(nèi)政治、經(jīng)濟(jì)形勢，而是要緊扣所要完成任務(wù)所面臨的形勢作分析。第二部分，布置任務(wù)，提出措施。措施要具體、得力、具有可操作性。第三部分，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，抓緊抓好。（略）

　　4．總結(jié)報(bào)告。總結(jié)報(bào)告有兩種類型：

　　（1）工作總結(jié)報(bào)告。主要是對(duì)某一階段重要工作的總結(jié)。這種報(bào)告的結(jié)構(gòu)形式是：開頭，應(yīng)交代清楚報(bào)告單位、工作屬性、時(shí)間范圍、工作內(nèi)容；主體，主要寫工作概況、基本經(jīng)驗(yàn)；結(jié)尾，今后工作的意見。

　　（2）會(huì)議總結(jié)報(bào)告。是對(duì)整個(gè)會(huì)議工作的總結(jié)。一般要寫明會(huì)議基本情況（會(huì)議精神和與會(huì)者的表現(xiàn)）、會(huì)議的收獲與不足（最好是分條列出）、對(duì)會(huì)后工作的意見（提出具體實(shí)施會(huì)議主題的意見）。會(huì)議總結(jié)報(bào)告應(yīng)從會(huì)中領(lǐng)導(dǎo)人講話、工作報(bào)告、典型發(fā)言、討論意見中，概括總結(jié)出幾個(gè)重要問題和主要精神，加以強(qiáng)調(diào)說明，使與會(huì)者對(duì)會(huì)議的主要問題和主要精神的認(rèn)識(shí)更加明確統(tǒng)一，更加深刻。會(huì)議總結(jié)報(bào)告要寫得重點(diǎn)突出，語言精練，結(jié)論明確，內(nèi)容具體，措施得力，切實(shí)可行。

　　5．典型發(fā)言。各種典型發(fā)言雖然內(nèi)容、角度有所不同，但寫法大體是一致的。其正文主要由三個(gè)部分構(gòu)成：第一部分，介紹基本情況；第二部分，主要事跡和經(jīng)驗(yàn)體會(huì)；第三部分，表示決心和態(tài)度。典型發(fā)言要求觀點(diǎn)鮮明，條理清晰，內(nèi)容真實(shí)，語言樸素生動(dòng)。

　　6．開幕詞（主持詞）。開幕詞的寫法，雖然沒有嚴(yán)格的程式，但其結(jié)構(gòu)也有大致要求：開頭，說明此次會(huì)議的名稱，并宣布大會(huì)隆重開幕。主體，簡要說明當(dāng)前面臨的形勢和主要任務(wù)，簡述本次大會(huì)的主要議程和要達(dá)到的目的；闡明會(huì)后的路線、方針、政策；完成大會(huì)確定的任務(wù)，必須依靠和團(tuán)結(jié)各方面的力量。結(jié)尾，用簡短而帶鼓動(dòng)性的話語作結(jié)束，并預(yù)祝大會(huì)圓滿成功。開幕詞的起草人必須把握大會(huì)宗旨，把文章盡量寫得簡潔明了些。

　　7．閉幕詞。閉幕詞的基本格式是：開頭，用一段簡短的文字，說明會(huì)議在什么情況下圓滿結(jié)束；主體，對(duì)會(huì)議情況作簡要概述與評(píng)價(jià)，重點(diǎn)闡述大會(huì)解決的重要問題、主要收獲及其意義；結(jié)尾，提出要求和希望，發(fā)出號(hào)召，并鄭重宣布大會(huì)勝利閉幕。擬寫閉幕詞，應(yīng)做到結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，過渡自然，語言簡潔，富有鼓動(dòng)性和號(hào)召力。

　　三、報(bào)告稿擬寫的一般程序

　　報(bào)告稿擬寫是一個(gè)由多種層次的工作人員共同參與的工作過程。受報(bào)告稿形成規(guī)律的制約，這一工作過程由若干密切相關(guān)、緊密互連的具體工作步驟構(gòu)成。每一工作步驟都具有特定的具體內(nèi)容和特定的功能。這些工作步驟的總體，就是報(bào)告稿擬寫的一般程序。擬稿人正確認(rèn)識(shí)并認(rèn)真遵循這一程序，是提高報(bào)告質(zhì)量并使其產(chǎn)生最大的效用所必需的。報(bào)告稿寫作的一般程序分為：準(zhǔn)備、占有材料、確立主題、擬寫提綱、草擬報(bào)告稿、修改報(bào)告稿、審定報(bào)告稿七個(gè)階段。

　　（一）準(zhǔn)備：明確報(bào)告稿的目的與要求

　　報(bào)告稿目的與要求不僅決定著主題的確立、材料的取舍，而且決定著表達(dá)方式的確定與文體的選擇。離開了目的與要求，主題的確立，材料的取舍就失去了依據(jù)；表達(dá)方式與文種的選擇也失去了意義；報(bào)告稿自身也就喪失了存在的價(jià)值。目的與要求要用簡練而明確的語言在報(bào)告稿中直接加以表達(dá)，明確目的與要求，不僅僅要求撰稿人對(duì)這些目的和要求心領(lǐng)神會(huì)，同時(shí)，還包括對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)、周密的整理，以備“言傳”。

　　（二）占有材料

　　所謂占有材料，就是指擬稿人根據(jù)擬寫報(bào)告稿的目的與需要，從各個(gè)方面搜集、攝取，最后寫入報(bào)告稿中的一系列事實(shí)現(xiàn)象或理論依據(jù)。

　　材料在報(bào)告稿擬寫中占有重要地位。材料是確立主題的基礎(chǔ)，同時(shí)又是在報(bào)告稿中表現(xiàn)主題的支柱，一些主要旨在反映客觀實(shí)際情況的報(bào)告稿絕大部分乃至全部內(nèi)容就是由經(jīng)過系統(tǒng)整理的材料構(gòu)成的。

　　作為一種思想或觀念的報(bào)告稿，其主題是由單位、部門領(lǐng)導(dǎo)授意給擬稿人的，但它的形成需要一個(gè)對(duì)客觀事實(shí)或有關(guān)理論觀點(diǎn)做出概括加工的過程，而擬稿人對(duì)領(lǐng)導(dǎo)授意的正確理解和進(jìn)一步確定化，也必須以充分了解有關(guān)事實(shí)或理論觀點(diǎn)作為前提條件。在這個(gè)意義上，材料是確立主題的基礎(chǔ)，失去這個(gè)基礎(chǔ)就不會(huì)有主題的確立，至少主題的合理性、正確性和有效性可能會(huì)失去保障。占有材料就是指擬稿人在廣泛收集材料的基礎(chǔ)上，經(jīng)過認(rèn)真的篩選，獲得有用材料的過程。因此，收集材料是充分占有材料的基礎(chǔ)，收集材料，要力求“多得”。所謂“多得”，就是在收集材料過程中，對(duì)各種類型的材料要全面搜集，即要：

　　不分古今。既要?dú)v史材料，又要現(xiàn)實(shí)材料。因?yàn)榍罢呖晒┝私馐挛锏膩睚埲ッ}，有助于把握事物發(fā)展規(guī)律和線索；后者則對(duì)解決眼前問題有直接針對(duì)性或直接應(yīng)用性。

　　不分正反。既要正面材料，又要反面材料。因?yàn)榍罢哂兄�于從正面說明情況，講清道理，以先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、典型事例指導(dǎo)工作；后者則是克服偏離正確方向，采取有效控制措施的根據(jù)。

　　不分粗細(xì)。既要概括的、反映全面的材料，又要具體的、反映局部甚至是細(xì)節(jié)的材料。因?yàn)檫@兩部分相輔相成，最便于使人們認(rèn)識(shí)事物的全貌。

　　要想做到“多得”，必須掌握材料的來源。

　　報(bào)告稿擬寫所需要材料的來源是多方面的。一是保存在機(jī)關(guān)文件室、檔案室、情報(bào)資料室、圖書室等部門的有關(guān)文件、檔案、圖書、報(bào)刊、情報(bào)資料等；二是擬稿人親自動(dòng)手經(jīng)有目的、有計(jì)劃、有針對(duì)性的實(shí)際調(diào)查獲得的第一手調(diào)查研究資料。其中，來自第一方面的材料量最大，范圍最廣，種類最多，但可靠程度不盡相同，有些只有參考價(jià)值。來自第二方面的材料，量不大，范圍特定，但可靠性強(qiáng)，針對(duì)性也較強(qiáng)。在實(shí)際收集材料的過程中，應(yīng)充分綜合利用這些材料來源，不可偏廢。

　　要對(duì)材料進(jìn)行篩選。對(duì)收集來的各種材料進(jìn)行辨別，選取其中可供使用的部分。篩選材料的主要原則是服從擬寫報(bào)告稿目的和表現(xiàn)主題的需要。與報(bào)告稿目的和表現(xiàn)主題有關(guān)，并能有力地說明、突出主題者，就要保留；相反，和報(bào)告稿目的、表現(xiàn)主題無關(guān)，無助于說明、突出主題的，就要舍去。經(jīng)過篩選被選取的材料還應(yīng)具有真實(shí)準(zhǔn)確性、典型性和現(xiàn)實(shí)有效性。

　　要把握材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。材料本身是對(duì)確有其事的事實(shí)現(xiàn)象和理論依據(jù)確鑿的反映，不容許有虛假的成分，因?yàn)閳?bào)告稿中的材料常成為聽報(bào)告者開展工作活動(dòng)、處理具體事物的依據(jù)，稍有虛假，輕則使報(bào)告稿失去說服力，使聽報(bào)告者不能正確理解報(bào)告主題，重則會(huì)直接導(dǎo)致工作失誤乃至失敗。

　　要掌握鑒別材料的科學(xué)方法。如分析法，可以通過對(duì)材料中的有關(guān)情況及其敘述方法進(jìn)行邏輯分析，從有違矛盾律（前后自相矛盾）、有悖情理和對(duì)關(guān)鍵部分籠統(tǒng)含糊的表述中發(fā)現(xiàn)問題。對(duì)比法也能在對(duì)反映同一情況的多種材料的對(duì)比中找出疑點(diǎn)。當(dāng)然，通過親自調(diào)查去核實(shí)材料中的記載，更是辨別真?zhèn)蔚挠行�途徑。在�?shí)際鑒別工作中，分析、對(duì)比、調(diào)查等方法往往需要結(jié)合運(yùn)用。

　　要注意材料的典型性。典型，是指材料能深刻反映事物本質(zhì)，具有廣泛的代表性，不是個(gè)別的、偶然的“表象”，而是一般的、必然的，具有典型意義的“真相”。否則即便材料是真實(shí)的，也沒有使用價(jià)值。因?yàn)椋瑘?bào)告稿所涉及的大都是社會(huì)事物，而社會(huì)事物往往是極其復(fù)雜的，其表現(xiàn)形式也是多方面的。要從這些表現(xiàn)中抽取一些片斷作為事物某一性質(zhì)的例證，是不困難的，但如果這些片斷不代表事物的本質(zhì)，不具有廣泛代表性時(shí)，它不僅沒有真正的說服力，相反會(huì)使人們迷惑不解，甚至?xí)�使受眾誤入歧途，將偶然、個(gè)別的“表象”當(dāng)作事物的本質(zhì)。如果據(jù)此事制定政策，難免會(huì)使工作歸于失敗。

　　要注意材料的現(xiàn)實(shí)有效性。材料本身應(yīng)對(duì)說明、解決現(xiàn)實(shí)問題有實(shí)際意義，以增強(qiáng)報(bào)告稿的說服力。時(shí)過境遷的“陳谷子”“爛芝麻”既難以激起人們的興趣去思考，又無助于從中得出有力的結(jié)論。其結(jié)果只能是正確的主題得不到有效表現(xiàn)，問題的解決也自然受到妨礙。

　　（三）確立主題

　　報(bào)告稿的主題是指報(bào)告稿所要表達(dá)的主要問題和報(bào)告人的主張。主題就是報(bào)告稿的中心，處于支配地位。內(nèi)容的安排、材料的選取、語言的運(yùn)用都必須服從主題表現(xiàn)的需要。沒有主題或主題得不到鮮明正確的表現(xiàn)，這樣的報(bào)告稿是沒有效用的一紙空文。

　　報(bào)告稿的主題與一般文學(xué)作品的主題不盡相同。首先，文學(xué)作品的主題是隱含于作品內(nèi)容中的中心思想或基本觀點(diǎn)，而報(bào)告稿的主題則是明白顯露直接表達(dá)出的情況、問題和作者的主張。其次，文學(xué)作品的主題的形成需要有一個(gè)“提煉”過程，即撰稿人從豐富、實(shí)際的大量材料中，“造出”或“引出”其中固有的正確“結(jié)論”，但報(bào)告稿的主題通常不是擬稿人個(gè)人提煉出來的，而是由對(duì)問題的處理已形成意見的單位、部門領(lǐng)導(dǎo)授意的。不管主題是經(jīng)調(diào)查研究、分析綜合，從事實(shí)中“引出”的，還是法律、法規(guī)所規(guī)定的，報(bào)告稿的主題必需經(jīng)過對(duì)工作負(fù)有法定職責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可并直接或間接授意。

　　在確立主題的過程中，擬稿人需要將單位部門領(lǐng)導(dǎo)者的“授意”，化原則為具體，化分散為集中，化含糊為精確，化紛論為條理，化隱含為顯露，化疏漏為嚴(yán)密。保證主題有切實(shí)的針對(duì)性，符合實(shí)際，有助于解決實(shí)際的工作問題，并便于聽報(bào)告者正確理解和有效執(zhí)行。

　　1、報(bào)告稿擬寫中確立主題的特殊性。

　　從主題的產(chǎn)生看，它更強(qiáng)調(diào)“意在筆先”。盡管報(bào)告稿主題的形成和其他文體主題的形成一樣，都是客觀現(xiàn)實(shí)生活的反映，都是從材料中提煉出來的，都要經(jīng)過一個(gè)萌發(fā)、形成、提煉、深化的復(fù)雜過程，但它不如其他主題的確立那樣自由、靈活，不完全而且大多不是擬稿人的有感而發(fā)，它必須受領(lǐng)導(dǎo)思想的制約，有較強(qiáng)的客體意識(shí)。在這種情況下，擬稿人常常要根據(jù)事先擬定的主旨即寫作意圖和中心思想來組織材料。

　　從主題形成的過程來看，多數(shù)醞釀時(shí)間比較短，短的報(bào)告稿尤其如此。

　　從主題的制作方面來看，它常常是集體智慧的結(jié)晶，是群眾思維的結(jié)果，是領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)意圖、社會(huì)生活實(shí)際等多方面因素的融合。

　　2、對(duì)報(bào)告稿主題的要求。

　　報(bào)告稿的主題必須做到正確、鮮明、集中。

　　正確：主題必須符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)，必須符合客觀實(shí)際情況，能反映出客觀事物的本質(zhì)規(guī)律，對(duì)工作起到積極指導(dǎo)作用，經(jīng)得起實(shí)踐的檢驗(yàn)。如果主題錯(cuò)誤，就會(huì)給工作帶來損失。而要做到主題正確，就要吃透上下兩頭，掌握實(shí)際情況。

　　鮮明：主題必須十分明確而毫不含糊，贊成什么、反對(duì)什么、提倡什么、禁止什么、肯定什么、否定什么，都要非常明白地表述和交待。這正如劉熙載所說的：“凡做一篇文，其用意俱要可以一言以蔽之。”要做到鮮明，第一，主旨要有針對(duì)性地回答現(xiàn)實(shí)生活和實(shí)際工作中需要解決的問題，對(duì)癥下藥，有的放矢，不能只是籠統(tǒng)地講一般性的原則，說不著邊際的套話，大而無當(dāng)；也不能遇事繞道走，環(huán)顧左右而言它，不接觸實(shí)際問題。第二，主題要清晰明確，對(duì)其內(nèi)容的解釋必須是惟一的而不是模棱兩可的，表達(dá)主題的語言必須是確定的而不是模糊的，否則會(huì)使人不得要領(lǐng)，無所適從。第三，主題要有完整性。報(bào)告稿是為了提出問題、分析問題、解決問題的，主題不能只提出問題而不解決問題，不能“話到嘴邊留半句”，含而不露，言已完而意未盡，讓聽報(bào)告者去揣度。

　　集中：報(bào)告稿一般要求內(nèi)容集中，其主題更要集中，不可多中心，“意多亂文”。只有主題集中，報(bào)告稿才能寫得深刻，重點(diǎn)才會(huì)更突出、鮮明，才更容易被對(duì)方理解，有關(guān)事項(xiàng)也更便于處理，有關(guān)規(guī)定要便于執(zhí)行。面面俱到，主次不分，就會(huì)影響報(bào)告稿的表達(dá)效果及其實(shí)際執(zhí)行效果。要做到集中，第一，要目標(biāo)始終如一，不能下筆千言，離題萬里；第二，要注意在內(nèi)容完整的基礎(chǔ)上集中，要統(tǒng)觀全局，高層次確立主題。

　　3、報(bào)告稿主題的表現(xiàn)。一是題目明旨。在報(bào)告稿題目中概括點(diǎn)明文章主旨。以極簡練的詞語概括指出了報(bào)告稿主題。時(shí)期大報(bào)告題目即是。二是開門明旨。這是主要方式，正文開頭一段中標(biāo)出主題句，使讀者一目了然。三是篇末點(diǎn)題。在報(bào)告稿結(jié)尾一語道破，開頭揭示文章內(nèi)容重點(diǎn)及方向，結(jié)尾亮底，點(diǎn)明主題。四是片言居要。在報(bào)告稿中間內(nèi)容重大轉(zhuǎn)折之處揭示主題，同時(shí)起到承上啟下的過渡聯(lián)系作用。五是一線貫通。主題分散于報(bào)告稿各個(gè)部分的小標(biāo)題、小觀點(diǎn)中，起到穿針引線的作用。

　　（四）擬寫提綱

　　提綱是報(bào)告稿結(jié)構(gòu)的藍(lán)圖,有了提綱就可以將結(jié)構(gòu)安排的結(jié)果“固定”下來，在擬寫報(bào)告稿時(shí)就能有所遵循，做到胸有成竹，順理成章，不僅能節(jié)省時(shí)間，而且能避免“十步九回頭”，避免出現(xiàn)“閑筆”和思路上的紊亂，保證報(bào)告稿思路順暢，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。為此，擬稿人在撰寫報(bào)告稿時(shí)，除篇幅很短、結(jié)構(gòu)非常簡單的可以用打“腹稿”形式確定結(jié)構(gòu)安排的結(jié)果外，大多數(shù)情況下都需要將結(jié)構(gòu)安排見諸文字，擬制出提綱。

　　根據(jù)報(bào)告稿篇幅長短、結(jié)構(gòu)繁簡、內(nèi)容多寡的不同，提綱可粗可細(xì)。粗的可以只描述總體輪廓，擬出報(bào)告稿標(biāo)題，確定總的要素構(gòu)成并排列次序；細(xì)的則還應(yīng)將如下一些部分也包括其中，如：怎樣劃分段落，怎樣過渡，怎樣照應(yīng)，怎樣開頭和結(jié)尾，在哪里使用哪些具體材料，哪些地方需詳盡些，哪些地方應(yīng)概略些，報(bào)告目的和要求以及主題應(yīng)在哪里點(diǎn)明或再次強(qiáng)調(diào)等。

　　在擬寫提綱的過程中，應(yīng)高度重視對(duì)報(bào)告稿標(biāo)題的撰擬。因?yàn)闃?biāo)題不僅是報(bào)告稿的名稱，而且是“綱”中之“綱”，它往往直接揭示報(bào)告稿的主題，也可以直接或間接反映報(bào)告的目的或要求。擬寫提綱時(shí)，不重視標(biāo)題，不對(duì)其結(jié)構(gòu)完整與否、貼切與否、詳略得當(dāng)與否、準(zhǔn)確與否作出認(rèn)真的審定，往往是形成報(bào)告稿離題、跑題甚至失效或降低效用的原因之一。為此，擬寫標(biāo)題時(shí)必須注意：一是結(jié)構(gòu)要完整。二是語意要確切。三是文字應(yīng)簡練、醒目。

　　（五）草擬報(bào)告稿（略）

　　提綱完成之后，要送領(lǐng)導(dǎo)審定，經(jīng)同意后就可以按其所規(guī)定的內(nèi)容和次序，草擬報(bào)告稿了。

　　（六）修改核查報(bào)告稿

　　修改潤色是報(bào)告稿擬寫過程中一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)，因?yàn)閿M稿人在寫作過程中考慮不周、有所疏漏，總是難免的。正是從這個(gè)意義上，有人講，好報(bào)告稿幾乎都是反反復(fù)復(fù)“改”出來的，而不是“寫”出來的。

　　報(bào)告稿需要作反復(fù)的修改，因?yàn)樾薷膶?duì)提高報(bào)告稿的質(zhì)量有重要影響。修改工作實(shí)際上是打磨報(bào)告稿質(zhì)量的創(chuàng)造性活動(dòng)。在實(shí)踐中，即使是篇幅簡短的報(bào)告稿，由擬稿人一揮而就，就不做任何增、刪、改、調(diào)是不多見的。原因很簡單，報(bào)告稿中一字一句所能產(chǎn)生的實(shí)際效用，需要擬稿人精益求精，不能有一點(diǎn)一滴的疏漏，否則就有可能產(chǎn)生與報(bào)告者愿望完全相反的嚴(yán)重后果。同時(shí)，報(bào)告稿與一般文章不同，寫一般文章是作者表達(dá)自己的意志愿望，撰擬報(bào)告稿則是在代單位、部門表達(dá)意志愿望，不僅有一個(gè)“詞能達(dá)意”的問題，同時(shí)，還有一個(gè)“意（自己的理解及建立在這種理解基礎(chǔ)上表達(dá)出來的意愿）能達(dá)意（單位的真正意愿）”的問題。因此，報(bào)告稿更容易出現(xiàn)疏漏，比一般文章更需要修改，修改的量及難度也更大。實(shí)際上，許多報(bào)告稿要經(jīng)過幾次、十幾次甚至幾十次反復(fù)的認(rèn)真修改。

　　報(bào)告稿的修改，往往是一種集體行為。不僅擬稿人要參加，而且與之有關(guān)的單位、部門負(fù)責(zé)人以及其他工作人員，甚至下屬單位的有關(guān)人員都要參與其間。而且報(bào)告稿越重要，涉及面越寬，參加修改的人員成分越具多樣性，人數(shù)也越多。集體修改的具體形式，一種是由大家依次分別提出書面修改意見；一種是集體討論，共同對(duì)報(bào)告稿作全面核查，找出錯(cuò)漏，加以修訂補(bǔ)充。在對(duì)重要報(bào)告稿的修改實(shí)踐中，這兩種形式往往是交替使用的。

　　修改中，要堅(jiān)持全面核查的原則。就是要以國家法律、法規(guī)（包括公文寫作與處理方面的）、政策規(guī)定以及領(lǐng)導(dǎo)的“授意”和通用的語言規(guī)則為依據(jù)，逐字逐句地對(duì)報(bào)告稿作認(rèn)真細(xì)致的檢查衡量，找出從內(nèi)容（主題、目的要求、對(duì)事實(shí)情況的反映、主張、數(shù)據(jù)等）到形式（文體、結(jié)構(gòu)、格式、語言表達(dá)等）中的所有疏漏。核查的重點(diǎn)主要在：主題是否正確；對(duì)事實(shí)的反映是否客觀真切；主張是否合法；政策界限是否清楚；措施是否落實(shí)，是否切實(shí)可行；與上級(jí)、平級(jí)單位、部門，自己單位、部門的其他規(guī)定，以及上下文之間是否存在矛盾抵觸；報(bào)告目的、報(bào)告要求是否明確；結(jié)構(gòu)是否完整、嚴(yán)謹(jǐn)；格式是否正確、合乎規(guī)范；材料的運(yùn)用是否合理、其詳略是否得當(dāng)；語句是否通順、簡練、嚴(yán)密，是否符合語法邏輯等。

　　對(duì)于核查中發(fā)現(xiàn)的問題要依次以增、刪、改、調(diào)等方式，糾正或彌補(bǔ)。

　　“增”就是增加、補(bǔ)充。報(bào)告稿內(nèi)容、形式中的一切殘缺、間隙、遺漏均須增補(bǔ)。如增補(bǔ)主張，使之完善可行；增補(bǔ)材料使報(bào)告稿更具說服力；增補(bǔ)字句，使文句更加嚴(yán)謹(jǐn)周密，合乎語法邏輯；增補(bǔ)要素使報(bào)告稿結(jié)構(gòu)更加完整。

　　“刪”，就是抹去。凡不合需要，無助于報(bào)告目的、要求的材料、主張、文句都在刪除之列。如與主題無關(guān)的多余的材料、超越職權(quán)范圍的主張、可有可無的字詞句或段落等等。有時(shí)限于篇幅，還要“割愛”。

　　“改”，就是變更。報(bào)告稿中一切不正確、不嚴(yán)謹(jǐn)、不全面、不貼切的地方，都需要變更為正確的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⑼滋�的說法。

　　“調(diào)”，就是調(diào)整。即在既有內(nèi)容與形式范圍內(nèi)所作的調(diào)節(jié)。如調(diào)整正文各要素的排序，調(diào)換字、詞、句的位置等。

　　在核查并糾正、彌補(bǔ)了各種錯(cuò)漏之后，還需要從進(jìn)一步提高表達(dá)效果的角度，對(duì)報(bào)告稿加以完善。如進(jìn)一步充實(shí)內(nèi)容，調(diào)整正文的結(jié)構(gòu)，對(duì)文字做更深入精細(xì)的推敲、錘煉等，達(dá)到“錦上添花”、使報(bào)告稿能產(chǎn)生更大的效用的目的。

　　在修改文稿過程中應(yīng)注意如下幾個(gè)問題：

　　首先，由于修改活動(dòng)常為一種集體行為，因此，也常會(huì)產(chǎn)生不盡相同甚至完全不同的修改意見。這時(shí)，若為重大分歧，應(yīng)以集體決議為最終修改依據(jù)；若為一般性分歧，可請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)定奪。

　　其次，擬稿人在修改文稿過程中應(yīng)正確使用各種修改符號(hào)。

　　最后，修改后的報(bào)告稿文面必須整潔，符合報(bào)告稿書寫規(guī)范的要求。

　　（七）審定報(bào)告稿

　　報(bào)告稿的審定一般送交單位、部門或組織的負(fù)責(zé)人。從一定意義上說，它是修改工作的延續(xù)。

　　四、會(huì)議報(bào)告寫作的注意事項(xiàng)

　　（一）要吃透兩頭。即吃透上頭，摸清下頭。“吃透上頭”就是要深刻領(lǐng)會(huì)黨和政府的方針、政策和上級(jí)的指示。這是基層單位工作的指導(dǎo)思想和基本依據(jù)。要寫出有思想性、理論性，對(duì)本部門、本單位有指導(dǎo)意義的報(bào)告，必須反復(fù)學(xué)習(xí)、理解消化上級(jí)的指導(dǎo)示精神。上級(jí)的指示，尤其是中央、省、市黨和政府部門的指示，更帶有普遍的指導(dǎo)意義。只有把中央或上級(jí)的指示與本部門、本單位的實(shí)際情況結(jié)合起來，才能提出貫徹執(zhí)行指示精神的具體意見和方法。“摸清下頭”就是深入基層，調(diào)查研究，全面具體地掌握情況。領(lǐng)導(dǎo)干部作報(bào)告、講話的原材料來自廣大群眾的實(shí)踐。對(duì)自己周圍的工作情況，群眾的呼聲和要求及現(xiàn)實(shí)生活中出現(xiàn)的新情況、新問題，及時(shí)地調(diào)查、分析，這是提高報(bào)告稿質(zhì)量的基礎(chǔ)性工作。一篇帶有指導(dǎo)性的會(huì)議報(bào)告，總的是要提出問題、分析問題、解決問題，這就要求擬稿者要親自下去了解有關(guān)問題，掌握基層的實(shí)際情況，然后把得到的原材料，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的集體討論和自己的認(rèn)真分析，按照上級(jí)解決這些問題的指示精神，形成系統(tǒng)的條理性的意見。在此基礎(chǔ)上才能動(dòng)手起草會(huì)議報(bào)告。

　　（二）要實(shí)事求是。報(bào)告中無論是對(duì)過去工作的概括總結(jié)，還是提出今后要完成的任務(wù)，都要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則。對(duì)成績不夸大，不遺漏，不無中生有，對(duì)缺點(diǎn)不掩蓋。提出的措施、辦法，要切實(shí)可行。

　　（三）要有針對(duì)性。會(huì)議報(bào)告是講給聽眾聽的，因此，起草報(bào)告，首先要明確報(bào)告的內(nèi)容，了解聽眾的情況。尤其要了解聽眾的思想狀況、文化水平、職業(yè)特點(diǎn)，了解他們的心理、愿望和要求，以便決定講什么內(nèi)容，怎樣講，從而做到有的放矢，解決實(shí)際問題。

　　（四）要重點(diǎn)突出。報(bào)告的觀點(diǎn)要鮮明，重點(diǎn)要突出，以便聽眾把握?qǐng)?bào)告的要領(lǐng)，給他們留下鮮明深刻的印象。

　　（五）要闡述深刻。作報(bào)告，要做到充分地說明主旨，就必須從理論和事實(shí)的有機(jī)結(jié)合上分析論證，深刻闡述。理論論證，一是引用，二是分析。引用：是根據(jù)論證的需要，引用馬克思主義的經(jīng)典言論、黨和國家主要領(lǐng)導(dǎo)人的講話、黨和國家的有關(guān)方針政策，使報(bào)告主旨建立在馬克思主義基本原理和黨的方針政策的基礎(chǔ)上。引用要精，更重要的是要有自己的理論分析，運(yùn)用馬克思主義的基本觀點(diǎn)和黨的方針政策，直接回答現(xiàn)實(shí)中出現(xiàn)的新問題，從而推動(dòng)全面建設(shè)小康社會(huì)的不斷發(fā)展。另外，會(huì)議報(bào)告的性質(zhì)，決定了它除了必要的理論闡述外，還必須以大量的典型事例、統(tǒng)計(jì)數(shù)字作例證，增強(qiáng)報(bào)告的說服力。這就要求選例必須真實(shí)典型，富于雄辯性。分析：就是利用理論觀點(diǎn)、事實(shí)材料等圍繞報(bào)告者所提觀點(diǎn)、意見進(jìn)行由外到內(nèi)、由表及里、由現(xiàn)象到本質(zhì)、由感性到理性的有理、有利、有節(jié)的分析說理。

　　（六）要條理清楚。會(huì)議報(bào)告正文大多采用小標(biāo)題式、序碼排列式或以段分層式結(jié)構(gòu)，體現(xiàn)出清晰的條理。這樣，既能突出報(bào)告的內(nèi)容要點(diǎn)，又便于聽眾抓住報(bào)告要領(lǐng)。這就要求報(bào)告的各層之間，要有嚴(yán)密的邏輯性。這種嚴(yán)密的邏輯性，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：（1）各層意思不能重復(fù)。報(bào)告正文一般都有多個(gè)層次，每個(gè)層次都有相對(duì)的獨(dú)立性，絕不能上個(gè)層次的意思與下個(gè)層次的意思基本相同或部分相同。（2）各層意思不能矛盾。各層意思都應(yīng)是在中心論點(diǎn)統(tǒng)帥下的不同層面，每個(gè)層面都應(yīng)是從某方面說明中心論點(diǎn)的，不允許與中心論點(diǎn)相抵觸。（3）各層意思逐步深化。每一層意思都是前一層意思的深入，表現(xiàn)出一種由分析到綜合、由現(xiàn)象到本質(zhì)、由淺層到深層的邏輯推進(jìn)。

　　（七）要傾注感情。會(huì)議報(bào)告要靠生動(dòng)形象的語言，真摯深厚的感情，才能吸引聽眾，感染聽眾，才具有鼓動(dòng)性。因此，會(huì)議報(bào)告要把敘事、說理、議論和抒情有機(jī)地結(jié)合起來。語言要力求口語化、大眾化，既樸實(shí)無華，又生動(dòng)形象。對(duì)整篇報(bào)告來說，往往既有概括簡要的情況敘述，又有精辟深刻的議論說明；既有冷靜中肯的理性分析，又有飽含激情的鼓動(dòng)激勵(lì)。這樣，才能使聽眾聽完報(bào)告后，既明白了事理，又受到了感奮，從面增強(qiáng)信心和力量。

　　五、報(bào)告稿擬寫常見的問題

　　（一）篇幅冗長

　　1．長篇大論，言之無物。有的報(bào)告長達(dá)四五萬字，文中套話連篇。談工作，只講大道理，不講實(shí)際情況；講問題，只談原則話，不談要害處；講下步工作安排，只喊口號(hào)，缺乏具體措施。有的工作情況報(bào)告雖然文字不長，但是空話、套話成串，文中的話今年可以用，明年講也不過時(shí)，讀了以后清湯寡味。

　　2．語言繁瑣，拖泥帶水。雖然文中有些實(shí)際內(nèi)容，但是一半的篇幅是羅列事實(shí)和數(shù)字，聽了看了令人頭昏腦脹。報(bào)告的語言啰嗦、乏味，套話來回說，情況反復(fù)講，生怕遺漏。文中的事實(shí)和數(shù)字舉例，從省、市、縣到鄉(xiāng)、村、戶，層層都有，面面俱到。這種情況在一些綜合性工作報(bào)告和年終工作報(bào)告中經(jīng)常出現(xiàn)。

　　3．畫蛇添足，浪費(fèi)筆墨。例如，某單位的一份報(bào)告長達(dá)2500多字。報(bào)告中真正有用的話不過700字，其余全是多余的話。這類現(xiàn)象雖不多見，但是不加以克服，很容易帶壞文風(fēng)。

　　（二）內(nèi)容粗糙

　　1．內(nèi)容重復(fù)。這種現(xiàn)象在報(bào)告中時(shí)有出現(xiàn)，在一份報(bào)告里相同內(nèi)容前后重復(fù)出現(xiàn)。

　　2．照抄照轉(zhuǎn)。有的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)部門在貫徹上級(jí)的方針、政策、法律、法令時(shí)，不從本地區(qū)、本部門的實(shí)際情況出發(fā)，不進(jìn)行認(rèn)真的調(diào)查研究，就動(dòng)手寫報(bào)告。肚里無貨而又急于求成，只好照抄照轉(zhuǎn)。有的擬稿人成條成段地抄錄上級(jí)文件，甚至連上級(jí)文件中的舉例也原封不動(dòng)地抄錄，一篇8000字的報(bào)告，只有千把字是自己的話；有的邊抄邊主觀臆造，撰寫的報(bào)告稿還不如上級(jí)文件具體可行。更為嚴(yán)重的是，有的抄錄上級(jí)文件斷章取義、曲解原意，造成報(bào)告內(nèi)容支離破碎，損害了報(bào)告的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。這種照抄照轉(zhuǎn)上級(jí)文件的現(xiàn)象是比較嚴(yán)重的。其原因主要是：一是認(rèn)識(shí)模糊，水平有限。有的擬稿人錯(cuò)誤地認(rèn)為，抄錄上級(jí)文件比較保險(xiǎn)，不會(huì)犯錯(cuò)誤；還有的擬稿人本想來點(diǎn)獨(dú)到見解，創(chuàng)造性地貫徹上級(jí)指示，但由于水平有限，想不出新點(diǎn)子好主意，寧可照抄照轉(zhuǎn)文件。二是作風(fēng)懶惰，敷衍塞責(zé)。有的擬稿人思想疆化，作風(fēng)懶惰，不動(dòng)腦，圖省力，怕艱苦，但又要完成任務(wù)，于是只好東抄西摘，對(duì)付一下了事。三是緊跟形勢，虛以應(yīng)付。

　　例如上級(jí)發(fā)來了重要通知，或要求學(xué)習(xí)重要文件和講話，或要求開展某項(xiàng)工作，如果本單位、部門沒有個(gè)態(tài)度，怕不好交待。為了緊跟形勢，便匆忙上陣，虛晃一槍，照抄照轉(zhuǎn)，應(yīng)付了事。如若有人問及，也好說話。實(shí)踐證明，不管出于什么原因，照抄照轉(zhuǎn)是一種消極怠工。如果貫徹上級(jí)指示的報(bào)告稿沒有自己單位、部門的特點(diǎn)和見解，寧可不作報(bào)告，認(rèn)真地按照上級(jí)的指示精神辦事就可以了。如果一時(shí)拿不出具體的貫徹意見，可以抓緊時(shí)間進(jìn)行調(diào)查研究，在摸清情況的基礎(chǔ)上，從實(shí)際出發(fā)，提出有針對(duì)性的貫徹意見再作報(bào)告，決不能照抄照轉(zhuǎn)。

　　3．政策矛盾。有的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所屬的一些業(yè)務(wù)職能部門，由于不了解其他部門的政策規(guī)定和業(yè)務(wù)情況，輕易地在報(bào)告中曲解政策，結(jié)果造成政出多門，政策矛盾，使下級(jí)單位難以執(zhí)行。政策上的矛盾，不僅影響了基層的工作，而且造成了單位、部門之間的矛盾。

　　4．缺乏針對(duì)性。沒有新東西，政策不明確，措施不具體，滿篇官話，冠冕堂皇，令人看了生厭，群眾把這種公文叫做“官樣文章”。請(qǐng)看下面這段話：“六、改進(jìn)作風(fēng)，狠抓各項(xiàng)工作的落實(shí)。二季度工作任務(wù)很重。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要努力從文山會(huì)海和瑣碎事物中解脫出來，走出會(huì)議室、辦公室。深入基層，深入群眾，調(diào)查研究，解決問題，少說空話，多辦實(shí)事，在抓早、抓緊、抓實(shí)上下功夫，真正抓出成效來。”這些話寫在報(bào)告里只能流于形式。

　　5．觀點(diǎn)模糊。有的報(bào)告主題思想不明確，觀點(diǎn)不鮮明，敘述情況若明若暗，分析問題含含糊糊，態(tài)度不明，政策界限不清，模棱兩可，無法貫徹執(zhí)行。

　　6．層次不清。主要表現(xiàn)為三種情況：一是條款混亂，眉目不清。如有的報(bào)告稿大小條款前后位置顛倒，沒有次序；有的條目標(biāo)號(hào)重復(fù)、寫法不一，在同一層次里，阿拉伯?dāng)?shù)字和漢字標(biāo)號(hào)同時(shí)出現(xiàn)；還有的公文內(nèi)容缺條少項(xiàng)。二是段落散亂，互不銜接。

　　有的報(bào)告稿層次并不多，但分段不準(zhǔn)，零碎不堪，段落之間的內(nèi)容游離，缺乏有機(jī)的聯(lián)系。三是級(jí)題過多，條目繁瑣。有的報(bào)告稿級(jí)題和條目成了連環(huán)套，“大一”里面存“中一”，“中一”里面有“小一”，“小一”里面還有“第一”，實(shí)在不夠用，再來個(gè)首先、其次、再其次，如同家譜、開藥鋪，應(yīng)有盡有。

　　7．概念模糊，邏輯混亂。在一些報(bào)告稿中，除了篇章布局結(jié)構(gòu)上的邏輯混亂以外，還經(jīng)常出現(xiàn)思維方式上的不合邏輯的現(xiàn)象。就是說，在分析問題時(shí)作出不合乎事理的結(jié)論，在概念、判斷、推理上存在著不準(zhǔn)確、不恰當(dāng)?shù)牡胤健＃ㄅe例另見）

　　8．文字粗糙。表現(xiàn)是：

　　一是搭配不當(dāng)。

　　[例1]改革的成敗，關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)要破除舊觀念。

　　[例2]我們應(yīng)當(dāng)勤儉節(jié)約地工作、生活。

　　例1主語部分是從“成”“敗”兩個(gè)方面說的，而謂語部分只講“破除舊觀念”一個(gè)方面，主謂搭配不當(dāng)。應(yīng)將“成敗”改為“成功”，或者主語部分不動(dòng)，謂語部分中“要”字改為“能否”二字。例2屬于修飾語與中心語搭配不當(dāng)。中心語是“工作”、“生活”，“勤儉節(jié)約”四個(gè)字不能修飾工作，只能和“生活”搭配，可改為“我們應(yīng)當(dāng)勤儉節(jié)約地生活，扎扎實(shí)實(shí)地工作。”

　　二是成分殘缺。

　　[例]通過整黨學(xué)習(xí)，使領(lǐng)導(dǎo)班子成員提高了思想覺悟。

　　該例是濫用介詞“通過”二字，造成了主語殘缺。如果把“通過”二字去掉，句子就沒有毛病了。如果保留“通過”二字，就應(yīng)該去掉“使”字。這種主語殘缺的句子在公文中經(jīng)常見到。此外，在一些公文中，殘缺賓語中心詞和漏掉必要的動(dòng)詞及關(guān)聯(lián)詞語“因?yàn)椤薄ⅰ八�以”、“雖然”、“但是”等情況也是比較多的。

　　三是詞語位置不當(dāng)。

　　[例1]我們幾個(gè)局的負(fù)責(zé)同志分片包干到貧困的地區(qū)蹲點(diǎn)，幫助脫貧致富。

　　[例2]要教育廣大青年樹立遠(yuǎn)大理想，把自己的青春應(yīng)該獻(xiàn)給祖國和人民。

　　例1的“幾個(gè)”二字位置不當(dāng)，很容易使人誤解為好幾個(gè)局的負(fù)責(zé)同志。實(shí)際上，聯(lián)系上下文，是一個(gè)局里的幾位負(fù)責(zé)同志。應(yīng)該把“幾個(gè)”二字放在“的”字后面。例2是助動(dòng)詞“應(yīng)該”位置不當(dāng)，如果將“應(yīng)該”二字放在“把”字前邊就對(duì)了。

　　四是雜糅。

　　雜糅也叫做攙雜糅合。這種語病在公文中經(jīng)常出現(xiàn)。

　　[例1]由于在上級(jí)的正確領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)過全廠廣大職工的努力下，提前完成了全年計(jì)劃。

　　上例的毛病是把兩種不同的語言格式各取下半攙和在一起，造成了表述上的混亂。正常來說，這種語言格式有兩種表達(dá)方法：一是“由于……的領(lǐng)導(dǎo)（或幫助）下”這種語言格式，如果用了“由于”二字，就不必用“在”字和“下”字了。二是“在……的領(lǐng)導(dǎo)（或幫助）下”這種語言格式，可不用“由于”二字。如果把兩者攙和在一起使用，就出現(xiàn)了例1的毛病。

　　五是濫用省略和簡稱。

　　有的報(bào)告稿不考慮讀者對(duì)象，在報(bào)告稿中生造、濫用簡稱和省略，給聽報(bào)告人帶來很大困難。如有的報(bào)告把“農(nóng)村調(diào)查長期固定觀察點(diǎn)”簡稱為“農(nóng)調(diào)點(diǎn)”，這些簡稱和省略，都是不合乎公文撰寫要求的，使聽報(bào)告者費(fèi)盡思索。

　　六是濫用詞語。

　　有的報(bào)告稿很不講究組詞造句。除了前面分析的不合乎文法的明顯語病外，還存在著濫用詞語的毛病，詞不達(dá)意，笑話百出。下面僅舉幾例：

　　某市委給省委的關(guān)于各項(xiàng)改革情況的報(bào)告中說：

　　“城市改革全面展開，……各項(xiàng)改革措施取得了很大進(jìn)展。”

　　措施怎樣取得進(jìn)展呢？令人費(fèi)解。

　　七是引文不規(guī)范，數(shù)字不準(zhǔn)確。（略）

　　六、擬稿人需具備的素質(zhì)

　　（一）要有較深厚的政治理論基礎(chǔ)，掌握正確的思想方法。

　　會(huì)議報(bào)告是單位、組織和人民意志的表達(dá)形式，要使這種表達(dá)正確有效，有賴于擬稿人政治觀點(diǎn)、政治立場的正確，有賴于擬稿人形成科學(xué)的世界觀，掌握正確的思想方法，而如果不具備這種條件，就會(huì)有可能使會(huì)議報(bào)告背離正確的政治方向，出現(xiàn)各種政治性錯(cuò)誤、思想性錯(cuò)誤，造成工作中的失誤，給人民的利益帶來嚴(yán)重?fù)p失。擬稿人政治立場、政治觀點(diǎn)正確，形成科學(xué)世界觀和掌握正確的思想方法的重要前提，就是必須認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想和科學(xué)的發(fā)展觀，使自己有較深厚的理論基礎(chǔ)。缺少理論武裝，恰恰是一些報(bào)告稿出現(xiàn)程度不同的政治性、思想性錯(cuò)誤的主要根源。

　　（二）要有高度的法律和政策意識(shí)，不斷提高政策水平。

　　報(bào)告稿可能成為法律和政策的表達(dá)形式，所以必須合乎法律和政策的規(guī)定。因此要使報(bào)告稿合法、合乎政策并產(chǎn)生有效的作用，擬稿人必須有高度的法律、政策意識(shí)，有較高的政策水平。必須真正了解并熟悉法律政策，并真正領(lǐng)會(huì)其實(shí)質(zhì)，結(jié)合實(shí)際情況使之得到有效的貫徹執(zhí)行。如果缺少這方面的修養(yǎng)，就無法避免在其擬寫的文稿中出現(xiàn)與法律、政策相抵觸或脫節(jié)的內(nèi)容。

　　（三）要有優(yōu)秀的道德品質(zhì)，養(yǎng)成優(yōu)良的工作作風(fēng)。

　　報(bào)告稿雖不是擬稿人個(gè)人意志的體現(xiàn)，但其個(gè)人的道德品質(zhì)卻對(duì)報(bào)告稿的形成構(gòu)成重要影響。因?yàn)閿M稿人的道德品質(zhì)狀況對(duì)整個(gè)單位的工作作風(fēng)影響極大，而工作作風(fēng)不端正也是報(bào)告稿中出現(xiàn)這樣或那樣的錯(cuò)誤和問題的根源。

　　作為擬稿人，應(yīng)具有以下優(yōu)秀的品質(zhì)：

　　一是公道正派。就是要秉公辦事，不謀私利，不徇私情，不對(duì)任何人曲意奉承。這是保證報(bào)告稿姓“公”，辦公事，辦公道事的重要前提。

　　二是實(shí)事求是。就是做一切事情都從客觀存在的事實(shí)出發(fā)，不道聽途說，不弄虛作假，不妄下結(jié)論，對(duì)事實(shí)既不夸大也不縮小，能深入實(shí)際，注重調(diào)查研究。這是報(bào)告稿內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠，避免片面性和主觀隨意性的保證。

　　三是雷厲風(fēng)行。就是辦事果斷、迅速，勇于負(fù)責(zé)，講求實(shí)效，不推諉敷衍，不延誤工作。這是注重報(bào)告稿時(shí)效，保證報(bào)告稿能及時(shí)迅速地發(fā)揮效用所必需的作風(fēng)。

　　四是耐心細(xì)致。就是擬稿人在工作中事無巨細(xì)，處處謹(jǐn)慎小心、一絲不茍、細(xì)致認(rèn)真切，不忽視細(xì)節(jié)，有條有理，精確妥貼。這是杜絕文件中的一切錯(cuò)漏，保證表意的高度準(zhǔn)確性所需要的品質(zhì)。

　　五是知識(shí)廣博。必須有廣博的知識(shí)，有豐厚的知識(shí)營養(yǎng)儲(chǔ)備。只有做到這一點(diǎn)，才能在撰寫報(bào)告稿的過程中，對(duì)各種各樣的事物有正確認(rèn)識(shí)并應(yīng)付自如。擬稿人所需要的知識(shí)主要有這樣幾類： 一類是與寫好報(bào)告稿直接有關(guān)的知識(shí)，如文書學(xué)、邏輯學(xué)、修辭學(xué)、現(xiàn)代漢語語法、文章學(xué)的知識(shí)等；另一類是在報(bào)告稿寫作中經(jīng)常應(yīng)用的知識(shí)，如哲學(xué)、政治學(xué)、行政學(xué)、法學(xué)、歷史學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、信息科學(xué)等；再有一類是科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí)，如數(shù)學(xué)、物理學(xué)、地理學(xué)、文學(xué)知識(shí)等。

　　六是精通業(yè)務(wù)。

　　各個(gè)單位、部門都在特定的領(lǐng)域里專司其職，都有自己的專項(xiàng)業(yè)務(wù)與工作，因此，為單位、部門撰擬報(bào)告稿的擬稿人必須對(duì)本行業(yè)務(wù)有較精深的造詣，是專項(xiàng)業(yè)務(wù)的行家里手。一個(gè)業(yè)務(wù)生疏的外行是不能抓住要害和重點(diǎn)，寫出對(duì)解決實(shí)際工作問題具有很強(qiáng)針對(duì)性和實(shí)用性的報(bào)告稿的。因此，擬稿人必須熟悉單位、部門工作情況，了解工作規(guī)律，精通與本行業(yè)務(wù)有關(guān)的專業(yè)知識(shí)，才能得心應(yīng)手地正確處理業(yè)務(wù)問題，成為真正的行家。

　　七是能力突出。

　　寫任何報(bào)告稿都是綜合運(yùn)用智力和多方面能力的過程。擬稿人是否具有多方面的能力，是否會(huì)綜合運(yùn)用智力和這些能力，是衡量其寫作水平的重要尺度。擬稿人必備的能力主要有：

　　領(lǐng)會(huì)能力。即要有迅速、準(zhǔn)確、全面地理解、領(lǐng)會(huì)各方面意見、意圖的能力。它需要以集中的注意力、敏捷的反應(yīng)力、深邃的洞察力、深刻的理解力、正確的辨別力為基礎(chǔ)。

　　文字表達(dá)能力。即用文字準(zhǔn)確周密、簡明順暢地將單位部門的意圖、有關(guān)情況和問題加以表述的能力。

　　調(diào)查研究能力。即深入實(shí)際以各種有效方式從各個(gè)方面獲取第一手材料并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)分析，得出規(guī)律性能認(rèn)識(shí)的能力。

　　調(diào)查研究能力、領(lǐng)會(huì)能力是公文準(zhǔn)確立意的基礎(chǔ)；文字表達(dá)能力是使文意精確地表之于外，達(dá)及他人產(chǎn)生效力的重要條件。

　　以上所講，不盡全面，僅供參考。如有錯(cuò)詐之處，請(qǐng)各位指正。

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